Créer ou modifier des événements

Vous définissez ici les informations de base et les dates de l'événement :

• Titre/Nom de l'événement : le nom de l'événement s'affichera sur le site web.
• Sous-titre : il s'agit d'un titre de deuxième niveau qui apparaîtra sur la page de détails de l'événement.
• N° de l'événement : le numéro de l'événement est indiqué ici. Ce numéro est facultatif. Il est indiqué sur les factures pour les événements payants (commande via le panier).
• Segment d’URL :Le segment d’URL est la partie de l’URL nécessaire pour accéder à l’événement spécifique. Il doit toujours être unique. Le système génère automatiquement le segment d’URL lors de la première sauvegarde, en fonction du nom de l’événement indiqué.
  • Liens uniques : si un événement portant le même titre existe déjà, un numéro séquentiel est automatiquement ajouté au segment d’URL afin de garantir un lien unique vers l’événement.
  • Le lien peut être modifié ultérieurement à l'aide de l'icône en forme de crayon, et régénéré à l'aide de l'icône en forme de cercle.
• Dates : une date comprend toujours une date de début (+ heure facultative) et une date de fin (+ heure facultative).
  • Ajouter un rendez-vous unique : il est possible d’ajouter un ou plusieurs rendez-vous uniques.
  • Ajouter des rendez-vous via une série de rendez-vous : il est possible d’ajouter des rendez-vous via une série de rendez-vous. Une série est un ensemble de rendez-vous pouvant avoir lieu périodiquement selon une date ou selon des répétitions (X jours, X jours de la semaine ou X jours du mois) et se terminant à une date définie. Un rendez-vous peut être ajouté à une série existante ou remplacer la série existante. Le bouton « Générer » permet de remplacer ou d’ajouter la série. Les heures de début et de fin restent identiques pour une série.

C'est ici que vous classez l'événement sur le plan organisationnel afin qu'il puisse être affiché et géré correctement.

Mandant : dans ce menu déroulant, vous sélectionnez le mandant correspondant à l'événement (pertinent uniquement pour les clients disposant d'une licence pour le module « Multimanant »). L'affectation à un mandant définit à qui appartient cet événement et, par conséquent, qui est autorisé à l'administrer. Tous les utilisateurs affectés au mandant correspondant et disposant des autorisations nécessaires peuvent le gérer.

• Sans attribution : si l’événement n’est attribué à aucun mandant, tous les utilisateurs du backend peuvent le consulter et le modifier.

Visible également pour les mandants (pour les programmes) : l’événement peut également être partagé avec d’autres mandants lors de l’utilisation des programmes(pertinent uniquement pour les clients disposant d’une licence pour le module « Gestion des cours »)

Format de la formation : vous pouvez sélectionnerici le format dans lequel la formation se déroule. Cette information s’affiche aussi bien dans la liste des formations sur la page d’accueil que lors de la consultation de la description détaillée de la formation.

Options :

• pas de formation (la ligne relative au format de la formation est masquée)
• Événement en présentiel
• Événement en ligne
• Événement en présentiel et en ligne

Statut de l'événement

Publier l'événement : permet de déterminer si l'événement est publié sur le site web et s'il apparaît dans l'aperçu des événements ainsi que sur la page de détails. Dès que la date « Événement visible jusqu'au » est dépassée, ce champ est automatiquement désactivé.

Événement terminé : marque l’événement comme terminé. Ce champ décrit le statut de l’événement et ne contrôle pas sa visibilité temporelle sur le site web. Les événements terminés sont automatiquement archivés après un délai défini dans les paramètres système (par exemple, 365 jours).

Événement visible jusqu’au : Détermine jusqu’à quand l’événement doit rester visible sur le site web. À l’expiration de ce délai, le champ « Publier l’événement » est automatiquement désactivé. Il est possible de choisir comme date soit le début, soit la fin de l’événement.

Listes d’événements : l’affectation à des listes d’événements définit l’emplacement où l’événement sera affiché. Il est possible d’enregistrer plusieurs listes. Si aucune liste d’événements n’est sélectionnée, l’événement ne peut être trouvé que via un lien direct, à condition qu’il soit publié.

Autorisations : les listes d’événements peuvent être validées pour être utilisées avec des événements. Ces autorisations sont affichées ici. Lorsqu’une liste est validée, l’événement apparaît également dans cette liste. Après la demande de validation, un administrateur disposant des droits appropriés doit approuver la validation avant que l’événement n’apparaisse dans la liste correspondante.

Description succincte : la description succincte apparaît dans l'aperçu (vue en liste). Si aucune description succincte n'est renseignée, une version abrégée de la description s'affiche dans l'aperçu.

Description : la description est affichée dans son intégralité dans la vue détaillée. Si aucune description succincte n'est renseignée, une version abrégée du texte de description s'affiche dans la vue en liste.

Description interne : La description interne sert uniquement à des fins de notes internes. Ces informations ne sont pas affichées sur le site web.

Étiquette « Störer » : le « Störer » est un moyen d’attirer davantage l’attention sur cet événement. Il s’affiche aussi bien dans la vue en liste que dans la vue détaillée sous la forme d’un élément graphique accrocheur contenant le texte indiqué.

Images de l'événement : l'image de l'événement s'affiche à la place d'une vignette colorée avec la date dans les vues en liste et détaillée. Le fichier image est téléchargé via la médiathèque, où il peut être géré et complété par des informations supplémentaires. Dans le champ « Texte alternatif », il est possible d’ajouter une brève description du contenu de l’image au cas où celle-ci ne pourrait pas être chargée. De plus, ce texte est important pour l’accessibilité, par exemple pour les lecteurs d’écran. Il s’affiche lorsque l’image ne peut pas être chargée. Il est également important pour l’accessibilité et le référencement naturel. Le champ « Légende » s’affiche sur la page de détail, sous l’image.

Remarques concernant le téléchargement d’images :

• Taille minimale : 758 px x 758 px
• Taille maximale : 1920 px x 1920 px
• Taille maximale du fichier : 4 Mo
• Formats de fichiers autorisés : JPG, PNG

Informations et téléchargements : Les fichiers sont téléchargés via la médiathèque, où ils peuvent être gérés et complétés par des informations supplémentaires. Le nom du document s'affiche dans la vue détaillée et le document téléchargé y est associé par un lien. Les documents PDF complètent la description de l'événement et sont disponibles au téléchargement.

Remarque concernant le téléchargement de fichiers :

• Taille maximale du fichier : 4 Mo
• Format de fichier autorisé : PDF

Dans cette section, les fiches de données de base gérées de manière centralisée (animateurs, sponsors, organisateurs, lieux, personnes de contact, publics cibles, catégories et catégories de filtres) peuvent être affectées à l'événement et mises à jour. Ces informations sont ensuite affichées sur le site web en tant qu'informations complémentaires.

Fiches centrales

Pour les rubriques « Modérateurs » et « Sponsors », il est possible de définir un titre personnalisé pour l'ensemble de la section correspondante.

De plus, il est possible de définir le responsable de l’événement. Tous les utilisateurs du backend des mandants concernés peuvent être sélectionnés. Dans le tableau de bord, la vignette « Mes événements » affiche les événements de l’utilisateur connecté (pour lesquels il est enregistré en tant que « responsable de l’événement ») et permet d’accéder directement à un événement via un lien rapide.

Validations : les catégories de filtres peuvent être validées pour être utilisées dans le cadre d’événements. Ces validations sont affichées ici. Lorsqu’une catégorie de filtres est validée, l’événement s’affiche également dans cette catégorie. Une fois la demande de validation soumise, un administrateur disposant des autorisations nécessaires doit approuver la validation avant que l’événement n’apparaisse dans la catégorie de filtre correspondante.

Les données spécifiques à un événement sont des informations relatives à celui-ci qui peuvent être gérées soit à des fins purement organisationnelles dans le backend, soit affichées à titre informatif sur le site web en tant qu'informations complémentaires. Elles sont gérées dans la section des données de base (→ Données relatives aux événements).

Dans cette section, vous pouvez choisir parmi les différentes modalités d'inscription aux événements. La configuration ultérieure varie en fonction du type d'inscription sélectionné. Les options de paramétrage disponibles sont limitées par le choix du type d'inscription.

Aucune (affichage de la date uniquement)

Seule la date est affichée sur le site web.

Message lorsque l'inscription n'est pas possible : si aucune inscription à un événement n'est possible, un message d'information prédéfini s'affiche automatiquement. « L'inscription à cet événement n'est actuellement pas possible.

Inscription rapide pour les participants individuels (uniquement gratuite et sans panier)

Message lorsque l'inscription n'est pas possible : si aucune inscription à un événement n'est possible, un message d'information prédéfini s'affiche automatiquement : « L'inscription à cet événement n'est actuellement pas possible. »

Autoriser les inscriptions en tant qu’invité : l’option « Inscriptions en tant qu’invité »permet de définir de manière flexible pour quels événements une inscription en tant qu’invité est possible. La disponibilité de cette option peut être contrôlée à l’échelle du système ou par mandant.

Inscription à partir de : autoriserles inscriptions à un événement uniquement à partir d’une date et d’une heure données. Sur l’interface publique, sous la description de l’événement, une information correspondante s’affiche, indiquant la date et l’heure au plus tôt auxquelles les inscriptions sont possibles.

Inscription jusqu’au : autoriserles inscriptions à un événement uniquement jusqu’à une date et une heure données. Sur l’interface publique, sous la description de l’événement, une information correspondante s’affiche, indiquant la date et l’heure limites auxquelles les inscriptions sont possibles.

Afficher les billets disponibles : cette option détermine si cette information est affichée dans l’interface publique, dans la liste des événements, à l’intention des personnes effectuant la réservation.

Nombre minimum de participants : en fonction de la valeur définie, le système de feux tricolores des participants affiche un retour visuel correspondant dans l’aperçu de l’événement.

Nombre maximal de participants : en fonction de la valeur définie, le système de feux tricolores s’affiche dans l’aperçu de l’événement pour indiquer le nombre maximal de participants. Si ce nombre est atteint, une personne intéressée peut s’inscrire sur la liste d’attente, si celle-ci a été configurée.

Annulation par les participants

• Annulation autonome non autorisée
  Ici, le participant ne peut demander une annulation que manuellement, par exemple par e-mail.
  Il n’a pas la possibilité de le faire via un lien dans l’e-mail ou via son profil. Ce processus est donc totalement indépendant de Campus Events.
• Annulation autorisée uniquement après validation
  Un participant peut demander lui-même l’annulation de sa réservation auprès de l’administrateur. L'URL d'annulation figurant dans la confirmation d'inscription permet de demander une annulation. Pour cela, il faut que le paramètre {{ S_CANCEL_URL }} soit présent dans le modèle d'e-mail « Participant à l'événement : confirmation d'inscription ».
  De plus, l'option « Annuler » s'affiche dans le profil du participant, sous « Mes événements ». En tant qu'administrateur, vous pouvez consulter cette demande dans Campus Events, dans l'aperçu des participants d'un événement, et l'accepter ou la refuser.
• Annulation autonome autorisée
  Ici, le participant peut annuler lui-même sa réservation directement, sans intervention de l’administrateur. L'annulation s'effectue via l'URL d'annulation figurant dans la confirmation d'inscription reçue précédemment par e-mail. Pour cela, le paramètre {{ S_CANCEL_URL }} doit être présent dans le modèle d'e-mail « Participant à l'événement : confirmation d'inscription ».
  De plus, l'option « Annuler » s'affiche dans le profil du participant, sous « Mes événements ». L'annulation est alors effectuée de manière entièrement automatique.

Annulation jusqu'au : définit la date et l'heure jusqu'à lesquelles les participants peuvent annuler leur inscription. Visible et modifiable uniquement pour les options d'annulation des participants «Annulation autorisée uniquement après validation » et «Annulation autonome autorisée ».

Conditions d'annulation

• Les conditions d’annulation peuvent être définies en pourcentage (taux en pourcentage) et en valeur absolue (montant en euros). Les frais réels correspondent à la somme des deux options.
• Il est possible de définir des plages « À partir de ≤ » et « Jusqu’à > » jours avant le début de l’événement. La valeur -1 peut également être définie dans les conditions d’annulation et correspond au jour de l’événement.
• Un aperçu du texte des conditions d’annulation saisies s’affiche dans le formulaire de l’événement.

Ajouter une invitation de calendrier (.ical) à l’e-mail de confirmation : un fichier de calendrier contenant la ou les dates au format iCalendar est automatiquement joint, en option, à l’e-mail de confirmation. Celui-ci peut être importé dans toutes les applications de calendrier courantes.

Comment puis-je activer une liste d'attente pour un événement ?

La liste d’attente ne peut être utilisée qu’en association avec les deux types d’inscription suivants :

• Inscription rapide pour un participant individuel (uniquement gratuite et sans panier)
• Commande avec panier (pour un ou plusieurs participants)

Dans cette section, vous pouvez activer la liste d’attente en cochant la case « Oui » ou « Non ». Si vous sélectionnez « Oui », une nouvelle sous-section déroulante s’affiche automatiquement sous la rubrique « Liste d’attente » pour vous permettre de configurer les paramètres de la liste d’attente.

Commande avec panier (pour un ou plusieurs participants)

Cela nécessite le module complémentaire « Événements payants ». Si ce module n’a pas été activé, les champs de prix sont masqués dans le formulaire de l’événement.

Vendeur : un vendeur préalablement créé dans la section « Système de commande > Vendeurs » doit impérativement être sélectionné pour l’événement. Un vendeur peut être défini par défaut dans le mandant

TVA : indication d’un taux de TVA général applicable à toutes les catégories de billets de l’événement. Ce taux peut être redéfini pour chaque catégorie de billet

Billets/Catégorie de billets : indication d’une catégorie de billets (création via Données de base > Catégories de billets)

Prix de l’événement : indication du prix brut de la catégorie de billets. Le prix net est calculé automatiquement

TVA spécifique : saisie d’un taux de TVA spécifique pour la catégorie de billets

Début et fin : saisie d’une date et d’une heure pour la mise en vente de la catégorie de billets, y compris l’indication d’une heure de début et d’une heure de fin

Contingent: saisie d’un contingent de billets pour la catégorie de billets

Modes de paiement : indication d’un mode de paiement pour l’événement. Les modes de paiement sont gérés dans la section « Système de commande > Modes de paiement ». Un ou plusieurs modes de paiement peuvent être présélectionnés par défaut

Message en cas d’impossibilité de passer commande : si aucune inscription à un événement n’est possible, un message d’information prédéfini s’affiche automatiquement. « Aucune inscription n’est actuellement possible pour cet événement. »

Autoriser les réservations en tant qu’invité : l’option « Réservations en tant qu’invité »permet de définir de manière flexible pour quels événements une inscription en tant qu’invité est possible. La disponibilité de cette option peut être contrôlée à l’échelle du système ainsi que par mandant.

Afficher les billets disponibles : cette option détermine si cette information s’affiche dans l’interface utilisateur, dans la liste des événements, à l’intention des personnes effectuant la réservation.

Nombre minimum de participants : en fonction de la valeur définie, le système de feux tricolores des participants fournit un retour visuel correspondant dans l’aperçu de l’événement.

Nombre maximal de participants : en fonction de la valeur définie, le système de feux tricolores s’affiche dans l’aperçu de l’événement pour indiquer le statut. Si le nombre maximal de participants est atteint, une personne intéressée peut s’inscrire sur la liste d’attente, si celle-ci a été mise en place.

Annulation par les participants

• Annulation autonome non autorisée
  Ici, le participant ne peut demander une annulation que manuellement, par exemple par e-mail.
  Il n’a pas la possibilité de le faire via un lien dans l’e-mail ou via son profil. Ce processus est donc totalement indépendant de Campus Events.
• Annulation autorisée uniquement après validation
  Un participant peut demander lui-même l’annulation de sa réservation auprès de l’administrateur. L'URL d'annulation figurant dans la confirmation d'inscription permet de demander une annulation. Pour cela, il faut que le paramètre {{ S_CANCEL_URL }} soit présent dans le modèle d'e-mail « Participant à l'événement : confirmation d'inscription ».
  De plus, l'option « Annuler » s'affiche dans le profil du participant, sous « Mes événements ». En tant qu'administrateur, vous pouvez consulter cette demande dans Campus Events, dans l'aperçu des participants d'un événement, et l'accepter ou la refuser.
• Annulation autonome autorisée
  Ici, le participant peut annuler lui-même sa réservation directement, sans intervention de l’administrateur. L'annulation s'effectue via l'URL d'annulation figurant dans la confirmation d'inscription reçue précédemment par e-mail. Pour cela, le paramètre {{ S_CANCEL_URL }} doit être présent dans le modèle d'e-mail « Participant à l'événement : confirmation d'inscription ».
  De plus, l'option « Annuler » s'affiche dans le profil du participant, sous « Mes événements ». L'annulation est alors effectuée de manière entièrement automatique.

Annulation jusqu'au : définit la date et l'heure jusqu'à lesquelles les participants peuvent annuler leur inscription. Visible et modifiable uniquement pour les options d'annulation des participants «Annulation autorisée uniquement après validation » et «Annulation autonome autorisée ».

Conditions d'annulation

• Les conditions d’annulation peuvent être définies en pourcentage (taux en pourcentage) et en valeur absolue (montant en euros). Les frais réels correspondent à la somme des deux options.
• Il est possible de définir des plages « À partir de ≤ » et « Jusqu’à > » jours avant le début de l’événement. La valeur -1 peut également être définie dans les conditions d’annulation et correspond au jour de l’événement.
• Un aperçu du texte des conditions d’annulation saisies s’affiche dans le formulaire de l’événement.

Ajouter une invitation de calendrier à l’e-mail de confirmation (.ical) : un fichier de calendrier contenant la ou les dates au format iCalendar est automatiquement joint, en option, à l’e-mail de confirmation. Celui-ci peut être importé dans toutes les applications de calendrier courantes.

Envoyer la confirmation de billet sous forme d’e-mail groupé à l’acheteur plutôt qu’aux détenteurs de billets : cette option permet de ne pas envoyer les confirmations de billet individuellement aux détenteurs de billets respectifs, mais de faire parvenir à l’acheteur un seul e-mail groupé contenant tous les billets qu’il a achetés.

Comment puis-je activer une liste d'attente pour un événement ?

La liste d'attente ne peut être utilisée qu'en association avec les deux types d'inscription suivants :

• Inscription rapide pour des participants individuels (uniquement gratuite et sans panier)
• Commande avec panier (pour un ou plusieurs participants)

Dans cette section, vous pouvez activer la liste d’attente en cochant la case « Oui » ou « Non ». Si vous sélectionnez « Oui », une nouvelle sous-section déroulante s’affiche automatiquement sous la rubrique « Liste d’attente » pour vous permettre de définir les paramètres de la liste d’attente.

Liste d’attente

Que se passe-t-il si l'on souhaite s'inscrire à un événement, mais que toutes les places sont déjà réservées ? La fonctionnalité de liste d’attente est un service qui permet d’être informé de la mise à disposition d’un nouveau contingent ou de places libérées ; elle est configurable individuellement pour chaque événement, de sorte que la liste d’attente n’est utilisée qu’après activation explicite. Dans le cas contraire, un événement est considéré comme complet et est signalé comme tel. C’est le client qui détermine si la fonctionnalité de liste d’attente peut être configurée au niveau de l’événement lui-même. Il peut décider si la liste d’attente

• doit être disponible de manière générale pour tous les événements du client
• si la décision de créer ou non une liste d’attente pour un événement donné peut être prise individuellement dans l’éditeur d’événements

De manière générale, la liste d’attente fonctionne selon le principe suivant : si un événement est complet, une personne s’inscrit sur la liste d’attente. Elle reçoit ensuite une notification par e-mail confirmant son inscription sur la liste d’attente. La notification par e-mail contient un lien permettant à la personne de se désinscrire elle-même de la liste d'attente.

Paramètres de la liste d'attente

• Nombre maximal de places sur la liste d'attente : nombremaximal de personnes pouvant figurer simultanément sur la liste d'attente. Les inscriptions supplémentaires sont refusées dès que cette limite est atteinte. Laisser ce champ vide pour une liste d'attente illimitée. Le calcul des places disponibles sur la liste d’attente pour la procédure de remplacement automatisée repose exclusivement sur le nombre maximal de participants à l’événement.
• Procédure de remplacement : pour la liste d’attente, il existe deux workflows automatisés permettant d’admettre automatiquement les personnes en attente selon certaines conditions. Définissez comment les places disponibles de la liste d’attente sont attribuées. Vous pouvez définir plusieurs règles avec des dates de début différentes. S’il y a plusieurs règles, celles-ci sont triées par date de début. C’est la règle dont la date d’expiration est la plus proche qui s’applique.
• Concrètement, les événements suivants sont vérifiés (condition : liste d’attente « Oui ») :
  • Événement non clôturé
  • Événement non annulé
  • Événement non archivé (théoriquement sans importance, car ces événements ne sont plus affichés)
• Les options de configuration suivantes sont disponibles :
  • Appliquer à partir de : à partir de cette date, cette procédure de remplacement s'applique à toutes les personnes actuellement en liste d'attente. La mise en œuvre technique peut prendre un peu de temps.
  • Les procédures de remplacement suivantes sont disponibles :
    • Libération manuelle par l’administrateur : les places sont libérées manuellement – pas d’automatisation
    • Valider les places les unes après les autres : procédure d'attribution équitable – les places disponibles sont attribuées dans l'ordre d'arrivée
    • Libération simultanée des places : plusieurs places sont libérées en même temps ; la première personne à y accéder obtient la place (alias : principe du « premier arrivé, premier servi »)
    • Attribution automatique des billets : les personnes en attente reçoivent directement un billet dès qu’une place se libère – uniquement pour le type d’inscription « Inscription rapide »
    • Désactiver la liste d’attente : la liste d’attente est désactivée à partir de ce moment-là ; les places disponibles sont mises en vente libre
  • Validité du code de libération (heures) : indique, en heures, pendant combien de temps une place libérée reste réservée. Passé ce délai, la libération expire et la place est éventuellement réattribuée.
  • Supprimer les inscriptions expirées : Détermine ce qui se passe à l’expiration de la validation :
    • Activé : la personne est retirée de la liste d’attente.
    • Désactivé : la personne reste sur la liste d’attente et est replacée en fin de liste.
  • Les autorisations pour créer, modifier et supprimer des procédures de remplacement sont attribuées aux groupes d’utilisateurs : « Éditeur d’événements » et « Événements > Événements Hero ».

Notifications de la liste d’attente

Modèle d'e-mail : « Participant à l'événement : admis depuis la liste d'attente » : le modèle d'e-mail pour la liste d'attente peut être personnalisé au niveau du mandant ou de l'événement.

Par e-mail

Il est possible d’accepter les inscriptions uniquement par e-mail.

TVA : indication d’un taux de TVA général applicable à toutes les catégories de billets de l’événement. Ce taux peut être redéfini pour chaque catégorie de billet

Billets/Catégorie de billets : indication d’une catégorie de billets (création via Données de base > Catégories de billets)

Prix de l'événement : saisie du prix brut de la catégorie de billets. Le prix net est calculé automatiquement

TVA individuelle : indication d'un taux de TVA individuel pour la catégorie de billets

Début et fin : saisie d’une date et d’une heure pour la mise en vente de la catégorie de billets, y compris l’indication d’une heure de début et d’une heure de fin

Contingent: saisie d'un contingent de billets pour la catégorie de billets

Message en cas d'impossibilité de commande : si aucune inscription à un événement n'est possible, un message d'information prédéfini s'affiche automatiquement. « Aucune inscription n'est actuellement possible pour cet événement.

Adresse e-mail pour les réservations : saisie de l’adresse e-mail pour les réservations de billets.

Objet d’e-mail prédéfini : indication d’un objet d’e-mail pour les commandes.

Texte d'e-mail prédéfini : saisie d'un texte pour les commandes.

Inscription à partir de : autoriserles inscriptions à un événement uniquement à partir d’une date et d’une heure données. Sur l’interface publique, sous la description de l’événement, une information correspondante s’affiche, indiquant la date et l’heure au plus tôt auxquelles les inscriptions sont possibles.

Inscription jusqu'au : n'autoriserles inscriptions à un événement que jusqu'à une date et une heure données. Sur l'interface publique, sous la description de l'événement, une information correspondante s'affiche, indiquant la date et l'heure limites auxquelles les inscriptions sont possibles.

via un site web externe

Il est possible d'accepter les inscriptions via un site web externe. Le lien correspondant s'affiche sur le site web.

TVA : indication d’un taux de TVA général applicable à toutes les catégories de billets de l’événement. Ce taux peut être redéfini pour chaque catégorie de billets.

Billets/Catégorie de billets : indication d’une catégorie de billets (création via Données de base > Catégories de billets)

Prix de l’événement : saisie du prix brut de la catégorie de billets. Le prix net est calculé automatiquement

TVA spécifique : indication d’un taux de TVA spécifique pour la catégorie de billets

Début et fin : saisie d’une date et d’une heure pour la mise en vente de la catégorie de billets, y compris l’indication d’une heure de début et d’une heure de fin

Contingent: saisie d'un contingent de billets pour la catégorie de billets

Message en cas d'impossibilité de commande : si aucune inscription à un événement n'est possible, un message d'information prédéfini s'affiche automatiquement. « Aucune inscription n'est actuellement possible pour cet événement.

URL vers le système de commande externe : indication de l’URL pour la commande de billets.

Ouverture des inscriptions : autoriserles inscriptions à un événement uniquement à partir d’une date et d’une heure données. Sur l’interface publique, sous la description de l’événement, une information correspondante s’affiche, indiquant la date et l’heure au plus tôt auxquelles les inscriptions sont possibles.

Inscription jusqu’au : autoriserles inscriptions à un événement uniquement jusqu’à une date et une heure données. Sur l’interface publique, sous la description de l’événement, une information correspondante s’affiche, indiquant la date et l’heure limites auxquelles les inscriptions sont possibles.

Les informations sur les participants sont des données qui peuvent être demandées au participant lors du processus d'inscription. Outre les quatre champs déjà enregistrés, il est possible d'enregistrer d'autres informations individuelles sur les participants dans la section Données de base > Informations sur les participants. Pour chaque information relative aux participants (à l'exception du champ E-mail), il est possible de définir si ces informations sont désactivées, facultatives ou obligatoires.

Informations sur les participants enregistrées à l'échelle du système
Les informations suivantes sur les participants sont déjà enregistrées pour chaque événement :

• Titre - champ de sélection configurable
• Prénom – champ de saisie
• Nom – champ de saisie
• E-mail – champ de saisie (toujours obligatoire)

Les valeurs de ces champs ne peuvent pas être modifiées via Données de base > Informations sur les participants.

Les informations sur les participants doivent être créées au préalable sous « Données de base > Informations sur les participants » sous forme d'enregistrement.

Le bouton « Nouvel enregistrement » permet d'enregistrer les informations sur les participants à l'événement.

Il faut d'abord déplier le formulaire en cliquant sur le symbole « + ». Dans la section « Données », sélectionnez une fiche de participant préalablement créée. Celle-ci peut être limitée à une variante de billet préalablement définie (sous Données de base > Catégorie de billet)

• Champ obligatoire : si l’option « Champ obligatoire »est cochée, l’information sur le participant est un champ obligatoire lors de l’inscription. Sinon, cette information reste facultative.
• Afficher dans la vue en liste : si cette optionest cochée, les informations sur les participants apparaissent sous forme de colonne dans la liste des participants. Il est ainsi possible de trier et de filtrer les participants en fonction de ces informations.

Les certificats sont créés dans la section Données de base > Certificats.

Catégories de notation : lorsqu'un participant obtient le statut « Réussi » pour une formation, des notes peuvent lui être attribuées. Les notes pouvant être attribuées peuvent être sélectionnées parmi des catégories de notation définissables individuellement. Les catégories de notation peuvent être créées dans la rubrique Données de base > Catégories de notation.

Contenus pédagogiques : les contenus pédagogiques s'affichent dans la vue détaillée de la formation et apparaissent sur le certificat. Lors d'une recherche, les formations peuvent être filtrées en fonction d'une chaîne de caractères ou d'un groupe de mots spécifié dans les contenus pédagogiques.

Des liens courts et des codes QR sont générés pour chaque événement. Vous les trouverez dans la vue « Affichage » (cliquez sur « Afficher » dans l'aperçu des événements). Il est également possible de gérer des redirections. Celles-ci se trouvent sous Configuration -> Redirections. Elles améliorent la visibilité de votre événement.

Titre SEO : le titreSEO s'affiche dans les résultats des moteurs de recherche en tant que titre principal de la page de votre événement. Il doit être concis et adapté aux moteurs de recherche. Si aucun titre SEO spécifique n'est défini, le titre de l'événement est automatiquement utilisé.
Description SEO : La description SEO apparaît sous forme d’extrait de texte sous le titre dans les résultats de recherche de Google et autres moteurs de recherche. Elle doit décrire de manière concise et percutante le thème de l’événement et inciter à cliquer. Si aucune description SEO n’est renseignée, c’est la brève description (si elle existe) qui est automatiquement utilisée, à défaut la description générale de l’événement.

Afficher cette page dans les moteurs de recherche : détermine si les moteurs de recherche sont autorisés à afficher la page. Recommandation : laisser la valeur par défaut sur « Oui » – ne passer à « Non » qu’en cas de nécessité.

Les moteurs de recherche sont autorisés à suivre les liens de cette page : détermine si les moteurs de recherche sont autorisés à suivre les liens de cette page – par exemple vers des sites partenaires, les profils des intervenants ou d’autres événements. Recommandation : laisser la valeur par défaut sur « Oui » – ne passer à « Non » qu’en cas de besoin.

Pour les événements nouvellement créés, ces deux paramètres SEO sont initialement réglés sur « Oui ».

Un billet électronique est un billet numérique au format PDF. Il comporte un code QR permettant l'accès à l'événement.

Activer le billet électronique

Active la mise à disposition de billets électroniques au format PDF avec code QR pour l'accès. Si cette option est désactivée, le téléchargement de billets électroniques n'est pas proposé. Attention : l'activation ultérieure de l'option « Activer le billet électronique » n'entraîne pas l'envoi rétroactif de pièces jointes pour les inscriptions déjà existantes.

Autoriser la réadmission
Désactivé (par défaut) : une fois le « check-out » effectué, aucun « check-in » n’est plus possible.
Activé : si un « check-in » et un « check-out » ont déjà été effectués, cette opération peut être répétée autant de fois que souhaité.

Instructions à l’entrée et instructions à la sortie : si un billet est détecté lors de la lecture, le texte correspondant aux instructions s’affiche également.

Titre : affichage du titre du billet électronique

Texte : affichage d’un texte du billet électronique

Fichier modèle : enregistrement d’un modèle PDF personnalisé pour le billet électronique. Les versions PDF suivantes sont prises en charge pour le téléchargement : 1.0, 1.1, 1.2, 1.3 et 1.4.

Notification des nouvelles inscriptions : avec ce paramètre, le destinataire indiqué reçoit des notifications par e-mail concernant les nouvelles inscriptions.

Fréquence des notifications : Immédiatement : un e-mail est envoyé à chaque inscription. Toutes les heures/Tous les jours : les inscriptions de la dernière heure ou de la dernière journée sont regroupées et résumées dans un seul e-mail.

Adresse e-mail du destinataire : veuillez saisir une seule adresse e-mail valide.

Les e-mails de rappel permettent d'informer automatiquement les participants, les personnes en liste d'attente, les modérateurs ou les personnes de contact à un moment précis, avant ou après un événement.

Dans l'onglet « Envoi », vous définissez qui doit être informé et à quel moment l'e-mail doit être envoyé.

Cochez les groupes de destinataires souhaités :

• Notifier les personnes de contact – informe les personnes de contact enregistrées pour l'événement.
• Informer les modérateurs: envoie l'e-mail à tous les modérateurs de l'événement.
• Informer les participants: informe tous les participants inscrits.
• Informer les personnes en liste d'attente: envoie l'e-mail aux personnes figurant sur la liste d'attente.

Vous pouvez sélectionner plusieurs groupes de destinataires à la fois.

Référence pour la date d’envoi : sélectionnez la date à laquelle le rappel doit se référer. Par exemple, l’envoi peut être programmé à la date de début ou à une autre date de l’événement.

Jours après l’événement : indiquez combien de jours avant ou après la date de référence choisie le courriel de rappel doit être envoyé.

• 0 = envoi à la date de référence
• Nombre positif = envoi après la date de référence
• Nombre négatif = envoi avant la date de référence

Remarque : pour un envoi avant l'événement, saisissez un nombre négatif (par exemple -3 pour trois jours avant la date de référence).

Heure d'envoi : définissez l'heure à laquelle l'e-mail de rappel doit être envoyé automatiquement. Les heures et les minutes sont sélectionnées séparément.

Dans l'onglet « Message », rédigez le contenu de l'e-mail de rappel qui sera envoyé automatiquement à l'heure configurée.

Modèle de message : le champ « Modèle de message » vous permet de sélectionner un modèle existant. Le contenu du modèle est automatiquement repris dans l’objet et le corps du message et peut être modifié si nécessaire. Les modèles de message sont créés dans la section Configuration > E-mail > Modèles de message.

Objet : saisissez l’objet de l’e-mail de rappel. Celui-ci s’affichera comme objet de l’e-mail chez les destinataires. La barre d’outils vous permet également d’insérer des espaces réservés. Ceux-ci seront automatiquement remplacés par les informations correspondantes relatives à l’événement ou aux participants lors de l’envoi.

Astuce : vous pouvez créer autant d’e-mails de rappel que vous le souhaitez pour un événement, par exemple un rappel une semaine avant la date et un autre le jour même de l’événement.

Message : dans le champ Message, rédigez le contenu proprement dit de l’e-mail de rappel. L’éditeur intégré vous offre différentes options de mise en forme. Vous pouvez également utiliser des espaces réservés dans le corps du message. Ceux-ci seront automatiquement remplacés par les informations correspondantes lors de l’envoi.

Remarque: les modifications apportées à un modèle de message sélectionné n’affectent que l’e-mail de rappel en cours. Le modèle d’origine reste inchangé.

Les e-mails système sont des e-mails générés automatiquement, déclenchés par certains événements survenant au cours du processus d'inscription ou d'organisation d'un événement. Ils informent les participants, les personnes ayant passé commande ou d'autres parties prenantes des changements de statut d'inscription ou d'actions importantes. Les messages sont envoyés automatiquement dès que l'événement correspondant se produit. Tous les e-mails système ont la même structure et se composent de plusieurs sections pouvant être personnalisées individuellement. Vous pouvez ainsi adapter à vos besoins aussi bien l'envoi technique des e-mails que le contenu du message.

Remarque : les e-mails système sont enregistrés de manière inter-mandants dans la section Configuration > E-mail > Modèles d’e-mail. Ils peuvent être personnalisés au niveau du mandant (pour tous les événements du mandant) et, à leur tour, être à nouveau adaptés au niveau de l’événement pour un événement spécifique.

Personnaliser les en-têtes : dans cette section, vous définissez les informations relatives à l’expéditeur de l’e-mail. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

• Définir des valeurs personnalisées – Utilisez vos propres informations d’expéditeur pour cet e-mail système.
• Utiliser les valeurs par défaut – Applique les valeurs par défaut configurées globalement.

Remarque: si l’option « Utiliser les valeurs par défaut » est sélectionnée, les informations correspondantes sont reprises depuis la section du mandant, ou à un niveau supérieur au mandant dans la section des modèles d’e-mails, et à un niveau encore supérieur dans la section de configuration.

Les champs suivants sont disponibles :

• FROM – Nom et adresse e-mail de l’expéditeur.
• TO – Destinataires supplémentaires de l’e-mail.
• CC – Destinataires recevant une copie de l'e-mail.
• BCC – Destinataires recevant une copie cachée de l'e-mail.
• REPLY-TO – Adresse e-mail à laquelle les réponses des destinataires seront envoyées.
• RETURN-PATH – Adresse d'expéditeur pour les e-mails non distribuables (adresse de rebond).

Personnaliser l'objet : vous définissezici l'objet de l'e-mail système.

Vous pouvez choisir de :

• définir des valeurs personnalisées ou
• d'utiliser les valeurs par défaut

Remarque: si l’option « Utiliser les valeurs par défaut » est sélectionnée, les informations correspondantes sont reprises depuis la section du mandant ou, à un niveau supérieur, depuis la section des modèles d’e-mails.

La barre d’outils vous permet d’insérer des espaces réservés. Ceux-ci seront automatiquement remplacés lors de l’envoi par les données correspondantes, par exemple le nom de l’événement ou le nom du destinataire.

Personnaliser le texte du message : dans cette section, vous pouvez créer ou modifier le contenu proprement dit de l'e-mail.

Vous pouvez choisir de :

• définir des valeurs individuelles ou
• d'utiliser des valeurs par défaut

Remarque: si l’option « Utiliser des valeurs par défaut » est sélectionnée, les informations correspondantes sont reprises depuis la section du mandant ou, à un niveau supérieur, depuis la section des modèles d’e-mails.

L'éditeur intégré vous offre différentes possibilités de mise en forme. Les espaces réservés sont automatiquement remplacés par les informations correspondantes lors de l'envoi.

Personnaliser la signature : vous définissez ici la signature de l'e-mail.

Vous pouvez choisir de :

• définir des valeurs personnalisées ou
• utiliser les valeurs par défaut

Remarque: si l'option « Utiliser les valeurs par défaut » est sélectionnée, les informations correspondantes sont reprises depuis la zone du mandant ou, à un niveau supérieur, depuis la zone des modèles d'e-mails et, à un niveau encore supérieur, depuis la zone de configuration.

En règle générale, la signature contient :

• Formule de politesse
• Nom de l'organisation
• Coordonnées
• Site web

Pièces jointes par défaut : dans la section « Pièces jointes par défaut », vous définissez comment traiter les pièces jointes enregistrées au niveau global. Il s'agit des pièces jointes gérées directement dans le modèle d'e-mail (Configuration > E-mail > Modèles d'e-mail) dans la section « Pièces jointes ».

Vous disposez des options suivantes :

• Conserver les pièces jointes par défaut – Les pièces jointes configurées globalement sont envoyées avec les pièces jointes supplémentaires éventuellement enregistrées.
• Ignorer les pièces jointes par défaut: seules les pièces jointes définies pour cet e-mail système sont envoyées.

Sous « Pièces jointes personnalisées », vous pouvez ajouter d’autres fichiers qui seront envoyés exclusivement avec cet e-mail système.

Remarque: si vous utilisez l’option « Ignorer les pièces jointes par défaut », seules les pièces jointes personnalisées sont envoyées avec l’e-mail ; dans le cas contraire, les pièces jointes personnalisées sont envoyées en plus des pièces jointes par défaut.

Les e-mails système suivants sont disponibles :

Participant à un événement : restriction – décision positive

Cet e-mail est envoyé lorsqu’une inscription soumise à une restriction ou à une autorisation a été approuvée. Le participant est informé que sa participation a été confirmée.

Participant à un événement : restriction – décision négative

Cet e-mail informe le participant que son inscription a été refusée à la suite d’un contrôle de restriction ou d’autorisation.

Organisateur : confirmation d'inscription pour tous les participants à l'événement

Cet e-mail est envoyé à l'organisateur lorsque celui-ci a inscrit plusieurs participants. Il contient un récapitulatif de tous les participants dont l'inscription a été validée.

Participant à l'événement : annulation

Cet e-mail est envoyé automatiquement lorsqu'une inscription a été annulée. Il informe le participant de l'annulation de sa participation à l'événement.

Participant à l'événement : confirmation d'inscription

Une fois l'inscription validée, le participant reçoit cet e-mail de confirmation. Il contient les informations essentielles concernant l'événement et sert de justificatif d'inscription.

Participant à l'événement : vérification de l'adresse e-mail

Cet e-mail est envoyé lorsqu'une confirmation de l'adresse e-mail est requise. Ce n'est qu'après une vérification réussie que le processus d'inscription peut se poursuivre ou être finalisé.

Participant à l'événement : passage de la liste d'attente à une place disponible

Dès qu'une place se libère et qu'un participant de la liste d'attente est admis à l'événement, cet e-mail est envoyé automatiquement.

Participant à un événement : validation de la participation par le supérieur hiérarchique

Cet e-mail est utilisé lorsque la participation à un événement nécessite l'accord d'un supérieur hiérarchique. Il informe le supérieur hiérarchique de la validation en attente et contient les informations nécessaires pour prendre une décision concernant la participation.

Remarque: le contenu des e-mails système peut être personnalisé. Leur déclenchement et leur envoi sont toutefois effectués automatiquement par le système et sont liés à l'étape de processus correspondante. Cela garantit que toutes les personnes concernées sont informées rapidement et de manière uniforme.

La rubrique « Articles supplémentaires » du menu horizontal vous permet de créer des prestations supplémentaires, payantes ou gratuites, pour un événement. Un article supplémentaire peut par exemple concerner la restauration, les produits dérivés, le matériel nécessaire aux excursions ou d’autres offres optionnelles.

Informations générales

Nom
Attribuez un nom unique à l'article supplémentaire. Celui-ci s'affiche lors de la gestion et, si la configuration le permet, lors du processus de réservation.

Informations spécifiques à l’article supplémentaire

Les informations spécifiques à l’article supplémentaire sont créées dans la section Données de base > Informations sur l’événement. Pour cela, la case à cocher « Article supplémentaire » doit être cochée dans la section « Modification ».

Informations de paiement

Définissez les informations tarifaires relatives à l'article supplémentaire.

• Brut – Prix de vente TTC.
• Net – Prix de vente hors TVA.
• TVA – Taux de TVA appliqué à l'article supplémentaire.

Par défaut, le taux de TVA global de l’événement est présélectionné au-dessus des catégories de billets. Celui-ci peut toutefois être ajusté individuellement.

Selon la configuration, l’autre prix (brut ou net) est calculé automatiquement.

Disponible pour les catégories de billets suivantes

Déterminez pour quelles catégories de billets l'article supplémentaire doit être proposé. Seuls les participants qui réservent une catégorie de billet sélectionnée peuvent choisir cet article supplémentaire.

Exemple: un forfait restauration doit être réservable exclusivement pour les billets VIP. Dans ce cas, sélectionnez uniquement la catégorie de billet correspondante.

Dans la section « Certificats » , vous gérez les certificats (attestations de participation) pouvant être délivrés pour une formation. C'est ici que vous définissez les certificats à utiliser et que vous pouvez, si nécessaire, remplacer la signature par défaut ou ajouter des signatures supplémentaires. Les certificats sont créés dans la rubrique Données de base > Certificats. Il est possible de créer des certificats en anglais et en allemand. Le libellé du certificat doit être défini à l'aide du curseur de traduction situé au-dessus du tableau. Dans la gestion des participants, au sein de la synthèse des participants spécifique à la formation, il est possible de définir la langue dans laquelle les certificats doivent être délivrés. Les certificats peuvent alors être consultés dans le profil et dans la synthèse des participants dans la langue sélectionnée. Si la langue est modifiée ultérieurement, le certificat doit d’abord être réinitialisé afin de pouvoir être enregistré à nouveau dans la langue correspondante.

Certificat

Certificat : sélectionnez dans la liste le certificat à utiliser pour cet événement. Tous les certificats disponibles, créés dans les données de base, s’affichent.

Remplacer la signature

Remplacer la signature (laisser vide pour la signature par défaut)
Si nécessaire, vous pouvez remplacer la signaturepar défaut du certificat sélectionné par une signature personnalisée. L’éditeur intégré vous offre différentes options de mise en forme. Les espaces réservés sont automatiquement remplacés par les informations correspondantes lors de l’envoi. Si le champ reste vide, la signature par défaut enregistrée dans le certificat est automatiquement utilisée.

Signatures supplémentaires

Vous pouvez ici ajouter autant de signataires supplémentaires que vous le souhaitez pour le certificat. Ceux-ci apparaîtront sur le certificat en plus de la signature par défaut. Les signatures multiples sont particulièrement adaptées, par exemple, aux attestations signées conjointement par différents responsables ou entités organisationnelles.

Pour chaque signature supplémentaire, les champs suivants sont disponibles :

• Nom : saisissez le nom, le titre ou la fonction de la personne signataire. Cette information s’affiche sur l’attestation avec la signature.
• Signature numérique : sélectionnez la signature numérique souhaitée dans la liste des signatures disponibles. Les signatures numériques sont gérées dans la section Données de base > Signatures numériques

Dans la rubrique « Prestations des animateurs », vous saisissez les données de facturation relatives aux animateurs. L'événement y est déjà prédéfini. Vous pouvez déterminer quel animateur sera affecté à l'événement et comment sa prestation doit être rémunérée. Ces informations servent de base à la facturation ultérieure.

Informations sur l'animateur

Animateur : sélection de l’animateur dont les données de prestation et de facturation sont saisies. Les animateurs sont préalablement créés dans la rubrique Données de base > Animateurs. Les informations suivantes sont enregistrées pour l’animateur sélectionné et l’événement prédéfini.

Remarque : la liste de sélection n’affiche que les animateurs qui ont été enregistrés et sauvegardés dans le formulaire de l’événement sélectionné, dans la rubrique « Fiches de données de base centrales ».

Remarque : ce champ vous permet de saisir des remarques internes concernant les prestations de l’animateur. Ces remarques ne sont visibles que par les administrateurs ayant accès à la configuration des prestations des animateurs. Elles n’apparaissent pas sur les factures ni sur d’autres documents.

Données relatives aux prestations et à la facturation

Mode de facturation : sélectionnez le mode de facturation souhaité. Les types de facturation suivants sont disponibles :

• Facture – La facturation s’effectue sur la base des heures effectivement prestées et du salaire horaire enregistré.
• Contrat d’honoraires – Le modérateur perçoit des honoraires fixes convenus pour le nombre d’heures défini.

Heures effectuées : indiquez le nombre d’heures effectivement effectuées par l’animateur. Cette valeur sert de base à la facturation en mode « Facture ».

Heures à effectuer : définissez le nombre d’heures de travail convenu ou prévu.

Salaire horaire : enregistrez le salaire horaire de l’animateur. Celui-ci est utilisé pour calculer le montant de la facture en cas de facturation à l’heure.

Honoraires fixes : saisissez le montant forfaitaire convenu si l’animateur doit percevoir des honoraires fixes, indépendamment des heures effectivement prestées.

TVA : indiquez si la TVA doit figurer sur la facture.

• Oui – La facture indique la TVA. Selon la configuration, le taux de TVA applicable peut également être défini.
• Non – La facture est établie sans mention de la TVA.

Autorisations requises pour les prestations d’animateurs
Données de base > Éditeur de prestations d’animateurs : autorise l’utilisateur à modifier et à gérer les données de prestations des animateurs.
Données de base > Visualiseur de prestations d’animateurs : autorise l’utilisateur à consulter les données de prestations des animateurs. Inclus dans Données de base > Éditeur de prestations des animateurs.

Il s'agit ici d'un aperçu des participants spécifiquement lié à un événement, par opposition à l'aperçu général des participants figurant dans le menu de gauche. Cet aperçu des participants lié à l'événement permet de gérer de manière centralisée les données relatives aux participants à l'événement ou aux personnes intéressées figurant sur la liste d'attente. Elle comprend des fonctions permettant l'organisation, la prise de contact et la création de différents documents. La liste des participants peut être triée par colonne, par ordre croissant ou décroissant, à condition que la colonne ne soit pas surlignée en noir.

Les informations suivantes sont affichées dans la liste des participants spécifique à l'événement :

Date d’inscription : date et heurede la réservation ou de l’inscription.

Numéro de billet : s’il y a un numéro de billet, cela correspond à une inscription ou une réservation ferme. Le champ est vide (statut = non confirmé) si le processus d’inscription à l’événement n’est pas encore terminé. Si une inscription est effectuée en tant qu’invité, le participant concerné doit valider son inscription (par e-mail) dans un délai de 24 heures (paramétrable dans les paramètres système) afin de finaliser son inscription et d’obtenir un numéro de billet. Dans le cas contraire, l’inscription est automatiquement annulée au bout de 24 heures.

Si un participant n’a pas reçu de billet faute de confirmation par e-mail, c’est-à-dire si son inscription a été automatiquement annulée par le système dans un délai imparti (de manière involontaire), une pastille rouge portant la mention « Inscription non confirmée » s’affiche dans la colonne « Billet annulé ».

Informations sur les participants (par ex. prénom, nom, e-mail, etc.) : certaines informations sur les participants peuvent être affichées dans la vue en liste des participants. La sélection des informations sur les participants et le contrôle de leur affichage dans la vue en liste ou la vue détaillée s’effectuent dans le formulaire de l’événement, dans la section dédiée aux informations sur les participants.

Numéro de commande : numéro de commandeunique des billets.

Acheteur : acheteur du billet.

Paiement en attente : affichage des montants restant à régler pour le billet (rouge = oui, vert = non)

Articles supplémentaires : indication des articles supplémentaires achetés, avec référence unique à l'événement et au numéro de billet

Billet annulé :

• Indique le statut de validité du billet.
• L'étiquette peut prendre l'une des valeurs de statut suivantes : (rouge = oui, vert = non).
• L'étiquette fait également office de bouton permettant d'annuler le billet correspondant à l'événement.
• Une boîte de dialogue s'ouvre, affichant les données du détenteur du billet, des informations ainsi que les conséquences de l'annulation.
• De plus, les conditions et frais d'annulation (montant en euros et pourcentage) enregistrés dans le formulaire de l'événement s'affichent dans une fenêtre d'aperçu.
• Les frais d’annulation peuvent toutefois être modifiés à ce stade. Le montant ne peut pas être supérieur au prix du billet.
• Il est possible d’indiquer un motif d’annulation.
• Si le billet a été annulé, la date d’annulation s’affiche dans la colonne sous forme d’étiquette rouge (non modifiable).
• Si un participant n’a pas reçu de billet faute de confirmation par e-mail, et que son inscription a donc été automatiquement annulée par le système dans un délai imparti (annulation involontaire), cela est clairement indiqué. Dans la colonne « Billet annulé », une pastille rouge portant la mention « Inscription non confirmée » s’affiche.

A participé :

• L'étiquette peut prendre l'une des valeurs de statut suivantes : (rouge = non, orange = pas de participation globale, mais certaines sessions ont été suivies, vert = oui).
• Cette étiquette fait également office de bouton permettant de mettre à jour le statut « A participé ».
• Pour chaque participant, le statut « A participé » peut également être défini pour chaque date individuelle (par exemple, dans le cadre d’une série de dates) et est indiqué par un chiffre (par exemple 1/1). L’administrateur peut décider, indépendamment des dates individuelles, si l’événement dans son ensemble doit être considéré comme « A participé » (case à cocher). Si l’événement dans son ensemble a été considéré comme « Participé », une étiquette verte s’affiche. Même si une seule session de l’événement a été suivie, une étiquette orange s’affiche tant que l’événement dans son ensemble n’a pas été marqué comme « Participé » (case à cocher).

Réussite :

• sans catégorie de notation :
  • lorsqu’aucune catégorie de notation (→ sous « Données de base ») n’a été saisie pour la formation dans la section « Contenus d’apprentissage » du formulaire de formation.
  • Le libellé peut prendre l’une des valeurs de statut suivantes : (rouge = non, vert = oui).
  • Le label fait également office de bouton permettant de gérer le statut « Réussi ».
  • Si « Oui » est sélectionné, cela équivaut à l’option « Réussite globale » lorsqu’aucune catégorie de notation n’est utilisée. La valeur « Réussite globale » peut être définie indépendamment de la notation effective avec des catégories de notation.
  • Le statut « Réussi » peut être modifié ultérieurement.
• Avec une catégorie de notation :
  • Si au moins une catégorie de notation (→ sous « Données de base ») a été définie pour le cours dans la section « Contenus d’apprentissage » du formulaire de cours, les notes peuvent être sélectionnées lors du changement de statut vers « Réussite ».
  • Une boîte de dialogue s’ouvre, dans laquelle les notes individuelles (par exemple, écrites et orales) peuvent être gérées.
  • Celles-ci n’ont aucune incidence sur le statut « Réussite globale ». La valeur « Réussite globale » peut être définie à l’aide de catégories de notation, indépendamment de la notation proprement dite. « Réussite = oui » ne s’applique que si la case à cocher « Réussite globale » a été cochée.
  • Le statut « Réussi » peut être modifié a posteriori.

Note interne : enregistrement d’une note interne destinée à l’administrateur. Non visible par le participant.

Actions : les données enregistrées relatives aux participants peuvent être modifiées. La langue des notifications et des certificats peut être définie.

Remarque : la langue est définie dans le profil du participant :

• le système utilise alors les textes anglais correspondants dans les e-mails et sur le certificat
• Pour cela, les e-mails et les certificats doivent être correctement configurés via le sélecteur de langue

Remarque : si des modifications ont été apportées aux modèles d’e-mails (dans la section « Configuration ») (ou dans le mandant ou dans le formulaire de formation), les textes ne sont éventuellement plus définis de manière bilingue comme à l’origine.

Anonymisation
Dans le cadre de la protection des données à caractère personnel, vous pouvez supprimer les données de participants individuels. Une boîte de dialogue s’ouvre, contenant des informations et les conséquences de l’anonymisation. Si l’anonymisation est confirmée, toutes les données à caractère personnel de ce participant sont anonymisées.

Conséquences de l’anonymisation :

• Cette opération est irréversible
• Aucun administrateur de Campus Events ne peut plus consulter les données du participant
• Le billet émis reste valable
• Le statut de participant est conservé
• Si des données pertinentes pour la facturation ont été enregistrées, celles-ci ne seront automatiquement supprimées qu'à l'issue du délai de conservation (généralement 10 ans pour les factures) (paramètre système).
• Si des e-mails ont été envoyés au participant, ceux-ci seront automatiquement supprimés au bout de 365 jours (paramètre système).

Certificats

Si des certificats ont été enregistrés pour la formation et que le participant remplit les conditions requises (Participation et/ou Réussite et/ou Paiement effectué (Paiement en attente = non)), un certificat peut être consulté dans la liste des participants. Les conditions requises pour l'obtention du certificat sont gérées dans la section Données de base → Certificats. Dans la gestion des participants, au sein de la liste des participants spécifique à la formation, le bouton Modifier permet de définir la langue dans laquelle les certificats doivent être délivrés. Si la langue est modifiée ultérieurement, le certificat doit d’abord être réinitialisé afin de pouvoir être à nouveau consulté dans la langue correspondante.

Cette fonction vous permet d’envoyer un e-mail personnalisé au participant. Vous pouvez utiliser un modèle de message existant ou saisir manuellement l’objet et le message. Ce champ ne s’affiche que si des modèles de message ont été enregistrés. Si des modèles de message sont disponibles, le formulaire d’e-mail est automatiquement prérempli lorsque vous cliquez sur un modèle. Si aucun modèle de message n’a été sélectionné, l’objet et le corps de l’e-mail doivent être saisis manuellement. L’éditeur intégré vous offre différentes options de mise en forme. Les espaces réservés dans l’objet et le corps du message sont automatiquement remplacés par les informations correspondantes lors de l’envoi. Il est possible d’ajouter des pièces jointes et les certificats disponibles à l’e-mail. Cochez la case du certificat souhaité pour l’envoyer en pièce jointe. Dans la partie inférieure s’affichent les espaces réservés disponibles pour la lettre d’accompagnement ainsi que leurs valeurs actuelles. Lors de l’envoi, les espaces réservés sont automatiquement remplacés par les données affichées. Vous pouvez ainsi personnaliser la lettre d’accompagnement sans avoir à saisir manuellement les informations.

Remarque : les modèles de message sont créés dans la section « Configuration » > « E-mail » > « Modèles de message ».

Supprimer un participant

Pour supprimer manuellement un participant existant, il faut d’abord annuler le billet. L’enregistrement peut ensuite être anonymisé. Il n’existe pas de « fonction de suppression » classique.

Ajouter manuellement des participants à l’événement

Un administrateur peut ajouter manuellement des participants à l’événement. Le participant n’en est pas informé. Aucun numéro de billet n’est généré pour les participants ajoutés manuellement. La colonne du numéro de billet affiche la mention bleue « Non confirmé ». Dès que le processus de commande manuel (dialogue en deux étapes) a été mené à bien, un numéro de billet est généré.

• Étape 1 : catégorie de billet (prix) et paiement en fonction du mode de paiement (le sous-formulaire de paiement ne s’affiche que si un paiement est actif). La sélection du prix s’affiche systématiquement.
• Étape 2 : modifier ou saisir les données du participant et les coordonnées de l’acheteur.

Une fois la confirmation effectuée, le participant est informé de la commande par e-mail. Une confirmation de commande et une facture sont également envoyées. Si l’événement propose des options d’annulation, le participant peut annuler son billet via un lien figurant dans l’e-mail.

Gérer les participants en tant que modérateur

Les modérateurs autorisés d’un événement peuvent télécharger et consulter des justificatifs, tels que des listes de présence, ainsi que supprimer les listes de présence qu’ils ont eux-mêmes téléchargées. Les mentions « A participé » et « A réussi », ainsi que la note interne, peuvent également être gérées par les modérateurs. Pour cela, il est indispensable de créer un utilisateur Campus Events pour le modérateur et de lui attribuer les mandants appropriés, à savoir les groupes d’utilisateurs « Backend » (accès à l’interface d’administration) et « Modérateur ». Le modérateur doit être créé sous Données de base > Modérateurs. Pour cela, il est nécessaire de sélectionner, dans le formulaire de l'événement, dans la section « Général », dans le champ « Utilisateur », le compte utilisateur correspondant du modérateur dans le menu déroulant.

Justificatifs

De nouveaux justificatifs, tels que les listes de présence, peuvent être téléchargés et consultés ; les justificatifs que vous avez vous-même téléchargés peuvent également être supprimés.

Liste d’attente

La fonctionnalité de liste d’attente permet d’attribuer les places devenues disponibles. Campus Events propose à cet effet différentes procédures de remplacement. La liste d’attente est configurable individuellement pour chaque événement, de sorte qu’elle n’est utilisée qu’après activation explicite. Dans le cas contraire, un événement est considéré comme complet et est signalé comme tel sur le site web. Dans l’interface d’administration, il est également possible d’inscrire des personnes sur la liste d’attente si le nombre maximal de participants à l’événement n’a pas encore été atteint. Si la personne est inscrite manuellement sur la liste d’attente, les informations relatives au participant sont saisies par l’administrateur.

La position des personnes en attente sur la liste d’attente peut être triée et modifiée à l’aide des flèches.

À l’instar du processus dans l’interface publique, l’ajout manuel de participants à la liste d’attente d’un événement est également lié à l’envoi d’e-mails et au processus de vérification de la place sur la liste d’attente. Si la place n’est pas confirmée dans le délai imparti, le participant est à nouveau supprimé de la liste d’attente après la période configurée. Tant que le participant n’a pas confirmé son inscription sur la liste d’attente, la mention « Non vérifié » s’affiche. Tant que la personne n’a pas confirmé son inscription sur la liste d’attente, elle ne peut pas être autorisée à s’inscrire.

Valider l’inscription d’une personne en attente : la personne en attente est validée manuellement pour l’inscription en cliquant sur l’icône du cadenas. Un cadenas ouvert signifie que la personne figurant sur la liste a déjà été validée pour l’inscription. La personne reçoit alors une notification par e-mail. Celle-ci contient par défaut un lien individuel pour l’inscription ainsi qu’un code d’activation à saisir le cas échéant lors de l’inscription. Cette validation ne peut pas être annulée.

Passer une personne de la liste d'attente au statut de participant : cliquez sur l'icône en forme de ticket pour faire passer une personne en attente au statut de participant. Un e-mail de confirmation automatique est alors envoyé. La personne est alors définitivement retirée de la liste d'attente. Si l'adresse e-mail n'a pas encore été vérifiée, elle est considérée comme confirmée à la suite de cette opération.

Modifier les informationsd’une personne sur la liste d’attente : les informations relatives à la personne en attente peuvent être modifiées.

Retirer une personne de la liste d'attente : l'icône en forme de corbeillepermet de supprimer la personne en attente de la liste d'attente. La personne en attente n'est pas informée de cette opération.

Rédiger un e-mail groupé

Un e-mail groupé permet de contacter plusieurs participants à un événement en même temps.

Moyens de contact

Contacter les participants : envoyerun e-mail groupé aux participants à l'événement (toutes les adresses e-mail figurant dans la liste des participants sont contactées).

Contacter les participants filtrés : envoyerun e-mail groupé uniquement aux participants sélectionnés qui correspondent au filtre appliqué.

Contacter les personnes en liste d'attente : envoyerun e-mail groupé uniquement aux personnes en liste d'attente.

Contacter tout le monde : envoyerun e-mail groupé aux participants à l'événement et aux personnes en liste d'attente (indépendamment du filtre).

E-mails envoyés : si des e-mails groupésont déjàété envoyés pour l'événement concerné, ceux-ci sont répertoriés sous les options de contact.

Envoi d’un e-mail groupé

1. Vérifier les destinataires : avant l'envoi du mail groupé, la liste des destinataires peut être vérifiée et, le cas échéant, certaines personnes peuvent être exclues de la liste des destinataires.

2. Destinataires supplémentaires : il est possible d’ajouter des destinataires supplémentaires (en CC, Cci) et d’indiquer une adresse de réponse (ReplyTo).S’il existe des modèles de message, ceux-ci peuvent être sélectionnés dans la rubrique « Modèle ». L’objet et le corps du message sont alors préremplis. Les modèles de message sont créés dans la section Configuration → E-mail → Modèles de message. L’éditeur intégré vous offre différentes options de mise en forme. Les espaces réservés dans l’objet et le corps du message sont automatiquement remplacés par les informations correspondantes lors de l’envoi. Il est possible de sélectionner une signature parmi les modèles de signature, si ceux-ci ont été créés dans la section Configuration → E-mail → Signatures. Le message s’affiche en aperçu avec son objet et son texte. De plus, des pièces jointes peuvent être ajoutées au message groupé. Les fichiers peuvent également être téléchargés par glisser-déposer. Il est possible d’ajouter des certificats disponibles au message groupé. Cochez la case du certificat souhaité pour l’envoyer en pièce jointe.

3. Envoyer un e-mail de test : avant l’envoi du message groupé, le système envoie un e-mail de test afin de garantir l’exactitude (mise en page, formatage, espaces réservés et pièces jointes) du message groupé. L’adresse e-mail du destinataire de l’e-mail de test est saisie. Par défaut, c’est l’adresse e-mail de l’utilisateur connecté qui s’affiche. De plus, les espaces réservés sont remplis avec les données d’un participant à sélectionner ou d’une personne en attente de l’événement, afin de personnaliser l’e-mail de test. L’e-mail de test peut alors être envoyé.

4. Lancer l’envoi des e-mails : l’e-mail de test peut être vérifié. Pour apporter des corrections, il est possible de revenir à n’importe quelle étape précédente en cliquant sur l’étape correspondante dans la barre de progression. Si la vérification de l'e-mail de test s'est déroulée avec succès, l'envoi de la circulaire par e-mail à tous les participants ou personnes en attente peut être lancé. Pour cela, il faut cocher dans le formulaire la case « Toutes les données sont correctes et l'envoi de l'e-mail à {X} destinataires peut désormais être lancé de manière irréversible ».

5. Confirmation : un récapitulatif de l’envoi s’afficheensuite (informations générales et destinataires). À ce stade, il n’est plus possible de revenir en arrière dans la barre de progression. Lors de l’envoi de mailings à plus de 100 personnes, les e-mails sont envoyés par lots de 100, à raison d’un lot toutes les 15 minutes. Exemple : pour 150 e-mails, le statut d’envoi s’affiche comme suit : « 100/150 ». Au bout de 15 minutes, les e-mails restants sont envoyés.

Générer des PDF

Campus Events peut créer, à partir des informations fournies par les participants à un événement, des documents PDF utiles pouvant être téléchargés pour être imprimés.

Liste des participants: la liste des participants est un document au format A4 qui regroupe les informations des participants à l’événement. Les colonnes peuvent être définies individuellement afin de générer une liste de participants adaptée. Il est possible de créer directement une liste en cliquant sur « Portrait » ou « Paysage ».

Configurer la liste des participants

1. L'orientation de la page et les colonnes de la liste des participants peuvent être définies.
2. Vous pouvez choisir entre le format portrait et le format paysage.
3. Les champs (informations sur les participants et informations sur la commande) ainsi que la largeur relative des colonnes sont définis.
4. Pour générer la liste des participants, cliquez sur le bouton « Générer ».

Liste des signatures : la liste des signatures est un document au format A4 qui regroupe les informations relatives aux participants à l'événement. Les colonnes peuvent être définies individuellement afin de générer une liste de participants adaptée. Il est possible de créer directement une liste en cliquant sur « Portrait » ou « Paysage ».

Configurer la liste des signatures

1. L'orientation de la page et les colonnes de la liste des participants peuvent être définies.
2. Vous pouvez choisir entre le format portrait et le format paysage.
3. Les champs (coordonnées des participants et informations sur la commande) ainsi que la largeur relative des colonnes peuvent être définis.
4. Pour créer la liste des participants, cliquez sur le bouton « Générer ».

Badges de table : il est possible de créer des badges de tablepliables pour les participants.

Badges nominatifs : il est possible de créer des badges nominatifsindividuels pour les participants.

Vous pouvez choisir parmi les formats suivants :

• Badges nominatifs (90 x 54 mm)
• Étiquette à insérer Durable 1455 (90 x 54 mm)
• Cartes de visite AVERY Zweckform C32011 (85 x 54 mm)
• Étiquettes nominatives AVERY Zweckform L4784 (63,5 x 29,6 mm)
• Étiquettes nominatives AVERY Zweckform L4786 (80 x 50 mm)
• Étiquettes nominatives HERMA 4515 (88,9 x 33,8 mm)

Supprimer les données à caractère personnel (RGPD)

Anonymiser tous les participants : dans le cadre de la protection des données à caractère personnel, vous pouvez supprimer les données de tous les participants à cet événement. Si vous confirmez cette boîte de dialogue, les données à caractère personnel de tous les participants seront anonymisées.

Conséquences de l'anonymisation :

• Cette action est irréversible
• Aucun administrateur de Campus Events ne pourra plus consulter les données des participants
• Le billet émis reste valable
• Le statut de participant est conservé
• Si des données pertinentes pour la facturation ont été enregistrées, celles-ci ne seront automatiquement supprimées qu'à l'issue du délai de conservation (généralement 10 ans pour les factures) (paramètre système).
• Si des e-mails ont été envoyés au participant, ceux-ci seront automatiquement supprimés au bout de 365 jours (paramètre système).

Vider la liste d'attente

Toutes les personnes sont définitivement retirées de la liste d'attente. Les participants ne sont pas informés de cette opération.