Créer ou modifier un événement

Vous définissez ici les données de base fondamentales et le cadre temporel de la manifestation :

• Titre / nom de la manifestation : saisissez le nom officiel de la manifestation.
• Sous-titre : Complétez le titre par une description brève et précise.
• N° de la manifestation : le numéro de la manifestation est facultatif. Pour les formations payantes (commande avec panier), il est reproduit sur les factures.
• Segment URL :Le segment URL détermine le lien direct vers la manifestation. Ce lien permet d'accéder directement à l'événement dans Campus Events.
• Création automatique : l'URL est générée automatiquement à partir du titre après l'enregistrement.
  • Liens uniques : Si un événement avec un titre identique existe déjà, un numéro courant est automatiquement ajouté au segment URL afin de garantir un lien unique vers l'événement.
  • Exemple : demo.campus-events.com/event/<URL segment>.
• Définir les dates
  • Ajouter une série
    Une série est un ensemble de rendez-vous qui se répète périodiquement après X jours, X semaines ou X mois et qui se termine à un moment donné.

C'est ici que vous classez l'événement d'un point de vue organisationnel, afin qu'il puisse être affiché et géré correctement. En outre, vous définissez ici quand et combien de temps la manifestation sera publiée.

Mandant : dans ce champ de sélection déroulant, vous choisissez le mandant correspondant à l'événement (pertinent uniquement pour les versions avec capacité de mandant).

• Limitation de la visibilité : seuls les utilisateurs du mandant sélectionné peuvent voir et modifier l'événement.
• Sans affectation : si l'événement n'est pas affecté à un mandant, tous les utilisateurs du backend peuvent voir et modifier l'événement.

Format de la manifestation
Cette indication s'affiche aussi bien dans la liste des manifestations sur la page d'accueil que lors de la consultation de la description détaillée de la manifestation.

Options :

• pas d'événement (la ligne relative au format de l'événement est masquée)
• Événement en présentiel
• Événement en ligne
• Événement en présence et en ligne

Listes d'événements
Sélection des listes d'événements sur lesquelles l'événement sera répertorié. Si aucune liste d'événements n'est sélectionnée, l'événement ne peut être trouvé que par un lien direct, à condition que l'événement soit publié.

Sous Validations des listes de formations, Demander une autre validation, il est possible de demander une validation pour une liste de formations pour une formation déjà créée, afin d'afficher la formation en plus sur cette liste de formations. Après la demande de validation, un administrateur du mandant auquel appartient la liste d'événements doit d'abord confirmer la validation avant que l'événement ne soit affiché sur la liste correspondante.

Vous créez ici une description compréhensible et complète.
Vous pouvez ajouter un label de remarque à l'aide du label perturbateur.

Images
Il est possible d'ajouter une image à un événement. Cette image est affichée sous forme de carreau dans la liste et dans la vue détaillée. Si aucune image n'est déposée, une tuile colorée apparaît avec la date de la manifestation. Dans le champ "Nom" correspondant, il est possible d'indiquer une légende pour l'image, qui sera affichée sur le site web en dessous de l'image. Le texte alternatif est une brève description de l'image et s'affiche si l'image ne peut pas être chargée. Elle est également importante pour l'accessibilité, par ex. pour les lecteurs d'écran.

Remarques sur le téléchargement d'images :

• Taille minimale : 735px x 735px
• Taille maximale : 1920px x 1920px
• Taille max. Taille du fichier : 4MB
• Formats de fichiers : PNG, JPG

Informations et téléchargements
Seuls les documents PDF peuvent être téléchargés. Il est ainsi possible de déposer des flyers, par exemple. Les documents PDF complètent la description de la manifestation et sont disponibles au téléchargement.

Vous complétez ici les informations organisationnelles et structurelles.

Vous définissez ici comment les participants peuvent s'inscrire.

Options :

• aucune (uniquement présentation du rendez-vous)
• Inscription rapide pour les participants individuels (uniquement gratuite et sans panier).
  • Pour pouvoir enregistrer et utiliser ce choix de configuration, il est nécessaire de sélectionner l'indication du participant E-mail comme champ obligatoire dans la section Données des participants.
• Commande avec panier (pour un seul ou plusieurs participants). Cela présuppose le module "Événements payants".
  • Se limiter à la variante de prix
  • Si le type de manifestation "Commande avec panier" est utilisé, les propres données des participants peuvent être limitées à une catégorie de prix sélectionnée. Pour ce faire, la manifestation doit d'abord être enregistrée avec le type de manifestation "Commande avec panier" et avec les catégories de prix définies. Ce n'est qu'ensuite que les données des participants peuvent être limitées à ces catégories de prix enregistrées.
  • Exemple de configuration :
    • Sélectionner le type d'événement "Commande avec panier" et définir les catégories de prix.
    • Remarque : définir/remplir toutes les données obligatoires dans le formulaire d'événement et enregistrer/ajouter l'événement.
    • Créer une indication de participant dans le formulaire d'événement et sélectionner la catégorie de prix souhaitée sous le label "Limiter à la variante de prix".
    • Enregistrer les modifications.
    • Lors du processus de commande dans le frontend, les données de participants correspondantes sont demandées en fonction de la catégorie de prix.
• par e-mail
• via un site web externe

Configuration du type d'inscription

Vous configurez ici les détails de l'inscription.
Les possibilités de configuration disponibles sont limitées par le choix du type d'inscription.
En principe, les options suivantes sont disponibles pour les inscriptions :

Autoriser les commandes d'invités
L'option de commande d'invités permet de définir de manière flexible les formations pour lesquelles une inscription d'invités est possible. La disponibilité de cette option peut être contrôlée dans tout le système ainsi que par mandant.

Message si aucune commande n'est possible
Si aucune inscription n'est possible pour un événement, un message d'information défini au préalable s'affiche automatiquement.

Enregistrement de
N'autoriser les inscriptions à un événement qu'à partir d'une date et d'une heure données. Dans le frontend, sous la description de l'événement, une information correspondante est affichée, à partir de quand les inscriptions sont possibles au plus tôt.

Inscription jusqu'à
Autoriser les inscriptions à une manifestation uniquement jusqu'à une date et une heure précises. Dans le frontend, sous la description de l'événement, une information correspondante est affichée, jusqu'à quand les inscriptions sont possibles au plus tard.

Nombre minimal de participants & Nombre minimal de participants
En fonction du nombre défini, le système de feux de signalisation des participants donne un feedback visuel correspondant dans l'aperçu de l'événement.

Annulation du participant

• Non autorisé
  Ici, le participant peut uniquement demander une annulation manuellement, par exemple par e-mail.
  Il n'a pas la possibilité de le faire via un lien dans l'e-mail ou via le profil. Ce processus est donc complètement indépendant de Campus Events.

• Demande
  Un participant peut demander lui-même l'annulation de sa réservation auprès de l'administrateur. Une demande d'annulation peut être effectuée via l'URL d'annulation dans la confirmation d'inscription. La condition préalable est le caractère de remplacement {{ S_CANCEL_URL }} dans le modèle d'e-mail "Participant à l'événement : confirmation d'inscription".
  De plus, l'option "Annuler" est affichée dans le profil du participant sous "mes événements".

  En tant qu'administrateur, vous pouvez voir la demande dans Campus Events dans l'aperçu des participants d'un événement et accepter ou refuser cette demande.

• Complètement
  Ici, le participant peut annuler lui-même son inscription sans action de la part de l'administrateur. L'annulation fonctionne via l'URL d'annulation dans la confirmation d'inscription reçue auparavant par e-mail. La condition préalable est le caractère de remplacement {{ S_CANCEL_URL }} dans le modèle d'e-mail "Participant à l'événement : confirmation d'inscription".
  De plus, l'option "Annuler" est affichée dans le profil du participant sous "mes événements". L'annulation est alors effectuée de manière entièrement automatique.
• Annulation jusqu'à
  Visible et paramétrable uniquement pour les options d'annulation des participants "Demande" et "Complète". Permettre l'annulation d'une inscription uniquement jusqu'à une date et une heure précises.
• Ajouter une invitation au calendrier lors de l'e-mail de confirmation (.ical)
  Un fichier de calendrier avec le ou les rendez-vous au format iCalendar est automatiquement joint en option à l'e-mail de confirmation. Ce fichier peut être importé dans toutes les applications de calendrier courantes.

Liste d'attente

Que se passe-t-il si l'on souhaite s'inscrire à un événement, mais que toutes les places sont déjà réservées ?
La fonctionnalité de liste d'attente est un service qui peut informer d'un nouveau contingent ou de places devenues libres. Elle peut être configurée individuellement pour chaque événement, de sorte que la liste d'attente n'est utilisée que si elle est explicitement activée. Dans le cas contraire, l'événement est considéré comme complet et est marqué en conséquence.

En général, la liste d'attente fonctionne selon le principe suivant :
Lorsqu'un événement est complet, une personne s'inscrit sur la liste d'attente. Elle reçoit ensuite un e-mail l'informant qu'elle a été inscrite sur la liste d'attente.
L'e-mail de notification contient un lien permettant à la personne de se désinscrire de la liste d'attente.

Comment puis-je activer la liste d'attente pour un événement ?

La liste d'attente ne peut être utilisée qu'en combinaison avec les deux inscriptions de type de formation :

• Inscription rapide pour des participants individuels (uniquement gratuite et sans panier d'attente)
• Inscription avec panier d'achat (pour un seul ou plusieurs participants).

Le type d'inscription est sélectionné dans la section "Type de manifestation".

Si le type d'inscription sélectionné est "inscription rapide" ou "commande avec panier", les options avancées pour ce choix s'affichent automatiquement dans la section la plus proche (type d'événement).

Dans cette section des options avancées, la liste d'attente peut être activée en cliquant sur le bouton "Nouveau" sous le point "Liste d'attente".

Ensuite, sous le point "Liste d'attente", une nouvelle sous-section déroulante s'affiche pour définir les paramètres de la liste d'attente. La sous-section est déployée en cliquant sur le bouton plus (+) pour afficher les paramètres.

Paramètres de la liste d'attente

Remontée automatique
La remontée automatique n'est réglable que pour le type de formation "Inscription rapide" pour des participants individuels (uniquement gratuit et sans panier d'achat). Si des inscriptions existantes sont annulées ou si la capacité de l'événement est augmentée, il existe trois options pour contrôler le remplacement automatique :

1. désactivé
Si des personnes se trouvent sur la liste d'attente, l'administrateur gère lui-même la liste d'attente à partir de l'aperçu des participants de l'événement et distingue pour chaque personne individuellement les trois cas suivants :

• Autoriser la personne en attente à s'inscrire : La personne reçoit alors une notification par e-mail. La libération ne peut pas être annulée.
• Surclasser obligatoirement une personne de la liste d'attente en participant : Un ticket est créé et la personne est retirée de la liste d'attente.
• Supprimer une personne de la liste d'attente : La personne n'est pas informée de cette opération.

2. libération automatique
La personne suivante sur la liste d'attente est automatiquement libérée pour l'inscription dès qu'il y a des places libres pour l'événement. La personne reçoit alors une notification par e-mail de la part du système. L'e-mail contient un lien individuel et un code de validation permettant de procéder à une inscription obligatoire. Une fois la validation effectuée, il n'est pas possible de l'annuler. Il est toutefois possible de faire passer la personne de la liste d'attente directement au statut de participant. Il est toujours possible de supprimer la personne de la liste d'attente, mais la validation déjà effectuée n'est alors plus valable. Si la validation accordée n'est plus valable, le lien individuel et le code de validation figurant dans l'e-mail de notification ne peuvent plus être utilisés pour une inscription.

3. complet
Un numéro de ticket est automatiquement généré pour la personne suivante sur la liste d'attente, c'est-à-dire pour la personne occupant la première place de remplacement, ce qui correspond à une inscription obligatoire réussie. La personne est informée par e-mail de la réussite de son inscription.

Nombre maximal de places d'attente
Si la limite fixée est atteinte, les nouvelles personnes doivent attendre que des places se libèrent sur la liste d'attente ou que la limite soit augmentée.

Supprimer
Supprimer irrévocablement la liste d'attente actuelle. Les inscriptions sur la liste d'attente sont perdues. Pour cela, cocher la case en cliquant dessus et enregistrer les modifications, la liste d'attente sera irrémédiablement supprimée.

Notifications de la liste d'attente

Modèle d'e-mail : "Participant à l'événement : repêché sur liste d'attente"
Le modèle d'e-mail pour la liste d'attente peut être adapté au niveau du mandant et de l'événement.

• Adaptation au niveau de l'événement : Formulaire d'événement > E-mails > "Participant à l'événement : promu de la liste d'attente".
• Adaptation au niveau du mandant : il s'agit d'une adaptation du système qui définit le modèle d'e-mail par défaut pour l'ensemble du mandant. Cette modification concerne donc tous les événements existants qui contiennent une liste d'attente et qui utilisent des valeurs standard pour le modèle d'e-mail.

Les données des participants sont des informations qui sont demandées aux participants lors du processus d'inscription. Outre les quatre champs déjà enregistrés, il est possible d'enregistrer d'autres données individuelles sur les participants. Les données correspondantes doivent être créées au préalable dans la zone Données de base > Données des participants en tant qu'enregistrement.

Pour chaque donnée de participant, il est possible de définir si cette donnée est facultative ou obligatoire.

Données des participants enregistrées dans tout le système
Les données des participants suivantes sont déjà enregistrées pour chaque manifestation :

• Titre - champ de sélection avec les valeurs : Divers, Monsieur, Madame
• Prénom - champ de saisie
• Nom de famille - champ de saisie
• E-mail - champ de saisie

Pour ce champ, il est en outre possible de définir si l'indication correspondante est désactivée (n'est pas affichée) ou s'il s'agit d'une indication facultative ou obligatoire. Les valeurs des champs définis par défaut ne peuvent pas être modifiées via Données de base > Données des participants.

Comment enregistrer ses propres données de participant à la manifestation ?

Remarque : les données des participants doivent être créées au préalable comme enregistrement dans la zone Données de base > Données des participants.

1. En bas à gauche, sous Données des participants, cliquez sur le bouton + Nouvel enregistrement. Un formulaire gris foncé est alors créé avec le nom Nouvel enregistrement.
2. Le formulaire doit d'abord être ouvert en cliquant en haut à droite dans la zone gris foncé sur le + ou sur le titre Nouvel enregistrement.
3. Le menu déroulant Donnée* permet de sélectionner une donnée d'abonné créée précédemment.
4. Champ obligatoire
   Si l'option champ obligatoire est cochée, l'indication est obligatoire lors de l'inscription à l'événement. Dans le cas contraire, l'indication du participant reste facultative.
5. Afficher dans la vue en liste
   Afficher dans la vue en liste des participants. Si cette option est cochée, les données concrètes du participant seront disponibles sous forme de colonne dans la liste des participants.
   De cette manière, il est possible de trier et de filtrer les données des participants.
   Remarque : si la liste est exportée, par exemple au format Excel, le résultat est également trié et filtré en conséquence. Cela signifie qu'il est possible de créer plusieurs fichiers dans lesquels les participants sont listés avec des données différentes.

Les attestations de participation (certificats) sont créées via la Gestion des participants > Actions de la colonne : Certificats d'une formation.

Envoyer l'attestation de participation
Pour l'instant, l'attestation de participation ne peut être envoyée aux participants que manuellement. Pour cela, il faut télécharger le certificat (voir Établir / supprimer et générer un nouveau certificat de participation). Ensuite, le participant peut être contacté individuellement (action "écrire") et l'attestation peut être jointe en annexe.

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Instructions relatives : Valider un e-ticket Manifestations > Valider des billets

Activer l'impression des billets BETA

Si cette option est activée, les e-tickets sont envoyés par e-mail. Les e-tickets sont automatiquement joints à l'e-mail de confirmation d'inscription.

A quoi ressemble un tel e-ticket ?

Attention

L'activation a posteriori de l'option Activer l'impression des tickets BETA n'envoie pas de pièces jointes a posteriori pour les inscriptions déjà existantes.

Autoriser la réadmission
Désactivé(par défaut) : Si un check-out est effectué, un check-in n'est plus possible.
Activé : Si un check-in et un check-out ont déjà été effectués, ils peuvent être répétés autant de fois que nécessaire.

Instructions à l'entrée et instructions à la sortie
Concerne uniquement l'interface de gestion Valider les tickets.

Si un ticket est trouvé lors du scannage, le texte correspondant des instructions est également affiché :

La fréquence des notifications est définie via Notification de nouveaux billets. Un ticket correspond à une inscription confirmée à un événement.

Fréquences possibles : Aucune ; Immédiatement ; Toutes les heures ; Tous les jours.

Destinataire nouveaux billets Notification
Définir un e-mail du destinataire pour les notifications.

E-mails de rappel

Ils rappellent automatiquement les participants.

E-mails système

Vous configurez des e-mails automatiques.