Événements dans Campus Events

Vous trouverez un aperçu de toutes les manifestations dans la barre de navigation de gauche sous Manifestations > Manifestations.

Ce domaine sert à la gestion et à la création d'événements.

La liste des formations peut être triée par colonne croissante ou décroissante, à condition que cette colonne soit mise en évidence en bleu.

Les contenus suivants sont affichés dans la liste :

Tâches
Tâches inachevées affectées à l'événement.

Listes des événements
Liste des listes d'événements sur lesquelles l'événement peut être trouvé (par ex. public).

Manifestation n°
Le numéro de la manifestation est facultatif. Pour les formations payantes (commande avec panier), il est reproduit sur les factures. Le numéro de l'événement est défini dans l'éditeur d'événement dans la section "Données générales".

Titre/nom de l'événement
Titre de l'événement. Le titre est défini dans l'éditeur d'événement dans la section "Données générales".

Période de la manifestation
La période pendant laquelle la manifestation a lieu. Pour les événements de plusieurs jours ou les séries d'événements, la première et la dernière date sont affichées. Les périodes de l'événement sont définies dans l'éditeur d'événement dans la section "Date(s)".

Participants
Le nombre de participants est affiché ici sous la forme d'un système de feux de signalisation - (de gauche à droite) nombre minimal de participants, nombre actuel de participants et nombre maximal de participants.

L'affichage est coloré en fonction de l'état :
rouge = nombre minimal de participants non atteint ou plus de participants que le maximum défini.
vert = plus de participants que le nombre minimal de participants : l'événement aura lieu.
orange = nombre maximal de participants atteint : le cas échéant, pour organiser une salle plus grande.

Inscriptions
Selon la manière dont la coordination des inscriptions a été configurée pour un événement, l'option choisie est affichée en conséquence.

• aucune (représentation de la date uniquement)
• Inscription rapide pour des participants individuels (uniquement gratuite et sans panier d'achat)
• Commande avec panier (pour un ou plusieurs participants)
• par e-mail
• via un site web externe

Publier l'événement

• Oui - L'événement a été activé et est prêt à recevoir des inscriptions.
• Non - L'événement est désactivé. La page de l'événement ne peut pas être consultée et aucune inscription n'est possible.

Annuler l'événement

• Non - C'est la situation normale, l'événement a lieu comme d'habitude.
• Oui - L'événement peut être entièrement annulé ou des dates de remplacement peuvent être proposées. Les dates de remplacement doivent d'abord être créées en tant que formation et peuvent ensuite être sélectionnées comme date de remplacement. Il n'y a pas de notification automatique des participants à l'événement par e-mail, mais il est possible de rédiger un e-mail circulaire via la gestion des participants.

Événement terminé
Dans la liste des événements, seuls les événements actifs correspondant au statut (Terminé = Non) sont affichés par défaut.

Les événements terminés sont masqués dans la vue en liste des événements, mais peuvent être affichés si l'on filtre les événements terminés. Le filtre doit être défini sur (Terminé = Oui), puis cliquer sur "Filtrer" pour appliquer le filtre.

Après le dernier rendez-vous d'un événement, un changement de statut automatique est effectué sur "Terminé". Donc (Terminé = oui).

Archivé

Dans l'aperçu des événements, les événements qui ne sont pas archivés ou qui ont le statut (Archivé = Non) sont affichés par défaut.

Par défaut, les formations sont archivées après 365 jours. Cette valeur peut être adaptée dans les paramètres du système (Système > Paramètres > Gestion des événements), à condition de disposer des droits d'administration correspondants.

Les événements archivés ne peuvent plus être modifiés.

Dès qu'un événement est archivé, il reçoit le statut "Archivé = Oui".

Personne chargée de laÉvénement

Mandant
Chaque mandant crée ses propres manifestations ou enregistrements individuels sans pouvoir consulter les données des autres utilisateurs. La colonne devient visible dès qu'un compte dispose soit des droits d'administrateur nécessaires, soit d'un accès à plusieurs mandants.

Actions
Afficher -- Afficher les détails de l'événement : informations générales, restrictions des participants et tâches.

Modifier -- Accéder à l'éditeur de l'événement.

Participants -- La liste filtrée des participants permet de rédiger des circulaires, de générer des listes de participants et des badges au format PDF et d'anonymiser les données personnelles conformément au RGPD.

Copier -- Créer un double de l'événement. Seule la configuration est copiée, pas les participants.

Aperçu -- Visualiser l'événement dans un nouvel onglet du navigateur.

Rappel de calendrier -- Télécharger un fichier de calendrier avec les dates de l'événement au format iCalendar. Celui-ci peut être importé dans toutes les applications de calendrier courantes.

Supprimer -- Supprimer irrévocablement un événement. S'il existe des inscriptions de participants, il n'est pas possible de supprimer un événement. S'il existe des enregistrements de programme (groupes) liés à un événement, il n'est pas non plus possible de les supprimer. Remarque : si un événement créé ou créé et publié a été supprimé, l'événement initialement créé comme projet d'événement est à nouveau disponible dans les projets d'événement. Le filtre "Créé" -> "Non" permet de retrouver le projet de manifestation.

Pour exporter tous les événements, cliquez sur le menu déroulant Exporter en bas à droite (sous le dernier événement par page) et sélectionnez le format de fichier souhaité. Le téléchargement commence ensuite. Pour exporter des manifestations sélectionnées, filtrez la liste et cliquez ensuite sur "Exporter". Les entrées sont listées selon le tri que vous avez effectué. Ces formats de fichiers sont disponibles pour l'exportation : CSV, XLSX(Excel).

En haut à droite, via le bouton [+Nouveau], il est possible de créer un nouvel événement et d'être directement redirigé vers l'éditeur d'événement.
Le formulaire permet de mettre en place le nouvel événement étape par étape. Voir le formulaire d'événement pour une description détaillée.

A partir de l'aperçu de la manifestation, il faut cliquer sur [Modifier] dans la colonne Actions pour accéder à l'éditeur de la manifestation. Ici, des modifications peuvent être apportées à l'événement et enregistrées. Voir : Modifier une manifestation

Les actions par lots peuvent être appliquées à plusieurs événements en même temps. En bas à gauche, sous la liste des événements, se trouve un menu déroulant permettant de choisir parmi les actions en pile. Il suffit de cliquer sur l'une des actions, puis de confirmer avec le bouton OK adjacent pour appliquer l'action aux événements précédemment sélectionnés dans la liste.