Tâches

Contrairement au calendrier des tâches, les tâches sont présentées ici sous forme de liste. Dans cette vue, toutes les tâches sont listées de manière compacte.

Afficher la tâche
Pour afficher une tâche concrète, il faut cliquer sur le bouton Afficher dans la colonne Actions. Tous les détails concernant la tâche sont ensuite affichés.

Depuis la vue Afficher tâche, il est possible de marquer la tâche comme terminée, de la télécharger comme fichier de calendrier iCal et de la modifier. Les boutons en bas à gauche sont disponibles à cet effet : Marquer comme terminée, Télécharger la tâche au format iCal, Modifier.

Filtrer les tâches
Les tâches peuvent être filtrées selon les critères suivants : Titre, Date limite, Terminé, Attribué à, Origine de la tâche. Après l'application du filtre, seules les tâches qui correspondent aux critères de filtrage sont affichées dans la liste des tâches.

Créer une nouvelle tâche
Pour créer une nouvelle tâche, il faut cliquer sur le bouton Nouveau en haut à droite. Ensuite, on remplit le formulaire et on clique sur le bouton Ajouter en bas à gauche. Si la tâche est attribuée à une personne, celle-ci trouvera cette tâche dans le tableau de bord (section : Mes tâches), dans le calendrier des tâches et dans la liste des tâches.

Modifier une tâche
Pour pouvoir modifier une tâche existante, il suffit de cliquer sur le titre de la tâche ou, alternativement, sur le bouton Modifier dans la colonne Actions.

Créer un modèle de tâche
Remarque : un modèle de tâche (tâche) doit être utilisé en combinaison avec des groupes de tâches. Un modèle de tâche doit être attribué à un groupe de tâches.

Pour créer un nouveau modèle de tâche, il faut d'abord cliquer sur Tâches > Modèle de tâche dans le menu latéral pour ouvrir la liste des modèles. Les modèles de tâches peuvent être gérés à partir de là. Pour créer un nouveau modèle de tâche, il suffit de cliquer sur le bouton Nouveau en haut à droite, puis de remplir le formulaire et de cliquer sur le bouton Enregistrer.

Description des champs de formulaire sélectionnés et des options
Échéance (jours) : Nombre de jours pour accomplir la tâche.
Éviter les jours de la semaine : Ces jours-là, l'échéance (jours) ne change pas.
Éviter les jours d'évitement : Comme pour les jours de la semaine, éviter les jours d'évitement, sauf que les jours d'évitement sont gérés par l'administrateur.
Annexe : une adresse, par ex. vers un document pdf ou un extrait de texte quelconque.

Si l'objectif est d'attribuer une ou plusieurs tâches à une formation, les groupes de tâches sont utilisés à cet effet. De plus, les groupes de tâches pour les types de référentiels sont nécessaires pour créer des workflows pour le référentiel.

Où puis-je attribuer des tâches à une formation ? Liste des formations > Formation concrète > Actions:Afficher > Colonne:Tâches > Section:Générer de nouvelles tâches.

Pour les groupes de modèles de tâches, il faut sélectionner un groupe de tâches concret spécifié au préalable, l'attribuer à une personne et cliquer ensuite sur le bouton Créer une tâche.

Où puis-je voir les tâches attribuées à l'événement ? Liste des événements > Evénement concret > Actions:Afficher > Colonne:Tâches > Section:Aperçu des tâches

Remarque : il est conseillé de lire le mode d'emploi dans son intégralité avant de modifier quoi que ce soit dans le système. Si quelque chose n'est pas clair ou si vous avez des conseils à donner pour les instructions, n'hésitez pas à nous écrire.

Les groupes de tâches se distinguent des tâches et sont également séparés en interne. Les groupes de tâches permettent d'attribuer des tâches à certaines formations.

Un groupe de tâches est un regroupement nommé de modèles de tâches. Une tâche est une instance concrète qui est attribuée à une personne dans Campus Events.

Composer un groupe de tâches

Un ou plusieurs modèles de tâches peuvent être attribués à un groupe de tâches.

Cela signifie qu'un groupe de tâches se compose d'un ou de plusieurs modèles de tâches.

Ensemble, le groupe de tâches et le modèle de tâches forment donc un modèle qui peut être utilisé pour attribuer un certain nombre de tâches à un événement. En soi, le groupe de tâches et les modèles de tâches ne constituent donc pas encore des événements actifs.

En d'autres termes, un groupe de tâches n'est au départ qu'un modèle qui doit d'abord être attribué à un événement donné. En d'autres termes, nous créons une instance du groupe de tâches au sein d'un événement. Cette instance constitue les tâches actives, le groupe de tâches étant le guide de construction.

Dans l'aperçu du "groupe de tâches", on clique en haut à droite sur le bouton Nouveau pour créer un nouveau groupe de tâches.

Un formulaire de configuration du groupe de tâches s'ouvre.

Pour pouvoir sélectionner des modèles de tâches, il faut cliquer ici sur le bouton Nouveau sous Tâches. Il est ensuite possible de sélectionner un certain modèle de tâche créé précédemment dans une liste déroulante. De cette manière, plusieurs modèles de tâches peuvent être ajoutés au groupe de tâches.

Remarque pour la compréhension : ne pas confondre les tâches et les modèles de tâches. On voit ici une sélection de modèles de tâches précédemment créés. On crée d'abord des modèles de tâches. Ensuite, on construit un groupe de tâches à partir de ces modèles de tâches. Ensuite, on peut utiliser le groupe de tâches pour attribuer des tâches à une formation.

Attribuer des tâches à un événement

Condition préalable : un groupe de tâches a été créé. Le groupe de tâches contient au moins un modèle de tâche.

Pour l'événement souhaité, cliquer sur Afficher dans l'aperçu des événements sous la colonne Actions.

Dans la nouvelle vue de la manifestation, cliquer sur l'onglet Tâches pour gérer les tâches de la manifestation.

Tâches : Aperçu des tâches
Si elles existent, les tâches attribuées à la manifestation sont listées ici.

Tâches : Générer de nouvelles tâches
Sous Tâches modèle groupes, sélectionner un groupe de tâches déjà configuré dans la liste déroulante, l'attribuer éventuellement à une personne et cliquer ensuite sur le bouton Créer une tâche. Les tâches qui étaient contenues dans le groupe de tâches sélectionné en tant que modèle de tâche apparaissent maintenant dans l'aperçu des tâches de la manifestation en tant que tâches obligatoires qui doivent être effectuées.

Remarque : après avoir attribué un groupe de tâches à un événement, il est possible d'éditer les tâches concrètes individuelles, par ex. les attribuer à modifier individuellement si souhaité. Le groupe de tâches est dès à présent indépendant des tâches concrètes créées.

Remarque : le groupe de tâches reste séparé en tant que modèle et peut être réutilisé. Si un groupe de tâches ou des modèles de tâches sont supprimés, cela n'a aucun effet sur les tâches déjà actives qui sont attribuées à une formation.

Un workflow est un ensemble de tâches qui sont exécutées dans un certain ordre. La description suivante montre comment un workflow est créé, quelles tâches il contient et comment l'ordre peut être défini.

Ci-dessous, on peut voir l'ordre des étapes à suivre pour créer un workflow. Ce n'est que lorsque l'enregistrement du référentiel peut être créé selon ce schéma qu'un workflow est automatiquement généré par le système. Chaque étape partielle définit certains paramètres nécessaires pour le workflow :

1. Créerun/des modèle(s) de tâches
2. Créer un groupe de tâches. Celui-ci se compose du ou des modèles de tâches.
3. Créerun type de référentiel.
4. Créerun référentiel. Ensuite, Campus Events crée le workflow approprié pour le participant.

Créer un jour d'exception

Les jours d'exception peuvent être créés manuellement en cliquant en haut à droite sur Actions > Nouveau :

Remplir ensuite le formulaire Jours d'exception ouvert et cliquer en bas sur le bouton Ajouter.

Si les jours d'exception ont été ajoutés avec succès, une remarque correspondante s'affiche.

Importer des jours d'exception

Les jours d'exception peuvent être importés à l'aide du format d'échange de calendrier iCal,
en cliquant en haut à droite sur Actions > Importer :

Le formulaire d'importation du fichier iCalendar s'ouvre :

Il faut indiquer une URL vers la source d'importation.
Vous trouverez ici quelques exemples d'URL : https://www.schulferien.org/deutschland/ical/

Si les jours d'exception ont été importés avec succès, ils sont affichés dans la liste et une indication correspondante de succès est affichée :

Exporter les jours d'exception

La liste des jours d'exception, triée et filtrée comme dans l'affichage, est exportée en cliquant en bas à droite sur le bouton Exporter et en cliquant ensuite sur le format d'exportation. Le téléchargement du fichier contenant les jours d'exception commence alors.

Filtrer les jours d'exception

Le menu déroulant Filtre en haut à droite permet de sélectionner les filtres souhaités.
Les options de filtre suivantes sont actuellement disponibles : Désignation ; Début ; Source d'importation.

Une fois les filtres sélectionnés, les critères de filtrage affichés doivent encore être définis.
Il faut ensuite cliquer sur le bouton "Filtrer" pour appliquer les filtres.

Jours d'exception Actions

Supprimer (plusieurs / un seul)

Plusieurs jours d'exception peuvent être rapidement supprimés de la liste.
Pour cela, les jours d'exception doivent être sélectionnés à l'aide des cases à cocher, à gauche dans la vue de liste.
L'option Supprimer dans le menu de sélection (marqué par le chiffre 2 sur l'image) doit être sélectionnée, puis la procédure de suppression doit être confirmée en cliquant sur le bouton OK.

Les jours d'exception individuels sont supprimés en cliquant sur le bouton Supprimer dans la colonne Actions.

Afficher

Les informations suivantes concernant un enregistrement de jour d'exception peuvent être affichées :
Nom ; Début ; Fin ; Créé par ; Modifié par ; Source d'importation ; ID d'importation.

Modifier

Les jours d'exception enregistrés peuvent être modifiés ultérieurement en cliquant sur le bouton Modifier dans la colonne Actions.