Documentazione sugli eventi universitari

Campus Events è utilizzato da molti clienti nel settore dell'istruzione. Grazie al suo utilizzo quotidiano, si è affermato come un software molto stabile e affidabile. Anche se vengono eseguiti controlli di qualità in più fasi per evitare il più possibile il verificarsi di errori, questi si verificano come in qualsiasi altro software.

Tuttavia, è importante che i feedback e gli errori vengano presi sul serio e corretti rapidamente, a seconda della loro gravità.

La protezione affidabile dei dati personali è un criterio importante. Campus Events applica pertanto standard rigorosi, a partire dalla minimizzazione dei dati nella richiesta. Ciò significa che, caso per caso, vengono richiesti solo i dati dei partecipanti assolutamente necessari.

Il consenso al trattamento dei dati può essere revocato anche dal partecipante. Per soddisfare i requisiti di protezione dei dati del GDPR dell'UE e applicare il diritto alla cancellazione dei propri dati, i singoli partecipanti o tutti i partecipanti possono essere cancellati irrevocabilmente in un luogo centrale. Se i dati sono distribuiti su diversi sistemi, questo è difficile.

Le soluzioni sviluppate autonomamente o l'uso di file Excel di solito non soddisfano i requisiti di protezione dei dati. Nell'era della digitalizzazione, è necessaria una soluzione solida e affidabile, soprattutto per quanto riguarda la protezione dei dati.

Va da sé che Brain Appeal fornisce un accordo sul trattamento dei dati (DPA). In conformità all'art. 28 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), questo accordo consente a Brain Appeal di elaborare i dati per conto dell'utente.

Il mio profilo

Nella parte in alto a destra è disponibile il login (con o senza accesso istituzionale). È possibile impostare una nuova password tramite la funzione "Password dimenticata".

Una volta effettuato l’accesso, è possibile passare a “Il mio profilo” o alle impostazioni di sistema, ovvero l’area di amministrazione di Campus Events. Tramite il pulsante “Esci” è possibile disconnettersi.

Per poter accedere alle impostazioni di sistema è necessario appartenere a un gruppo di utenti con diritti di accesso al backend.

Nel proprio profilo è disponibile una panoramica dei prossimi eventi, dei programmi attivi, dei biglietti per gli eventi, del riepilogo degli ordini, della panoramica dei programmi, della lista dei preferiti e dei dati del proprio profilo personale. Nell’ultima sezione è possibile modificare i propri dati o la password, impostare la lingua, cancellare il proprio profilo utente o richiedere una panoramica dei dati del profilo salvati.

Nota: la lingua del profilo (DE/EN nel proprio profilo utente) non influisce sul backend né sui PDF delle fatture. Ha effetto solo se all’ordine/biglietto/operazione è associato un account utente: in tal caso, viene utilizzata come lingua per le e-mail di notifica relative a tale account.

Impostazione di sistema per vietare la registrazione di utenti al di fuori di Shibboleth (accesso istituzionale)
L'accesso e la registrazione sono gestiti separatamente. A tal fine, nella configurazione, nella sezione "Utenti frontend", sono disponibili due impostazioni: "Registrazione locale" e "Accesso locale". Se questa impostazione viene disattivata, l'accesso o la registrazione locale non sono possibili, oppure sono possibili solo tramite provider di accesso esterni. Si prega di contattare l’assistenza se si desidera effettuare questa impostazione.

Multilingua

Nel menu in alto a sinistra è possibile modificare la lingua dell’interfaccia utente e dei contenuti del backend. Sono disponibili il tedesco (DE) e l’inglese (EN).

Elenco di tutti gli eventi

Tramite l’icona del calendario è possibile accedere all’elenco di tutti gli eventi con stato “Pubblicato”.

Ricerca eventi

Nella pagina iniziale di Campus Events è possibile cercare eventi specifici tramite il campo di ricerca“Cerca”.
La ricerca avanzata offre opzioni di ricerca più dettagliate per individuare gli eventi con maggiore precisione.

Cliccando su“Trova eventi”viene effettuata la ricerca della stringa contenuta nel titolo o nel sottotitolo.
Se il campo viene lasciato vuoto, vengono visualizzati tutti gli eventi indipendentemente dal titolo.

La ricerca avanzata nella pagina iniziale di Campus Events aiuta a restringere ulteriormente i risultati della ricerca degli eventi e a trovare eventi specifici. È possibile utilizzare più filtri di ricerca contemporaneamente per restringere ulteriormente i risultati. Poiché i filtri di ricerca sono collegati tra loro, vengono visualizzati solo i risultati che soddisfano tutti i criteri dei filtri utilizzati.

Data di inizio e data di fine
Questi campi di ricerca consentono di cercare eventi che rientrano nell’intervallo compreso tra la data di inizio ela data di fine specificate. Se un campo data viene lasciato vuoto, vengono visualizzati gli eventi senza restrizioni temporali per quel campo. Se entrambi i campi vengono lasciati vuoti, vengono visualizzati gli eventi senza restrizioni temporali.

Categorie
È disponibile un menu a tendina con tutte le categorie disponibili in base alle quali è possibile effettuare la ricerca. È possibile selezionare più voci. Verranno quindi cercati gli eventi che corrispondono a una delle categorie selezionate. Se non viene selezionata alcuna categoria, verranno visualizzati gli eventi di tutte le categorie.

Destinatari
È disponibile un menu a tendina con tutte le categorie disponibili in base alle quali è possibile effettuare la ricerca. È possibile selezionare più voci. Verranno quindi cercati gli eventi che corrispondono a uno dei destinatari selezionati. Se non viene selezionato alcun destinatario, verranno visualizzati gli eventi per tutti i destinatari.

Organizzatori
È disponibile un menu a tendina con tutti gli organizzatori disponibili in base ai quali è possibile effettuare la ricerca. È possibile selezionare più voci. Verranno quindi cercati gli eventi che corrispondono a uno degli organizzatori selezionati. Se non vengono selezionati organizzatori specifici, verranno visualizzati gli eventi di tutti gli organizzatori.

Impostazioni di sistema / Backend Eventi del Campus

Spiegazione dei termini

Visualizzazione elenco = Termine che indica l'elenco dei risultati dei vari record relativi agli eventi del campus

Visualizzazione dettagliata = La visualizzazione dettagliata mostra tutte le informazioni relative a un record selezionato in modo chiaro su una singola pagina. A seconda delle autorizzazioni, è possibile visualizzare i dati, modificarli o eseguire ulteriori azioni.

Azione in batch = Termine che indica una funzione con cui è possibile elaborare contemporaneamente più elementi selezionati con la stessa azione. In questo modo non è necessario eseguire le attività ricorrenti singolarmente per ogni elemento. Le azioni in batch possono essere applicate, ad esempio, a più eventi contemporaneamente. A sinistra, sotto l’elenco degli eventi, è presente un menu a tendina da cui selezionare le azioni in batch. È sufficiente cliccare su una delle azioni e confermarla premendo il pulsante OK adiacente per applicare l’azione agli eventi precedentemente selezionati dall’elenco.

Multitenancy = Nel contesto di Campus Events, la multitenancy significa che più strutture o istituzioni organicamente separate possono utilizzare lo stesso software senza che i loro dati, le impostazioni e i processi vengano mescolati tra loro. Ciò è particolarmente rilevante per le università, poiché spesso diverse facoltà, strutture o persino più università utilizzano congiuntamente un’unica piattaforma. I mandanti sono diverse aree/dipartimenti che operano separatamente e che possono essere personalizzati e utilizzati contemporaneamente e individualmente, senza che ciascuno abbia accesso ai dati e alla configurazione delle altre aree/dipartimenti. Esiste tuttavia anche la possibilità di utilizzare i dati in modo trasversale tra i mandanti, consentendo così un utilizzo inter-area dei dati. La creazione dei mandanti e l’assegnazione degli utenti ai mandanti vengono impostate nella configurazione di sistema. Solo il mandante specificato può visualizzare il record di dati corrispondente. Se non viene specificato alcun mandante, tutti gli amministratori del backend possono visualizzare il record di dati.

Differenza rispetto a ruoli e diritti

La funzionalità multi-cliente viene spesso confusa con il sistema di autorizzazioni.

• I ruoli e i diritti regolano ciò che un utente è autorizzato a fare all’interno di un cliente (ad es. modificare gli eventi o solo visualizzarli).
• La funzionalità multi-cliente regola a quali dati un utente può accedere in generale.

Un utente può, ad esempio, essere amministratore del mandante «Facoltà di Medicina», ma non ha alcun accesso agli eventi della «Biblioteca universitaria».

Funzionalità di base

Multilinguismo

Campus Events è disponibile in due lingue: tedesco e inglese. Il prodotto distingue tra la lingua di visualizzazione e la lingua dei dati. Le due lingue possono differire tra loro. Ad esempio, l’interfaccia utente può essere visualizzata in tedesco, mentre contemporaneamente viene modificata la versione in inglese di un evento.

Lingua di visualizzazione: la lingua di visualizzazione determina in quale lingua viene visualizzata l’interfaccia utente di Campus Events. Ciò include, tra l’altro, denominazioni, pulsanti, note e voci di menu. Tramite l’icona a forma di bandiera nel menu in alto a destra è possibile selezionare il tedesco (DE) o l’inglese (EN).

Lingua del record: la lingua del record definisce in quale lingua viene creato o modificato un record. Determina quindi a quale versione linguistica vengono assegnati i contenuti inseriti. Tra questi figurano, ad esempio, titoli, descrizioni o altri testi traducibili relativi a un evento.

Creare una traduzione per un elemento di contenuto

1. Il punto di partenza è una panoramica dei record nel backend, ad esempio i dati dei partecipanti.
2. La lingua desiderata viene selezionata cliccandoci sopra; la lingua selezionata viene quindi evidenziata a colori, mentre l’altra lingua viene visualizzata in grigio
3. Per il record desiderato, cliccare su «Modifica» nella colonna «Azioni» per modificarlo nella lingua precedentemente selezionata.
4. Inserire i contenuti corrispondenti.
5. È necessario salvare le modifiche prima di passare a un'altra lingua, altrimenti andranno perse.
6. Durante la modifica, è possibile cambiare la traduzione selezionata per il record in questione, come indicato al punto 2.

Configurazione delle impostazioni della lingua

• La lingua del profilo (DE/EN nel proprio profilo utente) non influisce sul backend né sui PDF delle fatture. Ha effetto solo se il processo di ordine/ticket è associato a un account utente. In questo caso, viene utilizzata come lingua per le e-mail di notifica relative a tale account.
• I modelli di e-mail vengono creati di default in tedesco e in inglese durante la configurazione di Campus Events. I contenuti e i modelli sono memorizzati rispettivamente in una versione in tedesco e in una in inglese. Il sistema determina quale versione linguistica utilizzare per l’invio in base al relativo record utente o d’ordine. La lingua di visualizzazione attualmente impostata nel backend dall’amministratore che sta effettuando la modifica non ha alcuna influenza su questo aspetto. Se nel profilo di un utente è impostato l’inglese, questi riceverà automaticamente un’e-mail in inglese solo se il suo account utente è collegato all’ordine in questione o al biglietto corrispondente.
• La lingua impostata in Sistema ordini > Ordini > Lingua (ordine) viene utilizzata per la creazione del PDF della fattura. Il PDF della fattura viene salvato in modo permanente come file al momento della prima creazione e non viene successivamente rigenerato. Se la lingua dell’ordine viene modificata in un secondo momento, tale modifica non ha alcun effetto sul PDF della fattura già generato.
• Nell’area dei dati dei partecipanti (tramite il rispettivo evento > Partecipanti > selezionando il partecipante in questione) è possibile impostare la lingua per le notifiche e i certificati. La lingua viene impostata nella scheda del partecipante: il sistema inserirà quindi i testi in inglese corrispondenti nelle e-mail e nel certificato. A tal fine, sia le e-mail che i certificati devono essere gestiti correttamente tramite il selettore di lingua.

Testi di aiuto

Tramite l’icona del punto interrogativo nel menu in alto a destra è possibile, con un clic, visualizzare o nascondere i testi di aiuto per tutti gli elementi della pagina dei contenuti.

Selezione del mandante

Tramite l’icona a forma di colonna nel menu in alto a destra è possibile selezionare i mandanti. Qui è possibile stabilire in quale mandante devono essere salvati i rispettivi contenuti di Campus Events. Tramite le autorizzazioni dell’utente è possibile controllare quanti mandanti sono assegnati all’utente.

Accesso ad altre app di Academic Hero

Tramite l’icona a forma di cubo nel menu in alto a destra è possibile accedere alle home page dei prodotti Academic Hero.

Gestione utenti

Tramite l’icona a forma di persona nel menu in alto a destra è possibile disconnettersi o accedere alle autorizzazioni dell’utente connesso.

Dashboard

Tramite l’icona a forma di casa nel menu in alto a sinistra è possibile accedere alla dashboard del backend di Campus Events. Qui, a seconda delle autorizzazioni dell’utente, vengono visualizzati diversi riquadri informativi e tabelle che consentono di accedere alle rispettive sezioni. Sono presenti diversi riquadri che offrono una panoramica delle varie funzioni di Campus Events. Vengono visualizzati i seguenti riquadri: una panoramica dei biglietti prenotati rispetto a quelli annullati, delle partecipazioni agli eventi, delle approvazioni degli eventi e una panoramica degli eventi di cui l’utente è l’attuale responsabile (“I miei eventi”). Inoltre, è disponibile una panoramica degli utenti (ad es. utenti nuovi o inattivi). Vengono visualizzati gli eventi pubblicati, le e-mail di gruppo inviate e gli incassi provenienti dal sistema di ordinazione. È presente anche una panoramica delle attività correnti del rispettivo utente. Esistono due gruppi di utenti per la gestione dei diritti: «Dashboard Statistiche Hero» (mostra tutti i riquadri) e «Dashboard Statistiche» (mostra i riquadri: I miei eventi, I miei compiti, Biglietti prenotati/annullati, Approvazioni degli eventi e Partecipazioni agli eventi).

Funzione di filtro generale

La funzione di filtro consente di filtrare le singole sezioni. Sono disponibili numerosi criteri in base ai quali è possibile effettuare il filtraggio, ad esempio per visualizzare nella vista elenco gli eventi che soddisfano una selezione di criteri desiderata. È possibile salvare questa selezione di criteri in un filtro personalizzato. Se si selezionano uno o più filtri dall’elenco, vengono visualizzati i campi relativi ai filtri selezionati, in cui è possibile inserire o selezionare i valori di filtro. A tal fine, selezionate i criteri corrispondenti, compilate i campi del filtro con i dati appropriati (ad esempio, selezionate dal menu a tendina i gruppi target in base ai quali si desidera effettuare il filtro) e cliccate su «Applica». Successivamente, andate su «Filtri salvati » e cliccate su «Salva filtro attuale». Il filtro salvato è immediatamente disponibile ed è possibile passare da un filtro salvato all’altro. Per annullare le proprie impostazioni di filtro attuali e applicare le impostazioni predefinite del filtro, fare clic su “Ripristina ”. Per rimuovere un filtro, cliccare sull’icona «meno» a destra dei campi di immissione oppure deselezionare i filtri nell’elenco dei filtri.

Con i «Filtri salvati» è possibile richiamare con un solo clic opzioni di filtro eventualmente più complesse. Nella configurazione è possibile gestire i filtri salvati e scegliere se questo filtro debba fungere da filtro di ricerca predefinito in questa applicazione e, di conseguenza, venga applicato ogni volta che si richiama l’elenco. Inoltre, è possibile definire se il filtro salvato debba essere visualizzato nella dashboard del backend di Campus Events. Nell’area di configurazione, un amministratore di sistema può accedere all’elenco dei filtri salvati e vengono visualizzati i filtri salvati dal rispettivo utente.

Filtro predefinito

Nella vista elenco degli eventi vengono visualizzati per impostazione predefinita solo gli eventi attivi, ovvero quelli con lo stato (Completato = No). Gli eventi vengono quindi filtrati in base al filtro “Completato”, selezionato per impostazione predefinita.

Pulsanti

• Icona più Nuovo = Creazione di un nuovo record
• Simbolo più Nuovo record: creazione di un nuovo record (ad es. nell’area dei dati dei partecipanti)
• Simbolo meno = Eliminazione di un record
• Icona del cestino = Eliminazione di un record

Azioni

In tutte le sezioni di Campus Events sono disponibili diverse azioni che consentono di eseguire operazioni e navigare all’interno dell’applicazione. Ecco una panoramica delle possibili azioni in Campus Events:

• Nuovo (= creazione di un nuovo record)
• Visualizza (= visualizzazione del record)
• Modifica (modifica di un record)
• Copia (= creazione di un duplicato). Per gli eventi viene copiata solo la configurazione, ma non i partecipanti.
• Torna all'elenco (= ritorno all'elenco generale dei record)
• Anteprima (= visualizzazione del record nel frontend in una nuova scheda del browser)
• Partecipanti (= tramite l’elenco filtrato dei partecipanti vengono redatte e-mail di gruppo, generati elenchi dei partecipanti e badge nominativi in formato PDF, nonché resi anonimi i dati personali in conformità con il GDPR)
• Promemoria calendario (= scaricare un file di calendario con le date degli eventi in formato iCalendar). Questo può essere importato in tutte le comuni applicazioni di calendario.
• Elimina (= eliminazione di un record / irreversibile). Se sono presenti iscrizioni dei partecipanti, non è possibile eliminare un evento. Se esistono record relativi al programma (o a gruppi di programma) collegati a un evento, l’eliminazione non è possibile.

Esporta / Voci per pagina

Tramite il menu a tendina «Esporta» (sotto la visualizzazione a elenco) è possibile esportare i contenuti selezionati. Per l’esportazione sono disponibili i seguenti formati di file:

• CSV
• XLSX

Tramite il menu a tendina «Voci per pagina » è possibile definire il numero di voci per pagina. Il numero specificato verrà esportato di conseguenza.

Visibilità/Visibile anche per

Visibilità

• Nessuna restrizione di accesso: ogni utente del backend può leggere, modificare e utilizzare il record.
• Cliente - Solo gli utenti del backend assegnati al cliente selezionato e in possesso delle autorizzazioni corrispondenti possono leggere, modificare e utilizzare il record.

Nota: se a un utente è assegnato un solo mandante, quest’ultimo viene selezionato automaticamente per i record di dati appena creati.

Visibile anche per

• Tutti i mandanti: ogni utente del backend può leggere e utilizzare il record
• Clienti selezionati (selezione multipla consentita): solo gli utenti del backend assegnati al cliente selezionato e in possesso delle autorizzazioni corrispondenti possono leggere e utilizzare il record.
  • Nell’ambito dei dati anagrafici degli eventi, ciò riguarda, tra l’altro, i dati dei partecipanti, le categorie di biglietti, le categorie di valutazione, i modelli di elenchi dei partecipanti e i certificati degli eventi.

Segnaposto in Campus Events

Per le e-mail di promemoria, le e-mail di sistema e i certificati sono disponibili diversi segnaposto. Questi vengono sostituiti automaticamente con le informazioni corrispondenti al momento dell’invio. I segnaposto sono tradotti e vengono visualizzati in un formato intuitivo. I segnaposto disponibili variano a seconda del tipo di e-mail di sistema. Sono raggruppati in aree tematiche a seconda del settore, ad esempio:

• Segnaposto relativi agli eventi
• Dati individuali dei partecipanti
• Segnaposto relativi all’utente

Utilizzo dei segnaposto

Esempi

• Nome del partecipante
• Nome dell'evento
• Data dell'evento
• Luogo dell'evento
• Link di cancellazione
• Ulteriori informazioni relative all'evento o ai partecipanti

Suggerimento: se possibile, utilizzate i segnaposto al posto dei valori fissi. In questo modo potrete utilizzare gli stessi modelli di e-mail per eventi e destinatari diversi e i contenuti verranno personalizzati automaticamente.

Riferimenti

I riferimenti creano collegamenti tra diversi record o aree del software. Ciò consente, ad esempio, di visualizzare in quali oggetti viene utilizzato un record o quali altre voci sono collegate ad esso. Tramite i riferimenti è possibile richiamare i record collegati e comprenderne la relazione. A seconda della funzione specifica, le modifiche apportate a un record di riferimento possono influire anche sulle aree collegate.

I riferimenti sono utilizzati nelle seguenti sezioni:

• Dati anagrafici > Dati dei partecipanti
• Dati anagrafici > Categorie di biglietti
• Fatture > Documenti > Pagamenti (nella vista elenco)
• Programmi
• Moderatori
• Dati dei partecipanti
• Categorie dei biglietti
• Configurazione > E-mail > Configurazione del client di posta