Vendeur
Un « vendeur » est l'enregistrement qui définit la présentation d'une facture : coordonnées de l'expéditeur, coordonnées bancaires, séries de numéros, en-tête et pieds de page. À la fin d'un processus de commande, Campus Events génère la facture sur la base de ces informations.
Aperçu des vendeurs
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Désignation interne | Nom du vendeur dans l'interface d'administration. Non visible pour les clients. |
| Nom de l'émetteur de la facture | Nom de l'expéditeur qui apparaît sur la facture. |
| Par défaut | Marquage vert pour « oui » ou rouge pour « non ». Voir « Vendeur par défaut ». |
| Adresse | Adresse du vendeur. |
| Client | Client associé. |
| Actions | Afficher, Modifier |
Facture électronique
Campus Events génère des factures électroniques (e-factures) sous deux formats :
- une facture ZUGFeRD — un fichier PDF contenant un fichier XML intégré
- un fichier XML seul
Ces deux formats sont générés pour chaque facture et sont conçus pour être conformes à la norme européenne EN 16931.
Le format envoyé dépend du destinataire :
| Destinataire | Envoi |
|---|---|
| Client disposant d’un compte utilisateur | Par défaut, les deux formats sont envoyés. La case à cocher « Envoyer uniquement la facture XML » dans les paramètres du profil permet de limiter l'envoi au fichier XML. |
| Commandes en tant qu’invité sans compte utilisateur | Toujours les deux formats — il n’existe aucun profil permettant de modifier ce paramètre. |
En tant qu’administrateur, vous ne configurez pas cela. Votre rôle se limite à mettre en place les conditions nécessaires chez le vendeur. Si les clients demandent à changer de mode d’envoi, renvoyez-les à la case à cocher « Envoyer uniquement la facture XML » dans les paramètres de leur profil.
La condition préalable est qu’un numéro de TVA soit enregistré chez le vendeur. Un seul numéro est possible par vendeur.
Attention
Si le numéro d'identification TVA fait défaut, la facture est tout de même générée, mais sans partie « facture électronique ». Aucun message d'erreur n'apparaît lors du processus de commande. Le destinataire de la facture ne reçoit alors qu'un fichier PDF sans données de facturation structurées.
Vérifiez donc tous les vendeurs avant de vous fier à la facture électronique. Les enregistrements créés avant la mise en place de ce système peuvent avoir été enregistrés sans numéro d'identification TVA.
Pour une facture électronique complète, les informations bancaires du vendeur sont également nécessaires — voir la section « Informations bancaires du vendeur ».
Pourquoi y a-t-il plusieurs vendeurs ?
Chaque événement de type « panier » doit être associé à un vendeur. Cette association détermine les informations qui figureront sur la facture.
Créez plusieurs vendeurs si certaines structures doivent établir leurs factures indépendamment les unes des autres — par exemple, des départements, un service d’orientation professionnelle ou une académie. Chaque vendeur dispose de ses propres :
- coordonnées de l'expéditeur et informations fiscales
- Coordonnées bancaires
- Séries de numéros de facture, d’annulation et de pièce comptable
- Modèle de facture et pieds de page
Conséquence : deux événements attribués à des vendeurs différents génèrent des factures qui diffèrent en termes de mise en page, de série de numéros et d’expéditeur. Vérifiez donc pour chaque événement du panier si le bon vendeur lui est bien attribué.
Vendeur standard
Un vendeur marqué comme « par défaut » est automatiquement présélectionné dès que vous modifiez le type d'événement pour « Panier ». Vous pouvez ensuite modifier cette sélection.
Si plusieurs vendeurs sont marqués comme « par défaut », Campus Events utilise celui qui a été créé en premier.
Attention
La sélection par défaut est une présélection, et non une obligation. À chaque commande via le panier, vérifiez que le vendeur présélectionné est bien le bon — sinon, les coordonnées d'un expéditeur tiers apparaîtront sur la facture.
Définissez délibérément le paramètre par défaut sur un seul vendeur. Même si le fait d'avoir plusieurs paramètres par défaut n'entraîne pas d'erreur, cela rend la présélection imprévisible pour les administrateurs.
Avertissement dans le tableau de bord
Si au moins un vendeur ne dispose pas de numéro d'identification à la TVA, le message suivant s'affiche dans le tableau de bord :
Numéro d'identification TVA manquant – Obligatoire pour la facturation électronique
Le numéro d'identification TVA (VAT-ID) n'est pas renseigné dans les fiches des vendeurs suivants. La création d'une facture électronique n'est donc pas disponible pour ces vendeurs :
Les vendeurs concernés sont répertoriés ci-dessous. Saisissez le numéro d'identification TVA dans la fiche du vendeur concerné ; le message disparaîtra dès que toutes les fiches auront été mises à jour.
Relations avec d'autres domaines
| Domaine | Contexte |
|---|---|
| Événements (type « Panier ») | C'est là que le vendeur est sélectionné. Sans attribution, aucune facturation n'est possible. |
| Consentements | Au niveau du vendeur, vous définissez quels consentements sont facultatifs et lesquels sont obligatoires dans le processus de commande. Plusieurs consentements sont possibles par champ ; ils apparaissent dans l'ordre dans lequel ils ont été créés. |
| Factures | Les numéros, les pieds de page et les fichiers PDF qui y apparaissent sont générés à partir de la configuration du vendeur. |
| Modes de paiement | Permet notamment de déterminer si un code QR pour le virement SEPA apparaît sur la facture. Les coordonnées bancaires nécessaires à cet effet sont fournies par le vendeur. |
Créer un vendeur
Conditions préalables
- Vous avez ouvert « Système de commande > Vendeur »
- Les coordonnées de l'expéditeur, le numéro de TVA et, le cas échéant, les coordonnées bancaires sont disponibles
- Si vous souhaitez utiliser votre propre papier à en-tête : le modèle PDF est prêt
Étapes
- Cliquez sur « Nouveau » en haut à droite.
- Remplissez le formulaire. Description de tous les champs : formulaire du vendeur.
- Cliquez sur « Ajouter ».
Résultat : le vendeur apparaît dans la liste et peut se voir attribuer des événements de type « Panier ».
Remarque
Les champs obligatoires sont signalés par un * dans le formulaire. L'enregistrement ne peut pas être sauvegardé sans le nom de l'émetteur de la facture, l'adresse complète, le numéro de TVA, le délai de paiement en jours et les trois schémas de numérotation.
Modifier les vendeurs
- Ouvrez « Système de commande » > « Vendeurs ».
- Dans la ligne correspondant au vendeur, cliquez sur « Modifier » dans la colonne « Actions ».
- Effectuez les modifications.
- Cliquez sur « Enregistrer » pour rester dans le formulaire, ou sur « Enregistrer et fermer » pour revenir à la synthèse.
Attention
Les modifications s'appliquent à toutes les factures qui seront générées à l'avenir pour les événements organisés par ce vendeur. Les factures déjà créées restent inchangées, sauf si elles sont régénérées via la fonction « Supprimer la facture » ; voir l'aperçu des factures.
Supprimer un vendeur
Il n' est pas possible de supprimer un vendeur, car les commandes y font référence de manière permanente.
Si un vendeur n’est plus nécessaire, supprimez plutôt son affectation aux événements concernés et désélectionnez l’option « Par défaut » afin qu’il ne soit plus présélectionné.
Créez donc les vendeurs de manière réfléchie: si les fautes de frappe dans la désignation interne peuvent être corrigées, les enregistrements créés par erreur ne peuvent quant à eux plus être supprimés.
Section « Vendeurs »
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Client | non | Client auquel le vendeur est affecté. Si vous gérez plusieurs clients, veillez à ce que l'affectation soit correcte. |
| Désignation interne | oui | Nom dans l'interface d'administration. N'apparaît pas sur la facture. |
| Consentements Facultatif | non | Consentements que les personnes passant commande peuvent donner, mais ne sont pas tenues de le faire. Plusieurs consentements possibles. |
| Consentements obligatoires | non | Consentements que les clients doivent donner pour finaliser la commande. Plusieurs sont possibles. |
| Par défaut | non | Case à cocher. Le vendeur par défaut est présélectionné dès qu’un événement est défini comme « Panier ». Voir Vendeur par défaut. |
Section « Informations pour la facturation »
Ces informations figurent dans le bloc « Expéditeur » de la facture.
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Nom de l'émetteur de la facture | oui | Nom de l'expéditeur figurant sur la facture. |
| Ligne d'adresse 1 | non | Rue avec numéro de rue ou boîte postale. |
| Ligne d'adresse 2 | non | Informations complémentaires sur l'adresse. |
| Ligne d'adresse 3 | non | Informations complémentaires sur l'adresse. |
| Code postal | oui | — |
| Ville / Localité | oui | — |
| Pays | oui | — |
| Numéro d'identification TVA | oui | Numéro d'identification TVA du vendeur. |
| Délai de paiement en jours | oui | Détermine le délai de paiement et est indiqué sur la facture. Valeur par défaut : 14. |
Section « Informations sur le compte du vendeur »
Ces informations sont nécessaires pour la facturation numérique (facture électronique) et pour le code QR figurant sur la facture.
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Nom du destinataire | non | À remplir uniquement si ce nom diffère de celui de l'émetteur de la facture. |
| IBAN | non | Numéro de compte du vendeur. |
| BIC | non | Code bancaire au format international. |
| Numéro d'identification du créancier | non | Identifiant pour le système de prélèvement SEPA. |
| Schéma de la référence de paiement | non | Structure de la référence de paiement. Espace réservé : {INVOICE-NR}. |
| Schéma du numéro de référence du mandat | non | Structure de la référence du mandat. Espaces réservés : {INVOICE-NR}, {NNNNN}. |
Remarque
Sans IBAN ni BIC, il est impossible de générer un code QR ou une facture électronique complète. Vérifiez ces champs avant de mettre un vendeur en production.
Section « Modèle de facture »
| Champ | Description |
|---|---|
| Modèle de facture | Fichier PDF servant d’arrière-plan à la facture générée — le papier à en-tête. Télécharger via « Sélectionner un fichier », récupérer via « Télécharger », supprimer via « Supprimer ? ». |
Le modèle permet de respecter l’identité visuelle de votre établissement. Il peut comporter un logo, un filigrane, des zones colorées ainsi qu’un en-tête et un pied de page.
| Valeur par défaut | Valeur |
|---|---|
| Format de fichier | PDF uniquement |
| Taille maximale du fichier | 5 Mo |
| Factures de plusieurs pages | Le modèle est répété sur chaque page. |
Attention
Le modèle sert exclusivement à la mise en page. Il ne doit contenir aucun élément de la facture, car ceux-ci seraient masqués par le texte de la facture généré. Le modèle étant répété sur chaque page, tout contenu qu’il contient apparaîtra également sur les pages suivantes.
Section « Configuration de la facturation »
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Numéro de facture - Schéma | Oui | Structure des numéros de facture. Espaces réservés : {YYYY}, {NNNNN}. Valeur par défaut : {YYYY}-{NNNNN}. |
| Pied de page sur la facture | non | Texte qui apparaît systématiquement à la fin de chaque page, sous le contenu généré. |
Section « Configuration des factures d'annulation »
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Intitulé du numéro de facture original au format PDF | non | Libellé sous lequel le numéro de facture d'origine apparaît sur la facture d'annulation. Valeur par défaut : référence de la facture. |
| Schéma de numérotation des factures d'annulation | oui | Structure des numéros de factures d'annulation. Caractères de remplacement : {YYYY}, {NNNNN}, {INVOICE-NR}. Paramètre par défaut : C-{YYYY}-{NNNNN}. |
| Pied de page de la facture d'annulation | non | Texte figurant à la fin de chaque page, sous le contenu généré de la facture d'annulation. |
Section « Configuration des pièces de paiement / avoirs »
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Numéro de pièce - Schéma (paiement) | oui | Structure des numéros de document pour les paiements. Caractères de remplacement : {YYYY}, {NNNNN}, {INVOICE-NR}. Valeur par défaut : {INVOICE-NR}-{NNN}. |
| Schéma de numérotation des pièces (note de crédit) | oui | Structure des numéros de document pour les avoirs. Mêmes espaces réservés. |
| Pied de page sur le justificatif de paiement et l'avoir | non | Texte à la fin de chaque page, sous le contenu généré des documents de paiement et des avoirs. |
Schémas de numérotation
Un schéma définit la structure des numéros.
Le numéro séquentiel est compté à l'échelle du système, et non par vendeur. Deux vendeurs ne peuvent donc jamais générer le même numéro de facture, même s'ils utilisent le même schéma. Les numéros attribués à un même vendeur ne sont donc pas consécutifs : une facture d’un autre vendeur peut se situer entre 2026-00073 et 2026-00075.
| Caractères de remplacement | Signification |
|---|---|
| {YYYY} | Année à quatre chiffres |
| {NNNNN} | Numéro séquentiel. Le nombre de N détermine le nombre de chiffres : {NNN} génère 001, {NNNNN} génère 00001. |
| {INVOICE-NR} | Numéro de la facture correspondante |
Tout ce qui se trouve en dehors des accolades est repris tel quel et peut servir de préfixe, par exemple BA-.
Exemples
| Schéma | Résultat |
|---|---|
| {YYYY}-{NNNNN} | 2026-00073 |
| C-{AAAA}-{NNNNN} | C-2026-00008 |
| {N° DE FACTURE}-{NNN} | 2026-00067-001 |
| BA-{AAAA}-{NN} | BA-2026-42 |
Modifier le schéma a posteriori
Si vous modifiez un schéma, le comptage pour la nouvelle série de numéros recommence à 1.
Exemple : schéma actuel BA-{YYYY}-{NN}, dernier numéro attribué BA-2026-42. Vous modifiez le schéma pour passer à BA7-{YYYY}-{NN}. Comme ce schéma n’a pas encore été utilisé, le numéro suivant est BA7-2026-01.
Si vous revenez ultérieurement à un schéma antérieur, Campus Events reprend la numérotation à partir de là — dans l’exemple, à BA-2026-43.