Documentation sur les événements du campus

Campus Events est utilisé par de nombreux clients dans le secteur de l'éducation. Comme il est utilisé quotidiennement, il est devenu un logiciel très stable et fiable. Même si des contrôles de qualité à plusieurs niveaux permettent d'éviter au mieux les erreurs, celles-ci se produisent comme dans tout autre logiciel.

Il est toutefois important que les réactions et les erreurs soient prises au sérieux et qu'elles soient rapidement corrigées en fonction de leur gravité.

Un critère important est la protection fiable des données personnelles. Campus Events applique donc des critères stricts, à commencer par l'économie de données de l'application. Ainsi, seules les données absolument nécessaires doivent être demandées aux participants au cas par cas.

Le consentement au traitement des données peut également être retiré par le participant. Afin de satisfaire aux exigences de protection des données du RGPD de l'UE et d'appliquer le droit de suppression de ses données, certains ou tous les participants peuvent être supprimés de manière irrévocable à un endroit central. Si les données sont réparties sur plusieurs systèmes, cela s'avère difficile.

Les solutions développées en interne ou l'utilisation de fichiers Excel ne répondent généralement pas aux exigences de la protection des données. À l'ère de la numérisation, une solution solide et fiable est nécessaire, en particulier en ce qui concerne la protection des données.

Bien entendu, Brain Appeal met à disposition un contrat de sous-traitance (contrat MO). Conformément à l'article 28 du règlement général sur la protection des données (RGPD), le traitement par Brain Appeal peut ainsi être effectué en votre nom.

Mon profil

En haut à droite, vous trouverez la connexion (avec ou sans accès institutionnel). Vous avez la possibilité de définir un nouveau mot de passe via la fonction « Mot de passe oublié ».

Une fois connecté, vous pouvez accéder à « Mon profil » ou aux paramètres système, c'est-à-dire à l'espace d'administration de Campus Events. Le bouton « Déconnexion » vous permet de vous déconnecter.

Un groupe d'utilisateurs disposant de droits d'accès à l'espace d'administration est requis pour pouvoir accéder aux paramètres système.

Dans votre profil, vous disposez d'un aperçu de vos prochains événements, de vos programmes actifs, de vos billets d'événement, de l'historique de vos commandes, de l'aperçu des programmes, de la liste de favoris et des données de votre profil personnel. Dans la dernière section, vous pouvez modifier vos données personnelles ou votre mot de passe, définir la langue, supprimer votre profil utilisateur ou demander un récapitulatif de vos données de profil enregistrées (droit d’accès conformément à l’article 15 du RGPD). Ce récapitulatif est disponible au téléchargement au format PDF et au format JSON lisible par machine.

Saisissez l’adresse e-mail à laquelle les informations doivent être envoyées. Le lien de confirmation sera envoyé à cette adresse. Après avoir cliqué sur « Demander des informations », un lien de confirmation sera envoyé à l’adresse e-mail saisie. Une fois la confirmation effectuée, l’exportation est générée et le lien de téléchargement est envoyé par e-mail. Par défaut, ce lien est valable pendant 15 minutes. Cette durée peut être configurée. Après avoir cliqué sur le lien de confirmation dans l’e-mail, l’utilisateur est redirigé vers Campus Events. Le code de confirmation figurant dans l’e-mail doit être copié et saisi pour que la demande soit validée. Ce n’est qu’ensuite que l’exportation est générée. S’il s’agit de l’utilisateur connecté, le code est directement prérempli dans le champ. La demande d’informations a été acceptée après la saisie du code. Dès que l’exportation est terminée, le lien de téléchargement est envoyé à l’adresse e-mail confirmée. La tâche d’exportation a été créée et attend d’être traitée par le processus d’arrière-plan. Le statut peut être suivi à ce stade. Si le statut est « Mis à disposition », cela signifie que l’archive ZIP a été créée et que le lien de téléchargement a été envoyé par e-mail à l’utilisateur. Par défaut, le lien de téléchargement est valable 24 heures, puis il est supprimé. Cette durée peut également être configurée. En cliquant sur la note d’information relative au RGPD dans l’e-mail, l’utilisateur est redirigé vers Campus Events. Le téléchargement démarre automatiquement. Si ce n’est pas le cas, un bouton supplémentaire « Télécharger la note d’information » est disponible.

Les paramètres suivants peuvent être définis dans la section Configuration → Paramètres :

• Note d'information RGPD : durée de conservation du journal d'accès (jours)
• Note d'information RGPD : durée de validité de l'archive téléchargeable (heures)
• Note d’information RGPD : durée de validité du code de confirmation (minutes)

Les informations RGPD peuvent également être consultées via un formulaire accessible au public (sans connexion). Pour cela, il suffit d’ajouter la valeur suivante à l’URL du système Campus Events (par exemple www.veranstaltungen.uni-musterstadt) : gdpr-export/request, soit : www.veranstaltungen.uni-musterstadt/gdpr-export/request.

Les administrateurs système ont également la possibilité de générer, dans le backend, sous Configuration → Utilisateurs → Renseignements RGPD, une nouvelle exportation/un nouveau relevé pour l’adresse e-mail indiquée. Une fois l'opération terminée, le lien de téléchargement est envoyé à cette adresse. Il est possible de choisir entre l'allemand et l'anglais.

De plus, il est possible de définir dans le profil personnel si les factures doivent être envoyées uniquement au format XML (sans pièce jointe PDF). Par défaut, le paramètre est « PDF + XML ».

Remarque: la langue du profil (DE/EN dans votre profil utilisateur) n’a aucune incidence sur l’interface d’administration ni sur les factures au format PDF. Elle n’a d’incidence que si un compte utilisateur est associé à la commande/au ticket/à l’opération – elle est alors utilisée comme langue pour les e-mails de notification de ce compte.

Paramètre système permettant d’interdire l’inscription d’utilisateurs en dehors de Shibboleth (accès institutionnel) :
La connexion et l’inscription sont gérées séparément. Pour cela, la configuration propose, dans la section « Utilisateurs front-end », deux paramètres : « Inscription locale » et « Connexion locale ». Si ces paramètres sont désactivés, la connexion ou l’inscription locale n’est pas possible, ou ne l’est que via des fournisseurs d’authentification externes. Veuillez contacter le service d'assistance si vous souhaitez effectuer ce paramétrage.

Multilinguisme

Dans le menu en haut à gauche, il est possible de changer la langue de l'interface utilisateur et du contenu du backend. L'allemand (DE) et l'anglais (EN) sont disponibles.

Liste de tous les événements

L’icône du calendrier permet d’accéder à la liste de tous les événements dont le statut est « Publié ».

Recherche d’événements

Sur la page d'accueil de Campus Events, le champ de recherche «Recherche »permet de rechercher des événements spécifiques.
La recherche avancée propose des options supplémentaires pour affiner encore davantage la recherche d'événements.

En cliquant sur« Trouver des événements », la recherche porte sur la chaîne de caractères contenue dans le titre ou le sous-titre.
Si le champ est laissé vide, tous les événements s’affichent, quel que soit leur titre.

La recherche avancée sur la page d’accueil de Campus Events permet d’affiner davantage les résultats de la recherche d’événements et de trouver des événements spécifiques. Il est possible d’utiliser plusieurs filtres de recherche simultanément pour affiner encore davantage les résultats. Les filtres de recherche étant liés entre eux, seuls les résultats répondant à l’ensemble des critères utilisés sont affichés.

Date de début et date de fin
Ces champs de recherche permettent de rechercher des événements se situant entrela date de début etla date de fin indiquées. Si l’un des champs de date est laissé vide, les événements s’affichent sans restriction de date pour ce champ. Si les deux champs sont laissés vides, les événements s’affichent sans aucune restriction de date.

Catégories
Un menu déroulant répertoriant toutes les catégories disponibles est disponible pour effectuer la recherche. La sélection multiple est possible. Le système recherche alors les événements correspondant à l’une des catégories sélectionnées. Si aucune catégorie n’est sélectionnée, les événements de toutes les catégories s’affichent.

Groupes cibles
Un menu déroulant répertoriant toutes les catégories disponibles est à votre disposition pour effectuer une recherche. La sélection multiple est possible. Le système recherche alors les événements correspondant à l’un des groupes cibles sélectionnés. Si aucun groupe cible n’est sélectionné, les événements destinés à tous les groupes cibles s’affichent.

Organisateurs
Une liste déroulante répertoriant tous les organisateurs disponibles est disponible pour effectuer une recherche. La sélection multiple est possible. Le système recherche alors les événements correspondant à l’un des organisateurs sélectionnés. Si aucun organisateur spécifique n’est sélectionné, les événements de tous les organisateurs s’affichent.

Paramètres système

En cliquant sur « Paramètres système », vous accédez à l'espace d'administration de Campus Events.

Avant de décrire les différentes sections et fonctionnalités du système, nous allons d’abord présenter les fonctionnalités générales et les termes clés.

Ces principes fondamentaux s’appliquent à l’ensemble du système et ne seront donc pas redécrits dans chacun des chapitres suivants. Les explications fournies ici s’appliquent donc à toutes les sections de la documentation.

Définitions

Vue en liste = terme désignant la liste des résultats des différentes entrées de données de Campus Events

Vue détaillée = la vue détaillée affiche clairement sur une seule page toutes les informations relatives à un enregistrement sélectionné. En fonction de vos droits d’accès, vous pouvez consulter les données, les modifier ou effectuer d’autres actions.

Action groupée = Terme désignant une fonction permettant de traiter simultanément plusieurs éléments sélectionnés à l’aide d’une même action. Cela évite d’avoir à effectuer des tâches récurrentes individuellement pour chaque élément. Les actions groupées peuvent, par exemple, être appliquées simultanément à plusieurs événements. À gauche, sous la liste des événements, se trouve un menu déroulant permettant de sélectionner les actions groupées. Il suffit de cliquer sur l’une des actions, puis de la confirmer en cliquant sur le bouton « OK » situé à côté pour appliquer l’action aux événements préalablement sélectionnés dans la liste.

Multitenancy = Dans le contexte de Campus Events, la multitenancy signifie que plusieurs établissements ou institutions distincts sur le plan organisationnel peuvent utiliser le même logiciel sans que leurs données, paramètres et processus ne se mélangent. Cela revêt une importance particulière pour les établissements d’enseignement supérieur, car il arrive souvent que différentes facultés, différents établissements, voire plusieurs établissements d’enseignement supérieur utilisent conjointement une même plateforme. Les mandants sont des domaines ou services fonctionnant séparément, qui peuvent être personnalisés et utilisés simultanément et individuellement, sans que chacun ait accès aux données et à la configuration des autres domaines ou services. Il est toutefois également possible d’utiliser des données de manière transversale entre les mandants, ce qui permet une utilisation inter-domaines des données. La création des mandants et l’affectation des utilisateurs à ces mandants se font dans la configuration du système. Seul le mandant spécifié peut consulter l’enregistrement correspondant. Si aucun mandant n’est spécifié, tous les administrateurs du backend peuvent consulter l’enregistrement.

Différence par rapport aux rôles et aux droits

La fonctionnalité de gestion des clients est souvent confondue avec le système d'autorisations.

• Les rôles et les droits déterminent ce qu'un utilisateur est autorisé à faire au sein d'un mandant (par exemple, modifier des événements ou simplement les consulter).
• La fonctionnalité de mandants détermine les données auxquelles un utilisateur peut accéder.

Un utilisateur peut, par exemple, être administrateur du mandant « Faculté de médecine », mais n’avoir aucun accès aux formations de la « Bibliothèque universitaire ».

Fonctionnalités de base

Multilinguisme

Campus Events est disponible en deux langues : l’allemand et l’anglais. Le produit fait la distinction entre la langue d’affichage et la langue des données. Ces deux langues peuvent être différentes. Ainsi, l’interface utilisateur peut par exemple s’afficher en allemand, tandis que la version anglaise d’un événement est en cours de modification.

Langue d’affichage : la langue d’affichage détermine la langue dans laquelle l’interface utilisateur de Campus Events s’affiche. Cela inclut notamment les libellés, les boutons, les remarques et les éléments de menu. L’icône en forme de drapeau dans le menu en haut à droite permet de sélectionner l’allemand (DE) ou l’anglais (EN).

Langue de l’enregistrement : la langue de l’enregistrement définit la langue dans laquelle un enregistrement est créé ou modifié. Elle détermine ainsi à quelle version linguistique les contenus saisis sont attribués. Cela comprend, par exemple, les titres, les descriptions ou d’autres textes traduisibles d’un événement.

Créer une traduction pour un élément de contenu

1. Le point de départ est un aperçu des enregistrements dans le back-end, par exemple les informations sur les participants.
2. La langue appropriée est sélectionnée en cliquant dessus ; la langue sélectionnée est alors mise en surbrillance en couleur, tandis que l’autre langue apparaît en gris
3. Pour l’enregistrement souhaité, cliquez sur « Modifier » dans la colonne « Actions » afin de le modifier dans la langue précédemment sélectionnée.
4. Saisir les contenus correspondants.
5. Les modifications doivent être enregistrées avant de passer à une autre langue, sinon elles seront perdues.
6. Pendant la modification, la traduction sélectionnée peut être modifiée pour l'enregistrement concerné, comme indiqué au point 2.

Configuration des paramètres linguistiques

• La langue du profil (DE/EN dans votre profil utilisateur) n’a aucune incidence sur l’interface d’administration ni sur les factures au format PDF. Elle n’a d’incidence que si le processus de commande/ticket est associé à un compte utilisateur. Dans ce cas, elle est utilisée comme langue pour les e-mails de notification de ce compte.
• Lors de la configuration de Campus Events, les modèles d’e-mails sont créés par défaut en allemand et en anglais. Les contenus et les modèles sont enregistrés respectivement dans une version allemande et une version anglaise. Le système détermine la version linguistique à utiliser lors de l’envoi en fonction de la fiche utilisateur ou de la fiche de commande correspondante. La langue d’affichage actuellement configurée dans le backend par l’administrateur en charge de la modification n’a aucune incidence sur ce processus. Si l’anglais est défini dans le profil d’un utilisateur, celui-ci ne recevra donc automatiquement un e-mail en anglais que si son compte utilisateur est associé à la commande ou au billet en question.
• La langue définie sous Système de commande > Commandes > Langue (commande) est utilisée pour la création du PDF de la facture. Le fichier PDF de la facture est enregistré de manière définitive dès sa première création et n’est pas généré à nouveau par la suite. Si la langue de la commande est modifiée ultérieurement, cette modification n’a donc aucune incidence sur un fichier PDF de facture déjà créé.
• Dans la section « Données des participants » (via l’événement concerné > Participants > cliquer sur le participant correspondant), il est possible de définir la langue des notifications et des certificats. La langue est définie dans la fiche du participant : le système utilise alors les textes en anglais correspondants dans les e-mails et sur le certificat. Pour cela, les e-mails et les certificats doivent être correctement configurés via le sélecteur de langue.

Textes d’aide

En cliquant sur l'icône en forme de point d'interrogation dans le menu en haut à droite, il est possible d'afficher ou de masquer d'un simple clic les textes d'aide pour tous les éléments de la page de contenu.

Sélection du mandant

L’icône en forme de colonne dans le menu en haut à droite permet de sélectionner les mandants. Vous pouvez y déterminer dans quel mandant les contenus Campus Events correspondants doivent être enregistrés. Les droits de l’utilisateur permettent de contrôler le nombre de mandants qui lui sont attribués.

Accès à d'autres applications Academic Hero

L'icône en forme de cube située dans le menu en haut à droite permet d'accéder aux pages d'accueil des produits Academic Hero.

Gestion des utilisateurs

L'icône en forme de personne située dans le menu en haut à droite permet de se déconnecter ou d'accéder aux autorisations de l'utilisateur connecté.

Tableau de bord

L'icône « Maison » située dans le menu en haut à gauche permet d'accéder au tableau de bord de l'administration de Campus Events. Selon les autorisations de l'utilisateur, différentes vignettes d'information et différents tableaux s'affichent ici, chacun permettant d'accéder directement à la section correspondante. Plusieurs vignettes offrent un aperçu des différentes fonctionnalités de Campus Events. Les vignettes suivantes sont affichées : un aperçu des billets réservés par rapport aux billets annulés, les participations aux événements, les validations d’événements et un aperçu des événements dont l’utilisateur est le responsable actuel (« Mes événements »). Il existe également un aperçu des utilisateurs (par exemple, les nouveaux utilisateurs ou les utilisateurs inactifs). Les événements publiés, les e-mails de diffusion envoyés et les recettes issues du système de commande y sont affichés. De plus, un aperçu des tâches actuelles de l’utilisateur concerné est disponible. Il existe deux groupes d’utilisateurs pour la gestion des droits : « Tableau de bord Statistiques Hero » (affiche tous les vignettes) et « Tableau de bord Statistiques » (affiche les vignettes suivantes : Mes événements, Mes tâches, Billets réservés/annulés, Validations d’événements et Participations aux événements).

Fonction de filtrage générale

La fonction de filtrage permet de filtrer les différentes sections. Il existe une multitude de critères de filtrage, permettant par exemple d’afficher dans la vue en liste les événements répondant à une sélection de critères souhaitée. Il est possible d’enregistrer cette sélection de critères dans un filtre personnalisé. Si un ou plusieurs filtres sont sélectionnés dans la liste, les champs permettant de saisir ou de sélectionner les valeurs de filtrage s’affichent pour les filtres choisis. Pour ce faire, sélectionnez les critères correspondants, renseignez les filtres avec les données appropriées (sélectionnez par exemple les groupes cibles selon lesquels le filtrage doit s’effectuer dans le menu déroulant) et cliquez sur « Appliquer ». Rendez-vous ensuite dans « Filtres enregistrés » et cliquez sur « Enregistrer le filtre actuel ». Le filtre enregistré est désormais à votre disposition et vous pouvez passer d’un filtre enregistré à l’autre. Pour annuler vos paramètres de filtrage actuels et appliquer les paramètres par défaut du filtre, cliquez sur « Réinitialiser ». Pour supprimer un filtre, cliquez sur l’icône « moins » située à droite des champs de saisie ou désélectionnez les filtres dans la liste des filtres.

La fonction « Filtres enregistrés » permet d’accéder en un clic à des options de filtrage éventuellement plus complexes. Dans la configuration, vous pouvez gérer les filtres enregistrés et choisir si ce filtre doit servir de filtre de recherche par défaut dans cette application et, par conséquent, s’afficher à chaque fois que la liste est consultée. Il est également possible de définir si le filtre enregistré doit s'afficher sur le tableau de bord du backend de Campus Events. Dans la section de configuration, un administrateur système peut accéder à la liste des filtres enregistrés et consulter les filtres enregistrés par chaque utilisateur.

Filtre par défaut

Dans la vue de liste des événements, seuls les événements actifs sont affichés par défaut, c'est-à-dire ceux dont le statut est « Terminé = Non ». Les événements sont donc filtrés par le filtre « Terminé », sélectionné par défaut.

Boutons

• Icône « + » Nouveau = création d’un nouvel enregistrement
• Icône « + » « Nouvelle entrée » : création d’une nouvelle entrée (par exemple dans la section des informations sur les participants)
• Icône « moins » = Suppression d’un enregistrement
• Icône « corbeille » = Suppression d’un enregistrement

Actions

Dans toutes les sections de Campus Events, différentes actions sont disponibles pour effectuer des opérations et naviguer au sein de l'application. Voici un aperçu des actions possibles dans Campus Events :

• Nouveau (= création d’un nouvel enregistrement)
• Afficher (= Affichage d'un enregistrement)
• Modifier (modification d’un enregistrement)
• Copier (= créer un doublon). Pour les événements, seule la configuration est copiée, pas les participants.
• Retour à la liste (= retour à la liste récapitulative des enregistrements)
• Aperçu (= affichage de l'enregistrement dans l'interface utilisateur, dans un nouvel onglet du navigateur)
• Participants (= la liste filtrée des participants permet de rédiger des e-mails groupés, de générer des listes de participants et des badges nominatifs au format PDF, ainsi que d’anonymiser les données à caractère personnel conformément au RGPD)
• Rappel de calendrier (= télécharger un fichier de calendrier contenant les dates des événements au format iCalendar). Celui-ci peut être importé dans toutes les applications de calendrier courantes.
• Supprimer (= suppression d’un enregistrement / irréversible). Si des inscriptions de participants ont été enregistrées, il n’est pas possible de supprimer un événement. S’il existe des enregistrements de programme(s) associés à un événement, la suppression n’est pas non plus possible.

Exporter / Entrées par page

Le menu déroulant « Exporter » (situé sous la vue en liste) permet d’exporter les contenus sélectionnés. Les formats de fichiers suivants sont disponibles pour l’exportation :

• CSV
• XLSX

Le menu déroulant « Entrées par page » permet de définir le nombre d’entrées affichées par page. Ce nombre sera alors exporté en conséquence.

Visibilité / Visible également pour

Visibilité

• Aucune restriction d'accès - Tout utilisateur du backend peut consulter, modifier et utiliser l'enregistrement.
• Mandant – Seuls les utilisateurs du backend affectés au mandant sélectionné et disposant des autorisations correspondantes peuvent lire, modifier et utiliser l’enregistrement.

Remarque : si un utilisateur n’est affecté qu’à un seul mandant, ce mandant est automatiquement sélectionné pour les enregistrements nouvellement créés.

Visible également pour

• Tous les mandants : tout utilisateur du backend peut lire et utiliser l'enregistrement
• Mandants sélectionnés (sélection multiple possible) : seuls les utilisateurs du backend affectés au mandant sélectionné et disposant des autorisations correspondantes peuvent lire et utiliser l’enregistrement.
  • Dans le domaine des données de base des événements, cela concerne notamment les informations sur les participants, les catégories de billets, les catégories de notation, les modèles de listes de participants et les certificats d’événement.

Espaces réservés dans Campus Events

Divers espaces réservés sont disponibles pour les e-mails de rappel, les e-mails système et les certificats. Lors de l’envoi, ceux-ci sont automatiquement remplacés par les informations correspondantes. Les espaces réservés sont traduits et s’affichent dans un format explicite. Les espaces réservés disponibles varient en fonction du type d’e-mail système. Ils sont regroupés par thèmes selon le domaine, par exemple :

• Variables liées aux formations
• Informations individuelles sur les participants
• Variables liées à l'utilisateur

Utilisation des espaces réservés

Exemples

• Nom du participant
• Nom de l'événement
• Date de l'événement
• Lieu de l'événement
• Lien d'annulation
• Autres informations relatives à l'événement ou au participant

Conseil: dans la mesure du possible, utilisez des variables à la place de valeurs fixes. Cela permet d'utiliser les mêmes modèles d'e-mails pour différents événements et destinataires, et le contenu est automatiquement personnalisé.

Références

Les références établissent des liens entre différents enregistrements ou différentes sections du logiciel. Cela permet, par exemple, d’afficher dans quels objets un enregistrement est utilisé ou quelles autres entrées y sont associées. Les références vous permettent d’accéder aux enregistrements liés et de comprendre leurs relations. Selon la fonction concernée, les modifications apportées à un enregistrement référencé peuvent également avoir un impact sur les sections liées.

Les références sont utilisées aux emplacements suivants :

• Données de base > Informations sur les participants
• Données de base > Catégories de billets
• Factures > Justificatifs > Paiements (dans la vue en liste)
• Programmes
• Modérateurs
• Informations sur les participants
• Catégories de billets
• Configuration > E-mail > Configuration du client de messagerie