Creare o modificare un evento

Qui si definiscono i dati anagrafici di base e l'arco temporale dell'evento:

• Titolo / nome dell'evento: inserire il nome ufficiale dell'evento.
• Sottotitolo: aggiungere una descrizione breve e precisa al titolo.
• N. evento: il numero dell'evento è facoltativo. Nel caso di eventi a pagamento (ordine con carrello), viene indicato nelle fatture.
• Segmento URL:Il segmento URL definisce il link diretto all'evento. Questo link viene utilizzato per richiamare l'evento direttamente in Campus Events.
• Creazione automatica: l'URL viene generato automaticamente dal titolo dopo il salvataggio.
  • Collegamenti unici: Se esiste già un evento con un titolo identico, al segmento URL viene aggiunto automaticamente un numero sequenziale per garantire un collegamento unico all'evento.
  • Esempio: demo.campus-events.com/event/< segmento URL>
• Impostare le date
  • Aggiungi serie
    Una serie è un insieme di eventi che si ripete periodicamente dopo X giorni, X settimane o X mesi e termina a un certo punto.

Qui si organizza l'evento in modo che possa essere visualizzato e gestito correttamente. Qui si specifica anche quando e per quanto tempo l'evento viene pubblicato.

Client: in questo campo di selezione a discesa si seleziona il client corrispondente all'evento (rilevante solo per le versioni con funzionalità multi-client).

• Limitazione della visibilità: solo gli utenti del client selezionato possono visualizzare e modificare l'evento.
• Nessuna assegnazione: se l'evento non è assegnato a un cliente, tutti gli utenti del backend possono visualizzare e modificare l'evento.

Formato dell'evento
Questa informazione viene visualizzata sia nell'elenco degli eventi nella pagina iniziale, sia quando si visualizza la descrizione dettagliata dell'evento.

Opzioni:

• Nessun evento (la riga del formato dell'evento è nascosta)
• Evento faccia a faccia
• Evento online
• Evento in aula e online

Elenchi di eventi
Selezione degli elenchi di eventi in cui l'evento è inserito. Se non viene selezionata alcuna lista di eventi, l'evento può essere trovato solo tramite un link diretto, a condizione che l'evento sia stato pubblicato.

In Approvazioni di liste di eventi, Richiesta di ulteriore approvazione, è possibile richiedere l'approvazione di una lista di eventi per un evento già creato, al fine di visualizzare ulteriormente l'evento su questa lista di eventi. Dopo la richiesta di approvazione, un amministratore del cliente a cui appartiene l'elenco di eventi deve confermare l'approvazione prima che l'evento venga visualizzato nell'elenco corrispondente.

È qui che si crea una descrizione chiara e completa.
È possibile aggiungere un'etichetta informativa utilizzando l'etichetta di disturbo.

Immagini
È possibile aggiungere un'immagine a un evento. L'immagine viene visualizzata come un riquadro sia nella vista elenco che nella vista dettagliata. Se non è stata memorizzata alcuna immagine, viene visualizzato un riquadro colorato con la data dell'evento. È possibile inserire una didascalia per l'immagine nel campo "Nome" associato, che viene visualizzato sotto l'immagine sul sito web. Il testo alternativo è una breve descrizione dell'immagine e viene visualizzato se l'immagine non può essere caricata. È importante anche per l'accessibilità, ad esempio per gli screen reader.

Note sul caricamento delle immagini:

• Dimensione minima: 735px x 735px
• Dimensione massima: 1920px x 1920px
• Dimensione massima del file: 4MB. Dimensione del file: 4MB
• Formati dei file: PNG, JPG

Informazioni e download
È possibile caricare solo documenti in formato PDF. Ad esempio, è possibile memorizzare i volantini. I documenti PDF integrano la descrizione dell'evento e sono disponibili per il download.

Qui è possibile aggiungere informazioni organizzative e strutturali.

Qui si specifica come i partecipanti possono accedere.

Opzioni:

• Nessuna (solo visualizzazione dell'appuntamento)
• Registrazione rapida per singoli partecipanti (solo gratuita e senza carrello)
  • Per poter salvare e utilizzare questa configurazione, è necessario selezionare l'e-mail dei dati del partecipante come campo obbligatorio nella sezione dei dati del partecipante.
• Ordine con carrello (per uno o più partecipanti). Questo richiede il modulo "Eventi a pagamento".
  • Limitazione alla variante di prezzo
  • Se si utilizza il tipo di evento "Ordine con carrello", è possibile limitare i dati dei partecipanti a determinate categorie di prezzo. A tal fine, l'evento deve essere prima salvato con il tipo di evento "Ordine con carrello" e con le categorie di prezzo specificate. Solo a questo punto è possibile limitare i dati dei partecipanti a queste categorie di prezzo salvate.
  • Esempio di configurazione:
    • Selezionare il tipo di evento "Ordine con carrello" e definire le categorie di prezzo
    • Nota: impostare/compilare tutti i dati obbligatori nel modulo dell'evento e salvare/aggiungere l'evento.
    • Creare una voce di partecipante nel modulo dell'evento e selezionare la categoria di prezzo desiderata sotto l'etichetta "Limita alla variante di prezzo".
    • Salvare le modifiche.
    • Durante il processo di ordinazione nel frontend, i dati dei partecipanti corrispondenti vengono richiesti in base alla categoria di prezzo.
• via e-mail
• tramite sito web esterno

Configurazione del tipo di registrazione

Configurare qui i dettagli della registrazione.
Le opzioni di impostazione disponibili sono limitate dalla selezione del tipo di registrazione.
Le seguenti opzioni sono generalmente disponibili per i login:

Consenti prenotazioni ospiti
L'opzione prenotazioni ospiti consente di definire in modo flessibile gli eventi per i quali è possibile la registrazione degli ospiti. La disponibilità di questa opzione può essere controllata a livello di sistema e per cliente.

Messaggio se non è possibile alcun ordine
Se non sono possibili registrazioni per un evento, viene visualizzato automaticamente un messaggio informativo definito in precedenza.

Registrazione di
Consente la registrazione di un evento solo a partire da una certa data e ora. Nel frontend, sotto la descrizione dell'evento, viene visualizzato un messaggio corrispondente che indica la prima data e ora a partire dalla quale è possibile registrarsi.

Registrazione da
Consente la registrazione a un evento solo fino a una certa data e ora. Nel frontend, sotto la descrizione dell'evento, vengono visualizzate informazioni sulla data e l'ora più recenti entro le quali è possibile effettuare le registrazioni.

Numero minimo di partecipanti e numero minimo di partecipanti
A seconda di come viene impostato il numero, il sistema di semafori dei partecipanti fornisce un feedback visivo corrispondente nella panoramica dell'evento.

Cancellazione dei partecipanti

• Non consentito
  In questo caso il partecipante può richiedere la cancellazione solo manualmente, ad esempio tramite e-mail.
  Il partecipante non ha la possibilità di farlo tramite un link nell'e-mail o tramite il profilo. Questo processo è quindi completamente indipendente da Campus Events.

• Richiesta
  I partecipanti possono richiedere la cancellazione della loro prenotazione dall'amministratore stesso. La cancellazione può essere richiesta tramite l'URL di cancellazione presente nella conferma di registrazione. Il prerequisito è il segnaposto {{ S_CANCEL_URL }} nel modello di e-mail "Partecipante all'evento: conferma di registrazione".
  L'opzione "Annullamento" viene visualizzata anche nel profilo del partecipante alla voce "I miei eventi".

  Come amministratore, è possibile vedere la richiesta in Campus Events nella panoramica dei partecipanti di un evento e approvare o rifiutare la richiesta.

• Completamente
  Qui il partecipante può cancellare la propria prenotazione direttamente senza alcuna azione da parte dell'amministratore. La cancellazione avviene tramite l'URL di cancellazione presente nell'e-mail di conferma della registrazione precedentemente ricevuta. Il prerequisito è il segnaposto {{ S_CANCEL_URL }} nel modello di e-mail "Partecipante all'evento: conferma di registrazione".
  L'opzione "Cancella" viene visualizzata anche nel profilo del partecipante sotto "I miei eventi". La cancellazione viene effettuata automaticamente.
• Cancellazione da
  Visibile e regolabile solo per le opzioni di cancellazione dei partecipanti "Richiedi" e "Completa". Consente la cancellazione di una prenotazione solo fino a una certa data e ora.
• Aggiungi invito di calendario all'e-mail di conferma (.ical)
  Un file di calendario con gli appuntamenti in formato iCalendar viene allegato automaticamente all'e-mail di conferma come opzione. Questo file può essere importato in tutte le applicazioni di calendario più comuni.

Lista d'attesa

Cosa succede se ci si vuole iscrivere a un evento ma i posti sono già tutti prenotati?
La funzionalità di lista d'attesa è un servizio che può fornire informazioni su un nuovo contingente o su posti che si sono resi disponibili. Può essere configurata individualmente per ogni evento, in modo che la lista d'attesa venga utilizzata solo dopo un'attivazione esplicita. In caso contrario, un evento è considerato completamente prenotato e viene contrassegnato di conseguenza.

In generale, la lista d'attesa funziona secondo il seguente principio:
Se un evento è completamente prenotato, una persona inserisce il proprio nome nella lista d'attesa. Viene quindi inviata una notifica via e-mail dell'avvenuta iscrizione alla lista d'attesa.
L'e-mail di notifica contiene un link che la persona può utilizzare per cancellarsi dalla lista d'attesa.

Come posso attivare la lista d'attesa per un evento?

La lista d'attesa può essere utilizzata solo in combinazione con le due tipologie di registrazione degli eventi:

• iscrizione rapida per singoli partecipanti (solo gratuita e senza carrello)
• Iscrizione con carrello (per partecipanti singoli o multipli).

Il tipo di registrazione viene selezionato nella sezione "Tipo di evento".

Se per la registrazione si seleziona "Registrazione rapida" o "Ordine con carrello", le opzioni avanzate per questa selezione vengono visualizzate automaticamente nella sezione successiva (tipo di evento).

In questa sezione delle opzioni avanzate, la lista d'attesa può essere attivata facendo clic sul pulsante "Nuovo" sotto "Lista d'attesa".

Sotto la voce "Lista d'attesa" viene visualizzata una nuova sottosezione pieghevole per effettuare le impostazioni della lista d'attesa. La sottosezione si espande facendo clic sul pulsante più (+) per visualizzare le impostazioni.

Impostazioni della lista d'attesa

Spostamento automatico
Lo spostamento automatico può essere impostato solo per il tipo di evento "Registrazione rapida" per singoli partecipanti (solo gratuito e senza carrello). Se le prenotazioni esistenti vengono cancellate o la capacità dell'evento viene aumentata, esistono tre opzioni per controllare lo spostamento automatico:

1. disattivare
Se ci sono persone in lista d'attesa, l'amministratore gestisce autonomamente la lista d'attesa dalla panoramica dei partecipanti all'evento e distingue i seguenti tre casi per ogni persona individualmente:

• Rilasciare la persona in attesa per la registrazione: La persona riceve una notifica via e-mail. L'approvazione non può essere annullata.
• Aggiornamento vincolante dalla lista d'attesa al partecipante: Viene creato un biglietto e la persona viene rimossa dalla lista d'attesa durante il processo.
• Eliminazione di una persona dalla lista d'attesa: La persona non viene informata di questo processo.

2. rilascio automatico
La prossima persona in lista d'attesa viene automaticamente rilasciata per la registrazione non appena si liberano posti per l'evento. La persona riceve una notifica via e-mail dal sistema. L'e-mail contiene un link personalizzato e un codice di attivazione per completare una registrazione vincolante. Una volta autorizzata, l'iscrizione non può essere cancellata. Tuttavia, è possibile aggiornare la persona dalla lista d'attesa direttamente a un partecipante. È comunque possibile cancellare la persona dalla lista d'attesa, nel qual caso l'autorizzazione già concessa diventa nulla. Se l'autorizzazione concessa non è più valida, il link individuale e il codice di attivazione della notifica via e-mail non possono più essere utilizzati per la registrazione.

3. completare
Per la persona successiva in lista d'attesa, ovvero per la persona che occupa il primo posto successivo, viene generato automaticamente un numero di biglietto che corrisponde a una registrazione vincolante andata a buon fine. La persona verrà informata dell'avvenuta registrazione tramite e-mail.

Numero massimo di posti in attesa
Se si raggiunge il limite impostato, le nuove persone devono attendere finché non si liberano posti in lista d'attesa o il limite viene aumentato.

Cancella
Cancella definitivamente la lista d'attesa attuale. Le voci della lista d'attesa andranno perse. A tal fine, spuntare la casella e salvare le modifiche: la lista d'attesa verrà cancellata irrevocabilmente.

Notifiche della lista d'attesa

Modello di e-mail: "Partecipante all'evento: spostato dalla lista d'attesa"
Il modello di e-mail per la lista d'attesa può essere personalizzato a livello di cliente e di evento.

• Personalizzazione a livello di evento: Modulo evento > Email > "Partecipante all'evento: spostato dalla lista d'attesa".
• Personalizzazione a livello di cliente: questa è una personalizzazione di sistema e definisce il modello di e-mail predefinito per l'intero cliente. Questa modifica riguarda quindi tutti gli eventi esistenti che contengono una lista d'attesa e utilizzano valori predefiniti per il modello di e-mail.

I dati del partecipante sono informazioni che vengono richieste al partecipante durante il processo di registrazione. Oltre ai quattro campi già memorizzati, è possibile memorizzare altri dati individuali del partecipante. I dati del partecipante corrispondenti devono essere creati in anticipo come record di dati nell'area Dati anagrafici > Dati del partecipante.

È possibile definire se queste informazioni sono facoltative o obbligatorie per ogni voce di partecipante.

Dettagli dei partecipanti memorizzati a livello di sistema
I seguenti dettagli dei partecipanti sono già memorizzati per ogni evento:

• Saluto - campo di selezione con i valori: Divers, Mr, Mrs
• Nome - campo di inserimento
• Cognome - campo di inserimento
• E-mail - campo di inserimento

Per questo campo, è possibile anche definire se la voce corrispondente è disattivata (non viene visualizzata) o se si tratta di una voce facoltativa o obbligatoria. I valori dei campi predefiniti non possono essere modificati tramite Dati anagrafici > Dati del partecipante.

Come posso inserire i miei dati di partecipazione all'evento?

Nota: i dati del partecipante devono essere prima creati come record di dati nell'area Dati anagrafici > Dati del partecipante.

1. Fare clic sul pulsante + Nuovo record di dati in basso a sinistra sotto Dettagli partecipante. Viene creato un modulo grigio scuro chiuso con il nome di Nuovo record di dati.
2. Il modulo deve essere prima espanso facendo clic sul + o sul titolo Nuovo record di dati in alto a destra dell'area grigia scura.
3. Il menu a discesa Specifica consente di selezionare una voce di partecipante creata in precedenza.
4. Campo obbligatorio
   Se l'opzione Campo obbligatorio è selezionata, la voce è obbligatoria al momento della registrazione all'evento. Altrimenti, i dati del partecipante rimangono facoltativi.
5. Mostra nella vista elenco
   Mostra nella vista elenco dei partecipanti. Se l'opzione è selezionata, i dati specifici dei partecipanti saranno disponibili come colonna nell'elenco dei partecipanti.
   In questo modo, è possibile ordinare e filtrare i dati dei partecipanti.
   Nota: se l'elenco viene esportato in formato Excel, ad esempio, il risultato viene ordinato e filtrato di conseguenza. Ciò significa, ad esempio, che è possibile creare diversi file in cui sono elencati i partecipanti, ciascuno con dettagli diversi.

Gli attestati di partecipazione (certificati) vengono emessi tramite la colonna Amministrazione partecipanti > Azioni: Certificati di un evento.

Invio di attestati di partecipazione
Attualmente gli attestati di partecipazione possono essere inviati ai partecipanti solo manualmente. A tal fine, è necessario scaricare l'attestato (vedere Emissione/eliminazione e rigenerazione dell'attestato di partecipazione). Il partecipante può quindi essere contattato individualmente (azione "Lettera di presentazione") e l'attestato può essere allegato.

Migliorano la reperibilità.

Titolo SEO
Descrizione SEO

Istruzioni correlate: Convalida biglietti elettronici Eventi > Convalida biglietti

Attiva la stampa dei biglietti BETA

Se questa opzione è attivata, i biglietti elettronici saranno inviati per e-mail. I biglietti elettronici sono automaticamente allegati all'e-mail di conferma della registrazione.

Come si presenta un biglietto elettronico?

Si prega di notare

La successiva attivazione dell'opzione Attiva biglietti stampati BETA non invia alcun allegato per le registrazioni esistenti.

Consenti rientro
Disattivato (impostazione predefinita): Se viene effettuato un check-out, il check-in non è più possibile.
Attivato: Se è già stato effettuato un check-in e un check-out, questo può essere ripetuto tutte le volte che è necessario.

Istruzioni per l'ingresso e istruzioni per l'uscita
Ha effetto solo sull'interfaccia di amministrazione della convalida dei biglietti.

Se durante la scansione viene trovato un biglietto, viene visualizzato anche il testo corrispondente delle istruzioni:

La frequenza delle notifiche è definita tramite Notifica di nuovi biglietti. Un biglietto corrisponde a una registrazione confermata con successo a un evento.

Frequenze possibili: Nessuna; Immediatamente; Ogni ora; Ogni giorno.

Destinatario notifica nuovi biglietti
Definire l'e-mail del destinatario delle notifiche.

E-mail di promemoria

Per ricordare ai partecipanti in modo automatico.

Email di sistema

Si configurano le e-mail automatiche.