Gestion des participants dans Campus Events

La gestion des participants offre des fonctions importantes pour la gestion, l'organisation, la prise de contact et la création de différents documents.

Dans l'aperçu des participants d'une formation, à ne pas confondre avec l'aperçu général des participants, offre des fonctions importantes pour la gestion, les informations les plus importantes peuvent être consultées pour une gestion rapide des participants. La possibilité de contacter rapidement les différents participants ou de créer un certificat en un clic peut par exemple être effectuée ici.

Explication des colonnes

Date
Date de réservation ou d'inscription.

Numéro de ticket

• Le champ est vide si le processus d'inscription à l'événement n'est pas encore terminé. Si une inscription est effectuée en tant qu'invité, le participant concerné doit vérifier son e-mail dans les 24h pour finaliser l'inscription et obtenir un numéro de ticket. Dans le cas contraire, l'inscription sera automatiquement annulée après 24h.
• Si un numéro de ticket est disponible, cela correspond à une inscription ou une réservation ferme.

Données des participants (par ex. prénom, nom, e-mail, etc.)
Les données des participants sélectionnées peuvent être affichées dans la vue de liste des participants ; les données des participants à afficher sont définies dans le formulaire d'événement sous Données des participants.

Ticket annulé

• Représente l'état de validité du ticket.
• L'étiquette peut prendre l'une des valeurs de statut : Oui, Non.
• Le label qui représente le statut de validité est également un bouton permettant d'annuler le ticket d'événement correspondant, voir Annulation de tickets d'événements.

Participation
Le bouton du label sous Participation permet de modifier le statut entre Oui et Non.

Le statut Participant peut être défini pour chaque participant à la manifestation et pour chaque date de manifestation / session. L'indication d'une indication de "participation totale" reste valable.

Exemple 1 (participation totale, présence à une seule session)

Réussite
...sans catégorie de notation : si aucune catégorie de notation n'est sélectionnée pour la formation sous Contenu pédagogique (certificat), le statut peut être modifié entre Oui/Non à l'aide du bouton d'étiquette sous Réussite. Si "Oui" est sélectionné, cela équivaut à l'option "Réussite totale", si des catégories de notation sont utilisées.

...avec catégorie de notation : si au moins une catégorie de notation est sélectionnée pour le cours sous Contenu pédagogique (certificat), les notes peuvent être sélectionnées lors du changement de statut de "Réussi". L'option "Réussite totale" peut être définie dans le même formulaire au lieu d'être définie comme ci-dessus (...sans catégorie de notation) en sélectionnant Oui/Non.

Note interne
Définir une note interne en texte libre.

Actions

Afficher
Afficher permet de visualiser en détail toutes les données des participants de l'enregistrement sélectionné.

Modifier
Modifier permet d'adapter/d'actualiser l'enregistrement du participant.

Anonymiser
Dans le cadre de la protection des données, des données personnelles, les données des différents participants peuvent être anonymisées/supprimées conformément au RGPD.

Conséquences de l'anonymisation :

• Attention : cette étape ne peut pas être annulée !
• Aucun administrateur de Campus Events ne peut plus consulter les données des participants.
• Le ticket émis est toujours conservé.
• Le statut du participant est conservé.
• Si des données pertinentes pour la facturation ont déjà été saisies, elles ne seront automatiquement supprimées qu'à la fin du délai de conservation (en général 10 ans pour les factures) (réglage du système).
• Si des e-mails ont déjà été envoyés aux participants, ils seront automatiquement supprimés après 365 jours (réglage du système).

Certificats
Remarque : les termes attestation de participation, certificats et contenus didactiques doivent être considérés comme synonymes à cet endroit.
Pour configurer l'attestation de participation.

Pour télécharger une attestation de participation, cliquer sur le bouton Certificats, une petite zone avec deux options s'affiche ensuite :

• Certificat de participation : Permet de télécharger le dernier certificat de participation généré.
• Réinitialiser le certificat de participation : Supprimer l'attestation de participation déjà émise/générée, la générer à nouveau et la télécharger. Celle-ci contient désormais la date actuelle et l'état actuel des contenus de formation dans l'éditeur d'événements. Il est possible que le participant ait déjà reçu son certificat et qu'il y ait des différences lorsqu'il est réédité.

Lettre
Voir Contacter un participant.

Démarrer le processus d'inscription && Démarrer le processus de commande

Pour les participants à un événement qui ont été ajoutés manuellement par les administrateurs : un bouton d'action supplémentaire est maintenant affiché. Ce bouton d'action permet, malgré l'ajout manuel, d'envoyer des e-mails et des documents (par ex. des factures) "comme pour une véritable inscription / commande".

Annulation de billets de manifestation

Conséquences de l'annulation d'un billet d'événement

• Le numéro de billet n'est plus valable.
• Le ticket est affiché comme "annulé" lors du contrôle d'entrée (Voir E-Ticket).
• Le participant reçoit un e-mail avec le motif de l'annulation.

Étapes à suivre :

1. Cliquer sur l'étiquette Non du ticket correspondant qui doit être annulé.
2. Un formulaire d'annulation s'ouvre. Sous Motif d'annulation, il est possible d'indiquer un texte libre.
3. Cliquer sur le bouton Annuler le ticket pour clore la procédure d'annulation.

Supprimer un participant

Pour supprimer manuellement un participant existant, le ticket doit d'abord être annulé. L'enregistrement peut ensuite être anonymisé. Il n'existe pas de fonction classique de "suppression".

Ajouter manuellement un participant

Dans l'aperçu des participants, cliquer en haut à droite sur le bouton Nouveau, remplir ensuite le formulaire de ticket d'événement affiché et cliquer sur Ajouter.

Remarque

Aucun numéro de ticket n'est généré pour les participants ajoutés manuellement.

Le participant n'est pas informé de son inscription sur la liste des participants de l'événement.

Actions par lots

Les actions par lots peuvent être appliquées à plusieurs participants en même temps. Il peut s'agir d'une liste filtrée de participants ou d'un groupe sélectionné de participants. Les champs Participation et Réussite peuvent être modifiés par les actions par lots.

En bas à gauche, sous la liste des participants, se trouve un menu déroulant permettant de choisir parmi les actions par lots. Il suffit de cliquer sur l'une des actions Participé, Non-participé, Réussite, Échec, puis de confirmer avec le bouton OK adjacent pour appliquer l'action aux participants précédemment sélectionnés dans la liste.

Gérer les participants en tant que modérateur

Certains modérateurs/enseignants autorisés d'un événement peuvent télécharger et consulter les listes de présence dans la section Preuves, ainsi que supprimer les listes de présence qu'ils ont eux-mêmes téléchargées. Dans la liste des participants, le modérateur peut modifier les champs Participation et Réussite, ainsi qu'enregistrer un texte libre dans la colonne Note interne.

Configuration du compte de l'enseignant pour la gestion des participants

1. Le professeur/animateur est créé en tant qu'utilisateur Campus Events et se voit attribuer, en plus des mandants correspondants, les groupes d'utilisateurs Backend (accès à l'interface d'administration) et Animateur.
2. Créer un enregistrement de données de base modérateur correspondant pour le professeur. Pour cela, il faut sélectionner le compte correspondant du professeur dans le formulaire, dans la section Généralités, pour le champ Utilisateur via le menu déroulant.
3. Si l'enregistrement des données de base du modérateur a été enregistré ou ajouté, il peut maintenant être défini pour les formations via le formulaire de formation.
4. Le compte enseignant/animateur correspondant peut alors gérer les participants de la manifestation correspondante comme décrit ci-dessus.

Preuves

En tant qu'animateur/professeur, télécharger et consulter les listes de présence, ainsi que supprimer les listes de présence téléchargées pour l'occasion.

Liste d'attente

Événement concret > Aperçu des participants > Section : liste d'attente

Gérer les personnes sur la liste d'attente d'une manifestation.

Remarque

La fonctionnalité de liste d'attente est un service qui peut informer d'un nouveau contingent ou de places devenues libres. Elle peut être configurée individuellement pour chaque événement, de sorte que la liste d'attente n'est utilisée que si elle est explicitement activée. Dans le cas contraire, l'événement est considéré comme complet et est marqué en conséquence.

Comment puis-je configurer une liste d'attente ? Voir la section : Formulaire de manifestation > Liste d'attente.

Modifier la position des inscriptions

En cliquant sur une pointe de flèche simple, une entrée est déplacée d'une position dans la direction correspondante.

En cliquant sur une double pointe de flèche, une entrée est placée à la fin ou au début de la liste dans la direction correspondante.

Actions sur la liste d'attente

Libérer la personne en attente pour l'inscription
La personne en attente est libérée pour l'inscription lorsqu'on clique sur le cadenas fermé.

Un symbole de cadenas ouvert signifie que la personne sur la liste a déjà été libérée pour l'inscription.

La personne reçoit alors une notification par e-mail. Celui-ci contient par défaut un lien individuel pour l'inscription ainsi qu'un code de déverrouillage qui doit être indiqué le cas échéant lors de l'inscription. Une telle validation ne peut pas être annulée.

Surclassement d'une personne de la liste d'attente au statut de participant
Cliquez sur l'icône du ticket pour surclasser une personne en attente au statut de participant et envoyer ensuite un e-mail de confirmation automatique(participant à l'événement : confirmation d'inscription). La personne est alors irrévocablement retirée de la liste d'attente.

Modifier une personne de la liste d'attente

Cliquer sur le crayon pour éditer une personne en attente.

Supprimer une personne de la liste d'attente
Cliquer sur l'icône de la poubelle pour supprimer une personne en attente de la liste d'attente. La personne en attente n'est pas informée de cette opération.

Inscrire manuellement une personne sur la liste d'attente

1. Cliquer en bas à gauche de la liste d'attente sur le bouton Nouveau, un formulaire s'ouvre ensuite.
2. Remplir le formulaire pour la personne en attente
3. Cliquer sur le bouton Ajouter pour ajouter l'entrée à la liste d'attente.

Contacter un participant

Dans la colonne Actions, cliquer sur Ecrire pour le participant concerné afin d'afficher le formulaire de rédaction du message :

Modèle
Le champ ne s'affiche que si des modèles de message ont été enregistrés sous Système > Courrier électronique > Modèles de message. Si des modèles de message peuvent être sélectionnés, le formulaire d'e-mail est automatiquement pré-rempli lorsque l'on clique sur un modèle de message.

Des caractères de remplacement peuvent être utilisés dans l'objet (Subject) et le corps (Body) du message. La quantité de caractères de remplacement et la manière dont ils sont remplacés dans le message sont affichées à côté du formulaire sous Caractères de remplacement.

Sous Pièces jointes (Attachments), plusieurs pièces jointes peuvent être téléchargées pour le message électronique.

Expéditeur

L'e-mail de l'expéditeur est dérivé du compte qui envoie le message.

Rédiger un e-mail circulaire

Un e-mail circulaire permet d'envoyer un e-mail à plusieurs participants à l'événement.

Possibilités de contact

Contacter les participants
Envoyer une circulaire aux participants de l'événement (toutes les adresses e-mail de la liste des participants seront contactées).

Contacter les personnes filtrées
Envoyer le mail circulaire uniquement aux participants sélectionnés qui correspondent au filtre appliqué.

Contacter les personnes en attente
Envoyer le mail circulaire uniquement aux participants figurant sur la liste d'attente.

Tout contacter
Envoyer un mail circulaire aux participants à l'événement et aux personnes sur la liste d'attente (indépendamment du filtre).

Gérer les mails circulaires de la manifestation

Mails envoyés
Si des mails circulaires ont déjà été envoyés pour la manifestation correspondante, ils sont listés sous Mails envoyés.

Les entrées des mails circulaires envoyés peuvent être appelées. Celles-ci redirigent vers le résumé de l'état de la circulaire (voir la page de confirmation).

Envoi de la circulaire

Étapes à suivre :

1. vérifier le destinataire

Avant d'envoyer la circulaire, il est possible de vérifier la liste des destinataires et, le cas échéant, d'exclure certaines personnes de la réception. Une fois la liste vérifiée, on clique sur le bouton Suivant pour passer à l'étape suivante de la préparation de l'envoi.

2. rédiger la circulaire

Si elle a été créée, on peut choisir dans le formulaire sous Templates parmi une sélection de modèles de messages dans le menu déroulant, selon lesquels le formulaire de courrier sera rempli. L'objet et le contenu du message sont définis.

Dans le formulaire sous Signature, il est possible de choisir, si elle a déjà été créée, parmi une sélection de modèles de signature dans le menu déroulant. Une signature sélectionnée peut être supprimée en cliquant sur le symbole x à droite dans le champ de signature.

Dans la zone Sélectionnez ici vos pièces jointes, il est possible de joindre des pièces jointes à la circulaire. Les fichiers peuvent être téléchargés par glisser-déposer ou via la zone de dépôt/dépôt.

Sous Aperçu pour le destinataire, il est possible de sélectionner un participant à l'événement, à partir duquel un exemple d'aperçu du message est affiché sous le champ Aperçu pour le destinataire.

3. envoyer un e-mail test

Avant d'envoyer l'e-mail final, le système envoie un e-mail de test afin de garantir l'exactitude de l'e-mail (mise en page, formatage, caractères de remplacement, pièces jointes et liens).

Dans le formulaire sous Destinataire pour le mail test, l'adresse e-mail pour la réception du mail test est saisie.

Un participant à l'événement est sélectionné dans le champ de remplissage avec les données de afin de personnaliser le mail test. Cela permet de simuler un envoi réel à un destinataire réel.

Envoyer un e-mail test pour démarrer l'envoi test.

4. démarrer l'envoi de l'e-mail

• Examen de l'e-mail test
  L'e-mail test reçu doit être examiné.

  Il convient de vérifier l'objet, le corps du message, les espaces réservés, les pièces jointes et la signature afin de s'assurer que l'e-mail a été envoyé correctement.

  Pour effectuer des corrections, il est possible de revenir à n'importe quelle étape précédente en cliquant sur l'étape correspondante dans la barre de progression :

• Démarrer l'envoi de l'e-mail
  Si la vérification de l'e-mail test est réussie, l'envoi de l'e-mail circulaire peut être effectué. Pour cela, il faut cocher dans le formulaire la case Toutes les données sont correctes et l'envoi de l'e-mail aux {X} destinataires peut maintenant être lancé de manière irrévocable, puis cliquer sur le bouton Lancer l'envoi de l'e-mail.

  Un résumé de l'envoi s'affiche ensuite (voir étape 5 - Confirmation).

5. confirmation

La page de confirmation est un récapitulatif et contient deux sections qui donnent un aperçu de l'état de la diffusion.

Les informations suivantes sont contenues dans le résumé :

Informations générales
Créé
Statut d'envoi
Sujet (modèle)
Message (modèle)

Destinataire
Nom
E-mail
Numéro de ticket
Prénom
Nom
Lien de vidéoconférence
Nom de l'événement
Date de l'événement
Statut d'envoi

• Envoi d'e-mails circulaires à plus de 100 personnes.

• Les e-mails sont envoyés dans un cycle de blocs de 100 à une fréquence de 15 minutes.

• Exemple : avec 150 e-mails, le statut d'envoi est affiché sur "100/150". Après 15 minutes, les e-mails restants sont envoyés.

Générer des PDF

Campus Events peut générer des documents PDF utiles sur la base des données des participants d'un événement, qui peuvent être téléchargés pour être imprimés.

Le point de départ est Aperçu des participants > Section : générer des PDF. Celle-ci peut être activée via Aperçu de la manifestation > Colonne : Actions : Participants.

Liste des participants

La liste des participants est un document DIN A4 et se compose des données des participants de l'événement. Les colonnes peuvent être définies à volonté afin de créer une liste de participants adaptée.

Créer une liste des participants

1. Dans la section Générer des PDF, cliquer sur Liste des participants. Un formulaire s'ouvre ensuite, dans lequel il est possible de définir l'orientation de la page et les colonnes de la liste des participants.
2. Sélectionner Portrait ou Paysage comme orientation de la page.
3. Les colonnes peuvent être complétées en cliquant sur le symbole plus. Comme champ, on choisit l'une des indications de participant appropriées dans le menu déroulant et on définit la largeur relative des colonnes.
4. Les colonnes peuvent être supprimées en cliquant sur le symbole "moins".
5. Pour créer le document PDF, on clique sur le bouton Générer.

Liste de signatures

La liste des signatures est un document A4 et se compose des données des participants à la manifestation. Les colonnes peuvent être définies à volonté afin de générer une liste de signatures appropriée.

Créer une liste de signatures

1. Dans la section Générer des PDF, cliquer sur Liste de signatures. Il est maintenant possible de définir l'orientation de la page et les colonnes de la liste de signatures (comme pour la liste des participants).
2. Choisir comme orientation de la page le format portrait ou le format paysage.
3. Les colonnes peuvent être complétées en cliquant sur le symbole plus. Comme champ, on choisit l'une des données de participant appropriées dans le menu déroulant et on définit la largeur relative de la colonne.
4. Les colonnes peuvent être supprimées en cliquant sur le symbole moins.
5. Pour créer le document PDF, on clique sur le bouton Générer.

Badges de table

Créer des badges de table pliables pour les participants, qui peuvent être placés par ex. aux tables des participants.

Créer des porte-noms de table

Dans la section Générer des PDF, cliquer sur Badges de table pour générer le document PDF avec les badges de table de tous les participants.

Badges

Plaques nominatives individuelles pour les événements ou les réunions.

Vous pouvez choisir parmi les formats suivants :

• Badges nominatifs 90 x 54 mm
• Durable 1455 Badge à insérer (90 x 54 mm)
• AVERY Zweckform C32011 Cartes de visite (85 x 54 mm)
• AVERY Zweckform L4784 Étiquettes de nom (63.5 x 29.6 mm)
• AVERY Zweckform L4786 Étiquettes de nom (80 x 50 mm)

Créer des étiquettes de nom

1. Dans la section Générer des PDF, cliquer sur Badges pour afficher les formats sélectionnables sous forme de menu déroulant.
2. Dans le menu déroulant, cliquer sur le format approprié pour créer et télécharger le document avec les badges.

Supprimer les données personnelles

Anonymiser tous les participants (RGPD)

• Dans le cadre de la protection des données à caractère personnel, il est possible d'anonymiser les données de tous les participants à un événement.

• Conséquences de l'anonymisation :

• Cette étape ne peut pas être annulée !
• Aucun administrateur de Campus Events ne peut plus consulter les données des participants.
• Les billets émis sont toujours conservés.
• Le statut des participants est conservé.
• Si des données importantes pour la facturation ont été saisies, elles ne seront automatiquement supprimées qu'à la fin du délai de conservation (en général 10 ans pour les factures) (réglage du système).
• Si des e-mails ont été envoyés aux participants, ils seront automatiquement supprimés après 365 jours (réglage du système).

Vider la liste d'attente

Supprimer irrévocablement toutes les personnes en attente de la liste d'attente. Les participants ne sont pas informés de cette opération.