Restrictions de billets

Une restriction de billetterie vous permet de définir les conditions dans lesquelles les personnes sont autorisées à s'inscrire à un événement ou à commander un billet. Cette fonctionnalité est conçue comme une étape de contrôle intermédiaire de la part de l'organisateur. Elle peut reposer sur des critères, des programmes ou des décisions manuelles. La restriction est toujours associée à un événement spécifique. En l'absence de restrictions de billetterie, le processus d'inscription/de commande pour l'événement se déroule sans procédure de validation.

Remarque : les restrictions de billetterie sont disponibles pour les commandes via le panier et les inscriptions rapides.

Les décisions en attente et celles déjà prises peuvent être suivies de manière centralisée dans la vue en liste. Une nouvelle configuration n’a d’effet que sur les nouvelles commandes qui n’ont pas encore été reçues.
Dans l’aperçu des restrictions de billets, tous les événements sont affichés avec les restrictions de billets qui leur sont associées. Les restrictions de billets existantes ainsi que les décisions prises et en attente qui y sont associées peuvent être supprimées.
Remarque : lors de la suppression de restrictions de participants, toutes les décisions prises et en attente associées sont irrémédiablement perdues.

Les événements sont affichés avec lesméthodes (de restriction) associées. La colonne « Décisions en attente » indique le nombre de décisions encore en suspens. La colonne « Décisions » affiche les décisions déjà prises. La pastille devient verte lorsqu’il n’y a plus de décisions en attente ou que la participation a été acceptée. Si la pastille s'affiche en orange, cela signifie qu'une décision est en attente. Si la pastille est rouge, la participation a été refusée.
Un clic sur la pastille ouvre une liste des décisions en attente, acceptées ou refusées (selon la couleur de la pastille). La décision ne peut plus être modifiée a posteriori dans cette section. L’action « Décisions » permet d’accéder directement à la synthèse de toutes les décisions en attente et de celles déjà prises.

Les deux processus de validation sont reliés à l’envoi automatique d’e-mails. Les participants sont informés de l’état actuel de leurs demandes par des e-mails automatiques du système.

Remarque : ces e-mails système sont enregistrés de manière inter-mandants dans la section Configuration > E-mail > Modèles d’e-mail. Ils peuvent être personnalisés au niveau du mandant (pour tous les événements du mandant) et, à leur tour, être à nouveau adaptés au niveau de l’événement pour un événement spécifique.

Configurer les restrictions de billets pour les événements

Selon la méthode choisie, une validation préalable ou a posteriori par un administrateur ou un supérieur hiérarchique peut être requise.

Événement : sélectionnez l’événement auquel la restriction de billetterie doit s’appliquer.

Méthode : définissez la restriction à appliquer à l’inscription ou à la commande.

Processus de validation préalable : l’inscription à l’événement n’est possible qu’après validation par un modérateur.

Avec panier/inscription modérée : l’inscription ou la commande est d’abord effectuée. Elle doit ensuite être validée par un modérateur.

Événement du programme : une inscription ou une commande n’est possible que si la personne concernée est inscrite au programme correspondant.

Envoyer une notification en cas de nouvelles décisions à : saisissez l’adresse e-mail de la personne qui doit être informée des nouvelles décisions d’approbation ou de refus.

Validation par e-mail par le supérieur hiérarchique : Indiquez si une validation supplémentaire par le supérieur hiérarchique de la personne participante est requise.

• Oui : lors de l’inscription, la personne participante doit indiquer l’adresse e-mail de son supérieur hiérarchique. Ce dernier reçoit ensuite un e-mail et peut décider d’approuver ou de refuser le ticket ou l’inscription.
• Non : aucune validation supplémentaire par e-mail de la part d’un supérieur hiérarchique n’est requise.

Délai de validation par le supérieur hiérarchique : indiquez le nombre de jours dont dispose le supérieur hiérarchique après l’envoi de la demande de validation pour se prononcer sur l’inscription ou le billet.

Remarque : l’option « Validation par e-mail par le supérieur hiérarchique » n’est disponible que pour la méthode « avec panier / inscription modérée ».

Une fois le délai fixé pour la décision du supérieur écoulé, le supérieur et le participant reçoivent un e-mail correspondant. À l’expiration du délai, la décision de restriction est rejetée par le système et prend le statut « Délai de validation expiré ». Le participant doit alors demander à nouveau une validation auprès de son supérieur hiérarchique.

Ce lien permet au supérieur hiérarchique de confirmer ou de refuser la participation. En cas d’accord, l’inscription est transférée vers le processus de validation existant (« Validation requise ») et est ensuite mise à la disposition du responsable pour un traitement ultérieur. En cas de refus, l’inscription est directement clôturée et le participant en est automatiquement informé ; il n’y a pas de transfert vers des processus en aval.

Critères de sélection des décideurs : définissezles critères permettant d’identifier les décideurs chargés de l’autorisation.

• Événement : les décideurs sont déterminés en fonction de l’événement sélectionné ou du mandant associé.
• Utilisateur participant : les décideurs sont déterminés en fonction du compte utilisateur ou du mandant de la personne participante (= pertinent pour l’affectation automatique au mandant, voir le chapitre « Validation et décision en fonction de l’appartenance d’un participant »).

Le mandant du décideur doit correspondre au mandant de la base sélectionnée. Dans le cas contraire, le décideur ne peut pas prendre de décision de validation pour la personne participante.

Méthode « Processus de validation en amont »

Cette restriction de billet est appliquée avant le processus de commande proprement dit. Les participants peuvent d’abord demander une autorisation et saisir les informations les concernant à cet effet. Une fois les participants validés, ils peuvent revenir sur la formation dans le système et s’y inscrire via le processus de commande (par exemple via le panier ou l’inscription rapide). Cela signifie donc qu’un participant doit d’abord demander une validation afin d’être autorisé à s’inscrire à la formation. Avant cela, il n’est pas possible d’ajouter des billets au panier.

Remarque : la méthode « processus d’autorisation préalable » n’est pas disponible pour les inscriptions en tant qu’invité. Un compte Campus Events est nécessaire pour s’inscrire en utilisant cette restriction de billetterie.

Informations : indiquez les informations souhaitées concernant les participants pour le processus d’autorisation préalable. Les participants doivent les fournir lors de leur inscription. Si une information est obligatoire, cochez la case « Champ obligatoire ». Il est possible de demander plusieurs informations sur les participants. Celles-ci doivent être préalablement gérées dans la section Données de base > Informations sur les participants.

Demander une autorisation

1. Une fois connecté avec un compte Campus Events, il est possible de demander une autorisation. Pour s’inscrire, le participant doit cliquer sur le bouton « Demander une autorisation ».
2. Les informations nécessaires concernant le participant peuvent/doivent être renseignées par ce dernier
3. Le participant doit ensuite cliquer sur le bouton « Demander une autorisation sans engagement »
4. Le message suivant s'affiche : « Votre demande est en cours d'examen. Veuillez patienter. Vous serez informé par e-mail dès que votre demande aura été traitée. »

Remarque : il n’est pas possible de demander une autre autorisation avec le même compte utilisateur.

1. La demande d’autorisation est ensuite examinée par un administrateur, qui décide si le participant est admis. L’administrateur a la possibilité d’accéder directement à la décision via l’e-mail du système et de choisir entre « Accepter » ou « Refuser » la décision relative à la restriction. Il est également possible d’accéder aux décisions de restriction via l’entrée de menu « Décisions »
   

Conséquences de la décision relative à la restriction

1. Cas «Accepter » : le participant peut désormais se connecter avec son compte Campus Events et s’inscrire à l’événement ou effectuer une réservation. Le participant est informé de l’activation par e-mail. L’e-mail contient un lien vers l’événement. L’ensemble du processus de commande peut alors être suivi. Les informations requises pour l’inscription peuvent être demandées au cours du processus de commande dans les « Données du participant ». Celles-ci doivent être préalablement renseignées dans la rubrique Données de base > Données du participant. Le message suivant s’affiche sur le site web : « Votre activation a été effectuée. Vous pouvez désormais vous inscrire. »
2. Cas «Refus » : le participant ne peut pas s’inscrire à la formation. Le message suivant s’affiche sur le site web : « Inscription refusée ». Le participant est informé du refus par e-mail.

Remarque : il n’est pas possible de demander une nouvelle validation avec le même compte utilisateur.

Avec panier / inscription modérée

Cette restriction de billetterie s’applique après le processus de commande proprement dit. Les participants peuvent ajouter les billets souhaités à leur panier, suivre le processus de commande et saisir les informations les concernant. Une fois la commande terminée, l’admission est vérifiée.

Remarque : la méthode « avec panier / inscription modérée » est également disponible pour les inscriptions en tant qu’invité. Il n’est pas nécessaire de disposer d’un compte Campus Events pour s’inscrire en utilisant cette restriction de billetterie.

Demander une validation

1. Le processus de commande peut être suivi dans son intégralité « comme d’habitude ».
2. Sous les catégories de billets disponibles, le texte suivant s’affiche : « Validation requise – La participation à cet événement nécessite une validation. Après votre réservation, nous vérifierons si les conditions de participation sont remplies. Une fois l’autorisation accordée, vous recevrez une confirmation de votre réservation. » Tout au long du processus de commande, une mention indiquant la nécessité d’une autorisation s’affiche.
3. Les informations nécessaires concernant le participant peuvent/doivent être renseignées par ce dernier
   La demande d’autorisation est ensuite examinée par un administrateur, qui décide si le participant est admis. L’administrateur a la possibilité d’accéder directement à la décision via l’e-mail du système et de choisir entre « Accepter » ou « Refuser » la décision relative à la restriction. Il est également possible d’accéder aux décisions de restriction via l’option de menu « Décisions »
4. Le message suivant s'affiche sur le site web : « Statut de votre activation. Votre demande est en cours d'examen. Veuillez patienter. Vous serez informé par e-mail dès que votre demande aura été traitée. »

Conséquences de la décision de restriction

• Cas «Accepter » : la commande/inscription est validée et un numéro de billet est généré par le système Campus Events. Le participant est informé de la validation par e-mail. La mention suivante s’affiche sur le site web : « Votre validation a été effectuée. Vous pouvez désormais vous inscrire. »
• Cas «Refus » : le participant ne peut pas s’inscrire à l’événement. Le participant est informé du refus par e-mail. Le message suivant s’affiche sur le site web : « Malheureusement, votre demande a été refusée. Il n’est donc pas possible de commander un billet. Veuillez contacter l’organisateur pour plus d’informations. »

Dans le processus de validation d’une participation à des événements, il est possible de prévoir une décision préalable du supérieur hiérarchique lors de la procédure d’inscription. Lorsque cette configuration est activée, le participant doit indiquer une adresse e-mail valide de son supérieur hiérarchique lors de la procédure d’inscription. Une fois l’inscription terminée, le supérieur hiérarchique reçoit automatiquement un e-mail du système contenant les informations pertinentes sur l’événement ainsi qu’un lien de décision à usage unique et à durée limitée. Le participant est informé par e-mail du système si sa demande a été acceptée ou refusée.

Remarque : la validation par e-mail par le supérieur hiérarchique n’est disponible que pour la méthode « avec panier / inscription modérée ».

Validation et décision en fonction de l’appartenance d’un participant (affectation au mandant Shibboleth)

Il est possible d’attribuer automatiquement des mandants appropriés aux utilisateurs, y compris aux utilisateurs du front-end. Il est possible de configurer si la décision dépend du mandant de la formation ou de l’utilisateur qui s’inscrit. Les participants sont automatiquement affectés au bon mandant et seules les personnes autorisées peuvent consulter et statuer sur les inscriptions de leur mandant. L'affectation s'effectue à l'aide d'un attribut utilisateur quelconque, par exemple le suffixe d'une adresse e-mail, l'identifiant Shibboleth ou tout autre attribut transmis. Ce paramètre peut être configuré dans les paramètres système par BrainAppeal et nécessite la fourniture d'une liste d'attributs correspondante. Pour configurer un tel processus de validation dans le système, on utilise le processus de validation modéré.

Dans le cadre de la méthode « avec panier / inscription modérée », il est possible de sélectionner dans le menu déroulant soit un participant/utilisateur, soit un événement.

À ce stade, l’option « Participant/Utilisateur » est sélectionnée, car la décision doit être prise en fonction d’une caractéristique du participant.

Les caractéristiques de participant possibles sont :

• Nom d'utilisateur
• Adresse e-mail
• Organisation (appartenance)
• Université
• Identifiant Shibboleth

Il est également possible de définir plusieurs critères de décision. Dans ce cas, ceux-ci sont vérifiés de haut en bas en fonction des données saisies. Le premier critère correspondant est utilisé pour la décision ; les autres critères sont alors ignorés. Le groupe d'utilisateurs requis pour l'autorisation des participants est le groupe « Décideurs des restrictions relatives aux participants aux formations ».

Programme de l'événement

L'inscription n'est possible que si l'utilisateur est inscrit à un programme. Les participants au programme sont automatiquement « acceptés » à ce stade.

Il est également possible, en option, d’autoriser l’inscription de « non-participants au programme ». Les non-participants au programme apparaissent dans la vue en liste de l’onglet « Décisions » et peuvent être validés ou refusés manuellement.

Modèles d’e-mails

Participants à l’événement : décision relative à la restriction positive

Participants à l’événement : restriction, décision négative

Décideur : nouvelle demande d’autorisation de participation

Participant à l'événement : validation de la participation par le supérieur hiérarchique

Supérieur hiérarchique : délai d'autorisation de participation expiré

Participant à l'événement : le délai d'autorisation par le supérieur hiérarchique a expiré

Remarque : les modèles d'e-mails relatifs aux restrictions de billets peuvent être remplacés au niveau du mandant et de l'événement.

La rubrique « Décisions » répertorie toutes les procédures décisionnelles résultant d'une restriction liée à un ticket. Vous pouvez notamment y examiner les demandes nécessitant une validation, puis décider de les « Accepter » ou de les « Refuser ».

Aperçu des procédures de décision

Événement : affiche l'événement auquel se rapporte la procédure de décision.

Compte utilisateur : affiche le compte utilisateur pour lequel la décision a été demandée.

Décision : affiche le statut actuel de traitement ou de décision.

Des codes couleur indiquent si la décision a été « Acceptée » (vert), est « En attente » (orange) ou a été « Refusée » (rouge). Les boutons d’action permettent d’accepter, de refuser ou de supprimer une décision.

Dans les deux cas (« Acceptée » et « Refusée »), le participant est informé par e-mail.

Actions > Afficher : cette section affiche les informations relatives au participant ainsi que les détails de la commande. Si une décision a déjà été prise, le champ « Décidé par » permet de savoir qui a pris cette décision.

Actions > Modifier : cette section permet de corriger les informations relatives au participant.

Remarque : cette option n’est disponible qu’avec la méthode de restriction « processus de validation en amont ».

Actions > Supprimer : si un numéro de ticket a déjà été généré pour une réservation, la suppression de la décision de restriction n’a aucun effet sur les inscriptions/commandes déjà finalisées. Le participant n’est pas informé de la suppression d’une décision de restriction.

Modèles d’e-mails

Participant à l’événement : décision de restriction positive

Participants à l’événement : décision de restriction négative

Remarque : les e-mails système sont enregistrés de manière inter-mandants dans la section Configuration > E-mail > Modèles d’e-mail. Ils peuvent être personnalisés au niveau du mandant (pour tous les événements du mandant) et, à leur tour, être à nouveau adaptés au niveau de l’événement pour un événement spécifique.

Le processus de validation permet désormais une attribution automatique de mandant aux utilisateurs, y compris aux utilisateurs du front-end. Pour cela, le processus de validation existant est utilisé dans les restrictions de ticket (méthode « avec panier / connexion modérée »). L'affectation s'effectue à partir d'un attribut utilisateur quelconque, par exemple le suffixe d'une adresse e-mail, l'identifiant Shibboleth ou tout autre attribut transmis. Veuillez contacter le service d'assistance si vous souhaitez configurer ce paramètre.

Il est possible de configurer si la décision dépend du mandant de l’événement ou de l’utilisateur qui s’inscrit. De plus, un nouvel aperçu de toutes les décisions en attente est disponible, qui peut être filtré en option par événement. Le groupe d’utilisateurs existant « Événements > Restrictions de participation – Décideurs » est utilisé pour la mise en œuvre des décisions. Les participants sont automatiquement affectés au mandant approprié, et seules les personnes autorisées peuvent consulter et statuer sur les inscriptions de leur mandant.