Vendedor
Un «vendedor» es el registro que determina el formato de una factura: datos del remitente, datos bancarios, rangos de números, membrete y pies de página. Al final de un proceso de pedido, Campus Events genera la factura basándose en estos datos.
Resumen de vendedores
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Denominación interna | Nombre del vendedor en el backend. No visible para los clientes. |
| Nombre del emisor de la factura | Nombre del remitente que aparece en la factura. |
| Por defecto | Marca verde para «sí» o marca roja para «no». Véase «Vendedor por defecto». |
| Dirección | Dirección del vendedor. |
| Cliente | Cliente asignado. |
| Acciones | Ver, Editar |
Factura electrónica
Campus Events genera facturas electrónicas (e-facturas) en dos formatos:
- una factura ZUGFeRD — un PDF con un archivo XML incrustado
- un archivo XML puro
Ambos se generan con cada factura y están diseñados para cumplir con la norma europea EN 16931.
El formato que se envía depende del destinatario:
| Destinatario | Envío |
|---|---|
| Cliente con cuenta de usuario | Por defecto, ambos formatos. Mediante la casilla «Enviar solo factura XML » en la configuración del perfil, se puede limitar el envío al archivo XML. |
| Pedidos de invitados sin cuenta de usuario | Siempre ambos formatos: no hay ningún perfil en el que se pueda modificar esta configuración. |
Como administrador, usted no configura esto. Su tarea se limita a crear las condiciones necesarias por parte del vendedor. Si los compradores preguntan por el cambio, indíqueles la casilla «Enviar solo factura XML » en la configuración de su perfil.
El requisito previo es que el vendedor haya registrado un número de identificación fiscal. Solo es posible uno por vendedor.
Atención
Si no se introduce el número de identificación fiscal, la factura se generará de todos modos, pero sin la parte correspondiente a la factura electrónica. No aparecerá ningún mensaje de error durante el proceso de pedido. El destinatario de la factura recibirá entonces únicamente un PDF sin datos de factura estructurados.
Por lo tanto, compruebe todos los vendedores antes de confiar en la factura electrónica. Es posible que los registros creados antes de la implantación se hayan almacenado sin número de identificación fiscal.
Para que la factura electrónica esté completa, se necesita además la información de la cuenta del vendedor; consulte el apartado «Información de la cuenta del vendedor».
¿Por qué hay varios vendedores?
Cada evento del tipo «Cesta de la compra» debe tener asignado un vendedor. Esta asignación determina qué datos aparecen en la factura.
Crea varios vendedores si las entidades deben realizar la facturación de forma independiente, como, por ejemplo, los departamentos, un servicio de orientación profesional o una academia. Cada vendedor tiene sus propios:
- datos del remitente y datos fiscales
- Datos bancarios
- Rangos de números de factura, de anulación y de comprobantes
- Plantilla de factura y pies de página
Consecuencia: dos eventos con vendedores diferentes generan facturas que difieren en cuanto a diseño, rango de números y remitente. Por ello, compruebe en cada evento de la cesta de la compra si se ha asignado el vendedor correcto.
Vendedor estándar
Un vendedor marcado como predeterminado se selecciona automáticamente en cuanto cambias un evento al tipo «Cesta de la compra». Esta selección se puede modificar posteriormente.
Si hay varios vendedores marcados como predeterminados, Campus Events utilizará el primero que se haya creado.
Atención
La opción predeterminada es una preselección, no una elección definitiva. Comprueba en cada proceso de compra si el vendedor preseleccionado es el correcto; de lo contrario, en la factura aparecerán los datos de un remitente ajeno.
Establezca deliberadamente el valor predeterminado en un único vendedor. Aunque tener varios valores predeterminados no da lugar a ningún error, hace que la preselección resulte impredecible para los administradores.
Aviso en el panel de control
Si al menos un vendedor no dispone del número de identificación fiscal, aparecerá el siguiente aviso en el panel de control:
Falta el número de identificación fiscal (NIF) – Imprescindible para la factura electrónica
En los siguientes registros de vendedores no se ha introducido el número de identificación fiscal (NIF). Por lo tanto, la emisión de una factura electrónica no está disponible para estos vendedores:
A continuación se enumeran los vendedores afectados. Introduzca el número de identificación fiscal en el registro correspondiente de cada vendedor; el aviso desaparecerá en cuanto se hayan completado todos los registros.
Relación con otras áreas
| Ámbito | Relación |
|---|---|
| Eventos (tipo «Cesta de la compra») | Allí se selecciona el vendedor. Sin asignación, no se emite ninguna factura. |
| Consentimientos | En la ficha del vendedor se establece qué consentimientos son opcionales y cuáles obligatorios en el proceso de pedido. Se pueden asignar varios consentimientos por campo; estos aparecen en el orden en que se han creado. |
| Facturas | Los números, pies de página y archivos PDF que se muestran allí se generan a partir de la configuración del vendedor. |
| Formas de pago | Entre otras cosas, controla si aparece en la factura un código QR para la transferencia SEPA. Los datos bancarios necesarios para ello proceden del vendedor. |
Crear vendedor
Requisitos
- Tiene abierto el sistema de pedidos > Vendedor
- Se dispone de los datos del remitente, el número de identificación fiscal y, en su caso, los datos bancarios
- Si se va a utilizar papel con membrete propio: la plantilla en PDF está disponible
Pasos
- Haga clic en «Nuevo» en la esquina superior derecha.
- Rellene el formulario. Descripción de todos los campos: Formulario de vendedor.
- Haga clic en «Añadir».
Resultado: el vendedor aparece en el resumen y se le pueden asignar eventos del tipo «Cesta de la compra».
Nota
Los campos obligatorios están marcados con un * en el formulario. No es posible guardar el registro sin el nombre del emisor de la factura, la dirección completa, el número de identificación fiscal, el plazo de pago en días y los tres esquemas de numeración.
Editar vendedor
- Acceda a Sistema de pedidos > Vendedores.
- Haga clic en «Editar» en la columna «Acciones» de la línea correspondiente al vendedor.
- Realice los cambios.
- Haga clic en «Guardar» para permanecer en el formulario, o en «Guardar y cerrar» para volver al resumen.
Atención
Los cambios afectarán a todas las facturas que se generen en el futuro para los eventos de este vendedor. Las facturas ya emitidas no se modificarán, a menos que se vuelvan a generar mediante la opción «Eliminar factura»; véase el resumen de facturas.
Eliminar vendedor
No es posible eliminar a un vendedor porque los pedidos hacen referencia a él de forma permanente.
Si ya no se necesita a un vendedor, elimine en su lugar la asignación en los eventos correspondientes y desactive la marca «Predeterminado» para que deje de aparecer preseleccionado.
Por lo tanto, crea los vendedores con cuidado: aunque los errores tipográficos en la denominación interna se pueden corregir, los registros creados por error ya no se pueden eliminar.
Sección «Vendedores»
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Cliente | no | Cliente al que se asigna el vendedor. Si gestiona varios clientes, asegúrese de que la asignación sea correcta. |
| Denominación interna | Sí | Nombre en el backend. No aparece en la factura. |
| Consentimientos (opcional) | No | Consentimientos que el cliente puede marcar, aunque no es obligatorio. Se pueden seleccionar varios. |
| Consentimientos obligatorios | no | Consentimientos que los compradores deben marcar para completar el pedido. Se pueden seleccionar varios. |
| Por defecto | no | Casilla de selección. El vendedor predeterminado queda preseleccionado en cuanto se asigna un evento al tipo «Cesta de la compra». Véase «Vendedor predeterminado». |
Sección «Información para la facturación»
Estos datos aparecen en el bloque de datos del remitente de la factura.
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre del emisor de la factura | Sí | Nombre del remitente que figura en la factura. |
| Línea de dirección 1 | no | Calle con número de puerta o apartado de correos. |
| Segunda línea de la dirección | no | Datos complementarios de la dirección. |
| Tercera línea de dirección | no | Datos adicionales de la dirección. |
| Código postal (CP) | sí | — |
| Ciudad / Localidad | Sí | — |
| País | Sí | — |
| N.º de identificación fiscal | Sí | Número de identificación fiscal del vendedor. |
| Plazo de pago en días | Sí | Determina el plazo de pago y aparece impreso en la factura. Valor predeterminado: 14. |
Sección «Información de la cuenta del vendedor»
Estos datos son necesarios para la emisión de facturas digitales (factura electrónica) y para el código QR que aparece en la factura.
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre del destinatario | no | Rellénalo solo si difiere del nombre del emisor de la factura. |
| IBAN | no | Número de cuenta del vendedor. |
| BIC | no | Código bancario en formato internacional. |
| Número de identificación del acreedor | no | Identificador para el sistema de adeudos directos de la SEPA. |
| Esquema de concepto de pago | no | Estructura del concepto de pago. Marcador de posición: {INVOICE-NR}. |
| Esquema del número de referencia del mandato | no | Estructura de la referencia del mandato. Marcadores de posición: {INVOICE-NR}, {NNNNN}. |
Nota
Sin el IBAN y el BIC no es posible generar ni el código QR ni la factura electrónica completa. Compruebe estos campos antes de poner en funcionamiento un vendedor.
Sección «Plantilla de factura»
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Plantilla de factura | Archivo PDF que sirve como fondo de la factura generada: el membrete. Se puede cargar mediante «Seleccionar archivo », recuperar mediante «Descargar » y eliminar mediante «¿Eliminar? ». |
La plantilla mantiene la factura acorde con la identidad corporativa de su organización. Son adecuados el logotipo, la marca de agua, las áreas de color, así como el encabezado y el pie de página.
| Valor predeterminado | Valor |
|---|---|
| Formato de archivo | solo PDF |
| Tamaño máximo del archivo | 5 MB |
| Facturas de varias páginas | La plantilla se repite en cada página. |
Atención
La plantilla sirve exclusivamente para el diseño gráfico. No debe contener ningún contenido de la factura, ya que este se superpondría al texto de la factura generado. Dado que la plantilla se repite en cada página, cualquier contenido que incluya aparecerá también en las páginas siguientes.
Sección «Configuración de la factura»
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Número de factura: esquema | Sí | Estructura de los números de factura. Marcadores de posición: {YYYY}, {NNNNN}. Valor predeterminado: {YYYY}-{NNNNN}. |
| Pie de página en la factura | No | Texto que siempre se imprime al final de cada página, debajo del contenido generado. |
Sección «Configuración de facturas de anulación»
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Denominación del número de factura original en el PDF | no | Texto con el que aparece el número de factura original en la factura de anulación. Valor predeterminado: Referencia de factura. |
| Esquema de números de factura de las facturas de anulación | sí | Estructura de los números de factura de anulación. Marcadores de posición: {YYYY}, {NNNNN}, {INVOICE-NR}. Valor por defecto: C-{YYYY}-{NNNNN}. |
| Pie de página en la factura de anulación | no | Texto al final de cada página, debajo del contenido generado de la factura de anulación. |
Sección «Configuración de documentos de pago / abonos»
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Número de documento del esquema (pago) | Sí | Estructura de los números de documento para pagos. Marcadores de posición: {YYYY}, {NNNNN}, {INVOICE-NR}. Valor predeterminado: {INVOICE-NR}-{NNN}. |
| Esquema del número de documento (abono) | Sí | Estructura de los números de documento para abonos. Los mismos marcadores de posición. |
| Pie de página en el comprobante de pago y en la nota de crédito | no | Texto al final de cada página, debajo del contenido generado de los documentos de pago y las notas de crédito. |
Esquemas de numeración
Un esquema define cómo se estructuran los números.
El número consecutivo se cuenta a nivel de todo el sistema, no por vendedor. Por lo tanto, dos vendedores nunca pueden generar el mismo número de factura, ni siquiera si utilizan el mismo esquema. Por este motivo, los números de un mismo vendedor no forman una secuencia continua: entre el 2026-00073 y el 2026-00075 puede intercalarse una factura de otro vendedor.
| Marcadores de posición | Significado |
|---|---|
| {YYYY} | Año de cuatro dígitos |
| {NNNNN} | Número consecutivo. El número de «N» determina el número de dígitos: {NNN} genera 001, {NNNNN} genera 00001. |
| {INVOICE-NR} | Número de la factura correspondiente |
Todo lo que se encuentre fuera de las llaves se toma tal cual y sirve como prefijo, por ejemplo, BA-.
Ejemplos
| Esquema | Resultado |
|---|---|
| {YYYY}-{NNNNN} | 2026-00073 |
| C-{AAAA}-{NNNNN} | C-2026-00008 |
| {N.º DE FACTURA}-{NNN} | 2026-00067-001 |
| BA-{AAAA}-{NN} | BA-2026-42 |
Modificar el esquema posteriormente
Si modifica un esquema, el recuento del nuevo rango de números comienza en 1.
Ejemplo: esquema anterior BA-{YYYY}-{NN}, último número asignado BA-2026-42. Cambia el esquema a BA7-{YYYY}-{NN}. Dado que este esquema no se ha utilizado hasta ahora, el siguiente número será BA7-2026-01.
Si más adelante vuelve a un esquema anterior, Campus Events continuará la numeración a partir de ahí; en el ejemplo, a partir de BA-2026-43.