Panoramica dell'evento
Una panoramica di tutti gli eventi si trova nella barra di navigazione sinistra sotto Eventi > Eventi.
In quest'area è possibile gestire e creare eventi.
Vista elenco
L'elenco degli eventi può essere ordinato per colonna in ordine crescente o decrescente, purché la colonna sia evidenziata in blu.
Nella visualizzazione dell'elenco vengono visualizzati i seguenti contenuti:
Compiti
Compiti non completati assegnati all'evento.
Elenchi di eventi
Elenco degli elenchi di eventi in cui è possibile trovare l'evento (ad esempio, pubblico).
N. evento
Il numero dell'evento è facoltativo. Nel caso di eventi a pagamento (ordine con carrello), viene indicato nelle fatture. Il numero dell'evento viene definito nell'editor dell'evento nella sezione "Informazioni generali".
Titolo/nome dell'evento
Titolo dell'evento. Il titolo è definito nell'editor di eventi nella sezione "Informazioni generali".
Periodo dell'evento
Il periodo in cui si svolge l'evento. Per gli eventi di più giorni o le serie di eventi, vengono visualizzate la prima e l'ultima data. I periodi dell'evento sono definiti nell'editor dell'evento nella sezione "Data/e".
Partecipanti
Il numero di partecipanti viene visualizzato sotto forma di semaforo: (da sinistra a destra) numero minimo di partecipanti, numero attuale di partecipanti e numero massimo di partecipanti.
La visualizzazione è colorata a seconda dello stato:
rosso = numero minimo di partecipanti non raggiunto o numero di partecipanti superiore al massimo stabilito.
verde = numero di partecipanti superiore al minimo: l'evento si sta svolgendo.
arancione = numero massimo di partecipanti raggiunto: eventualmente organizzare una sala più grande.
Iscrizioni
A seconda di come è stato impostato il coordinamento delle iscrizioni a un evento, l'opzione selezionata viene visualizzata di conseguenza.
- Nessuna (solo visualizzazione della data)
- Registrazione rapida per singoli partecipanti (solo gratuita e senza carrello)
- Ordine con carrello (per singoli o più partecipanti)
- via e-mail
- tramite sito web esterno
Pubblicare l'evento
- Sì - L'evento è stato attivato ed è pronto ad accettare le iscrizioni.
- No - L'evento è disattivato. Non è possibile accedere alla pagina dell'evento e non è possibile effettuare registrazioni.
Annullamento dell'evento
- No - Questo è lo stato normale, l'evento si svolgerà come di consueto.
- Sì - L'evento può essere cancellato completamente o possono essere proposte date alternative. Le date alternative devono essere prima create come evento e poi possono essere selezionate come data alternativa. I partecipanti all'evento non vengono avvisati automaticamente via e-mail; in alternativa, è possibile inviare un'e-mail circolare tramite l'amministrazione dei partecipanti.
Evento completato
Nella visualizzazione dell'elenco degli eventi, per impostazione predefinita vengono visualizzati solo gli eventi attivi, quelli che hanno lo stato (Completato = No).
Gli eventi completati sono nascosti nell'elenco degli eventi, ma possono essere visualizzati se si filtra per gli eventi completati. Il filtro deve essere impostato su (Completato = Sì), quindi fare clic su "Filtro" per applicare il filtro.
Dopo l'ultima data di un evento, lo stato viene automaticamente modificato in "Completato". Quindi (Completato = Sì).
Archiviato
Nella panoramica degli eventi, gli eventi non archiviati o con lo stato (Archiviato = No) sono visualizzati per impostazione predefinita.
Gli eventi vengono archiviati di default dopo 365 giorni. Questo valore può essere modificato nelle impostazioni del sistema (Sistema > Impostazioni > Gestione eventi), a condizione che si disponga delle autorizzazioni di amministrazione corrispondenti.
Gli eventi archiviati non possono più essere modificati.
Non appena un evento viene archiviato, riceve lo stato "Archiviato = Sì".
L'editor dell'eventoevento
Client
Ogni cliente imposta i propri eventi o record di dati individuali senza poter visualizzare i dati di altri utenti. La colonna diventa visibile non appena un account dispone dei necessari diritti di amministratore o ha accesso a più client.
Azioni
Visualizza -- Visualizza i dettagli dell'evento: informazioni generali, restrizioni dei partecipanti e attività.
Modifica -- Richiama l'editor dell'evento.
Partecipanti -- L'elenco filtrato dei partecipanti viene utilizzato per creare circolari, generare elenchi di partecipanti e badge in formato PDF e anonimizzare i dati personali in conformità al GDPR.
Copia -- Crea un duplicato dell'evento. Viene copiata solo la configurazione, non i partecipanti.
Anteprima -- Visualizza l'evento in una nuova scheda del browser.
Promemoria calendario -- Scarica un file di calendario con le date dell'evento in formato iCalendar. Questo file può essere importato in tutte le applicazioni di calendario più comuni.
Elimina -- Elimina un evento in modo irrevocabile. Se ci sono iscrizioni di partecipanti, non è possibile cancellare un evento. Se ci sono record di dati di programmi (gruppi) collegati a un evento, non è possibile cancellarlo. Nota: se un evento creato o creato e pubblicato è stato cancellato, l'evento originariamente creato come bozza di evento è nuovamente disponibile nelle bozze di evento. La bozza dell'evento può essere trovata tramite il filtro "Creato" -> "No".
Come posso filtrare gli eventi?
Esiste una serie di filtri che possono essere combinati per visualizzare nell'elenco gli eventi con i criteri desiderati. La selezione avviene tramite il menu a discesa dei filtri in alto a destra.
Se si selezionano uno o più filtri dall'elenco, vengono visualizzati i campi per l'immissione o la selezione dei valori dei filtri selezionati.
Per rimuovere un filtro, fare clic sul simbolo meno a destra dei campi di immissione o deselezionare i filtri nell'elenco dei filtri.
Per visualizzare l'elenco degli eventi in base ai filtri, fare clic sul pulsante Filtro.
Filtro standard
Nella visualizzazione dell'elenco degli eventi, per impostazione predefinita vengono visualizzati solo gli eventi attivi, quelli che corrispondono allo stato (Completato = No). Gli eventi sono quindi filtrati dal filtro "Completato" selezionato per impostazione predefinita.
Per eliminare le impostazioni di filtro correnti e applicare quelle predefinite, fare clic su Ripristina.
Formato dell'evento, iscrizioni, fornitori, IVA, metodi di pagamento, attestato di partecipazione
Queste funzioni sono attualmente in fase di sviluppo.
Come posso esportare l'elenco degli eventi in un file Excel?
Per esportare tutti gli eventi, fare clic sul menu a tendina Esportazione in basso a destra (sotto l'ultimo evento per pagina) e selezionare il formato di file desiderato. Il download avrà inizio. Per esportare eventi selezionati, filtrare l'elenco e cliccare su "Esporta". Le voci vengono elencate secondo l'ordine impostato. Per l'esportazione sono disponibili i seguenti formati di file: CSV, XLSX(Excel).
Come posso creare un nuovo evento?
Come posso modificare un evento esistente?
A partire dalla panoramica dell'evento, cliccare su [Modifica] nella colonna Azioni per accedere all'editor dell'evento. Qui è possibile apportare e salvare le modifiche all'evento. Vedere: Modifica evento
Azioni di impilamento
Le azioni batch possono essere applicate a più eventi contemporaneamente. In basso a sinistra, sotto l'elenco degli eventi, è presente un menu a discesa per selezionare le azioni in pila. Fare clic su una delle azioni e confermare con il pulsante OK accanto per applicare l'azione agli eventi precedentemente selezionati dall'elenco.