Événements dans Campus Events

Vous trouverez la liste des événements dans la barre de navigation de gauche, sous Événements > Événements. Cette section permet de créer et de gérer les événements pour chaque client.

L'aperçu des événements permet de gérer tous les événements de manière centralisée. Vous pouvez y rechercher, filtrer et ouvrir les événements existants, puis les modifier en fonction des autorisations accordées. L'aperçu constitue le point d'accès central pour la gestion des événements en cours et prévus. À partir de là, les actions mènent à la modification, à l'affichage, à la gestion des participants et à d'autres sections liées aux événements. L'aperçu des événements peut être trié par colonne, par ordre croissant ou décroissant, à condition que la colonne ne soit pas surlignée en noir.

Les éléments suivants sont affichés dans l'aperçu des événements :

Tâches
Tâches non terminées attribuées à l’événement.

Listes d’événements (→ voir Données de base)
Liste des listes d’événements dans lesquelles l’événement peut être trouvé (par exemple, « public »).

N° de formation
Lenuméro de formation est facultatif. Pour les formations payantes (commande via le panier), il figure sur les factures. Le numéro de formation est défini dans l’éditeur de formation, dans la section « Configuration de base ».

Titre/nom de l'événement
Titrede l'événement. La désignation est définie dans le formulaire de l'événement, dans la section « Configuration de base ».

Période de l'événement
Période pendant laquelle l'événement a lieu. Pour les événements s'étalant sur plusieurs jours ou les séries d'événements, les dates de début et de fin sont affichées. Les périodes des événements sont définies dans l'éditeur d'événements, dans la section « Dates ».

Participants
Le nombre de participants est affiché ici sous la forme d’un système de feux tricolores (de gauche à droite) : nombre minimum de participants, nombre actuel de participants et nombre maximum de participants.

L'affichage est coloré en fonction de l'état :
rouge = nombre minimum de participants non atteint ou nombre de participants supérieur au maximum défini.
vert = nombre de participants supérieur au nombre minimum : l'événement aura lieu.
orange = nombre maximum de participants atteint : il peut être nécessaire de prévoir une salle plus grande.

En cliquant sur la pastille, vous accédez à la liste des participants à l'événement.

Inscriptions
Selon la configuration du type d’inscription, l’option sélectionnée s’affiche.

• Aucune
• Inscription rapide
• Commande
• E-mail
• Site web externe

Publier un événement

• Oui - L'événement a été activé et est prêt à recevoir des inscriptions.
• Non - L'événement est désactivé. La page de l'événement n'est pas accessible et aucune inscription n'est possible.

En cliquant sur le bouton, vous pouvez modifier le statut. Ce statut peut également être modifié dans le formulaire de l'événement.

Annuler un événement

• Non annulé – L'événement a lieu.
• Annulé – L'événement a été annulé.

Un clic sur le libellé « Non annulé » ouvre une boîte de dialogue de confirmation qui explique clairement les conséquences de l'annulation et propose différentes options. Il n’y a pas de report automatique, de transfert des participants ni de génération de billets pour la nouvelle date. Les événements annulés affichent la date de l’annulation sous forme d’info-bulle. Il n’est plus possible de modifier directement ce champ. En cas d’annulation d’un événement, la boîte de dialogue comporte un champ de texte libre facultatif permettant d’indiquer le motif de l’annulation. Celui-ci est mis à disposition dans le modèle d’e-mail via l’espace réservé E_CANCELLATION_REASON et s’affiche également sur la page de détails de l’événement dans la note d’annulation. Les événements de remplacement peuvent être sélectionnés dans une liste déroulante. Tous les événements publiés et non annulés d’un client sont répertoriés dans cette liste. Les dates de remplacement sont gérées dans le formulaire d’un événement déjà annulé. Les dates de remplacement doivent d’abord être créées en tant qu’événements, puis peuvent être sélectionnées comme dates de remplacement. Aucune notification automatique n’est envoyée par e-mail aux participants à l’événement. Si nécessaire, les personnes figurant sur la liste d’attente peuvent être contactées manuellement via la fonction d’envoi d’e-mails groupés dans la gestion des participants. Les événements restent publiés même s’ils sont annulés.

Événement terminé
Par défaut, seuls les événements actifs s’affichent dans l’aperçu des événements, c’est-à-dire ceux dont le statut est « Terminé = Non ».

Les événements terminés sont masqués dans la liste des événements, mais peuvent être affichés en filtrant les résultats sur les événements terminés. Le filtre doit être réglé sur (Terminé = Oui), puis il faut cliquer sur « Filtrer » pour appliquer le filtre.

Après la dernière date d’un événement, son statut passe automatiquement à « Terminé ». C’est-à-dire (Terminé = oui).

Archivé

Par défaut, l’aperçu des événements affiche les événements qui ne sont pas archivés ou qui ont le statut « Archivé = Non ». Par défaut, les événements sont archivés au bout de 365 jours. Cette durée peut être modifiée dans les paramètres système via BrainAppeal. Les événements archivés ne peuvent plus être modifiés. Dès qu’un événement est archivé, il reçoit le statut « Archivé = Oui ».

Responsable de l’événement

Le responsable d’un événement est la personne chargée de la gestion et de l’administration de celui-ci. En fonction de ses autorisations, il peut créer, modifier et gérer l’événement sur le plan organisationnel. Tous les utilisateurs backend des mandants concernés peuvent être sélectionnés. Dans le tableau de bord, une vignette « Mes événements » permet d’afficher les événements de l’utilisateur connecté (pour lesquels il est désigné comme « responsable de l’événement ») et d’accéder directement à un événement via un lien rapide.

Mandant
Affichage du mandant correspondant à l’événement. La colonne devient visible dès qu’un utilisateur dispose soit des droits d’administrateur nécessaires, soit d’un accès à plusieurs mandants.

Actions
Dans la colonne « Actions », vous trouverez des liens vers les sections les plus importantes de l’événement sélectionné. Cela vous permet de passer rapidement d’une vue de gestion à l’autre sans quitter la vue d’ensemble de l’événement.