Panoramica degli eventi
La panoramica degli eventi è disponibile nella barra di navigazione a sinistra alla voce Eventi > Eventi. Questa sezione serve per creare e gestire gli eventi per ciascun cliente.
Nella panoramica degli eventi tutti gli eventi vengono gestiti a livello centrale. Qui è possibile trovare, filtrare, aprire e, a seconda delle autorizzazioni, modificare ulteriormente gli eventi esistenti. La panoramica costituisce il punto di accesso centrale per la gestione degli eventi in corso e di quelli pianificati. Da qui è possibile accedere alle funzioni di modifica, visualizzazione, gestione dei partecipanti e ad altre aree relative agli eventi. La panoramica degli eventi può essere ordinata in ordine crescente o decrescente per colonna, a condizione che la colonna non sia evidenziata in nero.
Nella panoramica degli eventi vengono visualizzati i seguenti contenuti:
Compiti
Compiti non completati assegnati all’evento.
Elenchi degli eventi (→ vedi dati anagrafici)
Elenco degli elenchi in cui è possibile trovare l’evento (ad es. pubblico).
N. evento
Il numerodell’evento è facoltativo. Per gli eventi a pagamento (ordine tramite carrello), questo viene riportato sulle fatture. Il numero dell’evento viene impostato nell’editor dell’evento nella sezione “Configurazione di base”.
Titolo/Nome dell’evento
Titolo dell’evento. La denominazione viene impostata nel modulo dell’evento nella sezione “Configurazione di base”.
Periodo dell’evento
Il periodo in cui si svolge l’evento. Nel caso di eventi di più giorni o di cicli di eventi, vengono visualizzate la prima e l’ultima data. I periodi degli eventi vengono impostati nell’editor degli eventi nella sezione «Date».
Partecipanti
Qui viene visualizzato il numero dei partecipanti sotto forma di un sistema a semaforo (da sinistra a destra): numero minimo di partecipanti, numero attuale di partecipanti e numero massimo di partecipanti.
La visualizzazione assume colori diversi a seconda dello stato:
rosso = numero minimo di partecipanti non raggiunto o numero di partecipanti superiore al massimo impostato.
verde = numero di partecipanti superiore al numero minimo: l’evento avrà luogo.
arancione = numero massimo di partecipanti raggiunto: se necessario, organizzare una sala più grande.
Cliccando sulla pillola, si viene reindirizzati alla panoramica dei partecipanti all’evento.
Iscrizioni
A seconda della configurazione del tipo di iscrizione, viene visualizzata l’opzione selezionata.
- Nessuna
- Iscrizione rapida
- Ordine
- sito web esterno
Pubblica evento
- Sì - L'evento è stato attivato ed è pronto a ricevere iscrizioni.
- No - L'evento è disattivato. La pagina dell'evento non è accessibile e non è possibile effettuare iscrizioni.
Cliccando sulla pallina è possibile modificare lo stato. Questo stato può essere modificato anche nelle impostazioni dell’evento.
Annullare l'evento
- Non annullato - L'evento avrà luogo.
- Annullato - L'evento è stato annullato.
Cliccando sull'etichetta «Non annullato» si apre una finestra di dialogo di conferma che illustra chiaramente le conseguenze dell'annullamento e offre diverse opzioni. Non viene effettuato alcun trasferimento automatico della prenotazione, né il trasferimento dei partecipanti, né la generazione di biglietti per la data alternativa. Gli eventi annullati mostrano la data dell’annullamento come tooltip. Non è più possibile modificare direttamente il campo. In caso di annullamento dell’evento, nella finestra di dialogo è presente un campo di testo libero opzionale per il motivo dell’annullamento. Questo viene inserito nel modello di e-mail tramite il segnaposto E_CANCELLATION_REASON e visualizzato anche nella nota di annullamento nella pagina dei dettagli dell’evento. Gli eventi sostitutivi possono essere selezionati da un menu a tendina. Nel menu a tendina vengono elencati tutti gli eventi pubblicati e non annullati di un cliente. Le date sostitutive vengono gestite nel modulo di un evento già annullato. Le date alternative devono prima essere create come eventi e possono poi essere selezionate come date alternative. Non viene inviata alcuna notifica automatica via e-mail ai partecipanti all’evento. Se necessario, è possibile contattare manualmente le persone in lista d’attesa tramite la funzione di mailing di massa nella gestione dei partecipanti. Gli eventi rimangono pubblicati anche in caso di annullamento.
Evento completato
Nella panoramica degli eventi vengono visualizzati di default solo gli eventi attivi, ovvero quelli con lo stato (Completato = No).
Gli eventi completati vengono nascosti nella visualizzazione a elenco degli eventi, ma possono essere visualizzati se si applica un filtro per gli eventi completati. Il filtro deve essere impostato su (Completato = Sì), quindi fare clic su "Filtra" per applicare il filtro.
Dopo l’ultima data di un evento, lo stato viene automaticamente modificato in «completato». Quindi (Completato = sì).
Archiviati
Nella panoramica degli eventi vengono visualizzati per impostazione predefinita gli eventi che non sono archiviati o che hanno lo stato (Archiviato = No). Per impostazione predefinita, gli eventi vengono archiviati dopo 365 giorni. Questo valore può essere modificato nelle impostazioni di sistema tramite BrainAppeal. Gli eventi archiviati non possono più essere modificati. Non appena un evento viene archiviato, assume lo stato "Archiviato = Sì".
Responsabile dell’evento
Il responsabile di un evento è la persona incaricata della gestione e dell’amministrazione di un evento. A seconda delle autorizzazioni di cui dispone, può creare, modificare e gestire l’evento dal punto di vista organizzativo. È possibile selezionare tutti gli utenti del backend dei rispettivi mandanti. Nella dashboard è presente un riquadro dedicato "I miei eventi", in cui vengono visualizzati gli eventi dell’utente che ha effettuato l’accesso (per i quali l’utente è indicato come "Responsabile dell’evento") ed è possibile essere reindirizzati a un evento tramite un collegamento rapido.
Cliente
Visualizzazione del cliente a cui appartiene l’evento. La colonna diventa visibile non appena un utente dispone dei diritti di amministratore necessari o ha accesso a più clienti.
Azioni
Nella colonna «Azioni» sono presenti collegamenti alle sezioni più importanti dell’evento selezionato. Ciò consente di passare rapidamente da una vista di gestione all’altra senza uscire dalla panoramica dell’evento.