Tareas

Tareas

En la sección «Tareas» se gestionan todas las tareas concretas. A cada tarea se le puede asignar una descripción, una fecha de vencimiento, una persona responsable y un archivo adjunto. Las tareas completadas se pueden marcar como tales.

Resumen de tareas

Título: identifica la tarea y se muestra en el resumen de tareas y en el calendario de tareas.

Descripción: contiene información adicional e indicaciones para la tramitación de la tarea.

Fecha límite: establece la fecha y la hora en las que debe completarse la tarea.

Fecha de finalización: marca la tarea como completada. En el caso de las tareas pendientes, este campo permanece en blanco. Una vez completada, se muestra la fecha de finalización en el resumen.

Asignado a: Establece qué persona o cuenta de usuario es responsable de la tarea.

Origen de la tarea: indica el contexto en el que se ha creado la tarea, por ejemplo, mediante una creación manual o un proceso de tareas de nivel superior.

Archivo adjunto: añade un archivo relacionado a la tarea.

Plantillas de tareas

Las plantillas de tareas sirven para definir tareas recurrentes con especificaciones uniformes. En el resumen de plantillas de tareas se muestra el título y se indica si la tarea está activa. También se muestra la fecha de vencimiento.

Nota: Una plantilla de tarea (tarea) debe utilizarse en combinación con grupos de tareas. Una plantilla de tarea debe asignarse a un grupo de tareas.

Activo: determina si la plantilla de tareas se puede utilizar. Las plantillas desactivadas se conservan en el sistema, pero no están disponibles para su uso habitual.

Título: Muestra el nombre de la plantilla de tarea.

Descripción: contiene la descripción general de la tarea, que puede utilizarse para las tareas creadas a partir de la plantilla.

Vencimiento (días): Establece a cuántos días vence la tarea.

Evitar días de la semana: Establece qué días de la semana no deben utilizarse como fecha de vencimiento. Si la fecha de vencimiento calculada coincide con uno de los días seleccionados, se aplazará según la regla establecida.

Evitar días alternativos: tiene en cuenta los periodos guardados en el apartado «Días de excepción» a la hora de calcular la fecha de vencimiento.

Estrategia de fecha alternativa de vencimiento: establece cómo se aplaza la fecha de vencimiento si la fecha calculada coincide con un día de la semana excluido o con un día de excepción.

Anexo: añade un archivo asociado a la plantilla de tarea.

Grupos de tareas

Los grupos de tareas agrupan varias tareas relacionadas entre sí dentro de un evento. De este modo, las tareas que comparten un contexto temático u organizativo común pueden agruparse de forma estructurada.

Los grupos de tareas se diferencian de las tareas y también están separados internamente.

Título: Denominación del grupo de tareas.

Tareas: establece qué plantillas de tareas forman parte del grupo de tareas. Mediante el símbolo «+» se pueden añadir más plantillas de tareas al grupo.

Asignar tareas a una actividad: Requisito previo : se ha creado un grupo de tareas. El grupo de tareas contiene al menos una plantilla de tarea. Se selecciona una actividad específica de la lista de actividades. Desde el apartado «Mostrar» se puede acceder a las tareas y crear una nueva. Tras la creación a través del evento específico, las tareas que figuraban como plantillas de tarea en el grupo de tareas seleccionado aparecerán como tareas obligatorias en el resumen de tareas del evento.

La tarea se puede completar directamente desde la actividad específica («Marcar como completada») o se puede descargar como archivo iCal.

Crear un grupo de tareas

A un grupo de tareas se le pueden asignar una o varias plantillas de tareas. El grupo de tareas y la plantilla de tareas conforman juntos una plantilla que se puede utilizar para asignar una serie de tareas a un evento. Por sí solos, el grupo de tareas y las plantillas de tareas no constituyen aún eventos activos.

Un grupo de tareas es, en un primer momento, solo una plantilla que debe asignarse primero a una actividad concreta. El grupo de tareas es, por así decirlo, el manual de instrucciones para las tareas que posteriormente estarán activas en Campus Events.

Nota: Una vez asignado un grupo de tareas a un evento, se pueden editar las tareas concretas. A partir de ese momento, el grupo de tareas es independiente de las tareas concretas creadas. El grupo de tareas sigue existiendo por separado como plantilla y puede reutilizarse. Si se elimina un grupo de tareas o una plantilla de tareas, esto no tiene ningún efecto sobre las tareas ya activas que estén asignadas a un evento.

Un flujo de trabajo es un conjunto de tareas que se procesan en un orden determinado. Representan un proceso de tramitación formado por tareas relacionadas entre sí. Cada paso parcial establece determinados parámetros necesarios para el flujo de trabajo. Los flujos de trabajo pueden asignarse a una persona responsable. En la vista general se muestra en qué fase se encuentra el proceso y qué tarea está pendiente en ese momento.

Título: Denominación del flujo de trabajo.

Asignado a: Establece qué persona o cuenta de usuario es responsable de la tramitación del flujo de trabajo.

Progreso: muestra el número de tareas ya procesadas en relación con el número total de tareas del flujo de trabajo.

Tarea actual: muestra la tarea que está pendiente de tramitar en ese momento dentro del flujo de trabajo.

En la sección «Días excepcionales» se registran días concretos o períodos contiguos que no deben tenerse en cuenta a la hora de calcular los plazos de las tareas. Puede tratarse, por ejemplo, de días festivos, vacaciones de la empresa u otros períodos sin trabajo.

Nota: Para que los días de excepción se tengan en cuenta en una tarea, debe estar activada la opción «Evitar días alternativos » en la plantilla de la tarea correspondiente.

Resumen de los días excepcionales

Denominación: muestra la denominación del día de excepción o del periodo de excepción.

Inicio: muestra el primer día del periodo de excepción.

Fin: Muestra el último día del periodo de excepción. En el caso de un único día de excepción, las fechas de inicio y fin pueden ser idénticas.

Importar días de excepción

A través de Acciones > Importar se pueden importar al sistema varios días excepcionales a la vez desde un archivo preparado. De este modo, se pueden registrar de forma agrupada, por ejemplo, días festivos o periodos de cierre de toda la universidad. Si los días excepcionales se han importado correctamente, aparecerán en la lista.

Nota: Es necesario indicar una URL como fuente de importación. A continuación se muestran algunos ejemplos de URL: https://www.schulferien.org/deutschland/ical/