Gestion des tâches
Dans la section « Tâches », vous pouvez saisir des étapes de travail concrètes, les attribuer à des responsables et gérer leur état d'avancement. Des modèles de tâches, des groupes de tâches et des workflows sont également disponibles. Le calendrier des tâches vous offre une vue d'ensemble par date. Les jours exceptionnels peuvent être pris en compte lors du calcul automatique des échéances.
Calendrier des tâches
Calendrier des tâches
Le calendrier des tâches offre une vue d'ensemble des échéances des tâches terminées et de celles qui restent à accomplir. Il affiche les tâches dans un calendrier en fonction de leur date d'échéance. Vous disposez ainsi d'une vue d'ensemble chronologique des tâches à venir et pouvez identifier les jours où celles-ci doivent être réalisées. Pour une meilleure vue d'ensemble, vous disposez des vues mensuelle et hebdomadaire. Pour changer de vue, cliquez sur les boutons « Semaine » ou « Mois ». Les boutons fléchés en haut à droite permettent de naviguer entre les mois ou les semaines. Pour revenir à la vue de la date du jour, cliquez sur le bouton « Aujourd’hui ».
Les entrées du calendrier indiquent l'heure et le titre de chaque tâche.
Mois : affiche les tâches dans un aperçu mensuel.
Semaine : affiche les tâches dans une vue hebdomadaire.
Aujourd’hui : permet de passer à la date du jour.
Flèches : permettent de passer au mois précédent ou suivant, ou à la semaine précédente ou suivante, en fonction de la vue sélectionnée.
Tâches
Tâches
La rubrique « Tâches » permet de gérer toutes les tâches concrètes. Une tâche peut être accompagnée d'une description, d'une date d'échéance, d'un responsable et d'une pièce jointe. Les tâches terminées peuvent être marquées comme telles.
Aperçu des tâches
Titre : désigne la tâche et s'affiche dans l'aperçu des tâches ainsi que dans le calendrier des tâches.
Description : contient des informations complémentaires et des indications relatives au traitement de la tâche.
Date limite : définit la date et l'heure auxquelles la tâche doit être terminée.
Terminée le : marque la tâche comme terminée. Pour les tâches encore en cours, ce champ reste vide. Une fois la tâche terminée, la date d'achèvement s'affiche dans l'aperçu.
Attribué à : Détermine la personne ou le compte utilisateur responsable de la tâche.
Origine de la tâche : indique le contexte dans lequel la tâche a été créée, par exemple par une création manuelle ou un processus de tâches de niveau supérieur.
Pièce jointe : ajoute un fichier associé à la tâche.
Modèle de tâche
Modèles de tâches
Les modèles de tâches servent à définir des tâches récurrentes selon des spécifications uniformes. Dans l'aperçu des modèles de tâches, le titre est affiché et il est indiqué si la tâche est active. La date d'échéance est également indiquée.
Remarque : un modèle de tâche (tâche) doit être utilisé en combinaison avec des groupes de tâches. Un modèle de tâche doit être attribué à un groupe de tâches.
Actif : détermine si le modèle de tâche peut être utilisé. Les modèles désactivés sont conservés dans le système, mais ne sont pas disponibles pour une utilisation courante.
Titre : affiche le nom du modèle de tâche.
Description : contient la description générale de la tâche, qui peut être utilisée pour les tâches créées à partir du modèle.
Échéance (jours) : Détermine le nombre de jours après lesquels la tâche arrive à échéance.
Jours de la semaine à éviter : permet de définir les jours de la semaine qui ne doivent pas être utilisés comme date d’échéance. Si la date d’échéance calculée tombe sur un jour de la semaine sélectionné, elle est reportée conformément à la règle définie.
Éviter les jours de remplacement : prend en compte les périodes définies dans la section « Jours d'exception » lors du calcul de la date d'échéance.
Stratégie de report en cas de jour d'exception : définit comment la dated'échéance est reportée si la date calculée tombe sur un jour de la semaine exclu ou un jour d'exception.
Annexe : ajoute un fichier associé au modèle de tâche.
Groupe de tâches
Groupes de tâches
Les groupes de tâches regroupent plusieurs tâches apparentées au sein d'un événement. Cela permet de regrouper de manière structurée les tâches qui ont un lien thématique ou organisationnel commun.
Les groupes de tâches se distinguent des tâches et sont également séparés en interne.
Titre : nom du groupe de tâches.
Tâches : définit quels modèles de tâches font partie du groupe de tâches. L'icône « + » permet d'ajouter d'autres modèles de tâches au groupe.
Attribuer des tâches à un événement : Condition préalable : un groupe de tâches a été créé. Le groupe de tâches contient au moins un modèle de tâche. Sélectionnez un événement spécifique dans la liste des événements. Dans la section « Afficher », vous pouvez accéder aux tâches et créer une nouvelle tâche. Une fois la tâche créée via l’événement spécifique, les tâches qui figuraient en tant que modèles de tâches dans le groupe de tâches sélectionné apparaissent comme tâches obligatoires dans l’aperçu des tâches de l’événement.
La tâche peut être validée directement depuis la formation concernée (« Marquer comme terminée ») ou téléchargée sous forme de fichier iCal.
Constituer un groupe de tâches
Un ou plusieurs modèles de tâches peuvent être attribués à un groupe de tâches. Le groupe de tâches et le modèle de tâche forment ensemble un modèle pouvant être utilisé pour attribuer un certain nombre de tâches à un événement. À eux seuls, le groupe de tâches et les modèles de tâches ne constituent donc pas encore des événements actifs.
Un groupe de tâches n’est dans un premier temps qu’un modèle qui doit d’abord être attribué à un événement spécifique. Le groupe de tâches constitue en quelque sorte le mode d’emploi des tâches qui seront ensuite actives dans Campus Events.
Remarque : une fois qu’un groupe de tâches a été attribué à un événement, les tâches individuelles concrètes peuvent être modifiées. Le groupe de tâches est alors immédiatement indépendant des tâches concrètes créées. Le groupe de tâches continue d’exister séparément en tant que modèle et peut être réutilisé. La suppression d’un groupe de tâches ou d’un modèle de tâche n’a aucune incidence sur les tâches déjà actives qui sont attribuées à un événement.
Flux de travail
Un workflow est un ensemble de tâches qui sont traitées dans un ordre précis. Il représente un processus de traitement composé de tâches interdépendantes. Chaque étape définit certains paramètres nécessaires au déroulement du workflow. Les workflows peuvent être attribués à une personne responsable. La vue d'ensemble indique l'état d'avancement du traitement et la tâche à venir.
Titre : nom du workflow.
Attribué à : Détermine la personne ou le compte utilisateur responsable du traitement du workflow.
Progression : affiche le nombre de tâches déjà traitées par rapport au nombre total de tâches du workflow.
Tâche en cours : affiche la tâche qui doit actuellement être traitée dans le cadre du workflow.
Jours d'exception
La section « Jours d'exception » permet d'enregistrer des jours isolés ou des périodes contiguës qui ne doivent pas être pris en compte dans le calcul des échéances des tâches. Il peut s'agir, par exemple, de jours fériés, de congés d'entreprise ou d'autres périodes sans travail.
Remarque : pour que les jours d'exception soient pris en compte dans une tâche, l'option « Éviter les jours de remplacement » doit être activée dans le modèle de tâche correspondant.
Aperçu des jours d'exception
Intitulé : affiche l'intitulé du jour d'exception ou de la période d'exception.
Début : affiche le premier jour de la période d’exception.
Fin : affiche le dernier jour de la période d’exception. Pour un jour d’exception unique, les dates de début et de fin peuvent être identiques.
Importer des jours d'exception
Via Actions > Importer, plusieurs jours d'exception peuvent être importés simultanément dans le système à partir d'un fichier préparé. Cela permet, par exemple, d'enregistrer de manière groupée les jours fériés ou les périodes de fermeture à l'échelle de l'établissement. Une fois les jours d'exception importés avec succès, ceux-ci s'affichent dans la liste.
Remarque : une URL vers la source d’importation doit être indiquée. Voici quelques exemples d’URL : https://www.schulferien.org/deutschland/ical/