Creare o modificare eventi

Qui è possibile inserire le informazioni di base e il calendario dell'evento:

• Titolo/Nome dell'evento: il nome dell'evento verrà visualizzato sul sito web.
• Sottotitolo: si tratta di un titolo di secondo livello che verrà visualizzato nella pagina dei dettagli dell’evento.
• N. evento: qui si indica il numero dell’evento. Il numero dell’evento è facoltativo. Il numero dell’evento è facoltativo. Nel caso di eventi a pagamento (ordine tramite carrello), tale numero verrà riportato sulle fatture.
• Segmento URL:Il segmento URL è la parte dell’URL necessaria per accedere all’evento specifico. Deve essere sempre univoco. Il sistema genera automaticamente il segmento URL al primo salvataggio in base al nome dell’evento specificato.
  • Link univoci: se esiste già un evento con lo stesso titolo, al segmento URL viene automaticamente aggiunto un numero progressivo per garantire un link univoco all’evento.
  • Il link può essere modificato in un secondo momento tramite l’ icona a forma di matita e rigenerato tramite l’ icona a forma di cerchio
• Date: una data è sempre costituita da una data di inizio (+ ora opzionale) e da una data di fine (+ ora opzionale).
  • Aggiungere un singolo appuntamento: è possibile aggiungere uno o più appuntamenti singoli.
  • Aggiungere appuntamenti tramite serie di appuntamenti: è possibile aggiungere appuntamenti tramite una serie di appuntamenti. Una serie è un insieme di appuntamenti che possono svolgersi periodicamente in base alla data o a ripetizioni (X giorni, X giorni della settimana o X giorni del mese) e che termina in una data definita. È possibile aggiungere un nuovo appuntamento a una serie già esistente oppure sostituire la serie esistente. Tramite il pulsante «Genera» la serie viene sostituita o aggiunta. L’ora di inizio e di fine rimane identica per una serie.

Qui è possibile classificare l'evento dal punto di vista organizzativo, in modo che possa essere visualizzato e gestito correttamente.

Cliente: in questo menu a tendina si seleziona il cliente corrispondente all’evento (rilevante solo per i clienti con il modulo “Multicliente” in licenza). L’assegnazione a un cliente definisce a chi appartiene l’evento e, di conseguenza, chi è autorizzato a gestirlo. Tutti gli utenti assegnati al cliente in questione e in possesso delle autorizzazioni necessarie possono gestirlo.

• Senza assegnazione: se l’evento non viene assegnato a nessun cliente, tutti gli utenti del backend possono visualizzarlo e modificarlo.

Visibile anche per altri clienti (per i programmi): Se si utilizzano i programmi,l’evento può essere reso disponibile anche per altri clienti(rilevante solo per i clienti con il modulo “Gestione corsi” in licenza)

Formato dell’evento: qui è possibile selezionare il formato in cui si svolge l’evento. Questa indicazione viene visualizzata sia nell’elenco degli eventi nella pagina iniziale sia nella descrizione dettagliata dell’evento.

Opzioni:

• nessun evento (la riga relativa al formato dell’evento viene nascosta)
• Evento in presenza
• Evento online
• Evento in presenza e online

Stato dell'evento

Pubblica evento: determina se l'evento è pubblicato sul sito web e se viene visualizzato nella panoramica degli eventi e nella pagina dei dettagli. Non appena scade il termine indicato in "Evento visibile fino al", questo campo viene automaticamente disattivato. Gli eventi pubblicati vengono automaticamente rimossi dal sito non appena viene superato il termine "Visibile fino al" salvato.

Evento completato: contrassegna l’evento come completato. Questo campo descrive lo stato dell’evento e non ne controlla la visibilità temporale sul sito web. Gli eventi completati vengono archiviati automaticamente dopo un periodo definito nelle impostazioni di sistema (ad es. 365 giorni).

Evento visibile fino al: Stabilisce fino a quando un evento pubblicato deve essere visibile sul sito web. Alla scadenza, il campo «Pubblica evento» viene automaticamente disattivato. È possibile selezionare come data l’inizio o la fine dell’evento.

Evento visibile a partire dal: stabilisce a partire da quale data un evento pubblicato sia visibile nell’elenco degli eventi sul sito web. L’evento deve continuare a essere impostato su “pubblicato” affinché la visibilità abbia effetto.

Elenchi degli eventi: l’assegnazione agli elenchi degli eventi definisce la posizione in cui verrà visualizzato l’evento. È possibile inserire più elenchi. Se non viene selezionato alcun elenco di eventi, l’evento può essere trovato solo tramite un link diretto, a condizione che l’evento sia pubblicato.

Autorizzazioni: gli elenchi degli eventi possono essere autorizzati per l’utilizzo con gli eventi. Tali autorizzazioni vengono visualizzate qui. Se un elenco viene autorizzato, l’evento verrà visualizzato anche in tale elenco. Dopo la richiesta di autorizzazione, un amministratore con le autorizzazioni appropriate deve approvare l’autorizzazione prima che l’evento venga visualizzato nell’elenco corrispondente.

Descrizione breve: la descrizione breve è visibile nella panoramica (vista elenco). Se non viene specificata alcuna descrizione breve, nella panoramica viene visualizzata una versione abbreviata della descrizione.

Descrizione: la descrizione viene visualizzata per intero nella vista dettagliata. Se non è stata inserita alcuna descrizione breve, nella vista elenco viene visualizzata una versione abbreviata del testo descrittivo.

Descrizione interna: la descrizione interna serve esclusivamente per note interne. Queste informazioni non vengono visualizzate sul sito web.

Etichetta di evidenza: l’etichetta di evidenza è uno strumento per attirare maggiormente l’attenzione su questo evento. Viene visualizzata sia nella vista elenco che in quella dettagliata come elemento grafico ben visibile con il testo specificato.

Immagini dell’evento: l’immagine dell’evento viene visualizzata al posto di un riquadro colorato con la data sia nella vista elenco che in quella dettagliata. Il file immagine viene caricato tramite la libreria multimediale, dove può essere gestito e corredato di ulteriori informazioni. Nel campo “Testo alternativo” è possibile inserire una breve descrizione del contenuto dell’immagine, nel caso in cui questa non possa essere caricata. Inoltre, è rilevante per l’accessibilità, ad esempio per gli screen reader. Viene visualizzato quando l’immagine non può essere caricata. È rilevante anche per l’accessibilità e l’ottimizzazione per i motori di ricerca. Il campo “Didascalia” viene visualizzato nella pagina di dettaglio sotto l’immagine.

Note sul caricamento delle immagini:

• Dimensioni minime: 758px x 758px
• Dimensioni massime: 1920px x 1920px
• Dimensione massima del file: 4 MB
• Formati di file consentiti: JPG, PNG

Informazioni e download: I file vengono caricati tramite la libreria multimediale, dove possono essere gestiti e corredati di ulteriori informazioni. Il nome del documento viene visualizzato nella vista dettagliata e il documento caricato viene collegato ad esso. I documenti PDF integrano la descrizione dell'evento e sono disponibili per il download.

Nota sul caricamento dei file:

• Dimensione massima del file: 4 MB
• Formato file consentito: PDF

In questa sezione è possibile assegnare all’evento e gestire i record dei dati anagrafici (moderatori, sponsor, organizzatori, sedi, referenti, gruppi target, categorie e categorie di filtro) gestiti centralmente nei dati anagrafici. Questi vengono visualizzati sul sito web come informazioni aggiuntive.

Record dei dati anagrafici centralizzati

Per le intestazioni relative ai moderatori e agli sponsor è possibile specificare un’intestazione personalizzata per l’intera sezione dedicata ai moderatori o agli sponsor.

Inoltre, è possibile gestire il responsabile dell’evento. Sono selezionabili tutti gli utenti del backend dei rispettivi mandanti. Nella dashboard è presente il riquadro "I miei eventi", in cui vengono visualizzati i rispettivi eventi dell’utente che ha effettuato l’accesso (per i quali l’utente è registrato come "responsabile dell’evento") ed è possibile accedere rapidamente a un evento tramite un collegamento diretto.

Autorizzazioni: le categorie di filtro possono essere autorizzate per l’utilizzo negli eventi. Tali autorizzazioni vengono visualizzate qui. Se una categoria di filtro viene autorizzata, anche l’evento verrà visualizzato in quella categoria. Dopo la richiesta di autorizzazione, un amministratore con le autorizzazioni necessarie deve approvare l’autorizzazione prima che l’evento venga visualizzato nella categoria di filtro corrispondente.

I dati specifici dell'evento sono informazioni relative all'evento che possono essere gestite a livello puramente organizzativo nel backend oppure visualizzate sul sito web come informazioni aggiuntive a scopo informativo. Sono gestiti nell'area dei dati anagrafici (→ Dati dell'evento).

In questa sezione è possibile scegliere tra le diverse modalità di iscrizione agli eventi. A seconda del tipo di iscrizione selezionato, la configurazione successiva varia. Le opzioni di impostazione disponibili sono limitate dalla scelta del tipo di iscrizione.

Nessuna (solo visualizzazione della data)

Sul sito web viene visualizzata solo la data.

Messaggio se non è possibile effettuare la registrazione: se non è possibile registrarsi a un evento, viene visualizzato automaticamente un messaggio informativo predefinito. "Al momento non è possibile registrarsi per questo evento.

Iscrizione rapida per singoli partecipanti (solo gratuita e senza carrello)

Messaggio se non è possibile effettuare l’ordine: se non è possibile effettuare iscrizioni a un evento, viene visualizzato automaticamente un messaggio informativo predefinito. «Al momento non è possibile registrarsi per questo evento.

Consentire gli ordini come ospite: l’ opzione «Ordini come ospite»consente di definire in modo flessibile per quali eventi è possibile la registrazione come ospite. La disponibilità di questa opzione può essere controllata a livello di sistema e per ogni cliente.

Registrazione a partire da: consentirele iscrizioni a un evento solo a partire da una determinata data e ora. Nel frontend, sotto la descrizione dell’evento, viene visualizzata un’informazione corrispondente che indica la data e l’ora più presto in cui sono possibili le iscrizioni.

Registrazione fino a: consentirele iscrizioni a un evento solo fino a una determinata data e ora. Nel frontend, sotto la descrizione dell’evento, viene visualizzata un’informazione corrispondente che indica fino a quando è possibile iscriversi al più tardi.

Mostra biglietti disponibili: questa opzione determina se l’informazione viene visualizzata nel frontend nell’elenco degli eventi come informazione per gli utenti che effettuano la prenotazione.

Numero minimo di partecipanti: a seconda del valore impostato, il sistema a semaforo dei partecipanti fornisce un feedback visivo corrispondente nella panoramica dell’evento.

Numero massimo di partecipanti: a seconda del valore impostato, il sistema a semaforo dei partecipanti fornirà un feedback visivo corrispondente nella panoramica dell’evento. Se il numero massimo di partecipanti è stato raggiunto, un potenziale partecipante può iscriversi alla lista d’attesa, se questa è stata configurata.

Annullamento da parte dei partecipanti

• Non è consentita la cancellazione autonoma
  In questo caso il partecipante può richiedere la cancellazione solo manualmente, ad esempio tramite e-mail.
  Non ha la possibilità di farlo tramite un link contenuto nell’e-mail o tramite il proprio profilo. Pertanto, questo processo è completamente indipendente da Campus Events.
• Cancellazione consentita solo previa approvazione
  Un partecipante può richiedere autonomamente all’amministratore la cancellazione della propria prenotazione. È possibile richiedere la cancellazione tramite l’URL di cancellazione presente nella conferma di iscrizione. Il presupposto è la presenza del segnaposto {{ S_CANCEL_URL }} nel modello di e-mail “Partecipante all’evento: conferma di iscrizione”.
  Inoltre, nel profilo del partecipante, alla voce "I miei eventi", viene visualizzata l'opzione "Annulla". In qualità di amministratore, potete visualizzare la richiesta in Campus Events nella panoramica dei partecipanti di un evento e approvarla o rifiutarla.
• È consentita la cancellazione autonoma
  Qui il partecipante può cancellare direttamente la propria prenotazione senza che l’amministratore debba intervenire. La cancellazione avviene tramite l’URL di cancellazione contenuto nella conferma di iscrizione ricevuta in precedenza via e-mail. Il presupposto è la presenza del segnaposto {{ S_CANCEL_URL }} nel modello di e-mail “Partecipante all’evento: conferma di iscrizione”.
  Inoltre, nel profilo del partecipante, alla voce “I miei eventi”, viene visualizzata l’opzione “Annulla”. La cancellazione viene quindi eseguita in modo completamente automatico.

Annullamento entro: stabilisce la data e l’ora entro cui è possibile per i partecipanti effettuare un annullamento. Visibile e modificabile solo per le opzioni di annullamento dei partecipanti «Annullamento consentito solo previa autorizzazione» e «Annullamento autonomo consentito».

Condizioni di cancellazione

• Le condizioni di cancellazione possono essere definite in percentuale (percentuale) e in valore assoluto (importo in euro). La commissione effettiva risulta dalla somma delle due opzioni.
• È possibile impostare i valori “Da ≤” e “Fino a >” giorni prima dell’inizio dell’evento. Anche il valore -1 è impostabile nelle condizioni di cancellazione e rappresenta il giorno dell’evento.
• Nel modulo dell’evento viene visualizzato un testo di anteprima relativo alle condizioni di cancellazione inserite.

Aggiungi invito al calendario nell’e-mail di conferma (.ical): un file di calendario con la data o le date in formato iCalendar viene automaticamente allegato, in via opzionale, all’e-mail di conferma. Questo può essere importato in tutte le comuni applicazioni di calendario.

Come posso attivare una lista d’attesa per un evento?

La lista d’attesa può essere utilizzata solo in combinazione con i due tipi di iscrizione all’evento:

• Iscrizione rapida per singoli partecipanti (solo gratuita e senza carrello)
• Ordine con carrello (per uno o più partecipanti)

In questa sezione è possibile attivare la lista d’attesa selezionando “Sì” o “No” nella casella di controllo. Se si seleziona “Sì”, sotto la voce “Lista d’attesa” viene visualizzata automaticamente una nuova sottosezione a tendina per configurare le impostazioni relative alla lista d’attesa.

Ordine con carrello (per uno o più partecipanti)

Ciò richiede il modulo aggiuntivo “Eventi a pagamento”. Se il modulo aggiuntivo non è stato attivato, i campi relativi al prezzo nel modulo dell’evento vengono nascosti.

Venditore: per l’evento dovrà essere selezionato obbligatoriamenteun venditore precedentemente creato nell’area “Sistema di ordinazione > Venditori”. Nel mandante è possibile inserire un venditore predefinito

IVA: indicazione di un’aliquota IVA globale, valida per tutte le categorie di biglietti dell’evento; tale aliquota può essere sovrascritta individualmente per ogni categoria di biglietto.

Biglietti/Categoria di biglietti: indicazione di una categoria di biglietti (creazione tramite Dati anagrafici > Categorie di biglietti)

Prezzo dell’evento: in questa sezione vengono definiti il prezzo lordo e quello netto.

• Lordo: prezzo comprensivo di IVA
• Netto: prezzo al netto dell’IVA

IVA individuale: determina quale aliquota IVA viene applicata alla categoria di biglietto.

• Riprendi valore dall'evento: viene utilizzata l'aliquota IVA globale impostata per l'evento
• Specificare un valore personalizzato: per questa categoria di biglietti è possibile impostare un’aliquota IVA diversa

Aliquota (%): inserire l’aliquota IVA desiderata in percentuale. Il campo è attivo se è stata selezionata l’opzione “Specificare un valore personalizzato”. In caso contrario, il campo è disattivato.

Inizio e fine: specificare un periodo per la vendita della categoria di biglietti, indicando l’ora di inizio e di fine

Contingente: specificare un contingente di biglietti per la categoria di biglietti

Metodi di pagamento: specificare un metodo di pagamento per l’evento. I metodi di pagamento vengono gestiti nell’area “Sistema di ordinazione > Metodi di pagamento”. È possibile preselezionare uno o più metodi di pagamento come predefiniti

Messaggio se non è possibile effettuare un ordine: se non è possibile effettuare iscrizioni a un evento, viene visualizzato automaticamente un messaggio informativo predefinito. “Al momento non è possibile registrarsi per questo evento.”

Consenti ordini come ospite: l’ opzione “Ordinicome ospite” consente di definire in modo flessibile per quali eventi è possibile la registrazione come ospite. La disponibilità di questa opzione può essere controllata a livello di sistema o per singolo cliente.

Visualizza biglietti disponibili: questa opzione determina se l’informazione viene visualizzata nel front-end nell’elenco degli eventi come informazione per gli utenti che effettuano la prenotazione.

Numero minimo di partecipanti: a seconda del valore impostato, il sistema a semaforo dei partecipanti fornisce un feedback visivo corrispondente nella panoramica degli eventi.

Numero massimo di partecipanti: a seconda del valore impostato, il sistema a semaforo dei partecipanti fornisce un feedback visivo corrispondente nella panoramica dell’evento. Se il numero massimo di partecipanti è stato raggiunto, un potenziale partecipante può iscriversi alla lista d’attesa, se questa è stata configurata.

Annullamento da parte dei partecipanti

• Non è consentita la cancellazione autonoma
  In questo caso il partecipante può richiedere la cancellazione solo manualmente, ad esempio tramite e-mail.
  Non ha la possibilità di farlo tramite un link nell’e-mail o tramite il proprio profilo. Pertanto, questo processo è completamente indipendente da Campus Events.
• Cancellazione consentita solo previa approvazione
  Un partecipante può richiedere autonomamente all’amministratore la cancellazione della propria prenotazione. È possibile richiedere la cancellazione tramite l’URL di cancellazione presente nella conferma di iscrizione. Il presupposto è la presenza del segnaposto {{ S_CANCEL_URL }} nel modello di e-mail "Partecipante all’evento: conferma di iscrizione".
  Inoltre, nel profilo del partecipante, alla voce "I miei eventi", viene visualizzata l'opzione "Annulla". In qualità di amministratore, potete visualizzare la richiesta in Campus Events nella panoramica dei partecipanti di un evento e approvarla o rifiutarla.
• È consentita la cancellazione autonoma
  Qui il partecipante può cancellare direttamente la propria prenotazione senza che l’amministratore debba intervenire. La cancellazione avviene tramite l’URL di cancellazione contenuto nella conferma di iscrizione ricevuta in precedenza via e-mail. Il presupposto è la presenza del segnaposto {{ S_CANCEL_URL }} nel modello di e-mail "Partecipante all’evento: conferma di iscrizione".
  Inoltre, nel profilo del partecipante, alla voce «I miei eventi», viene visualizzata l’opzione «Annulla». La cancellazione viene quindi eseguita in modo completamente automatico.

Annullamento entro: stabilisce la data e l’ora entro cui è possibile per i partecipanti effettuare un annullamento. Visibile e modificabile solo per le opzioni di annullamento da parte dei partecipanti «Annullamento consentito solo previa autorizzazione» e «Annullamento autonomo consentito».

Condizioni di cancellazione

• Le condizioni di cancellazione possono essere definite in termini percentuali (percentuale) e assoluti (importo in euro). La commissione effettiva risulta dalla somma delle due opzioni.
• È possibile impostare i valori “Da ≤” e “Fino a >” giorni prima dell’inizio dell’evento. Anche il valore -1 è impostabile nelle condizioni di cancellazione e rappresenta il giorno dell’evento.
• Nel modulo dell’evento viene visualizzato un testo di anteprima relativo alle condizioni di cancellazione inserite.

Aggiungi invito calendario all’e-mail di conferma (.ical): un file di calendario con la data/le date in formato iCalendar viene automaticamente allegato all’e-mail di conferma (opzionale). Questo può essere importato in tutte le comuni applicazioni di calendario.

Inviare la conferma del biglietto tramite e-mail collettiva all’acquirente anziché ai titolari dei biglietti: questa opzione consente di non inviare le conferme dei biglietti singolarmente ai rispettivi titolari, ma di inviare all’acquirente un’unica e-mail collettiva contenente tutti i biglietti da lui acquistati.

Come posso attivare una lista d’attesa per un evento?

La lista d’attesa può essere utilizzata solo in combinazione con le due tipologie di iscrizione agli eventi:

• Iscrizione rapida per singoli partecipanti (solo gratuita e senza carrello)
• Ordine con carrello (per uno o più partecipanti)

In questa sezione è possibile attivare la lista d’attesa selezionando «Sì» o «No» nella casella di controllo. Se si seleziona «Sì», sotto la voce «Lista d’attesa» viene visualizzata automaticamente una nuova sottosezione a tendina per configurare le impostazioni relative alla lista d’attesa.

Lista d’attesa

Cosa succede se si desidera iscriversi a un evento, ma tutti i posti sono già esauriti? La funzionalità della lista d’attesa è un servizio che permette di ricevere notifiche in caso di nuovi posti disponibili o di posti che si sono liberati; essa è configurabile individualmente per ogni evento, in modo che la lista d’attesa venga utilizzata solo previa attivazione esplicita. In caso contrario, un evento è considerato al completo e viene contrassegnato di conseguenza. Spetta al cliente stabilire se la funzionalità della lista d’attesa possa essere configurata direttamente nell’evento stesso. Il cliente può decidere se la lista d’attesa

• sia disponibile in generale per tutti gli eventi del cliente
• se nell’editor dell’evento si possa decidere nuovamente, caso per caso, se per quell’evento sia presente una lista d’attesa

In generale, la lista d’attesa funziona secondo il seguente principio: se un evento è al completo, una persona si iscrive alla lista d’attesa. Successivamente viene inviata una notifica via e-mail relativa all’iscrizione alla lista d’attesa. La notifica via e-mail contiene un link tramite il quale la persona può cancellarsi autonomamente dalla lista d’attesa.

Impostazioni della lista d’attesa

• Posti massimi in lista d'attesa: numeromassimo di persone che possono essere contemporaneamente in lista d'attesa. Ulteriori iscrizioni vengono rifiutate non appena viene raggiunto questo limite. Lasciare vuoto per una lista d'attesa illimitata. Il calcolo dei posti liberi in lista d'attesa per la procedura automatica di inserimento si basa esclusivamente sul numero massimo di partecipanti all'evento.
• Procedura di inserimento automatico: per la lista d’attesa sono disponibili 2 flussi di lavoro automatizzati per ammettere automaticamente le persone in attesa in base a determinate condizioni. Definire come vengono assegnati i posti liberi dalla lista d’attesa. È possibile impostare più regole con diverse date di inizio. In caso di più regole, queste vengono ordinate in base alla data di inizio. Si applica la regola con la data di scadenza valida più vicina.
• Nello specifico, vengono verificati i seguenti eventi (condizione: lista d’attesa “Sì”):
  • Evento non completato
  • Evento non annullato
  • Evento non archiviato (teoricamente irrilevante, poiché questi eventi non vengono più visualizzati)
• In questo caso sono disponibili le seguenti opzioni di impostazione:
  • Applica a partire da: a partire da questa data, questa procedura di sostituzione si applica a tutte le persone attualmente in lista d’attesa. L’attuazione tecnica potrebbe subire un leggero ritardo.
  • Sono disponibili le seguenti procedure di inserimento in lista d’attesa:
    • Rilascio manuale da parte dell’amministratore: i posti vengono rilasciati manualmente – nessuna automazione
    • Rilascio dei posti in ordine sequenziale: procedura di assegnazione equa – i posti liberi vengono assegnati in ordine di arrivo
    • Rilascio simultaneo dei posti: più posti vengono rilasciati contemporaneamente; il primo che accede ottiene il posto (alias: procedura “primo arrivato, primo servito”)
    • Assegnazione automatica dei biglietti: in caso di disponibilità, chi è in lista d’attesa riceve direttamente un biglietto – solo per il tipo di registrazione “Registrazione rapida”
    • Disattivazione della lista d’attesa: la lista d’attesa viene disattivata a partire da questo momento; i posti liberi vengono messi in vendita libera
  • Validità del codice di sblocco (ore): indica in ore per quanto tempo rimane riservata una prenotazione sbloccata. Allo scadere, lo sblocco decade e il posto viene eventualmente riassegnato.
  • Rimuovi voci scadute: stabilisce cosa succede dopo la scadenza dell’autorizzazione:
    • Attivato: la persona viene rimossa dalla lista d’attesa.
    • Disattivato: la persona rimane nella lista d’attesa e viene spostata in fondo alla lista.
  • L’autorizzazione a creare, modificare ed eliminare le procedure di sostituzione spetta ai gruppi di utenti: “Editor eventi” e “Eventi > Eventi Hero”.

Notifiche relative alla lista d’attesa

Modello e-mail: «Partecipante all’evento: ammesso dalla lista d’attesa»: il modello e-mail per la lista d’attesa può essere personalizzato a livello di cliente o di evento.

via e-mail

È possibile accettare le iscrizioni esclusivamente tramite e-mail.

IVA: indicazione di un’aliquota IVA generale, valida per tutte le categorie di biglietti dell’evento; questa può essere sovrascritta per ogni singola categoria di biglietto

Biglietti/Categoria di biglietto: indicazione di una categoria di biglietto (creazione tramite Dati anagrafici > Categorie di biglietti)

Prezzo dell’evento: inserimento del prezzo lordo della categoria di biglietto. Il prezzo netto viene calcolato automaticamente

IVA individuale: indicazione di un’aliquota IVA individuale per la categoria di biglietto

Inizio e fine: inserimento di una data e ora per la vendita della categoria di biglietti, comprese le ore di inizio e fine

Contingente: indicazione di un contingente di biglietti per la categoria di biglietto

Messaggio se non è possibile effettuare ordini: se non è possibile effettuare registrazioni per un evento, viene visualizzato automaticamente un messaggio informativo predefinito. “Al momento non è possibile effettuare registrazioni per questo evento.”

Indirizzo e-mail per gli ordini: inserimento dell’indirizzo e-mail per le prenotazioni dei biglietti.

Oggetto e-mail predefinito: inserimento di un oggetto e-mail per le prenotazioni.

Testo predefinito dell’e-mail: inserimento di un testo per le prenotazioni.

Registrazione a partire da: consentirele iscrizioni a un evento solo a partire da una determinata data e ora. Nel frontend, sotto la descrizione dell’evento, viene visualizzata un’informazione corrispondente che indica la data e l’ora più presto a partire dalle quali sono possibili le iscrizioni.

Iscrizione fino al: consentirele iscrizioni a un evento solo fino a una determinata data e ora. Nel frontend, sotto la descrizione dell’evento, verrà visualizzata un’informazione corrispondente che indica fino a quando, al più tardi, saranno possibili le iscrizioni.

tramite sito web esterno

È possibile accettare le iscrizioni tramite un sito web esterno. Sul sito web verrà visualizzato il link corrispondente.

IVA: indicazione di un’aliquota IVA generale applicabile a tutte le categorie di biglietti dell’evento. Tale aliquota può essere sovrascritta per ogni singola categoria di biglietto

Biglietti/Categoria di biglietto: inserimento di una categoria di biglietto (creazione tramite Dati anagrafici > Categorie di biglietti)

Prezzo dell’evento: indicazione del prezzo lordo della categoria di biglietto. Il prezzo netto viene calcolato automaticamente

IVA personalizzata: inserimento di un’aliquota IVA personalizzata per la categoria di biglietto

Inizio e fine: inserimento di una data e ora per la vendita della categoria di biglietti, compresa l’indicazione dell’ora di inizio e di fine

Contingente: indicazione di un contingente di biglietti per la categoria di biglietto

Messaggio se non è possibile effettuare l’ordine: se non è possibile effettuare registrazioni per un evento, viene visualizzato automaticamente un messaggio informativo predefinito. “Al momento non è possibile registrarsi per questo evento.”

URL del sistema di prenotazione esterno: indicazione dell’URL per la prenotazione dei biglietti.

Registrazione a partire da: consentirele iscrizioni a un evento solo a partire da una determinata data e ora. Nel frontend, sotto la descrizione dell’evento, viene visualizzata un’informazione corrispondente che indica a partire da quando sono possibili le iscrizioni al più presto.

Registrazione fino a: consentirele iscrizioni a un evento solo fino a una determinata data e ora. Nel frontend, sotto la descrizione dell’evento, viene visualizzata un’informazione corrispondente che indica fino a quando è possibile iscriversi al più tardi.

I dati dei partecipanti sono le informazioni che possono essere richieste al partecipante durante la procedura di registrazione. Oltre ai quattro campi già predefiniti, è possibile inserire ulteriori dati personalizzati relativi ai partecipanti nella sezione Dati anagrafici > Dati dei partecipanti. Per ogni dato relativo ai partecipanti (ad eccezione del campo E-mail) è possibile definire se tali dati devono essere disattivati, facoltativi o obbligatori.

Dati dei partecipanti memorizzati a livello di sistema
Per ogni evento sono già memorizzati i seguenti dati dei partecipanti:

• Titolo - campo di selezione configurabile
• Nome - campo di immissione
• Cognome - campo di immissione
• E-mail - campo di immissione (sempre obbligatorio)

I valori di questi campi non sono modificabili tramite Dati anagrafici > Dati dei partecipanti.

I dati dei partecipanti devono essere creati in anticipo nell'area Dati anagrafici > Dati dei partecipanti come record.

Tramite il pulsante " Nuovo record" è possibile inserire i dati dei partecipanti all'evento.

Per prima cosa è necessario aprire il modulo cliccando sul simbolo "+". Nell’area "Dati" va selezionata una scheda partecipante precedentemente creata. Questa può essere limitata a una variante di biglietto precedentemente creata (in Dati anagrafici > Categoria biglietto)

• Campo obbligatorio: se l’opzione «Campo obbligatorio»è selezionata, il dato del partecipante è un campo obbligatorio al momento della registrazione. In caso contrario, il dato del partecipante rimane facoltativo.
• Mostra nella vista elenco: se questa opzioneè selezionata, i dati del partecipante saranno disponibili come colonna nell’elenco dei partecipanti. È quindi possibile ordinare e filtrare i dati in base a tali informazioni.

I certificati vengono creati nella sezione Dati anagrafici > Certificati.

Categorie di valutazione: quando un partecipante ottiene lo stato "Superato" per un evento, è possibile assegnargli dei voti. I voti assegnabili possono essere selezionati tra categorie di valutazione definibili individualmente. Le categorie di valutazione possono essere create nella sezione Dati anagrafici > Categorie di valutazione.

Contenuti didattici: i contenuti didattici vengono visualizzati nella vista dettagliata dell’evento e compaiono sul certificato. Durante la ricerca, gli eventi possono essere filtrati in base alla stringa di caratteri o al gruppo di parole specificato nei contenuti didattici.

Per ogni evento vengono generati link abbreviati e codici QR. Questi sono disponibili nella vista "Pubblicazione" (nella panoramica degli eventi, cliccare su "Pubblica"). È inoltre possibile gestire i reindirizzamenti, che si trovano in Configurazione -> Reindirizzamenti. Questi migliorano la reperibilità.

Titolo SEO: il titoloSEO viene visualizzato nei risultati dei motori di ricerca come titolo principale della pagina dell’evento. Dovrebbe essere formulato in modo conciso e pertinente per i motori di ricerca. Se non viene inserito un titolo SEO personalizzato, viene utilizzato automaticamente il titolo dell’evento.
Descrizione SEO: La descrizione SEO appare come estratto di testo sotto il titolo nei risultati di ricerca di Google e simili. Dovrebbe descrivere in modo breve e conciso l’argomento dell’evento e invogliare a cliccare. Se non è stata inserita una descrizione SEO, verrà utilizzata automaticamente la breve descrizione, se presente, oppure la descrizione generale dell’evento.

Mostra questa pagina nei motori di ricerca: stabilisce se i motori di ricerca possono visualizzare la pagina. Raccomandazione: lasciare l’impostazione predefinita su “Sì” – impostare su “No” solo se necessario.

I motori di ricerca possono seguire i link presenti in questa pagina: determina se i motori di ricerca possono seguire i link presenti in questa pagina – ad esempio verso siti partner, profili dei relatori o altri eventi. Raccomandazione: lasciare l’impostazione predefinita su “Sì” – impostare su “No” solo se necessario.

Per gli eventi appena creati, entrambe le impostazioni SEO sono inizialmente impostate su “Sì”.

Un biglietto elettronico è un biglietto digitale in formato PDF. Contiene un codice QR per l'ingresso.

Attiva biglietto elettronico

Attiva la fornitura di e-ticket in formato PDF con codice QR per l’ingresso. Se questa opzione è disattivata, non viene offerto il download dell’e-ticket. Attenzione: l’attivazione successiva dell’opzione “Attiva e-ticket” non comporta l’invio retroattivo di allegati per le registrazioni già esistenti.

Consenti rientro
Disattivato (impostazione predefinita): una volta effettuato il check-out, non è più possibile effettuare il check-in.
Attivato: se sono già stati effettuati un check-in e un check-out, è possibile ripetere l’operazione tutte le volte che si desidera.

Istruzioni all’ingresso e istruzioni all’uscita: se durante la scansione viene rilevato un biglietto, viene visualizzato anche il testo corrispondente delle istruzioni.

Titolo: visualizzazione del titolo del biglietto elettronico

Testo: visualizzazione del testo del biglietto elettronico

File modello: caricamento di un modello PDF personalizzato per il biglietto elettronico. Sono supportate le seguenti versioni PDF per il caricamento: 1.0, 1.1, 1.2, 1.3 e 1.4.

Notifica nuove iscrizioni: con questa impostazione, il destinatario indicato riceve notifiche via e-mail relative alle nuove iscrizioni.

Frequenza delle notifiche: Immediata: viene inviata un’e-mail per ogni registrazione. Ogni ora/Ogni giorno = le registrazioni dell’ultima ora o dell’ultimo giorno vengono raccolte e raggruppate in un’unica e-mail.

Indirizzo e-mail del destinatario: si prega di inserire un unico indirizzo e-mail valido.

Grazie alle e-mail di promemoria, è possibile avvisare automaticamente i partecipanti, le persone in lista d'attesa, i moderatori o i referenti in un momento prestabilito prima o dopo un evento.

Nella scheda " Invio " è possibile specificare chi deve ricevere la notifica e quando deve essere inviata l'e-mail.

Attivare i gruppi di destinatari desiderati:

• Avvisa le persone di contatto – informa le persone di contatto registrate per l’evento.
• Avvisa i moderatori: invia l’e-mail a tutti i moderatori dell’evento.
• Avvisa i partecipanti – informa tutti i partecipanti iscritti.
• Avvisa chi è in lista d’attesa – invia l’e-mail alle persone presenti nella lista d’attesa.

È possibile selezionare più gruppi di destinatari contemporaneamente.

Riferimento per la data di invio: selezionare la data a cui deve riferirsi il promemoria. Ad esempio, l’invio può essere programmato per la data di inizio o per un’altra data dell’evento.

Giorni dopo l’evento: specificare quanti giorni prima o dopo la data di riferimento selezionata deve essere inviata l’e-mail di promemoria.

• 0 = invio alla data di riferimento
• Numero positivo = invio dopo la data di riferimento
• Numero negativo = invio prima della data di riferimento

Nota: per l’invio prima dell’evento, inserite un numero negativo (ad es. -3 per tre giorni prima della data di riferimento).

Ora di invio: Impostare l’ora in cui l’e-mail di promemoria deve essere inviata automaticamente. Ore e minuti vanno selezionati separatamente.

Nella scheda Messaggio è possibile creare il contenuto dell’e-mail di promemoria, che verrà inviata automaticamente all’ora configurata.

Modello di messaggio: tramite il campo Modello di messaggio è possibile selezionare un modello già esistente. I contenuti del modello vengono automaticamente inseriti nell’oggetto e nel testo del messaggio e possono essere modificati se necessario. I modelli di messaggio vengono creati nell’area Configurazione > E-mail > Modelli di messaggio.

Oggetto: inserite l’oggetto dell’e-mail di promemoria. Questo verrà visualizzato ai destinatari come oggetto dell’e-mail. Tramite la barra degli strumenti potete inoltre inserire dei segnaposto. Questi verranno sostituiti automaticamente, al momento dell’invio, con le corrispondenti informazioni relative all’evento o ai partecipanti.

Suggerimento: è possibile creare un numero illimitato di e-mail di promemoria per un evento, ad esempio un promemoria una settimana prima della data e un altro il giorno stesso dell’evento.

Messaggio: nel campo Messaggio redigete il contenuto effettivo dell’e-mail di promemoria. L’editor integrato offre diverse opzioni di formattazione. È possibile utilizzare i segnaposto anche nel testo del messaggio. Questi verranno sostituiti automaticamente con le informazioni corrispondenti al momento dell’invio.

Nota: le modifiche apportate a un modello di messaggio selezionato hanno effetto solo sull’attuale e-mail di promemoria. Il modello originale rimane invariato.

Le e-mail di sistema sono messaggi generati automaticamente in seguito a determinati eventi che si verificano durante il processo di iscrizione o di organizzazione di un evento. Informano i partecipanti, gli acquirenti o altre parti interessate in merito a modifiche dello stato di iscrizione o ad azioni importanti. I messaggi vengono inviati automaticamente non appena si verifica l’evento corrispondente. Tutte le e-mail di sistema hanno la stessa struttura e sono composte da diverse sezioni che possono essere personalizzate individualmente. In questo modo è possibile adattare sia l’invio tecnico delle e-mail sia il contenuto del messaggio alle proprie esigenze.

Nota: le e-mail di sistema sono memorizzate a livello inter-cliente nell’area Configurazione > E-mail > Modelli di e-mail. Possono essere sovrascritte individualmente a livello di cliente (per tutti gli eventi del cliente) e, a loro volta, personalizzate nuovamente a livello di evento per un singolo evento.

Personalizzazione delle intestazioni: in questa sezione si definiscono le informazioni sul mittente dell’e-mail. È possibile scegliere tra le seguenti opzioni:

• Imposta valori personalizzati – Utilizza le tue informazioni sul mittente per questa e-mail di sistema.
• Utilizza valori predefiniti – Applica i valori predefiniti configurati a livello globale.

Nota: se si seleziona l’opzione «Utilizza valori predefiniti», i dati corrispondenti vengono ripresi dall’area del mandante o, a un livello superiore rispetto al mandante, dall’area dei modelli di e-mail e, a un livello ancora superiore, dall’area di configurazione.

Sono disponibili i seguenti campi:

• FROM – Nome e indirizzo e-mail del mittente.
• TO – Destinatari aggiuntivi dell’e-mail.
• CC – Destinatari che ricevono una copia dell’e-mail.
• BCC – Destinatari che ricevono una copia nascosta dell’e-mail.
• REPLY-TO – Indirizzo e-mail a cui vengono inviate le risposte dei destinatari.
• RETURN-PATH – Indirizzo del mittente per le e-mail non recapitabili (indirizzo di rimbalzo).

Modifica oggetto: qui è possibile impostare l’oggetto dell’e-mail di sistema.

È possibile scegliere se:

• impostare valori personalizzati oppure
• utilizzare i valori predefiniti

Nota: se si seleziona l’opzione “Utilizzare i valori predefiniti”, i dati corrispondenti vengono ripresi dall’area del cliente o, a un livello superiore rispetto al cliente, dall’area dei modelli di e-mail.

Tramite la barra degli strumenti è possibile inserire dei segnaposto. Questi verranno automaticamente sostituiti, al momento dell’invio, con i dati corrispondenti, ad esempio il nome dell’evento o il nome del destinatario.

Modifica del testo del messaggio: in quest’area è possibile creare o modificare il contenuto effettivo dell’e-mail.

È possibile scegliere se:

• impostare valori personalizzati oppure
• utilizzare valori predefiniti

Nota: se si seleziona l’opzione “Utilizzare valori predefiniti”, i dati corrispondenti vengono ripresi dall’area del cliente o, a un livello superiore rispetto al cliente, dall’area dei modelli di e-mail.

L’editor integrato offre diverse opzioni di formattazione. I segnaposto vengono sostituiti automaticamente con le informazioni corrispondenti al momento dell’invio.

Personalizzare la firma: qui è possibile definire la firma dell’e-mail.

È possibile scegliere se:

• impostare valori personalizzati oppure
• utilizzare i valori predefiniti

Nota: se si seleziona l’opzione “Utilizzare valori predefiniti”, i dati corrispondenti vengono ripresi dall’area del cliente o, a un livello superiore rispetto al cliente, dall’area dei modelli di e-mail e, a un livello ancora superiore, dall’area della configurazione.

In genere, la firma contiene:

• Formula di saluto
• Nome dell’organizzazione
• Dati di contatto
• Sito web

Allegati predefiniti: nell'area Allegati predefiniti è possibile specificare come gestire gli allegati memorizzati a livello globale. Si tratta di allegati gestiti direttamente nel modello di e-mail (Configurazione > E-mail > Modelli di e-mail) nella sezione "Allegati".

Sono disponibili le seguenti opzioni:

• Mantieni allegati predefiniti – Gli allegati configurati a livello globale vengono inviati insieme a eventuali allegati aggiuntivi.
• Ignora allegati predefiniti – Vengono inviati esclusivamente gli allegati definiti per questa e-mail di sistema.

Nella sezione «Allegati personalizzati» è possibile aggiungere ulteriori file che verranno inviati esclusivamente con questa e-mail di sistema.

Nota: se si utilizza l’opzione «Ignora allegati predefiniti», durante l’invio dell’e-mail verranno allegati solo gli allegati personalizzati; in caso contrario, gli allegati personalizzati verranno inviati in aggiunta agli allegati predefiniti.

Sono disponibili le seguenti e-mail di sistema:

Partecipanti all’evento: restrizione – Decisione positiva

Questa e-mail viene inviata quando viene approvata un’iscrizione soggetta a una restrizione o a un’autorizzazione. Il partecipante viene informato che la sua partecipazione è stata confermata.

Partecipante all’evento: restrizione – decisione negativa

Questa e-mail informa il partecipante che la sua iscrizione è stata respinta a seguito di una verifica delle restrizioni o dell’autorizzazione.

Organizzatore: conferma di iscrizione per tutti i partecipanti all’evento

Questa e-mail viene inviata all’ordinante quando quest’ultimo ha registrato più partecipanti. Contiene una panoramica di tutti i partecipanti registrati con esito positivo.

Partecipante all’evento: Annullamento

Questa e-mail viene inviata automaticamente quando un'iscrizione viene annullata. Informa il partecipante dell'annullamento della sua partecipazione all'evento.

Partecipanti all’evento: conferma di iscrizione

Una volta completata con successo la registrazione, il partecipante riceve questa e-mail di conferma. Contiene le informazioni più importanti relative all’evento e funge da prova della registrazione.

Partecipanti all’evento: verifica dell’indirizzo e-mail

Questa e-mail viene inviata quando è richiesta la conferma dell’indirizzo e-mail. Solo dopo aver completato con successo la verifica è possibile proseguire o completare la procedura di iscrizione.

Partecipante all’evento: passaggio dalla lista d’attesa

Non appena si libera un posto e un partecipante passa dalla lista d’attesa a un posto regolare, questa e-mail viene inviata automaticamente.

Partecipanti all’evento: approvazione della partecipazione da parte del superiore

Questa e-mail viene utilizzata quando per la partecipazione a un evento è necessaria l’approvazione di un superiore. Informa il superiore dell’approvazione in sospeso e contiene le informazioni necessarie per decidere in merito alla partecipazione.

Nota: i contenuti delle e-mail di sistema possono essere personalizzati. Tuttavia, l’attivazione e l’invio avvengono automaticamente tramite il sistema e sono collegati alla rispettiva fase del processo. Ciò garantisce che tutte le parti coinvolte vengano informate tempestivamente e in modo uniforme.

Tramite la sezione “Articoli aggiuntivi” nel menu orizzontale è possibile creare servizi aggiuntivi, a pagamento o gratuiti, relativi a un evento. Un articolo aggiuntivo può essere utilizzato, ad esempio, per il vitto, il merchandising, il materiale per le escursioni o altre offerte opzionali.

Informazioni generali

Nome
Assegnare un nome univoco all’articolo aggiuntivo. Questo verrà visualizzato durante la gestione e, se configurato di conseguenza, anche durante il processo di prenotazione.

Dettagli personalizzati dell’articolo aggiuntivo

Le informazioni specifiche sull’articolo aggiuntivo vengono create nell’area Dati anagrafici > Dettagli evento. A tal fine, è necessario selezionare la casella di controllo Articolo aggiuntivo nell’area Modifica .

Informazioni di pagamento

Impostare i prezzi per l’articolo aggiuntivo.

• Lordo – Prezzo di vendita comprensivo di IVA.
• Netto – Prezzo di vendita al netto dell’IVA.
• IVA – Aliquota fiscale applicata all’articolo aggiuntivo.

Inizialmente è preselezionata l'aliquota IVA globale dell'evento sopra le categorie di biglietti. Tuttavia, questa può essere personalizzata.

A seconda della configurazione, l’altro prezzo (lordo o netto) viene calcolato automaticamente.

Disponibile per le seguenti categorie di biglietti

Stabilite per quali categorie di biglietti deve essere offerto l’articolo aggiuntivo. Solo i partecipanti che prenotano una categoria di biglietto selezionata possono scegliere questo articolo aggiuntivo.

Esempio: un pacchetto di catering deve essere prenotabile esclusivamente per i biglietti VIP. In questo caso, selezionate solo la categoria di biglietto corrispondente.

Nella sezione Certificati è possibile gestire i certificati (attestati di partecipazione) che possono essere rilasciati per un evento. Qui si definiscono i certificati da utilizzare e, se necessario, è possibile sovrascrivere la firma predefinita o aggiungere firme aggiuntive. I certificati vengono creati nella sezione Dati anagrafici > Certificati. È possibile creare certificati in lingua inglese e tedesca. La denominazione del certificato deve essere definita tramite il cursore di traduzione situato sopra la tabella. All’interno della gestione dei partecipanti, nella panoramica dei partecipanti specifica per l’evento, è possibile definire la lingua in cui devono essere rilasciati i certificati. Successivamente, i certificati potranno essere visualizzati nel profilo e nella panoramica dei partecipanti nella lingua specificata. Se la lingua viene modificata in un secondo momento, è necessario prima azzerare il certificato, in modo che possa essere nuovamente salvato nella lingua corrispondente.

Certificato

Certificato: selezionare dall’elenco il certificato da utilizzare per questo evento. Vengono visualizzati tutti i certificati disponibili creati nei dati anagrafici.

Sovrascrivi firma

Sovrascrivere la firma (lasciare vuoto per quella predefinita)
Se necessario, è possibile sostituire la firmapredefinita del certificato selezionato con una firma personalizzata. L’editor integrato offre diverse opzioni di formattazione. I segnaposto vengono sostituiti automaticamente con le informazioni corrispondenti al momento dell’invio. Se il campo rimane vuoto, viene utilizzata automaticamente la firma predefinita memorizzata nel certificato.

Firme aggiuntive

Qui è possibile aggiungere un numero illimitato di firmatari aggiuntivi per il certificato. Questi verranno riportati sul certificato in aggiunta alla firma predefinita. Le firme multiple sono adatte, ad esempio, per attestati che vengono firmati congiuntamente da diversi responsabili o unità organizzative.

Per ogni firma aggiuntiva sono disponibili i seguenti campi:

• Nome: inserite il nome, la denominazione o la funzione della persona firmataria. Questa informazione verrà visualizzata sull’attestato insieme alla firma.
• Firma digitale: selezionare la firma digitale desiderata dall’elenco delle firme disponibili. Le firme digitali vengono gestite nell’area Dati anagrafici > Firme digitali

Nella sezione "Servizi dei moderatori" si inseriscono i dati di fatturazione relativi ai moderatori. L'evento è già precompilato. È possibile specificare quale moderatore verrà impiegato e come dovrà essere retribuito il suo servizio. Questi dati costituiscono la base per la successiva fatturazione.

Informazioni sul moderatore

Moderatore: selezione del moderatore di cui si intendono inserire i dati relativi alla prestazione e alla fatturazione. I moderatori vengono preventivamente creati nella sezione Dati anagrafici > Moderatori. I dati riportati di seguito vengono memorizzati per il moderatore selezionato e per l’evento preimpostato.

Nota: l’elenco di selezione mostra solo i moderatori che sono stati inseriti e salvati nel modulo dell’evento selezionato, nell’area “Dati anagrafici centrali”.

Nota: in questo campo è possibile inserire note interne relative alle prestazioni del moderatore. Le note sono visibili esclusivamente agli amministratori che hanno accesso alla configurazione delle prestazioni dei moderatori. Non vengono riportate sulle fatture o su altri documenti.

Dati relativi alle prestazioni e alla fatturazione

Modalità di fatturazione: selezionare la modalità di fatturazione desiderata. Sono disponibili le seguenti modalità di fatturazione:

• Fattura – La fatturazione avviene in base alle ore effettivamente prestate e alla retribuzione oraria registrata.
• Contratto a forfait – Il moderatore riceve un compenso fisso concordato per il numero di ore definito.

Ore prestate: indicare le ore effettivamente prestate dal moderatore. Questo valore funge da base per la fatturazione nella modalità «Fattura».

Ore da prestare: specificare il numero concordato o previsto di ore lavorative.

Salario orario: inserite il salario orario del moderatore. Questo verrà utilizzato per il calcolo dell’importo della fattura in caso di fatturazione a ore.

Onorario fisso: inserire l’importo forfettario concordato se il moderatore deve ricevere un onorario fisso indipendentemente dalle ore effettivamente prestate.

IVA: specificare se l’IVA deve essere indicata sulla fattura.

• Sì – La fattura riporta l’IVA. A seconda della configurazione, è possibile specificare anche l’aliquota IVA applicabile.
• No – La fattura viene emessa senza indicazione dell’IVA.

Autorizzazioni necessarie per i servizi dei moderatori
Dati anagrafici > Editor servizi moderatori: autorizza l’utente a modificare e gestire i dati relativi ai servizi dei moderatori.
Dati anagrafici > Visualizzatore servizi moderatori: autorizza l’utente a visualizzare i dati relativi ai servizi dei moderatori. Inclusa in Dati anagrafici > Editor prestazioni dei moderatori.

Si tratta di una panoramica dei partecipanti specificamente relativa all’evento, a differenza della panoramica generale dei partecipanti presente nel menu a sinistra. In questa panoramica dei partecipanti relativa all’evento vengono gestiti centralmente i dati relativi ai partecipanti all’evento o alle persone interessate in lista d’attesa. Sono incluse funzioni per l’organizzazione, la presa di contatto e la creazione di diversi documenti. La panoramica dei partecipanti può essere ordinata in ordine crescente o decrescente per colonna, a condizione che la colonna non sia evidenziata in nero.

Nella panoramica dei partecipanti relativa all’evento vengono visualizzati i seguenti contenuti:

Data di iscrizione: data e oradella prenotazione o dell’iscrizione.

Numero del biglietto: se è presente un numero di biglietto, ciò corrisponde a un’iscrizione o a una prenotazione vincolante. Il campo è vuoto (stato = non confermato) se il processo di iscrizione all’evento non è ancora stato completato. Se l’iscrizione viene effettuata come ospite, il partecipante in questione deve confermare la propria iscrizione (via e-mail) entro 24 ore (configurabile nelle impostazioni di sistema) per completare l’iscrizione e ricevere un numero di biglietto. In caso contrario, l’iscrizione verrà automaticamente annullata dopo 24 ore.

Se un partecipante non ha ricevuto un biglietto a causa della mancata conferma via e-mail, ovvero se la sua iscrizione è stata automaticamente annullata dal sistema entro un determinato termine (in modo involontario), nella colonna “Biglietto annullato” viene visualizzata una pallina rossa con il testo “Iscrizione non confermata”.

Dati dei partecipanti (ad es. nome, cognome, e-mail, ecc.): alcuni datiselezionati dei partecipanti possono essere visualizzati nella vista elenco dei partecipanti. La selezione dei dati dei partecipanti e la gestione della visualizzazione nella vista elenco o dettagli avviene nel modulo dell’evento nell’area dedicata ai dati dei partecipanti.

Numero d’ordine: numero d’ordineunivoco dei biglietti.

Acquirente: acquirente del biglietto.

Pagamento in sospeso: visualizzazione degli importi non pagati relativi al biglietto (rosso = sì, verde = no)

Articoli aggiuntivi: indicazione degli articoli aggiuntivi acquistati, compreso un riferimento univoco all’evento e al numero del biglietto

Biglietto annullato:

• Indica lo stato di validità del biglietto.
• L'etichetta può assumere uno dei seguenti valori di stato: (rosso = sì, verde = no).
• L'etichetta funge anche da pulsante tramite il quale è possibile annullare il biglietto dell'evento corrispondente.
• Si apre una finestra di dialogo con i dati del titolare del biglietto, le avvertenze e le conseguenze della cancellazione.
• Inoltre, in una finestra di anteprima vengono visualizzate le condizioni e le spese di cancellazione (in euro e in percentuale) specificate nel modulo dell’evento.
• Le spese di cancellazione possono tuttavia essere modificate in questa fase. L’importo non può essere superiore al prezzo del biglietto.
• È possibile specificare un motivo di cancellazione.
• Se il biglietto è stato annullato, nella colonna viene visualizzata la data di annullamento come etichetta rossa (non modificabile).
• Se un partecipante non ha ricevuto il biglietto a causa della mancata conferma via e-mail, ovvero se la sua iscrizione è stata automaticamente cancellata dal sistema entro un determinato termine (cancellazione involontaria), ciò risulta evidente. Nella colonna «Biglietto cancellato» viene visualizzata una pallina rossa con il testo «Iscrizione non confermata».

Ha partecipato:

• L’etichetta può assumere uno dei seguenti valori di stato: (rosso = no, arancione = nessuna partecipazione complessiva, ma sono stati frequentati singoli appuntamenti, verde = sì).
• L’etichetta funge anche da pulsante tramite il quale è possibile aggiornare lo stato di partecipazione.
• Per ogni partecipante all’evento è possibile impostare lo stato di partecipazione anche per ogni singola data (ad es. di una serie di date) e ciò è visibile nel numero (ad es. 1/1). L’amministratore può decidere, indipendentemente dalle singole date, se l’intero evento debba essere considerato come “Partecipato” (casella di selezione). Se l’intero evento è stato contrassegnato come “Partecipato”, appare un’etichetta verde. Anche se è stata frequentata solo una data dell’evento, appare un’etichetta arancione a meno che l’intero evento non sia stato contrassegnato come “Partecipato” (casella di selezione).

Superato:

• senza categoria di valutazione:
  • Se nel modulo dell’evento, nell’area dei contenuti didattici, non sono state inserite categorie di valutazione (→ in Dati anagrafici) per l’evento.
  • L’etichetta può assumere uno dei seguenti valori di stato: (rosso = no, verde = sì).
  • L’etichetta funge anche da pulsante tramite il quale è possibile gestire lo stato “Superato”.
  • Se si seleziona “Sì”, ciò equivale all’opzione “Superato complessivamente” qualora non vengano utilizzate categorie di valutazione. Il valore “Superato complessivamente” può essere impostato indipendentemente dalla valutazione effettiva con le categorie di valutazione.
  • Lo stato “Superato” può essere modificato in un secondo momento.
• Con categoria di valutazione:
  • Se nel modulo del corso, nell’area dei contenuti didattici, è stata inserita almeno una categoria di valutazione (→ in Dati anagrafici) per il corso, è possibile selezionare i voti al momento della modifica dello stato in “Superato”.
  • Si apre una finestra di dialogo in cui è possibile inserire i voti singoli (ad es. scritto e orale).
  • Queste non influiscono sullo stato “Superato complessivamente”. Il valore “Superato complessivamente” può essere impostato indipendentemente dalla valutazione effettiva tramite le categorie di valutazione. “Superato = sì” è valido solo se è stata selezionata la casella di controllo “Superato complessivamente”.
  • Lo stato “Superato” può essere modificato in un secondo momento.

Nota interna: inserimento di una nota interna per l’amministratore. Non visibile al partecipante.

Azioni: è possibile modificarei dati dei partecipanti memorizzati. È possibile impostare la lingua per le notifiche e i certificati.

Nota: la lingua viene determinata nel profilo del partecipante:

• il sistema inserirà quindi i testi corrispondenti in inglese nelle e-mail e nel certificato
• A tal fine, sia le e-mail che i certificati devono essere correttamente gestiti tramite il selettore della lingua

Nota: se è stata apportata una modifica ai modelli di e-mail (nell’area Configurazione) (o nel mandante o nel modulo dell’evento), i testi potrebbero non essere più definiti in forma bilingue come in origine.

Anonimizzazione
Ai fini della protezione dei dati personali è possibile cancellare i dati dei singoli partecipanti. Si aprirà una finestra di dialogo con le relative indicazioni e le conseguenze dell’anonimizzazione. Una volta confermata l’anonimizzazione, tutti i dati personali di quel partecipante verranno resi anonimi.

Conseguenze dell’anonimizzazione:

• Questa operazione non può essere annullata
• Nessun amministratore di Campus Events potrà più visualizzare i dati dei partecipanti
• Il biglietto emesso rimane valido
• Lo stato di partecipante rimane invariato
• Qualora siano stati registrati dati rilevanti ai fini della fatturazione, questi verranno cancellati automaticamente solo al termine del periodo di conservazione (di norma 10 anni per le fatture) (impostazione di sistema).
• Se sono state inviate e-mail al partecipante, queste verranno cancellate automaticamente dopo 365 giorni (impostazione di sistema).

Certificati

Se sono stati archiviati certificati relativi all’evento e il partecipante ha soddisfatto i requisiti corrispondenti (Partecipazione e/o Superamento e/o Pagamento (Pagamento in sospeso = no)), è possibile richiamare un certificato nella panoramica dei partecipanti. I requisiti per il recupero del certificato vengono gestiti nell’area Dati anagrafici → Certificati. All’interno della gestione dei partecipanti, nella panoramica dei partecipanti specifica dell’evento, è possibile definire, tramite il pulsante Modifica, la lingua in cui devono essere emessi i certificati. Se la lingua viene modificata in un secondo momento, è necessario prima azzerare il certificato, in modo che possa essere richiamato nuovamente nella lingua corrispondente.

Messaggio
Questa funzione consente di inviare un’e-mail personalizzata al partecipante. È possibile utilizzare un modello di messaggio esistente oppure inserire manualmente l’oggetto e il testo del messaggio. Il campo viene visualizzato solo se sono stati salvati dei modelli di messaggio. Se sono disponibili modelli di messaggio, cliccando su uno di essi il modulo e-mail verrà compilato automaticamente. Se non è stato selezionato alcun modello di messaggio, l’oggetto e il testo dell’e-mail devono essere inseriti manualmente. L’editor integrato offre diverse opzioni di formattazione. I segnaposto presenti nell’oggetto e nel testo del messaggio vengono sostituiti automaticamente con le informazioni corrispondenti al momento dell’invio. È possibile aggiungere all’e-mail allegati e i certificati disponibili. Selezionare la casella di controllo del certificato desiderato per inviarlo come allegato. Nella sezione inferiore vengono visualizzati i segnaposto disponibili per la lettera di accompagnamento e i relativi valori attuali. Al momento dell’invio, i segnaposto vengono sostituiti automaticamente dai dati visualizzati. In questo modo è possibile personalizzare la lettera di accompagnamento senza dover inserire manualmente i dati.

Nota: i modelli di messaggio vengono creati nella sezione “Configurazione” > “E-mail” > “Modelli di messaggio”.

Rimuovere un partecipante

Per rimuovere manualmente un partecipante esistente, è necessario innanzitutto annullare il biglietto. Successivamente, il record può essere reso anonimo. Non è disponibile una classica “funzione di cancellazione”.

Aggiungere manualmente partecipanti all’evento

Un amministratore può aggiungere manualmente partecipanti all’evento. Il partecipante non ne viene informato. Per i partecipanti aggiunti manualmente non viene generato alcun numero di biglietto. La colonna del numero di biglietto mostra l’etichetta blu “Non confermato”. Non appena il processo di ordinazione manuale (dialogo in due fasi) è stato completato con successo, viene generato un numero di biglietto.

• Fase 1: categoria del biglietto (prezzo) e pagamento in base al metodo di pagamento (il sottomodulo di pagamento viene visualizzato solo se è attivo un pagamento). La selezione del prezzo viene sempre visualizzata.
• Fase 2: modificare o inserire i dati del partecipante e le informazioni sull’acquirente.

Una volta completata con successo la conferma, il partecipante viene informato dell’ordine tramite e-mail. Vengono inoltre inviate una conferma d’ordine e una fattura. Se l’evento prevede opzioni di cancellazione, il partecipante può cancellare il biglietto tramite un link contenuto nell’e-mail.

Gestire i partecipanti come moderatore

I moderatori autorizzati di un evento possono caricare e visualizzare documenti giustificativi, come ad esempio gli elenchi di presenza, nonché cancellare gli elenchi di presenza da loro stessi caricati. Anche le etichette «Partecipato» e «Superato», così come la nota interna, possono essere gestite dai moderatori. Il requisito necessario è la creazione di un utente Campus Events per il moderatore e l’assegnazione dei mandanti appropriati ai gruppi di utenti «Backend» (accesso all’interfaccia di amministrazione) e «Moderatore». Il moderatore deve essere creato in Dati anagrafici > Moderatori. A tal fine, è necessario selezionare nel modulo dell’evento, nell’area “Generale”, nel campo “Utente” del menu a tendina, l’account utente corrispondente del moderatore.

Documentazione

È possibile caricare e visualizzare nuovi documenti giustificativi, come ad esempio gli elenchi di presenza, nonché cancellare i documenti caricati dall’utente stesso.

Lista d’attesa

La funzionalità della lista d’attesa consente di assegnare i posti che si sono liberati. Campus Events dispone a tal fine di diverse procedure di inserimento. La lista d’attesa è configurabile individualmente per ogni evento, in modo che venga utilizzata solo previa attivazione esplicita. In caso contrario, l’evento è considerato al completo e viene contrassegnato di conseguenza sul sito web. Nel backend è possibile inserire persone nella lista d’attesa anche se il numero massimo di partecipanti all’evento non è stato ancora raggiunto. Se la persona viene inserita manualmente nella lista d’attesa, i dati del partecipante vengono inseriti dall’amministratore.

La posizione dei partecipanti in lista d’attesa può essere ordinata e modificata tramite le frecce.

Analogamente al processo nel frontend, anche l’aggiunta manuale di partecipanti alla lista d’attesa di un evento è collegata all’invio dell’e-mail e al processo di verifica del posto in lista d’attesa. Se il posto non viene confermato entro il termine previsto, il partecipante viene rimosso dalla lista d’attesa dopo il periodo di tempo configurato. Finché il partecipante non ha confermato l’iscrizione alla lista d’attesa, viene visualizzata l’etichetta “Non verificato”. Finché la persona non ha confermato l’iscrizione alla lista d’attesa, non può essere autorizzata alla registrazione.

Autorizzare una persona in lista d’attesa alla registrazione: la persona in lista d’attesa viene autorizzata manualmente alla registrazione cliccando sull’icona del lucchetto. Un lucchetto aperto indica che la persona in lista è già stata autorizzata alla registrazione. La persona riceverà quindi una notifica via e-mail. Per impostazione predefinita, questa contiene un link personalizzato per la registrazione e un codice di attivazione, che potrebbe essere necessario inserire al momento della registrazione. Questa autorizzazione non può essere annullata.

Promuovere una persona dalla lista d’attesa a partecipante: cliccare sull’icona del biglietto per promuovere una persona in lista d’attesa a partecipante. Verrà quindi inviata un’e-mail di conferma automatica. La persona viene così rimossa in modo irrevocabile dalla lista d’attesa. Se l’indirizzo e-mail non è ancora stato verificato, con questa operazione viene considerato confermato.

Modifica di una persona dalla lista d’attesa: è possibile modificarei dati del partecipante in lista d’attesa.

Rimuovere una persona dalla lista d’attesa: cliccando sull’icona del cestino, la persona in lista d’attesa viene eliminata dalla lista. La persona in lista d’attesa non viene informata di questa operazione.

Scrivere una mail di gruppo

Con una mail di gruppo è possibile contattare contemporaneamente più partecipanti all’evento.

Opzioni di contatto

Contattare i partecipanti: inviareun'e-mail di gruppo ai partecipanti all'evento (vengono contattati tutti gli indirizzi e-mail presenti nell'elenco dei partecipanti).

Contattare i partecipanti filtrati: inviareun'e-mail di gruppo solo ai partecipanti selezionati che corrispondono al filtro applicato.

Contattare le persone in lista d’attesa: inviarel’e-mail di gruppo solo alle persone in lista d’attesa.

Contattare tutti: inviareun'e-mail di gruppo ai partecipanti all'evento e alle persone in lista d'attesa (indipendentemente dal filtro).

Email inviate: sesono giàstate inviate email di gruppo per l’evento in questione, queste vengono elencate sotto le opzioni di contatto.

Invio dell’e-mail di gruppo

1. Verifica dei destinatari: prima di inviare l’e-mail di gruppo, è possibile controllare l’elenco dei destinatari ed escludere, se necessario, singole persone dalla ricezione.

2. Altri destinatari: è possibile aggiungere destinatari aggiuntivi (in CC, BCC) e specificare un indirizzo ReplyTo.Se sono presenti modelli di messaggio, questi possono essere selezionati nella sezione “Modello”. In tal caso, l’oggetto e il testo del messaggio verranno precompilati. I modelli di messaggio vengono creati nella sezione Configurazione → E-mail → Modelli di messaggio. L’editor integrato offre diverse opzioni di formattazione. I segnaposto nell’oggetto e nel testo del messaggio vengono sostituiti automaticamente con le informazioni corrispondenti al momento dell’invio. È possibile selezionare una firma dai modelli di firma, se questi sono stati creati nella sezione Configurazione → E-mail → Firme. Il messaggio viene visualizzato in anteprima con oggetto e testo. Inoltre, è possibile allegare file alla mail di gruppo. I file possono essere caricati anche tramite drag-and-drop. È possibile aggiungere alla mail di gruppo i certificati disponibili. Selezionare la casella di controllo del certificato desiderato per inviarlo come allegato.

3. Invio dell’e-mail di prova: prima dell’invio della mail di gruppo, il sistema invia un’e-mail di prova per garantire la correttezza (layout, formattazione, segnaposto e allegati) della mail di gruppo. Viene inserito l’indirizzo e-mail del destinatario dell’e-mail di prova. Per impostazione predefinita, viene visualizzato l’indirizzo e-mail dell’utente che ha effettuato l’accesso. Inoltre, i segnaposto vengono compilati con i dati di un partecipante da selezionare o di una persona in lista d’attesa dell’evento, al fine di personalizzare l’e-mail di prova. A questo punto è possibile inviare l’e-mail di prova.

4. Avvio dell’invio delle e-mail: è possibile verificarel’e-mail di prova. Per apportare correzioni, è possibile tornare a qualsiasi passaggio precedente cliccando sul passaggio corrispondente nella barra di avanzamento. Se la verifica dell’e-mail di prova ha avuto esito positivo, è possibile avviare l’invio della mail di gruppo a tutti i partecipanti o alle persone in lista d’attesa. A tal fine, nel modulo è necessario spuntare la casella di controllo “Tutti i dati sono corretti e l’invio dell’e-mail a {X} destinatari può ora essere avviato in modo irrevocabile”.

5. Conferma: Successivamente viene visualizzato un riepilogo dell’invio (informazioni generali e destinatari). A questo punto non è più possibile tornare indietro nell’indicatore di avanzamento. In caso di invio di e-mail di massa a più di 100 persone, le e-mail vengono inviate in blocchi da 100 con cadenza di 15 minuti. Esempio: in caso di 150 e-mail, lo stato di invio viene visualizzato come “100/150”. Dopo 15 minuti vengono inviate le e-mail rimanenti.

Generazione di PDF

Campus Events è in grado di creare utili documenti PDF sulla base dei dati dei partecipanti a un evento, che possono essere scaricati per la stampa.

Elenco dei partecipanti: l’elenco dei partecipanti è un documento in formato DIN A4 composto dai dati dei partecipanti all’evento. Le colonne possono essere personalizzate per creare un elenco dei partecipanti adeguato. È possibile creare direttamente un elenco cliccando su “Oriente” o “Ovest”.

Configurazione dell’elenco dei partecipanti

1. È possibile definire l’orientamento della pagina e le colonne dell’elenco dei partecipanti.
2. Come orientamento della pagina è possibile selezionare il formato verticale o orizzontale.
3. Si specificano i campi (dati dei partecipanti e dati dell’ordine) e la larghezza relativa delle colonne.
4. Per creare l’elenco dei partecipanti, fare clic sul pulsante «Genera ».

Elenco delle firme: l’elenco delle firme è un documento in formato DIN A4 composto dai dati dei partecipanti all’evento. Le colonne possono essere definite individualmente per generare un elenco dei partecipanti adeguato. È possibile creare direttamente un elenco cliccando su “Verticale” o “Orizzontale”.

Configurare l’elenco delle firme

1. È possibile definire l’orientamento della pagina e le colonne dell’elenco dei partecipanti.
2. Come orientamento della pagina è possibile selezionare "Verticale" o "Orizzontale".
3. È possibile definire i campi (dati dei partecipanti e dati dell’ordine) e la larghezza relativa delle colonne.
4. Per creare l’elenco dei partecipanti, cliccare sul pulsante «Genera ».

Targhette da tavolo: è possibile creare targhette da tavolopieghevoli per i partecipanti.

Targhette nominative: è possibile creare targhette nominativepersonalizzate per i partecipanti.

È possibile scegliere tra i seguenti formati:

• Targhette identificative (90 x 54 mm)
• Durable 1455 Etichetta da inserire (90 x 54 mm)
• AVERY Zweckform C32011 Biglietti da visita (85 x 54 mm)
• Etichette identificative AVERY Zweckform L4784 (63,5 x 29,6 mm)
• Etichette identificative AVERY Zweckform L4786 (80 x 50 mm)
• Etichette con nome HERMA 4515 (88,9 x 33,8 mm)

Cancellazione dei dati personali (GDPR)

Rendere anonimi tutti i partecipanti: ai fini della protezione dei dati personali, è possibile cancellare i dati di tutti i partecipanti a questo evento. Confermando questa finestra di dialogo, i dati personali di tutti i partecipanti verranno resi anonimi.

Conseguenze dell’anonimizzazione:

• Questa operazione non può essere annullata
• Nessun amministratore di Campus Events potrà più visualizzare i dati dei partecipanti
• Il biglietto emesso rimane valido
• Lo stato di partecipante rimane invariato
• Qualora siano stati registrati dati rilevanti ai fini della fatturazione, questi verranno cancellati automaticamente solo al termine del periodo di conservazione (di norma 10 anni per le fatture) (impostazione di sistema).
• Se sono state inviate e-mail al partecipante, queste verranno cancellate automaticamente dopo 365 giorni (impostazione di sistema).

Svuotare la lista d’attesa

Tutte le persone vengono rimosse irrevocabilmente dalla lista d'attesa. I partecipanti non vengono informati di questa operazione.