Limitazioni dei biglietti

Con una restrizione sui biglietti è possibile stabilire a quali condizioni le persone possono iscriversi a un evento o ordinare un biglietto. Si tratta di una fase di controllo intermedia da parte dell’organizzatore. Può basarsi su caratteristiche, programmi o decisioni manuali. La restrizione viene sempre assegnata a un evento specifico. In assenza di restrizioni sui biglietti, il processo di registrazione/ordine per l’evento si svolge senza procedura di approvazione.

Nota: le restrizioni sui biglietti sono disponibili per gli ordini con carrello e per le iscrizioni rapide.

Le decisioni in sospeso e quelle già prese possono essere monitorate centralmente nella vista elenco. Una nuova configurazione ha effetto solo sui nuovi ordini non ancora ricevuti.
Nella panoramica delle restrizioni sui biglietti vengono visualizzati tutti gli eventi con le relative restrizioni. È possibile eliminare le restrizioni sui biglietti esistenti e le relative decisioni già prese e in sospeso.
Nota: quando si eliminano le restrizioni sui partecipanti, tutte le decisioni correlate già prese e in sospeso vanno irrimediabilmente perse.

Gli eventi vengono visualizzati con i relativimetodi (di restrizione). La colonna " Decisioni in sospeso" mostra il numero di decisioni ancora in sospeso. La colonna "Decisioni" mostra le decisioni già prese. La pillola diventa verde se non ci sono decisioni in sospeso o se la partecipazione è stata accettata. Se la pillola viene visualizzata in arancione, significa che c’è una decisione in sospeso. Se la pillola è di colore rosso, la partecipazione è stata rifiutata.
Cliccando sulla pillola si apre un elenco delle decisioni in sospeso/accettate o rifiutate (a seconda del colore della pillola). In questa sezione non è più possibile modificare a posteriori la decisione. Tramite l’azione “Decisioni” è possibile accedere direttamente alla panoramica di tutte le decisioni in sospeso e di quelle già prese.

Entrambi i processi di approvazione sono collegati all’invio automatico di e-mail. I partecipanti vengono informati sullo stato attuale delle loro richieste tramite e-mail automatiche del sistema.

Nota: queste e-mail di sistema sono memorizzate a livello di tenant nell’area Configurazione > E-mail > Modelli di e-mail. Possono essere sovrascritte individualmente a livello di tenant (per tutti gli eventi del tenant) e, a loro volta, personalizzate nuovamente a livello di evento per un singolo evento.

Impostazione delle restrizioni sui biglietti per gli eventi

A seconda del metodo selezionato, può essere richiesta un’approvazione preventiva o successiva da parte di un amministratore o di un superiore.

Evento: selezionare l’evento a cui si desidera applicare la restrizione sui biglietti.

Metodo: specificare quale restrizione utilizzare per l’iscrizione o l’ordine.

Processo di approvazione a monte: l’iscrizione all’evento è possibile solo dopo che è stata approvata da un moderatore.

Con carrello/iscrizione moderata: l’iscrizione o l’ordine viene inizialmente effettuato. Successivamente deve essere approvato da un moderatore.

Evento del programma: l’iscrizione o l’ordine è possibile solo se la persona in questione è iscritta al programma corrispondente.

Invia notifica in caso di nuove decisioni a: inserisci l’indirizzo e-mail della persona che deve essere informata in merito a nuove decisioni di approvazione o rifiuto.

Approvazione tramite e-mail da parte del superiore: specificare se è richiesta anche l’approvazione da parte del superiore della persona partecipante.

• Sì: al momento dell’iscrizione, la persona partecipante deve indicare l’indirizzo e-mail del proprio superiore. Il superiore riceverà quindi un’e-mail e potrà decidere in merito all’approvazione del ticket o dell’iscrizione.
• No: non è prevista alcuna approvazione aggiuntiva tramite e-mail da parte di un superiore.

Giorni per l’approvazione da parte del superiore: specificare quanti giorni ha a disposizione il superiore, dopo l’invio della richiesta di approvazione, per decidere in merito all’iscrizione o al biglietto.

Nota: l’opzione “Approvazione tramite e-mail da parte del superiore” è disponibile solo per il metodo “con carrello/iscrizione moderata”.

Una volta scaduto il termine impostato per la decisione del superiore, sia il superiore che il partecipante ricevono un’e-mail di avviso. Alla scadenza del termine, la decisione relativa alla restrizione viene annullata nel sistema e assume lo stato “Termine di approvazione scaduto”. Il partecipante deve richiedere nuovamente l’approvazione al superiore.

Tramite questo link il superiore può confermare o rifiutare la partecipazione. In caso di approvazione, l’iscrizione viene trasferita al processo di approvazione esistente (“Approvazione richiesta”) e risulta quindi a disposizione del responsabile per l’ulteriore elaborazione. In caso di rifiuto, l’iscrizione viene immediatamente chiusa e il partecipante viene automaticamente informato; non avviene alcun inoltro a processi successivi.

I responsabili delle decisioni si basano su: specificare su quale base vengono individuati i responsabili delle decisioni competenti per l’approvazione.

• Evento: i responsabili delle decisioni vengono individuati in base all’evento selezionato o al mandante associato.
• Utente partecipante: i responsabili delle decisioni vengono individuati in base all’account utente o al cliente della persona partecipante (= rilevante per l’assegnazione automatica del cliente, vedi “Approvazione e decisione in base all’appartenenza di un partecipante”). Il mandante del decisore deve corrispondere al mandante della base selezionata. In caso contrario, il decisore non potrà prendere una decisione di approvazione per il partecipante.

Metodo «Processo di approvazione a monte»

Questa restrizione sui biglietti è inserita prima del processo di prenotazione vero e proprio. I partecipanti possono innanzitutto richiedere un’autorizzazione e inserire a tal fine i dati relativi al partecipante. Una volta che i partecipanti sono stati autorizzati, possono accedere nuovamente all’evento nel sistema e iscriversi tramite il processo di ordinazione (ad es. tramite carrello o iscrizione rapida). Ciò significa quindi che un partecipante deve prima richiedere l’autorizzazione per poter essere ammesso all’evento. Prima di ciò non è possibile aggiungere biglietti al carrello.

Nota: il metodo “processo di autorizzazione preliminare” non è disponibile per le iscrizioni degli ospiti. Per iscriversi utilizzando questa restrizione sui biglietti è necessario un account Campus Events.

Dati: inserire i dati richiesti relativi ai partecipanti per il processo di approvazione preliminare. I partecipanti devono fornirle al momento della registrazione. Se un dato è obbligatorio, selezionare la casella di controllo “Campo obbligatorio”. È possibile richiedere più dati relativi ai partecipanti. Questi devono essere gestiti in precedenza nell’area Dati anagrafici > Dati dei partecipanti.

Richiedere l’approvazione

1. Dopo aver effettuato l’accesso con un account Campus Events, è possibile richiedere l’autorizzazione. Per registrarsi, il partecipante deve cliccare sul pulsante «Richiedi autorizzazione ».
2. I dati necessari relativi al partecipante possono/devono essere compilati dal partecipante stesso
3. Successivamente, il partecipante deve cliccare sul pulsante “Richiedi autorizzazione senza impegno”
4. Viene visualizzato il seguente messaggio: “La sua richiesta è in fase di verifica. La preghiamo di attendere. Riceverà un’e-mail non appena la sua richiesta sarà stata elaborata.”

Nota: non è possibile richiedere un’ulteriore autorizzazione con lo stesso account utente.

1. Successivamente, la richiesta di autorizzazione verrà esaminata da un amministratore, che deciderà se ammettere o meno il partecipante. L’amministratore ha la possibilità di accedere direttamente alla decisione tramite l’e-mail di sistema e di “Accettare” o “Rifiutare” la decisione relativa alle restrizioni. In alternativa, è possibile accedere alle decisioni relative alle restrizioni tramite la voce di menu “Decisioni”
   

Effetti della decisione di restrizione

1. Caso«Accettare»: il partecipante può ora effettuare l’accesso con il proprio account Campus Events e iscriversi all’evento o effettuare una prenotazione. Il partecipante viene informato dell’attivazione tramite e-mail. L’e-mail contiene un link all’evento. Da questo momento in poi è possibile completare l’intero processo di prenotazione. I dati necessari per l’iscrizione possono essere richiesti durante il processo di ordine nei dati del partecipante. Questi devono essere precedentemente aggiornati nell’area Dati anagrafici > Dati del partecipante. Sul sito web compare il messaggio: “La sua attivazione è stata completata. Ora può effettuare l’iscrizione.”
2. Caso«Rifiuto»: il partecipante non può iscriversi all’evento. Sul sito web compare il messaggio: «Iscrizione rifiutata». Il partecipante viene informato del rifiuto tramite e-mail.

Nota: non è possibile richiedere una nuova autorizzazione con lo stesso account utente.

Con carrello/iscrizione moderata

Questa restrizione sui biglietti è integrata nel processo di ordinazione vero e proprio. I partecipanti possono aggiungere i biglietti desiderati al carrello, completare la procedura di ordinazione e inserire i dati richiesti. Al termine dell’ordinazione, viene verificata l’ammissione.

Nota: il metodo «con carrello/registrazione moderata» è disponibile anche per le registrazioni come ospiti. Non è necessario un account Campus Events per registrarsi utilizzando questa restrizione sui biglietti.

Richiedere l’approvazione

1. È possibile completare l’intera procedura di ordine “come di consueto”.
2. Sotto le categorie di biglietti disponibili viene visualizzato il seguente testo: “Autorizzazione richiesta - La partecipazione a questo evento richiede un'autorizzazione. Dopo la prenotazione, verrà verificato se i requisiti di partecipazione sono soddisfatti. Una volta ottenuta l’autorizzazione, riceverete una conferma della vostra prenotazione.” Durante l’intero processo di ordinazione viene visualizzata una nota relativa all’autorizzazione richiesta.
3. I dati necessari relativi al partecipante possono/devono essere inseriti dal partecipante stesso all’indirizzo
   Successivamente, la richiesta di autorizzazione viene esaminata da un amministratore, che decide se ammettere o meno il partecipante. L’amministratore ha la possibilità, tramite l’e-mail di sistema, di accedere direttamente alla decisione e di “Accettare” o “Rifiutare” la decisione relativa alle restrizioni. In alternativa, è possibile accedere alle decisioni relative alle restrizioni tramite la voce di menu “Decisioni”
4. Sul sito web viene visualizzato il seguente messaggio: «Stato della sua richiesta di abilitazione. La sua richiesta è in fase di verifica. La preghiamo di attendere. Riceverà un’e-mail non appena la sua richiesta sarà stata elaborata.»

Effetti della decisione di restrizione

• Caso«Accettare»: l’ordine/l’iscrizione viene autorizzato e il sistema Campus Events genera un numero di biglietto. Il partecipante viene informato dell’autorizzazione tramite e-mail. Sul sito web compare l’avviso: «La sua autorizzazione è stata concessa. Ora può effettuare l’iscrizione.»
• Caso «Rifiuto»: il partecipante non può iscriversi all’evento. Il partecipante viene informato del rifiuto tramite e-mail. Sul sito web compare il messaggio: «Purtroppo la Sua richiesta è stata respinta. Non è quindi possibile effettuare un ordine di biglietti. Si prega di contattare l’organizzatore per ulteriori informazioni.”

Nel processo di approvazione della partecipazione agli eventi è possibile prevedere, durante la procedura di iscrizione, una decisione preliminare da parte del superiore. Se questa configurazione è attivata, durante la procedura di iscrizione il partecipante deve indicare un indirizzo e-mail valido del proprio superiore. Una volta completata la registrazione, il superiore riceve automaticamente un’e-mail di sistema con le informazioni rilevanti sull’evento e un link decisionale utilizzabile una sola volta e a durata limitata. Il partecipante viene informato tramite e-mail di sistema se la sua richiesta è stata accettata o rifiutata.

Nota: l’approvazione tramite e-mail da parte del superiore è disponibile solo per il metodo “con carrello/iscrizione moderata”

Approvazione e decisione in base all’appartenenza di un partecipante (assegnazione al mandante Shibboleth)

È possibile assegnare automaticamente i tenant corrispondenti agli utenti, compresi gli utenti front-end. A tal fine viene utilizzato il processo di approvazione esistente nelle restrizioni dei ticket (metodo «con carrello/iscrizione moderata»). È possibile configurare se la decisione dipenda dal tenant dell’evento o dall’utente che effettua la registrazione. I partecipanti vengono automaticamente assegnati al tenant corretto e solo le persone autorizzate possono visualizzare e decidere in merito alle registrazioni del proprio tenant.

A questo punto, nell’area “I decisori si basano su:” viene selezionata l’ opzione “Partecipanti/Utenti”, poiché la decisione deve essere presa in base a una caratteristica del partecipante.

L’assegnazione avviene in base a un attributo utente a scelta. Si prega di contattare il nostro supporto tecnico se si desidera effettuare questa impostazione.

Le caratteristiche dei partecipanti possibili sono:

• Nome utente
• Suffisso di un indirizzo e-mail
• Organizzazione (affiliazione)
• Università
• Identificatore Shibboleth

È anche possibile definire più criteri di selezione. In questo caso, essi vengono verificati dall'alto verso il basso in base all'inserimento dei dati. Il primo criterio che soddisfa i requisiti viene utilizzato per la selezione, mentre gli altri criteri vengono saltati.

Autorizzazioni

• Il gruppo di utenti necessario per l'approvazione dei partecipanti è il gruppo "Eventi - Partecipanti - Responsabili delle restrizioni".
• Per l’esecuzione delle decisioni viene utilizzato il gruppo di utenti «Eventi > Responsabili delle restrizioni dei partecipanti».

Programma dell’evento

L’iscrizione è possibile solo se l’utente è iscritto a un programma. I partecipanti al programma vengono automaticamente “Accettati” in questa fase.

È inoltre possibile, facoltativamente, consentire l’iscrizione anche ai “Non partecipanti al programma”. I non partecipanti al programma sono disponibili nella voce di menu “Decisioni”, nella vista elenco, per l’approvazione o il rifiuto manuale.

Modelli di e-mail

Partecipanti all’evento: restrizione decisione positiva

Partecipanti all’evento: restrizione decisione negativa

Responsabile delle decisioni: una nuova richiesta di approvazione della partecipazione

Partecipante all’evento: approvazione della partecipazione da parte del superiore

Superiore: Scaduto il termine per l’approvazione della partecipazione

Partecipante all'evento: termine per l'approvazione da parte del superiore scaduto

Nota: i modelli di e-mail relativi alle restrizioni sui biglietti possono essere sovrascritti a livello di cliente e di evento.

Nella sezione “Decisioni” sono elencati tutti i processi decisionali generati a seguito di una restrizione relativa a un ticket. Qui è possibile, ad esempio, esaminare le richieste che richiedono un’approvazione e decidere successivamente se “Accettare” o “Rifiutare”.

Panoramica delle procedure decisionali

Evento: mostra l’evento a cui si riferisce la procedura decisionale.

Account utente: mostra l’account utente per il quale è stata richiesta la decisione.

Decisione: mostra lo stato attuale di elaborazione o di decisione.

I contrassegni colorati indicano se la decisione è stata “Accettata” (verde), “In sospeso” (arancione) o “Rifiutata” (rosso). Tramite i pulsanti di azione è possibile accettare, rifiutare o eliminare una decisione.

In entrambi i casi («Accettata» e «Rifiutata») il partecipante viene informato tramite e-mail.

Azioni > Visualizza: qui vengono visualizzati i dati del partecipante e i dettagli dell’ordine. Se è già stata presa una decisione, nel campo “Deciso da” è possibile verificare chi ha preso la decisione.

Azioni > Modifica: qui è possibile correggere i dati del partecipante.

Nota: possibile solo con il metodo di restrizione “processo di approvazione a monte”

Azioni > Elimina: se è già stato generato un numero di ticket per una prenotazione, l’eliminazione della decisione di restrizione non ha alcun effetto sulle iscrizioni/ordini già completati. Quando si elimina una decisione di restrizione, il partecipante non riceve alcuna notifica.

Modelli di e-mail

Partecipanti all’evento: decisione di restrizione positiva

Partecipanti all’evento: decisione di restrizione negativa

Nota: le e-mail di sistema sono memorizzate a livello di mandante nell’area Configurazione > E-mail > Modelli di e-mail. Possono essere sovrascritte individualmente nel mandante (per tutti gli eventi del mandante) e, a loro volta, adattate nuovamente a livello di evento per un singolo evento.