Documentación sobre eventos en el campus

Campus Events es utilizado por muchos clientes del sector educativo. Gracias a su uso diario, se ha consolidado como un software muy estable y fiable. Aunque se realizan controles de calidad en varias fases para evitar en la medida de lo posible que se produzcan errores, éstos ocurren como con cualquier otro software.

Sin embargo, es importante que los comentarios y los errores se tomen en serio y se rectifiquen rápidamente en función de su gravedad.

La protección fiable de los datos personales es un criterio importante. Por ello, Campus Events aplica normas estrictas, empezando por la minimización de los datos en la solicitud. Esto significa que, caso por caso, sólo se solicitan los datos de los participantes que son absolutamente necesarios.

El consentimiento para el tratamiento de datos también puede ser retirado por el participante. Para cumplir los requisitos de protección de datos del GDPR de la UE y aplicar el derecho a la supresión de sus datos, se pueden borrar irrevocablemente los datos de un participante o de todos los participantes en una ubicación central. Si los datos están distribuidos en varios sistemas, esto resulta difícil.

Las soluciones de desarrollo propio o el uso de archivos Excel no suelen cumplir los requisitos de protección de datos. En la era de la digitalización, se necesita una solución sólida y fiable, sobre todo en lo que respecta a la protección de datos.

Huelga decir que Brain Appeal ofrece un acuerdo de tratamiento de datos (APD). De conformidad con el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), esto permite a Brain Appeal procesar datos en su nombre.

Mi perfil

En la esquina superior derecha encontrará el inicio de sesión (con o sin acceso institucional). Tiene la posibilidad de establecer una nueva contraseña mediante la función «Olvidé mi contraseña».

Una vez que haya iniciado sesión, puede acceder a «Mi perfil» o a la configuración del sistema, es decir, al área de administración de Campus Events. Puede cerrar la sesión pulsando el botón «Cerrar sesión».

Para poder acceder a la configuración del sistema, es necesario pertenecer a un grupo de usuarios con derechos de acceso al área de administración.

En su perfil encontrará un resumen de sus próximos eventos, sus programas activos, las entradas para los eventos, el resumen de pedidos, el resumen de programas, la lista de favoritos y los datos de su perfil personal. En la última sección, puede modificar sus datos o su contraseña, seleccionar el idioma, eliminar su perfil de usuario o solicitar un resumen de los datos de su perfil almacenados (derecho de acceso según el art. 15 del RGPD). La información está disponible para su descarga en formato PDF y en formato JSON legible por máquina.

Introduzca la dirección de correo electrónico a la que desea que se envíe la información. El enlace de confirmación se enviará a esta dirección. Tras hacer clic en «Solicitar información», se enviará un enlace de confirmación a la dirección de correo electrónico introducida. Tras la confirmación, se generará la exportación y se enviará el enlace de descarga por correo electrónico. El enlace tiene una validez predeterminada de 15 minutos. Este plazo se puede configurar. Al hacer clic en el enlace de confirmación del correo electrónico, el usuario será redirigido de nuevo a Campus Events. Es necesario copiar e introducir el código de confirmación del correo electrónico para que la solicitud quede confirmada de forma activa. Solo entonces se generará la exportación. Si se trata del usuario que ha iniciado sesión, el código aparecerá rellenado directamente en el campo. La solicitud de información se ha aceptado tras introducir el código. En cuanto finalice la exportación, se enviará el enlace de descarga a la dirección de correo electrónico confirmada. Se ha creado la orden de exportación y está a la espera de ser procesada por el proceso en segundo plano. En este punto se puede realizar un seguimiento del estado. Si el estado es «Disponible», significa que se ha creado el archivo ZIP y que se ha enviado el enlace de descarga por correo electrónico al usuario. El enlace de descarga tiene una validez predeterminada de 24 horas y, transcurrido ese tiempo, se elimina. Este plazo también se puede configurar. Al hacer clic en la información sobre el RGPD del correo electrónico, el usuario vuelve a ser redirigido a Campus Events. La descarga se inicia automáticamente. Si no es así, hay un botón adicional «Descargar información».

Los siguientes datos se pueden configurar en el apartado Configuración → Ajustes:

• Información del RGPD: conservación del registro de acceso (días)
• Información del RGPD: validez del archivo de descarga (horas)
• Información del RGPD: validez del código de confirmación (minutos)

La información sobre el RGPD también se puede consultar a través de un formulario de acceso público (sin necesidad de iniciar sesión). Para ello, se añade el siguiente valor a la URL del sistema Campus Events (por ejemplo, www.veranstaltungen.uni-musterstadt): gdpr-export/request, es decir: www.veranstaltungen.uni-musterstadt/gdpr-export/request.

Los administradores del sistema también tienen la posibilidad de generar una nueva exportación/informe para la dirección de correo electrónico indicada en el backend, en el apartado Configuración → Usuarios → Informe del RGPD. Una vez completado el proceso, se enviará el enlace de descarga a dicha dirección. Se puede elegir entre el idioma alemán y el inglés.

Además, en el perfil personal se puede configurar si las facturas se envían únicamente en formato XML (sin archivo PDF adjunto). Por defecto, la configuración es formato PDF + XML.

Nota: El idioma del perfil (DE/EN en el perfil de usuario propio) no afecta al panel de administración ni a los PDF de las facturas. Solo tiene efecto si hay una cuenta de usuario asignada al pedido, ticket o proceso; en ese caso, se utilizará como idioma para los correos electrónicos de notificación de dicha cuenta.

Configuración del sistema para prohibir el registro de usuarios fuera de Shibboleth (acceso institucional)
El inicio de sesión y el registro se controlan por separado. Para ello, en la configuración, en la sección «Usuarios del frontend», hay dos ajustes: «Registro local» y «Inicio de sesión local». Si se desactiva esta configuración, no será posible iniciar sesión ni registrarse localmente, o solo será posible a través de proveedores de inicio de sesión externos. Póngase en contacto con el servicio de asistencia si desea realizar este ajuste.

Cambio de idioma

En el menú superior izquierdo es posible cambiar el idioma de la interfaz de usuario y de los contenidos del backend. Están disponibles el alemán (DE) y el inglés (EN).

Lista de todos los eventos

A través del icono del calendario se puede acceder a la lista de todos los eventos con el estado «Publicado».

Búsqueda de eventos

En la página de inicio de Campus Events se pueden buscar eventos concretos mediante el campo de búsqueda de texto«Buscar».
La búsqueda avanzada ofrece opciones de búsqueda ampliadas para buscar eventos con mayor precisión.

Al hacer clic en«Buscar eventos», se busca la cadena de caracteres que figure en el título o en el subtítulo.
Si se deja el campo en blanco, se mostrarán todos los eventos, independientemente de su título.

La búsqueda avanzada en la página de inicio de Campus Events ayuda a filtrar aún más los resultados de la búsqueda de eventos y a encontrar eventos específicos. Se pueden utilizar varios filtros de búsqueda al mismo tiempo para acotar aún más los resultados. Dado que los filtros de búsqueda están vinculados entre sí, solo se mostrarán los resultados que cumplan todos los criterios utilizados en los filtros de búsqueda.

Fecha de inicio y fecha de finalización
Estos campos de búsqueda permiten buscar eventos que se celebren en el periodo comprendido entre la fecha de inicio yla fecha de finalización. Si se deja en blanco uno de los campos de fecha, se mostrarán los eventos sin restricciones temporales para ese campo. Si se dejan en blanco ambos campos, se mostrarán los eventos sin restricciones temporales.

Categorías
Hay disponible un menú desplegable con todas las categorías disponibles en las que se puede realizar la búsqueda. Es posible seleccionar varias opciones. A continuación, se buscarán los eventos que coincidan con alguna de las categorías seleccionadas. Si no se selecciona ninguna categoría, se mostrarán eventos de todas las categorías.

Público objetivo
Hay disponible un menú desplegable con todas las categorías disponibles entre las que se puede buscar. Se pueden seleccionar varias opciones. A continuación, se buscan los eventos que coincidan con alguno de los públicos objetivo seleccionados. Si no se selecciona ningún público objetivo, se muestran los eventos para todos los públicos objetivo.

Organizadores
Hay disponible un menú desplegable con todos los organizadores disponibles entre los que se puede realizar la búsqueda. Se pueden seleccionar varios. A continuación, se buscarán los eventos que coincidan con alguno de los organizadores seleccionados. Si no se selecciona ningún organizador en concreto, se mostrarán los eventos de todos los organizadores.

Configuración del sistema

Al hacer clic en «Configuración del sistema», accederá al área de administración de Campus Events.

Antes de describir las distintas secciones y funciones del sistema, se explicarán en primer lugar las funcionalidades generales y los conceptos fundamentales.

Estos conceptos básicos son válidos para todas las secciones y, por lo tanto, no se volverán a describir en cada uno de los capítulos siguientes. Las explicaciones que aquí se recogen deben aplicarse, por tanto, a todas las secciones de la documentación.

Explicación de términos

Vista de lista = Término que designa la lista de resultados de los distintos registros de Campus Events

Vista detallada = La vista detallada muestra toda la información sobre un registro seleccionado de forma clara en una sola página. Dependiendo de sus permisos, podrá consultar los datos, editarlos o realizar otras acciones.

Acción en bloque = Término que designa una función con la que se procesan simultáneamente varios elementos seleccionados con la misma acción. De este modo, no es necesario realizar tareas recurrentes de forma individual para cada elemento. Las acciones en bloque pueden aplicarse, por ejemplo, a varios eventos al mismo tiempo. A la izquierda, debajo de la lista de eventos, hay un menú desplegable para seleccionar las acciones en bloque. Se hace clic en una de las acciones y, a continuación, se confirma pulsando el botón «Aceptar» situado junto a ella para aplicar la acción a los eventos previamente seleccionados de la lista.

Multicliente = En el contexto de Campus Events, «multicliente» significa que varias entidades o instituciones organizativamente independientes pueden utilizar el mismo software sin que sus datos, configuraciones y procesos se mezclen entre sí. Esto resulta especialmente relevante para las universidades, ya que a menudo diferentes facultades, centros o incluso varias universidades utilizan conjuntamente una misma plataforma. Los clientes son varias áreas o departamentos que funcionan de forma independiente y que pueden personalizarse y utilizarse simultáneamente y de forma individual, sin que cada uno tenga acceso a los datos ni a la configuración de las demás áreas o departamentos. No obstante, también existe la posibilidad de utilizar datos de forma transversal entre clientes, lo que permite un uso de los datos que trasciende las fronteras de las distintas áreas. La creación de mandantes y la asignación de usuarios a los mismos se configuran en la configuración del sistema. Solo el mandante especificado puede ver el registro de datos correspondiente. Si no se especifica ningún mandante, todos los administradores del backend pueden ver el registro de datos.

Diferencia con respecto a los roles y derechos

A menudo se confunde la capacidad de clientes con el sistema de permisos.

• Los roles y los derechos regulan lo que un usuario puede hacer dentro de un cliente (por ejemplo, editar eventos o solo consultarlos).
• La capacidad de clientes determina a qué datos puede acceder un usuario en general.

Por ejemplo, un usuario puede ser administrador del mandante «Facultad de Medicina», pero no tiene acceso alguno a los eventos de la «Biblioteca de la Universidad».

Funcionalidades básicas

Multilingüismo

Campus Events está disponible en dos idiomas: alemán e inglés. El producto distingue entre el idioma de visualización y el idioma de los registros. Ambos idiomas pueden diferir entre sí. Así, por ejemplo, la interfaz de usuario puede mostrarse en alemán, mientras que al mismo tiempo se edita la versión en inglés de un evento.

Idioma de visualización: el idioma de visualización determina en qué idioma se muestra la interfaz de usuario de Campus Events. Esto incluye, entre otros, denominaciones, botones, notas y opciones de menú. Mediante el icono de la bandera situado en el menú superior derecho se puede seleccionar alemán (DE) o inglés (EN).

Idioma del registro: El idioma del registro establece en qué idioma se crea o se edita un registro. Por lo tanto, determina a qué versión lingüística se asignan los contenidos introducidos. Esto incluye, por ejemplo, títulos, descripciones u otros textos traducibles de un evento.

Crear una traducción para un elemento de contenido

1. El punto de partida es una vista general de los registros en el backend, por ejemplo, los datos de los participantes.
2. El idioma adecuado se selecciona haciendo clic en él; a continuación, el idioma seleccionado se resalta en color, mientras que el otro idioma aparece en gris
3. En el registro deseado, se hace clic en «Editar» en la columna «Acciones» para editarlo en el idioma seleccionado previamente.
4. Introducir los contenidos correspondientes.
5. Los cambios deben guardarse antes de cambiar a otro idioma; de lo contrario, se perderán.
6. Durante la edición, se puede modificar la traducción seleccionada para el registro correspondiente, tal y como se indica en el punto 2.

Configuración de los ajustes de idioma

• El idioma del perfil (DE/EN en el perfil de usuario propio) no afecta al backend ni a los PDF de las facturas. Solo tiene efecto cuando el proceso de pedido o ticket está asociado a una cuenta de usuario. En ese caso, se utiliza como idioma para los correos electrónicos de notificación de dicha cuenta.
• Las plantillas de correo electrónico se crean de forma predeterminada en alemán e inglés al configurar Campus Events. Los contenidos y las plantillas están almacenados en una versión en alemán y otra en inglés. El sistema determina qué versión lingüística se utiliza en el envío en función del registro de usuario o de pedido correspondiente. El idioma de visualización actualmente configurado en el backend por el administrador que realiza la gestión no influye en ello. Por lo tanto, si en el perfil de un usuario figura el inglés, este solo recibirá automáticamente un correo electrónico en inglés si su cuenta de usuario está vinculada al pedido en cuestión o a la entrada correspondiente.
• El idioma configurado en Sistema de pedidos > Pedidos > Idioma (pedido) se utiliza para generar el PDF de la factura. El PDF de la factura se guarda de forma permanente como archivo la primera vez que se genera y no se vuelve a generar posteriormente. Por lo tanto, si se modifica posteriormente el idioma del pedido, este cambio no afectará al PDF de la factura ya generado.
• En el apartado de datos de los participantes (accediendo a través del evento correspondiente > Participantes > seleccionando al participante en cuestión) se puede establecer el idioma para las notificaciones y los certificados. El idioma se determina en el perfil del participante: el sistema utiliza entonces los textos en inglés correspondientes en los correos electrónicos y en el certificado. Para ello, tanto los correos electrónicos como los certificados deben estar correctamente configurados mediante el selector de idiomas.

Textos de ayuda

Mediante el símbolo del signo de interrogación situado en el menú superior derecho, es posible mostrar u ocultar con un solo clic los textos de ayuda de todos los elementos de la página de contenido.

Selección de mandantes

Mediante el icono de la columna situado en el menú superior derecho se pueden seleccionar los clientes. Aquí puede determinar en qué cliente se deben guardar los contenidos de Campus Events correspondientes. A través de los permisos del usuario se puede controlar a cuántos clientes está asignado dicho usuario.

Acceso a otras aplicaciones de Academic Hero

Mediante el icono del cubo situado en el menú superior derecho, es posible acceder a las páginas de inicio de los productos de Academic Hero.

Gestión de usuarios

Mediante el icono de la persona situado en el menú superior derecho, es posible cerrar la sesión como usuario o acceder a los permisos del usuario que ha iniciado sesión.

Panel de control

Mediante el icono de la casa situado en el menú superior izquierdo, se puede acceder al panel de control del backend de Campus Events. Aquí se muestran, en función de los permisos del usuario, diversos mosaicos informativos y tablas que permiten acceder directamente a la sección correspondiente. Hay varios mosaicos que ofrecen una visión general de las distintas funciones de Campus Events. Se muestran los siguientes mosaicos: un resumen de las entradas reservadas frente a las canceladas, las participaciones en eventos, las autorizaciones de eventos y un resumen de los eventos de los que el usuario es el responsable actual («Mis eventos»). Además, hay un resumen de los usuarios (por ejemplo, usuarios nuevos o inactivos). Se muestran los eventos publicados, los correos masivos enviados y los ingresos procedentes del sistema de pedidos. Asimismo, hay un resumen de las tareas actuales de cada usuario. Existen dos grupos de usuarios para la gestión de derechos: «Panel de control de estadísticas Hero» (muestra todos los mosaicos) y «Panel de control de estadísticas» (muestra los mosaicos: Mis eventos, Mis tareas, Entradas reservadas/canceladas, Autorizaciones de eventos y Participaciones en eventos).

Función de filtrado general

La función de filtrado permite filtrar las distintas secciones. Existe una gran variedad de criterios según los cuales se puede filtrar, por ejemplo, para mostrar en la vista de lista los eventos que cumplan una selección determinada de criterios. En este caso, es posible guardar esta selección de criterios en un filtro propio. Si se seleccionan uno o varios filtros de la lista, se mostrarán los campos correspondientes a los filtros seleccionados para introducir o seleccionar los valores de filtrado. Para ello, seleccione los criterios correspondientes, rellene los filtros con los datos pertinentes (por ejemplo, seleccione en el menú desplegable los grupos destinatarios por los que se desea filtrar) y haga clic en «Aplicar». A continuación, vaya a «Filtros guardados» y haga clic en «Guardar filtro actual». El filtro guardado estará disponible de inmediato y podrá alternar entre los filtros guardados. Para descartar su configuración de filtro actual y aplicar la configuración predeterminada del filtro, haga clic en «Restablecer ». Para eliminar un filtro, haga clic en el símbolo menos situado a la derecha de los campos de entrada o desmarque los filtros en la lista de filtros.

Con los «Filtros guardados» se puede acceder a opciones de filtrado posiblemente más complejas con un solo clic. En la configuración se pueden gestionar los filtros guardados y se puede seleccionar si este filtro debe actuar como filtro de búsqueda predeterminado en esta aplicación y, por lo tanto, aplicarse cada vez que se abra la lista. Además, se puede definir si el filtro guardado debe mostrarse en el panel de control de Campus Events. En el área de configuración, un administrador del sistema puede acceder a la lista de filtros guardados y se muestran los filtros guardados de cada usuario.

Filtro predeterminado

En la vista de lista de eventos, por defecto solo se muestran los eventos activos, es decir, aquellos que tienen el estado «Completado = No». Por lo tanto, los eventos se filtran mediante el filtro «Completado», seleccionado por defecto.

Botones

• Símbolo «+» Nuevo = Creación de un nuevo registro
• Símbolo «+» ( Nuevo registro ): creación de un nuevo registro (por ejemplo, en el apartado de datos de los participantes)
• Símbolo «menos» = Eliminar un registro
• Símbolo de la papelera = Eliminar un registro

Acciones

En todas las secciones de Campus Events hay disponibles diversas acciones con las que se pueden realizar operaciones y navegar por la aplicación. A continuación se ofrece una visión general de las posibles acciones en Campus Events:

• Nuevo (= Creación de un nuevo registro)
• Ver (= Visualización del registro)
• Editar (editar un registro)
• Copiar (= crear un duplicado). En el caso de los eventos, solo se copia la configuración, pero no los participantes.
• Volver a la lista (= volver a la lista general de registros)
• Vista previa (= visualización del registro en el frontend en una nueva pestaña del navegador)
• Participantes (= a partir de la lista filtrada de participantes se redactan correos masivos, se generan listas de participantes y etiquetas con los nombres en formato PDF, y se anonimizan los datos personales de conformidad con el RGPD)
• Recordatorio de calendario (= Descargar un archivo de calendario con las fechas de los eventos en formato iCalendar). Este se puede importar a todas las aplicaciones de calendario habituales.
• Eliminar (= eliminar un registro de forma irrevocable). Si hay inscripciones de participantes, no es posible eliminar un evento. Si existen registros de programa (o grupos de programa) vinculados a un evento, tampoco es posible eliminarlo.

Exportar / Entradas por página

A través del menú desplegable «Exportar» (situado debajo de la vista de lista) se pueden exportar los contenidos seleccionados. Para la exportación están disponibles los siguientes formatos de archivo:

• CSV
• XLSX

Mediante el menú desplegable «Entradas por página » se puede definir el número de entradas por página. Se exportará el número correspondiente.

Visibilidad/Visible además para

Visibilidad

• Sin restricciones de acceso: cualquier usuario del backend puede leer, editar y utilizar el registro.
• Cliente: solo los usuarios del backend asignados al cliente seleccionado y que dispongan de los permisos correspondientes pueden leer, editar y utilizar el registro.

Nota: Si a un usuario solo le está asignado un único cliente, dicho cliente se seleccionará automáticamente en los registros de datos de nueva creación.

Visible además para

• Todos los clientes: cualquier usuario del backend puede leer y utilizar el registro
• Clientes seleccionados (se permite la selección múltiple): Solo los usuarios del backend asignados al cliente seleccionado y que cuenten con los permisos correspondientes pueden leer y utilizar el registro.
  • En el ámbito de los datos maestros de eventos, esto afecta, entre otros, a los datos de los participantes, las categorías de entradas, las categorías de calificación, las plantillas de listas de participantes y los certificados de eventos.

Marcadores de posición en Campus Events

Para los correos electrónicos de recordatorio y del sistema, así como para los certificados, hay disponibles diversos marcadores de posición en inglés y alemán. Estos se sustituyen automáticamente por la información correspondiente al enviarse el mensaje. Los marcadores de posición están traducidos y se muestran en un formato descriptivo. Si los marcadores de posición aparecen en rojo, significa que no están previstos para ese ámbito o que no funcionan en ese formato.

Tenga en cuenta lo siguiente al utilizar marcadores de posición: los datos del evento no funcionan en los correos electrónicos relacionados con pedidos. Un pedido puede contener varios artículos (es decir, eventos y artículos adicionales). El marcador de posición «Nombre del evento», por ejemplo, no se puede utilizar de forma adecuada en este caso.

Los marcadores de posición disponibles varían según el tipo de correo automático del sistema. Se agrupan en categorías temáticas según el ámbito, por ejemplo:

• Marcadores de posición relacionados con eventos
• Datos individuales de los participantes
• Marcadores de posición relacionados con el usuario

Nota: Los marcadores de posición no están disponibles en las plantillas de mensajes generales debido a la falta de contexto.

Cómo utilizar los marcadores de posición

Ejemplos

• Nombre del participante
• Nombre del evento
• Fecha del evento
• Lugar del evento
• Enlace de cancelación
• Más información sobre el evento o los participantes

Consejo: Siempre que sea posible, utilice marcadores de posición en lugar de valores fijos. De este modo, se podrán utilizar las mismas plantillas de correo electrónico para diferentes eventos y destinatarios, y los contenidos se personalizarán automáticamente.

Referencias

Las referencias establecen vínculos entre distintos registros o áreas del software. De este modo, por ejemplo, se puede visualizar en qué objetos se utiliza un registro o qué otras entradas están vinculadas a él. A través de las referencias, puede acceder a los registros vinculados y comprender su relación. Los cambios en un registro al que se hace referencia pueden afectar también a las áreas vinculadas, dependiendo de la función correspondiente.

Las referencias se utilizan en los siguientes lugares:

• Datos maestros > Datos de los participantes
• Datos maestros > Categorías de entradas
• Facturas > Documentos > Pagos (en la vista de lista)
• Programas
• Moderadores
• Datos de los participantes
• Categorías de entradas
• Configuración > Correo electrónico > Configuración del programa de correo