Venditore
Un "venditore" è il record che definisce l'aspetto di una fattura: dati del mittente, coordinate bancarie, serie di numeri, carta intestata e piè di pagina. Al termine di una procedura di ordine, Campus Events genera la fattura sulla base di questi dati.
Panoramica dei venditori
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
| Denominazione interna | Nome del venditore nel backend. Non visibile a chi effettua l'ordine. |
| Nome dell'emittente della fattura | Nome del mittente che compare sulla fattura. |
| Impostazione predefinita | Contrassegno verde "Sì" o contrassegno rosso "No". Vedi Venditore predefinito. |
| Indirizzo | Indirizzo del venditore. |
| Cliente | Cliente associato. |
| Azioni | Visualizza, Modifica |
Fattura elettronica
Campus Events genera fatture elettroniche (e-fatture) in due formati:
- una fattura ZUGFeRD — un file PDF con file XML incorporato
- un file XML puro
Entrambi vengono generati per ogni fattura e sono conformi alla norma europea EN 16931.
Il formato da inviare dipende dal destinatario:
| Destinatario | Spedizione |
|---|---|
| Acquirente con account utente | Di default vengono inviati entrambi i formati. Tramite la casella di controllo " Invia solo fattura XML " nelle impostazioni del profilo è possibile limitare l'invio al file XML. |
| Ordini come ospite senza account utente | Sempre entrambe le forme — non esiste un profilo in cui sia possibile modificare questa impostazione. |
In qualità di amministratore, non è necessario configurare questa opzione. Il suo compito si limita a garantire che il venditore soddisfi i requisiti necessari. Se gli acquirenti chiedono informazioni sul cambio di modalità, li inviti a selezionare la casella di controllo “Invia solo fattura XML” nelle impostazioni del proprio profilo.
Il presupposto è che il venditore abbia registrato un numero di partita IVA. È possibile registrarne esattamente uno per ogni venditore.
Attenzione
Se manca il numero di partita IVA, la fattura viene comunque generata, ma senza la parte relativa alla fattura elettronica. Durante la procedura di ordine non viene visualizzato alcun messaggio di errore. Il destinatario della fattura riceve quindi solo un file PDF privo di dati strutturati relativi alla fattura.
Verificate quindi tutti i venditori prima di affidarvi alla fattura elettronica. I dati creati prima dell’introduzione potrebbero essere stati salvati senza il codice fiscale.
Per una fattura elettronica completa sono necessarie anche le informazioni sul conto del venditore — si veda la sezione «Informazioni sul conto del venditore».
Perché ci sono più venditori?
Ogni evento di tipo " Carrello " richiede l'assegnazione di un venditore. Da questa assegnazione dipende quali dati appariranno sulla fattura.
Creare più venditori se le strutture devono effettuare la fatturazione in modo indipendente l’una dall’altra — ad esempio dipartimenti, un Career Service o un’accademia. Ogni venditore dispone di:
- dati del mittente e dati fiscali
- Coordinate bancarie
- Serie di numeri di fattura, di storno e di documento
- Modello di fattura e piè di pagina
Conseguenza: due eventi con venditori diversi generano fatture che si differenziano per layout, serie di numeri e mittente. Verificate quindi per ogni evento del carrello che sia assegnato il venditore corretto.
Venditore standard
Un venditore contrassegnato come predefinito viene selezionato automaticamente non appena si imposta un evento come "Carrello". La selezione può essere successivamente modificata.
Se sono presenti più venditori contrassegnati come predefiniti, Campus Events utilizzerà il primo che è stato creato.
Attenzione
L'impostazione predefinita è una preselezione, non un'impostazione definitiva. Ad ogni operazione relativa al carrello, verificate che il venditore preselezionato sia quello corretto; in caso contrario, sulla fattura compariranno i dati di un mittente estraneo.
Impostate consapevolmente lo standard su un solo venditore. Sebbene l'impostazione di più standard non comporti alcun errore, rende la preselezione imprevedibile per gli amministratori.
Avviso nella dashboard
Se almeno un venditore non dispone del numero di partita IVA, nella dashboard compare il seguente avviso:
Partita IVA mancante – Necessaria per la fattura elettronica
Nei seguenti record dei venditori non è stato inserito il codice fiscale (VAT-ID). La creazione di una fattura elettronica non è quindi disponibile per questi venditori:
Di seguito sono elencati i venditori interessati. Inserisca il numero di partita IVA nella rispettiva scheda del venditore; il messaggio scomparirà non appena tutte le schede saranno state aggiornate.
Rapporto con altri settori
| Ambito | Contesto |
|---|---|
| Eventi (tipo Carrello) | Qui viene selezionato il venditore. Senza assegnazione non è possibile emettere la fattura. |
| Consensi | Per ogni venditore è possibile specificare quali consensi sono facoltativi e quali obbligatori nel processo di ordinazione. Per ogni campo sono possibili più consensi; questi vengono visualizzati nell’ordine in cui sono stati creati. |
| Fatture | I numeri, i piè di pagina e i PDF visibili in questa sezione derivano dalla configurazione del venditore. |
| Metodi di pagamento | Determina, tra l’altro, se sulla fattura compaia un codice QR per il bonifico SEPA. I dati del conto necessari a tal fine provengono dal venditore. |
Crea venditore
Requisiti
- È stata aperta la schermata Sistema ordini > Venditori
- Sono disponibili i dati del mittente, la partita IVA e, se del caso, le coordinate bancarie
- Se si desidera utilizzare la propria carta intestata: il modello in formato PDF è disponibile
Procedura
- Fare clic su «Nuovo» in alto a destra.
- Compili il modulo. Descrizione di tutti i campi: Modulo venditore.
- Fare clic su «Aggiungi».
Risultato: il venditore compare nella panoramica e può essere associato a eventi del tipo «Carrello».
Nota
I campi obbligatori sono contrassegnati con * nel modulo. Senza il nome dell'emittente della fattura, l'indirizzo completo, la partita IVA, il termine di pagamento in giorni e i tre schemi numerici, non è possibile salvare il record.
Modifica venditore
- Aprire Sistema ordini > Venditori.
- Nella riga relativa al venditore, nella colonna Azioni, fare clic su Modifica.
- Apportare le modifiche.
- Fare clic su Salva per rimanere nel modulo oppure su Salva e chiudi per tornare alla panoramica.
Attenzione
Le modifiche si applicano a tutte le fatture che verranno emesse in futuro per gli eventi di questo venditore. Le fatture già emesse rimangono invariate, a meno che non vengano riemesse tramite la funzione "Elimina fattura"; si veda la panoramica delle fatture.
Elimina venditore
Non è possibile eliminare un venditore perché gli ordini fanno riferimento a lui in modo permanente.
Se un venditore non è più necessario, rimuovete invece l'assegnazione dagli eventi interessati e deselezionate l'opzione "Predefinito", in modo che non venga più preselezionato.
Crea quindi i venditori con attenzione: gli errori di battitura nella denominazione interna possono essere corretti, ma i record creati per errore non possono più essere rimossi.
Sezione “Venditori”
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Cliente | no | Cliente a cui è assegnato il venditore. Se gestite più clienti, assicuratevi che l'assegnazione sia corretta. |
| Denominazione interna | sì | Nome nel backend. Non compare sulla fattura. |
| Consensi Facoltativo | no | Consensi che il cliente può, ma non è tenuto a, impostare. Ne sono possibili più di uno. |
| Consensi obbligatori | no | Consensi che gli acquirenti devono selezionare per completare l'ordine. È possibile selezionarne più di uno. |
| Predefinito | no | Casella di controllo. Il venditore predefinito viene preselezionato non appena un evento viene inserito nel carrello. Vedi Venditore predefinito. |
Sezione “Informazioni per la fatturazione”
Questi dati compaiono nel campo “Mittente” della fattura.
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Nome dell'emittente della fattura | sì | Nome del mittente riportato sulla fattura. |
| Riga 1 dell'indirizzo | no | Via con numero civico o casella postale. |
| Riga 2 dell'indirizzo | no | Dati aggiuntivi dell'indirizzo. |
| Riga 3 dell'indirizzo | no | Dati aggiuntivi dell'indirizzo. |
| Codice postale (CP) | sì | — |
| Città / Località | sì | — |
| Paese | sì | — |
| Partita IVA | sì | Numero di identificazione fiscale del venditore. |
| Termine di pagamento in giorni | sì | Determina il termine di pagamento e viene riportato sulla fattura. Impostazione predefinita: 14. |
Sezione “Informazioni sul conto del venditore”
Questi dati sono necessari per l’emissione della fattura digitale (e-fattura) e per il codice QR riportato sulla fattura.
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Nome del destinatario | no | Da compilare solo se diverso dal nome dell'emittente della fattura. |
| IBAN | no | Numero di conto del venditore. |
| BIC | no | Codice bancario in formato internazionale. |
| Numero di identificazione del creditore | no | Identificativo per il sistema di addebito diretto SEPA. |
| Schema della causale | no | Struttura della causale. Segnaposto: {INVOICE-NR}. |
| Schema del numero di riferimento del mandato | no | Struttura del riferimento del mandato. Segnaposto: {INVOICE-NR}, {NNNNN}. |
Nota
Senza IBAN e BIC non è possibile generare né il codice QR né la fattura elettronica completa. Verificate questi campi prima di attivare un venditore in produzione.
Sezione “Modello di fattura”
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Modello di fattura | File PDF che funge da sfondo per la fattura generata — la carta intestata. Caricare tramite " Seleziona file ", recuperare tramite "Scarica ", eliminare tramite "Elimina?". |
Il modello garantisce che la fattura rispetti l’immagine aziendale della vostra struttura. Sono adatti logo, filigrana, aree colorate, nonché intestazione e piè di pagina.
| Impostazione predefinita | Valore |
|---|---|
| Formato file | esclusivamente PDF |
| Dimensione massima del file | 5 MB |
| Fatture multipagina | Il modello viene ripetuto su ogni pagina. |
Attenzione
Il modello serve esclusivamente alla impaginazione grafica. Non deve contenere alcun contenuto relativo alla fattura, poiché questo verrebbe sovrascritto dal testo della fattura generato. Poiché il modello viene ripetuto in ogni pagina, qualsiasi contenuto in esso presente apparirà anche nelle pagine successive.
Sezione “Configurazione della fattura”
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Schema del numero di fattura | Sì | Struttura dei numeri di fattura. Segnaposto: {YYYY}, {NNNNN}. Impostazione predefinita: {YYYY}-{NNNNN}. |
| Piè di pagina sulla fattura | no | Testo che viene sempre stampato alla fine di ogni pagina, sotto i contenuti generati. |
Sezione “Configurazione delle fatture di storno”
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Denominazione del numero di fattura originale nel PDF | no | Etichetta sotto la quale compare il numero di fattura originale sulla fattura di storno. Impostazione predefinita: Riferimento fattura. |
| Schema dei numeri di fattura delle fatture di storno | sì | Struttura dei numeri delle fatture di storno. Segnaposto: {YYYY}, {NNNNN}, {INVOICE-NR}. Impostazione predefinita: C-{YYYY}-{NNNNN}. |
| Piè di pagina sulla fattura di storno | no | Testo alla fine di ogni pagina, sotto il contenuto generato della fattura di storno. |
Sezione “Configurazione per documenti di pagamento / note di credito”
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Numero documento Schema (pagamento) | sì | Struttura dei numeri di documento per i pagamenti. Segnali di espansione: {YYYY}, {NNNNN}, {INVOICE-NR}. Impostazione predefinita: {INVOICE-NR}-{NNN}. |
| Schema del numero di documento (nota di credito) | sì | Struttura dei numeri di documento per le note di credito. Stessi segnaposto. |
| Piè di pagina su documento di pagamento e nota di credito | no | Testo alla fine di ogni pagina, sotto il contenuto generato dei documenti di pagamento e delle note di credito. |
Schemi numerici
Uno schema definisce la struttura dei numeri.
Il numero progressivo viene conteggiato a livello di sistema, non per singolo venditore. Due venditori non possono quindi mai generare lo stesso numero di fattura, nemmeno se utilizzano lo stesso schema. I numeri assegnati a un singolo venditore non sono quindi consecutivi: tra il 2026-00073 e il 2026-00075 potrebbe esserci una fattura emessa da un altro venditore.
| Segnaposto | Significato |
|---|---|
| {YYYY} | Anno a quattro cifre |
| {NNNNN} | Numero progressivo. Il numero di N determina il numero di cifre: {NNN} genera 001, {NNNNN} genera 00001. |
| {INVOICE-NR} | Numero della fattura corrispondente |
Tutto ciò che si trova al di fuori delle parentesi graffe viene ripreso senza modifiche ed è adatto come prefisso, ad esempio BA-.
Esempi
| Schema | Risultato |
|---|---|
| {YYYY}-{NNNNN} | 2026-00073 |
| C-{YYYY}-{NNNNN} | C-2026-00008 |
| {NUMERO FATTURA}-{NNN} | 2026-00067-001 |
| BA-{YYYY}-{NN} | BA-2026-42 |
Modificare lo schema in un secondo momento
Se si modifica uno schema, il conteggio per la nuova serie numerica riparte da 1.
Esempio: schema precedente BA-{YYYY}-{NN}, ultimo numero assegnato BA-2026-42. Si modifica lo schema in BA7-{YYYY}-{NN}. Poiché questo schema non è stato ancora utilizzato, il numero successivo sarà BA7-2026-01.
Se in seguito si torna a uno schema precedente, Campus Events ne riprende la numerazione — nell’esempio a BA-2026-43.