Gestione dei partecipanti agli eventi universitari

L'amministrazione dei partecipanti offre importanti funzioni per l'amministrazione, l'organizzazione, la creazione di contatti e di vari documenti.

La panoramica dei partecipanti di un evento, da non confondere con la panoramica generale dei partecipanti, offre importanti funzioni di amministrazione e consente di visualizzare le informazioni più importanti per una rapida gestione dei partecipanti. Ad esempio, è possibile contattare rapidamente i singoli partecipanti o creare certificati con un solo clic.

Spiegazione delle colonne

Data
Data di prenotazione o di iscrizione.

Numero di biglietto

• Il campo è vuoto se il processo di registrazione dell'evento non è ancora stato completato. Se la registrazione viene effettuata come ospite, il partecipante corrispondente deve verificare la propria e-mail entro 24 ore per completare la registrazione e ricevere un numero di biglietto. In caso contrario, la registrazione verrà automaticamente annullata dopo 24 ore.
• Se è disponibile un numero di biglietto, ciò corrisponde a una registrazione o a una prenotazione vincolante.

Dettagli del partecipante (ad es. nome, cognome, e-mail, ecc.)
I dettagli del partecipante selezionato possono essere visualizzati nella vista elenco dei partecipanti; i dettagli del partecipante da visualizzare sono definiti nel modulo dell'evento alla voce Dettagli del partecipante.

Biglietto annullato

• Mostra lo stato di validità del biglietto.
• L'etichetta può assumere uno dei valori di stato: Sì, No.
• L'etichetta che mostra lo stato di validità è anche un pulsante che può essere utilizzato per annullare il biglietto dell'evento corrispondente, vedere Annullamento dei biglietti dell'evento.

Partecipato
Lo stato può essere modificato tra Sì e No utilizzando il pulsante dell'etichetta sotto Partecipato.

Lo stato di partecipazione può essere impostato anche per ciascun partecipante per data evento/sessione. La specifica di "partecipazione totale" rimane invariata.

Esempio 1 (partecipazione totale, partecipazione solo per una singola data)

Superato
... senza categoria di valutazione: se non è stata selezionata alcuna categoria di valutazione per il corso alla voce Contenuto dell'apprendimento (certificato), lo stato può essere modificato tra Sì/No utilizzando il pulsante dell'etichetta alla voce Superato. Se si seleziona "Sì", ciò equivale all'opzione "Superato" se si utilizzano le categorie di valutazione.

...con categoria di valutazione: se per il corso è stata selezionata almeno una categoria di valutazione sotto Contenuto dell'apprendimento (certificato), i voti possono essere selezionati quando lo stato viene modificato da "Superato". L'opzione "Superato" può essere impostata nello stesso modulo invece di selezionare Sì/No come sopra (...senza categoria di valutazione).

Nota interna
Definire una nota interna di testo libero.

Azioni

Visualizza
Tramite la funzione Visualizza, è possibile visualizzare in dettaglio tutti i dettagli dei partecipanti del record di dati selezionato.

Modifica
Con Modifica è possibile modificare/aggiornare il record di dati del partecipante.

Anonimizza
Nell'ambito della protezione dei dati, i dati personali dei singoli partecipanti possono essere anonimizzati/cancellati in conformità al GDPR.

Conseguenze dell'anonimizzazione:

• Attenzione: questo passaggio non può essere annullato!
• Nessun amministratore di Campus Events può più visualizzare i dati dei partecipanti.
• Il biglietto emesso sarà comunque conservato
• Lo stato del partecipante rimane invariato
• Se i dati rilevanti per la fatturazione sono già stati registrati, saranno cancellati automaticamente solo alla fine del periodo di conservazione (di solito 10 anni per le fatture) (impostazione di sistema).
• Se sono già state inviate e-mail ai partecipanti, queste vengono cancellate automaticamente dopo 365 giorni (impostazione di sistema).

Attestati
Nota: i termini attestato di partecipazione, attestato e contenuto didattico sono da considerarsi sinonimi.
Per impostare l'attestato di partecipazione.

Per scaricare un attestato di frequenza, fare clic sul pulsante Certificati; viene visualizzata una piccola area con due opzioni:

• Attestato di frequenza: Consente di scaricare l'ultimo attestato di frequenza generato.
• Azzeramento dell'attestato di frequenza: Cancella l'attestato di frequenza già rilasciato/generato, ne genera uno nuovo e lo scarica. Il programma contiene la data attuale e lo stato attuale del contenuto di apprendimento nell'Editor eventi. È possibile che il partecipante abbia già ricevuto l'attestato e che ci siano delle discrepanze quando viene riemesso.

Lettera di presentazione
Vedere Contattare un partecipante.

Avviare il processo di registrazione && Avviare il processo di ordinazione

Per i partecipanti a un evento che sono stati aggiunti manualmente dagli amministratori: ora viene visualizzato un pulsante di azione aggiuntivo. Con questo pulsante di azione, è possibile inviare e-mail e documenti (ad es. fatture) "come per una vera registrazione/ordine", nonostante la creazione manuale.

Cancellazione di biglietti per eventi

Conseguenze dell'annullamento di un biglietto per eventi

• Il numero del biglietto non è più valido.
• Il biglietto viene visualizzato come "annullato" al controllo d'ingresso (vedi biglietto elettronico).
• Il partecipante riceve un'e-mail con il motivo dell'annullamento.

Passaggi:

1. Cliccare sull'etichetta No del biglietto da annullare.
2. Si apre un modulo di annullamento. Alla voce Motivo dell'annullamento è possibile inserire un testo libero.
3. Fare clic sul pulsante Annulla biglietto per completare la procedura di annullamento.

Rimuovere un partecipante

Per rimuovere manualmente un partecipante esistente, il ticket deve essere prima annullato. Il record di dati può quindi essere reso anonimo. La classica "funzione di cancellazione" non è disponibile.

Aggiunta manuale di partecipanti

Nella panoramica dei partecipanti, fare clic sul pulsante Nuovo in alto a destra, quindi compilare il modulo del biglietto dell'evento visualizzato e fare clic su Aggiungi.

Nota bene

Per i partecipanti aggiunti manualmente non viene generato alcun numero di biglietto.

Il partecipante non riceverà alcuna notifica dell'inserimento nell'elenco dei partecipanti all'evento.

Azioni batch

Le azioni batch possono essere applicate a più partecipanti contemporaneamente. Può trattarsi di un elenco filtrato di partecipanti o di un gruppo selezionato di partecipanti. I campi Partecipato e Superato possono essere modificati dalle azioni batch.

In basso a sinistra, sotto l'elenco dei partecipanti, è presente un menu a discesa per selezionare le azioni batch. Si fa clic su una delle azioni Partecipato, Non partecipato, Superato, Fallito e si conferma facendo clic sul pulsante OK accanto per applicare l'azione ai partecipanti precedentemente selezionati dall'elenco.

Gestire i partecipanti come moderatore

Alcuni moderatori/docenti autorizzati di un evento possono caricare e visualizzare gli elenchi di presenze nella sezione Prove, nonché cancellare gli elenchi di presenze da loro stessi caricati. Nell'elenco dei partecipanti, il moderatore può modificare i campi Partecipato e Superato e salvare un testo libero nella colonna Nota interna.

Impostazione dell'account del docente per la gestione dei partecipanti

1. Il docente/moderatore viene creato come utente Campus Events e gli vengono assegnati i gruppi di utenti Backend (accesso all'interfaccia di amministrazione) e Moderatore, oltre ai clienti appropriati.
2. Creare un record di dati anagrafici del moderatore corrispondente per il docente, selezionando l'account corrispondente del docente nel modulo nella sezione Generale per il campo Utente tramite il menu a discesa.
3. Una volta salvato o aggiunto il record di dati anagrafici del moderatore, è possibile definirlo per gli eventi tramite il modulo dell'evento.
4. L'account del docente/moderatore corrispondente può ora gestire i partecipanti all'evento corrispondente come descritto sopra.

Prova di partecipazione

In qualità di moderatore/docente, è possibile caricare e visualizzare gli elenchi delle presenze e cancellare gli elenchi delle presenze appositamente caricati.

Lista di attesa

Evento specifico > Panoramica dei partecipanti > Sezione: Lista d'attesa

Gestire le persone in lista d'attesa per un evento.

Nota

La funzionalità della lista d'attesa è un servizio che può fornire informazioni su un nuovo contingente o su posti che si sono liberati; può essere configurata individualmente per ogni evento, in modo che la lista d'attesa venga utilizzata solo dopo un'attivazione esplicita. In caso contrario, un evento è considerato completamente prenotato e viene contrassegnato di conseguenza.

Come si configura una lista d'attesa? Vedere: Modulo evento > Lista d'attesa.

Cambiare la posizione delle voci

Facendo clic su una punta di freccia singola si sposta una voce di una posizione nella direzione corrispondente.

Facendo clic su una doppia punta di freccia si sposta una voce nella direzione corrispondente alla fine o all'inizio dell'elenco.

Azioni della lista d'attesa

Liberare la persona in attesa per la registrazione
La persona in attesa viene liberata per la registrazione quando si fa clic sul lucchetto bloccato.

Il simbolo del lucchetto sbloccato significa che la persona in lista è già stata liberata per la registrazione.

La persona riceverà una notifica via e-mail. Per impostazione predefinita, questa contiene un link individuale per la registrazione e un codice di attivazione, che può essere necessario inserire al momento della registrazione. Questo rilascio non può essere annullato.

Aggiornamento di una persona dalla lista d'attesa a un partecipante
Fare clic sull'icona del biglietto per aggiornare una persona in attesa a un partecipante e quindi inviare un'e-mail di conferma automatica(partecipante all'evento: conferma di registrazione). La persona sarà irrevocabilmente rimossa dalla lista d'attesa.

Modifica di una persona dalla lista d'attesa

Fare clic sulla matita per modificare una persona in lista d'attesa.

Rimuovere una persona dalla lista d'attesa
Cliccare sul simbolo del cestino per cancellare una persona in attesa dalla lista d'attesa. Il partecipante in attesa non viene informato di questo processo.

Aggiunta manuale di una persona alla lista d'attesa

1. Cliccare sul pulsante Nuovo in basso a sinistra della lista d'attesa per aprire un modulo.
2. Compilare il modulo per la persona in attesa
3. Fare clic sul pulsante Aggiungi per aggiungere la voce alla lista d'attesa.

Contattare un partecipante

Nella colonna Azioni, fare clic su Scrivi al partecipante corrispondente per visualizzare il modulo per la composizione del messaggio:

Modello
Il campo viene visualizzato solo se i modelli di messaggio sono stati memorizzati in Sistema > E-mail > Modelli di messaggio. Se i modelli di messaggio possono essere selezionati, il modulo di posta elettronica viene precompilato automaticamente quando si fa clic su un modello di messaggio.

I segnaposto possono essere utilizzati nell'oggetto e nel corpo del messaggio; il numero di segnaposto e il modo in cui vengono sostituiti nel messaggio sono visualizzati accanto al modulo in Segnaposto.

Alla voce Allegati è possibile caricare diversi allegati per il messaggio di posta elettronica.

Mittente

L'e-mail del mittente deriva dall'account che invia il messaggio.

Comporre una mail circolare

Un'e-mail circolare può essere utilizzata per inviare un'e-mail a più partecipanti a un evento.

Opzioni di contatto

Contatta i partecipanti
Invia la posta circolare ai partecipanti all'evento (tutti gli indirizzi e-mail dell'elenco dei partecipanti saranno contattati).

Contatto partecipantifiltrati
La posta circolare viene inviata solo ai partecipanti selezionati che corrispondono al filtro applicato.

Contatto in attesa
La posta circolare viene inviata solo ai partecipanti in lista d'attesa.

Contatta tutti
Invia la posta circolare ai partecipanti all'evento e alle persone in lista d'attesa (indipendentemente dal filtro).

Gestione delle e-mail circolari per l'evento

Mail inviate
Se sono già state inviate mail circolari per l'evento corrispondente, queste vengono elencate sotto la voce Mail inviate.

È possibile richiamare le voci relative alle mail circolari inviate. Queste rimandano al riepilogo dello stato della posta circolare (vedere la pagina di conferma).

Invio della posta circolare

Fasi:

1. controllo del destinatario

Prima dell'invio della posta circolare, è possibile controllare l'elenco dei destinatari e, se necessario, escludere singole persone dalla ricezione. Una volta controllato l'elenco, fare clic sul pulsante Avanti per passare alla fase successiva della preparazione dell'invio.

2. comporre la circolare

Se è stata creata, è possibile scegliere tra una selezione di modelli di messaggio nel menu a discesa alla voce Modelli per compilare il modulo di invio. L'oggetto e il contenuto del messaggio sono definiti.

Nel modulo alla voce Firma, se già creato, è possibile scegliere tra una selezione di modelli di firma nel menu a discesa. Una firma selezionata può essere rimossa facendo clic sul simbolo x a destra del campo della firma.

È possibile allegare allegati alla posta circolare nell'area Selezionare gli allegati qui. I file possono essere caricati con il drag-and-drop o con l'area di rilascio.

In Anteprima per il destinatario è possibile selezionare un partecipante all'evento, dal quale viene visualizzata un'anteprima del messaggio sotto il campo Anteprima per il destinatario.

3. inviare un'e-mail di prova

Prima di inviare l'e-mail finale, il sistema invia un'e-mail di prova per verificare che l'e-mail sia corretta (layout, formattazione, segnaposto, allegati e link).

L'indirizzo e-mail per ricevere l'e-mail di prova viene inserito nel modulo alla voce Destinatario dell'e-mail di prova.

Alla voce Riempi segnaposto con i dati di un partecipante all'evento si seleziona un partecipante al fine di personalizzare l'e-mail di prova. In questo modo si simula un vero invio a un destinatario reale.

Inviare l'e-mail di prova per avviare l'invio di prova.

4. avviare l'invio dell'e-mail

• Controllare l'e-mail di prova
  L'e-mail di prova ricevuta deve essere visualizzata.

  È necessario controllare l'oggetto, il testo del messaggio, le aree con i segnaposto, gli allegati e la firma per verificare che l'e-mail sia stata inviata correttamente.

  Per apportare correzioni, è possibile tornare a qualsiasi fase precedente facendo clic sulla fase corrispondente nella barra di avanzamento:

• Avvio dell'invio dell'e-mail
  Se l'e-mail di prova è stata controllata con successo, è possibile inviare l'e-mail circolare. A tal fine, spuntate la casella Tutti i dati sono corretti e l'invio della posta a {X} destinatari può ora essere irrevocabilmente avviato nel modulo e poi fate clic sul pulsante Avvia l'invio della posta.

  Viene quindi visualizzato un riepilogo dell'invio (vedere il passaggio 5 - Conferma).

5. conferma

La pagina di conferma è un riepilogo e contiene due sezioni che forniscono una panoramica dello stato della posta circolare.

Il riepilogo contiene le seguenti informazioni:

Informazioni generali
Creato
Stato dell'invio
Oggetto (modello)
Messaggio (modello)

Destinatario
Nome
Email
Numero di biglietto
Nome
Cognome
Link alla videoconferenza
Nome dell'evento
Data dell'evento
Stato dell'invio

• Invio di e-mail circolari a più di 100 persone

• Le e-mail vengono inviate in un ciclo di blocchi di 100 a intervalli di 15 minuti.

• Esempio: se vengono inviate 150 e-mail, lo stato di invio viene visualizzato come "100/150". Dopo 15 minuti, vengono inviate le e-mail rimanenti.

Generare PDF

Campus Events può generare utili documenti PDF basati sui dettagli dei partecipanti a un evento, che possono essere scaricati per la stampa.

Il punto di partenza è Panoramica partecipanti > Sezione: Genera PDF. È possibile accedervi tramite Panoramica evento > Colonna: Azioni: Partecipanti.

Elenco dei partecipanti

L'elenco dei partecipanti è un documento DIN A4 e contiene i dati dei partecipanti all'evento. Le colonne possono essere definite in base alle esigenze per creare un elenco di partecipanti adeguato.

Creare l'elenco dei partecipanti

1. Nella sezione Genera PDF, fare clic su Elenco partecipanti. Si apre un modulo in cui è possibile definire l'orientamento della pagina e le colonne dell'elenco dei partecipanti.
2. Selezionare l'orientamento della pagina come Verticale o Orizzontale.
3. Le colonne possono essere aggiunte facendo clic sul simbolo più. Selezionare come campo uno dei dettagli dei partecipanti dal menu a discesa e definire la larghezza della colonna relativa.
4. Le colonne possono essere rimosse facendo clic sul simbolo meno.
5. Per creare il documento PDF, fare clic sul pulsante Genera.

Elenco firme

L'elenco firme è un documento DIN A4 e contiene i dati dei partecipanti all'evento. Le colonne possono essere definite in base alle esigenze per generare un elenco firme adeguato.

Creare l'elenco firme

1. Fare clic su Elenco firme nella sezione Genera PDF. È ora possibile definire l'orientamento della pagina e le colonne dell'elenco firme (come per l'elenco dei partecipanti).
2. Selezionare il formato verticale o orizzontale come orientamento della pagina.
3. Le colonne possono essere aggiunte facendo clic sul simbolo più. Selezionare come campo uno dei dettagli del partecipante appropriato dal menu a discesa e definire la larghezza della colonna relativa.
4. Le colonne possono essere rimosse facendo clic sul simbolo meno.
5. Per creare il documento PDF, fare clic sul pulsante Genera.

Targhette per i tavoli

Creare cartellini pieghevoli per i nomi dei partecipanti, che possono essere posizionati, ad esempio, ai tavoli dei partecipanti.

Creare i badge per il nome del tavolo

Nella sezione Genera PDF, fare clic su Badge nome tavolo per generare il documento PDF con i badge nome tavolo di tutti i partecipanti.

Badge nominativi

Badge nominativi personalizzati per eventi o riunioni.

È possibile scegliere tra i seguenti formati:

• Badge portanome 90 x 54 mm
• Badge con inserto Durable 1455 (90 x 54 mm)
• AVERY Zweckform C32011 Biglietti da visita (85 x 54 mm)
• AVERY Zweckform L4784 Etichette con nome (63,5 x 29,6 mm)
• AVERY Zweckform L4786 Etichette con nome (80 x 50 mm)

Creare le etichette con il nome

1. Nella sezione Genera PDF, fare clic su Etichette nominative per visualizzare i formati selezionabili in un menu a discesa.
2. Fare clic sul formato appropriato nel menu a discesa per creare e scaricare il documento con i badge nominativi.

Cancellare i dati personali

Anonimizzare tutti i partecipanti (GDPR)

• Nell'ambito della protezione dei dati personali, è possibile anonimizzare i dati di tutti i partecipanti a un evento.

• Conseguenze dell'anonimizzazione:

• Questo passaggio non può essere annullato!
• Nessun amministratore di Campus Events può più visualizzare i dati dei partecipanti.
• I biglietti emessi rimangono validi
• Lo stato dei partecipanti rimane invariato
• Se sono stati registrati dati rilevanti per la fatturazione, questi saranno cancellati automaticamente solo al termine del periodo di conservazione (di solito 10 anni per le fatture) (impostazione di sistema).
• Se sono state inviate e-mail ai partecipanti, queste vengono cancellate automaticamente dopo 365 giorni (impostazione di sistema).

Svuota lista d'attesa

Rimuove definitivamente tutte le persone in attesa dalla lista d'attesa. I partecipanti non vengono informati di questo processo.