Un brouillon de formation sert de base préparatoire à la création d'une formation. Il est possible d'y enregistrer dès le départ les données de base, les contenus, les informations d'inscription et les dates. Le nouveau brouillon s'affiche ensuite dans la liste des brouillons de formation. Le brouillon peut être enregistré puis créé en tant qu’événement à une date ultérieure, ou bien créé en tant qu’événement et publié directement . Un brouillon ne peut être utilisé qu’une seule fois (= créé en tant qu’événement ou créé et publié). Il est alors considéré comme « créé » ou « créé et publié » et n’apparaît plus dans la liste des brouillons (il n’est visible que sous le filtre « Événement créé = oui », mais il ne peut pas non plus être réutilisé à cet endroit ; de même, les modifications apportées au « brouillon d’origine » ne sont pas répercutées a posteriori sur l’événement créé). À moins que l’événement initialement créé en tant que brouillon ne soit supprimé ; dans ce cas, le brouillon peut être modifié à nouveau, puis créé ou créé et publié.)
Créer un événement : toutes les informations du brouillon d’événement, à l’exception du propriétaire, sont reprises dans un nouvel événement. L’événement n’est dans un premier temps pas publié et n’est donc accessible au public ni dans l’aperçu des événements du frontend, ni via un lien direct. Lorsque l’on clique sur le lien direct, une page d’erreur 404 s’affiche. La publication peut être activée ultérieurement dans le formulaire de l’événement, dans la section « Classification ».
Créer et publier un événement : toutes les informations du brouillon d’événement, à l’exception du propriétaire, sont reprises dans un nouvel événement, et celui-ci est publié immédiatement. Il est ensuite accessible dans les listes d’événements sélectionnées et via son lien direct.
Lors de la création d’un événement, les informations du brouillon sont reprises dans le nouvel événement. Une fois la création terminée, vous disposez d’un aperçu de l’événement créé dans lequel vous pouvez consulter les données déjà saisies et décider si vous souhaitez compléter d’autres données de base ou les données de la section « Formulaire de l’événement ». Le brouillon d’événement et l’événement sont toutefois indépendants l’un de l’autre dès la création de l’événement ou dès sa création et sa publication. Les modifications apportées au brouillon ne sont pas répercutées a posteriori sur l’événement créé. La suppression d’un brouillon (sous le filtre « Événement créé = oui ») ne supprime pas automatiquement l’événement créé à partir de celui-ci. Le brouillon reste disponible dans la liste des brouillons de formation si le filtre est configuré en conséquence (« Créé » -> « Oui »). Il n’est pas possible de créer à nouveau une formation à partir du brouillon. Toutefois, si un événement créé ou créé et publié a été supprimé, l’événement initialement créé en tant que brouillon d’événement est à nouveau disponible dans les brouillons d’événements. Grâce au filtre (« Créé » -> « Non »), le brouillon d’événement peut être retrouvé et l’événement peut être recréé ou créé et publié à nouveau.
Champs du formulaire
Intitulé : l’intitulé du brouillon d’événement est généré automatiquement à partir des organisateurs, des groupes cibles et des catégories sélectionnés. Ce champ ne peut pas être modifié manuellement. Les modifications apportées aux informations sous-jacentes sont prises en compte dans l’intitulé. L’intitulé n’est mis à jour qu’au moment de l’enregistrement. Dans la section Configuration > Paramètres, il est possible de modifier le modèle de nom selon lequel la désignation est générée.
Informations spécifiques à l’événement : en fonction de la configuration des informations spécifiques à l’événement du client, toutes les informations disponibles (= champs) s’affichent ici. Ces intitulés et options disponibles sont créés dans la section Données de base > Informations sur l’événement.
Catégories : attribuez une catégorie au projet de formation. Les catégories servent à classer la formation par thème et peuvent être utilisées ultérieurement pour filtrer les résultats dans la recherche de formations et la recherche avancée. Les catégories sont définies dans les données de base, dans la section « Catégories de formations ».
Groupes cibles : sélectionnez un groupe cible auquel s’adresse la formation. Cette attribution est reprise dans la formation ainsi créée et peut être utilisée pour filtrer les résultats lors de la recherche de formations et de la recherche détaillée. Les groupes cibles sont définis dans les données de base, dans la section « Groupes cibles ».
Lieux de l'événement : sélectionnez un ou plusieurs lieux où se déroule l'événement. Les lieux sélectionnés sont repris dans l'événement ainsi créé et s'affichent dans sa vue détaillée. Les lieux sont définis dans les données de base, dans la section « Lieux de l'événement ».
Organisateurs : sélectionnez un ou plusieurs organisateurs responsables de l'événement. Les organisateurs sélectionnés sont repris dans l'événement ainsi créé et s'affichent dans sa vue détaillée. Les organisateurs sont définis dans les données de base, dans la section « Organisateurs ».
Description : saisissez une description détaillée de l’événement. Le contenu est repris du brouillon lors de la création de l’événement et peut ensuite être modifié indépendamment dans le formulaire de l’événement. L’éditeur intégré vous offre différentes options de mise en forme.
Listes d’événements: sélectionnez les listes d’événements dans lesquelles l’événement publié doit s’afficher. Si aucune liste d’événements n’est sélectionnée, l’événement n’apparaîtra dans aucune liste. Un événement publié reste toutefois accessible via son lien direct. Les listes d’événements sont définies dans les données de base, dans la section « Listes d’événements ».
Le bouton « Nouveau » permet également de créer les données de base mentionnées ci-dessus directement dans le brouillon.
Inscriptions : Définissez si et comment les personnes intéressées peuvent s’inscrire à l’événement.
- Aucune – affichage de la date uniquement : l’événement est affiché à titre purement informatif. Il n’est pas possible de s’inscrire via Campus Events.
- Via un site web externe : l’ inscription ou la commande s’effectue via un système externe. Pour cela, indiquez l’adresse complète du site web externe dans le champ « URL vers le système de commande externe ».
Dates : enregistrez au moins une date pour l’événement ou ajoutez des dates via une série de dates. Les dates créées sont reprises du brouillon lors de la création de l’événement et peuvent ensuite être modifiées dans le formulaire de l’événement.
Propriétaire : attribuez un propriétaire au brouillon de l’événement. Par défaut, l’utilisateur actuellement connecté est présélectionné. Le champ de sélection permet de désigner un autre utilisateur. Le propriétaire est l’utilisateur qui a créé le brouillon de l’événement et qui en est responsable.
Remarque concernant les droits :
| Événements > Administrateur des brouillons d’événements | Le rôle « Gestionnaire de brouillons d’événements » étend la visibilité aux brouillons d’événements créés par d’autres utilisateurs. |
| Événements > Propriétaire du brouillon d’événement | Autorise l’utilisateur à créer et à modifier des brouillons d’événements. |
Créer des tâches et des restrictions de tickets
Tâches
Après la création ou la création et la publication de projets d’événements, l’onglet « Tâches » permet de générer des tâches prédéfinies pour l’événement sur la base d’un groupe de tâches et de les attribuer à un utilisateur. Les groupes de tâches et les tâches attribuées sont gérés dans le menu « Tâches ».
L’aperçu des tâches affiche toutes les tâches déjà créées pour l’événement. S’il n’y a pas encore de tâches, un message correspondant s’affiche.
La section « Générer de nouvelles tâches » permet de créer une ou plusieurs tâches prédéfinies pour l’événement.
Groupe de tâches : sélectionnez le groupe de tâches souhaité. Un groupe de tâches contient une ou plusieurs tâches prédéfinies. Le nombre de tâches qu’il contient est indiqué entre parenthèses après son nom.
Attribué à : sélectionnez l’utilisateur qui sera responsable des tâches générées.
Le bouton « Créer des tâches » permet de créer toutes les tâches du groupe de tâches sélectionné pour la formation et de les attribuer à l’utilisateur sélectionné. Elles s’affichent ensuite dans l’aperçu des tâches.
Restrictions sur les billets
Dans cette section, vous pouvez créer directement une restriction de billets pour l’événement créé à partir des brouillons. Pour plus d’informations, veuillez vous reporter au chapitre « Restrictions de billets ».