Restricciones de entradas

Con una restricción de entradas, puede establecer las condiciones en las que las personas pueden inscribirse en un evento o solicitar una entrada. Esto está concebido como un paso de control intermedio por parte del organizador. Puede basarse en características, programas o decisiones manuales. La restricción siempre se asigna a un evento concreto. Sin restricciones de entradas, el proceso de inscripción o compra para el evento se lleva a cabo sin necesidad de un proceso de autorización.

Nota: Las restricciones de entradas están disponibles para pedidos con carrito de la compra e inscripciones rápidas.

Las decisiones pendientes y las ya tomadas se pueden seguir de forma centralizada en la vista de lista. Una nueva configuración solo afecta a los nuevos pedidos que aún no se hayan recibido.
En el resumen de restricciones de entradas se muestran todos los eventos con las restricciones de entradas correspondientes. Las restricciones de entradas existentes y las decisiones relacionadas (tanto las tomadas como las pendientes) pueden eliminarse.
Nota: Al eliminar las restricciones de participantes, todas las decisiones relacionadas (tanto las tomadas como las pendientes) se pierden de forma irrevocable.

Los eventos se muestran con losmétodos de restricción correspondientes. La columna «Decisiones pendientes» indica el número de decisiones que aún están pendientes. La columna «Decisiones» muestra las decisiones ya tomadas. La pastilla se vuelve de color verde cuando no hay decisiones pendientes o cuando se ha aceptado la participación. Si el icono aparece en naranja, significa que hay una decisión pendiente. Si el icono aparece en rojo, significa que se ha rechazado la participación.
Al hacer clic en el icono, se abre una lista de las decisiones pendientes, aceptadas o rechazadas (dependiendo del color del icono). La decisión ya no se puede modificar posteriormente en esta sección. Mediante la acción «Decisiones» se puede acceder directamente al resumen de todas las decisiones pendientes y ya tomadas.

Ambos procesos de autorización están vinculados al envío automático de correos electrónicos. Se informa a los participantes sobre el estado actual de sus solicitudes mediante correos electrónicos automáticos del sistema.

Nota: Estos correos del sistema se almacenan de forma global para todos los clientes en el área Configuración > Correo electrónico > Plantillas de correo electrónico. Se pueden anular de forma individual en cada cliente (para todos los eventos de dicho cliente) y, a su vez, se pueden volver a adaptar a nivel de evento para un evento concreto.

Configurar restricciones de entradas para eventos

Dependiendo del método seleccionado, puede ser necesaria una autorización previa o posterior por parte de un administrador o un superior.

Evento: Seleccione el evento al que se aplicará la restricción de entradas.

Método: Establezca qué restricción se aplicará a la inscripción o al pedido.

Proceso de autorización previo: la inscripción en el evento solo es posible una vez que haya sido autorizada por un moderador.

Con carrito de la compra/inscripción moderada: primero se realiza la inscripción o el pedido. A continuación, debe ser autorizado por un moderador.

Evento del programa: Solo es posible inscribirse o realizar un pedido si la persona en cuestión está matriculada en el programa correspondiente.

Enviar notificación de nuevas decisiones a: Introduzca la dirección de correo electrónico de la persona a la que se le debe informar sobre nuevas decisiones de aprobación o rechazo.

Autorización por correo electrónico por parte del superior: Establezca si, además, se requiere la autorización del superior de la persona participante.

• Sí: al inscribirse, la persona participante debe indicar la dirección de correo electrónico de su superior. A continuación, el superior recibirá un correo electrónico y podrá decidir sobre la aprobación del ticket o de la inscripción.
• No: no se requiere ninguna autorización adicional por correo electrónico por parte de un superior.

Días para la autorización por parte del superior: Indica cuántos días dispone el superior, tras el envío de la solicitud de autorización, para decidir sobre la inscripción o la entrada.

Nota: La opción «Autorización por correo electrónico por parte del superior» solo está disponible para el método «con carrito de la compra/inscripción moderada».

Cuando haya vencido el plazo establecido para la decisión del superior, tanto este como el participante recibirán un correo electrónico al respecto. Una vez vencido el plazo, la decisión de restricción se descartará en el sistema y pasará a tener el estado «Plazo de autorización vencido». El participante deberá volver a solicitar la autorización al superior.

A través de este enlace, el superior puede confirmar o rechazar la participación. En caso de aprobación, la inscripción pasa al proceso de autorización existente («Se requiere autorización») y, a continuación, queda a disposición del responsable para su tramitación posterior. En caso de denegación, la inscripción se cancela directamente y se informa automáticamente al participante; no se produce el traspaso a procesos posteriores.

Responsables de la decisión: definaen quése basa la determinación de los responsables de la autorización.

• Evento: los responsables de la decisión se determinan en función del evento seleccionado o del cliente asociado.
• Usuario participante: los responsables de la toma de decisiones se determinan en función de la cuenta de usuario o del mandante de la persona participante (= relevante para la asignación automática de mandantes; véase «Autorización y decisión basadas en la pertenencia de un participante»). El mandante del responsable de la decisión debe coincidir con el mandante de la base seleccionada. De lo contrario, el responsable de la decisión no podrá tomar una decisión de autorización para la persona participante.

Método: proceso de autorización previo

Esta restricción de entradas se aplica antes del proceso de reserva propiamente dicho. Los participantes pueden solicitar primero una autorización y, para ello, introducir los datos correspondientes. Una vez que se haya autorizado a los participantes, estos podrán volver a acceder al evento en el sistema e inscribirse en él a través del proceso de pedido (por ejemplo, mediante la cesta de la compra o la inscripción rápida). Esto significa, por tanto, que un participante debe solicitar primero la autorización para poder inscribirse en el evento. Antes de ello, no es posible añadir entradas al carrito de la compra.

Nota: El método «proceso de autorización previo» no está disponible para las inscripciones de invitados. Es necesaria una cuenta de Campus Events para inscribirse utilizando esta restricción de entradas.

Datos: Introduzca los datos de los participantes que desee para el proceso de autorización previo. Los participantes deberán facilitar estos datos al inscribirse. Si un dato es obligatorio, marque la casilla «Campo obligatorio». Es posible solicitar varios datos de los participantes. Estos deben haberse introducido previamente en el área Datos maestros > Datos de los participantes.

Solicitar autorización

1. Tras iniciar sesión con una cuenta de Campus Events, se puede solicitar una autorización. Para registrarse, el participante debe hacer clic en el botón «Solicitar autorización ».
2. El participante puede o debe rellenar los datos necesarios
3. A continuación, el participante debe hacer clic en el botón «Solicitar autorización sin compromiso»
4. Aparecerá el siguiente mensaje: «Se está revisando su solicitud. Por favor, tenga un poco de paciencia. Se le informará por correo electrónico tan pronto como se haya tramitado su solicitud».

Nota: No es posible solicitar otra autorización con la misma cuenta de usuario.

1. A continuación, un administrador revisará la solicitud de autorización y decidirá si se admite al participante. El administrador tiene la posibilidad de acceder directamente a la decisión a través del correo del sistema y seleccionar la decisión de restricción «Aceptar» o «Rechazar». Como alternativa, se puede acceder a las decisiones de restricción a través de la opción de menú «Decisiones»
   

Consecuencias de la decisión sobre la restricción

1. Caso«Aceptar»: el participante ya puede iniciar sesión con su cuenta de Campus Events e inscribirse en el evento o realizar una reserva. Se le notificará la activación por correo electrónico. El correo electrónico contiene un enlace al evento. A partir de ese momento, se puede completar todo el proceso de reserva. Los datos necesarios para la inscripción pueden solicitarse durante el proceso de pedido en los datos del participante. Estos deben haberse introducido previamente en el apartado «Datos maestros > Datos del participante ». En la página web aparece el mensaje: «Su activación se ha completado. Ahora puede realizar una inscripción».
2. Caso«Rechazar»: el participante no puede inscribirse en el evento. En la página web aparece el mensaje: «Inscripción rechazada». Se notificará al participante el rechazo por correo electrónico.

Nota: No es posible solicitar una nueva autorización con la misma cuenta de usuario.

Con carrito de la compra/inscripción moderada

Esta restricción de entradas se aplica tras el proceso de compra propiamente dicho. Los participantes pueden añadir las entradas deseadas a la cesta de la compra, completar el proceso de compra e introducir los datos de participante correspondientes. Una vez finalizada la compra, se comprueba la admisión.

Nota: El método «con carrito de la compra/inscripción moderada» también está disponible para las inscripciones de invitados. No es necesaria una cuenta de Campus Events para inscribirse utilizando esta restricción de entradas.

Solicitar autorización

1. El proceso de compra completo puede realizarse «como de costumbre».
2. Debajo de las categorías de entradas disponibles aparece el siguiente texto: «Se requiere autorización: la participación en este evento requiere una autorización. Tras su reserva, se comprobará si se cumplen los requisitos de participación. Una vez concedida la autorización, recibirá una confirmación de su reserva». Durante todo el proceso de compra se muestra un aviso sobre la autorización necesaria.
3. El participante puede o debe rellenar los datos necesarios en
   . A continuación, un administrador revisará la solicitud de autorización y decidirá si se admite al participante. El administrador tiene la posibilidad de acceder directamente a la decisión a través del correo del sistema y «aceptar» o «rechazar» la decisión de restricción. Como alternativa, se puede acceder a las decisiones sobre restricciones a través de la opción de menú «Decisiones»
4. En la página web se muestra el siguiente mensaje: «Estado de su activación. Se está revisando su solicitud. Por favor, tenga un poco de paciencia. Se le informará por correo electrónico tan pronto como se haya tramitado su solicitud».

Consecuencias de la decisión sobre la restricción

• Caso«Aceptar»: Se autoriza el pedido o la inscripción y el sistema Campus Events genera un número de entrada. Se notifica al participante la autorización por correo electrónico. En la página web aparece el aviso: «Su autorización se ha realizado. Ahora puede realizar una inscripción».
• Caso«Rechazar»: El participante no puede inscribirse en el evento. Se le notificará el rechazo por correo electrónico. En la página web aparecerá el siguiente mensaje: «Lamentablemente, su solicitud ha sido rechazada. Por lo tanto, no es posible realizar un pedido de entradas. Póngase en contacto con el organizador para obtener más información».

En el proceso de autorización de la participación en eventos, es posible que el superior tome una decisión previa durante el proceso de inscripción. Si esta configuración está activada, el participante deberá indicar una dirección de correo electrónico válida de su superior durante el proceso de inscripción. Una vez completada la inscripción, el superior recibe automáticamente un correo electrónico del sistema con la información relevante del evento, así como un enlace de decisión de uso único y de duración limitada. Se informa al participante mediante correos electrónicos del sistema si su solicitud ha sido aceptada o rechazada.

Nota: La autorización por correo electrónico por parte del superior solo está disponible para el método «con carrito de la compra/inscripción moderada».

Autorización y decisión en función de la pertenencia de un participante (asignación de clientes de Shibboleth)

Existe la posibilidad de asignar automáticamente los clientes correspondientes a los usuarios, incluidos los usuarios de la interfaz. Para ello, se utiliza el proceso de autorización existente en las restricciones de tickets (método «con carrito de la compra/inscripción moderada»). Se puede configurar si la decisión depende del cliente del evento o del usuario que realiza la inscripción. Los participantes se asignan automáticamente al cliente correcto y solo las personas autorizadas pueden ver y decidir sobre las inscripciones de su cliente.

En este punto, en el apartado «Los responsables de la decisión se basan en:», se selecciona la opción «Participante/Usuario», ya que la decisión debe tomarse en función de una característica del participante.

La asignación se realiza en función de cualquier atributo de usuario. Póngase en contacto con nuestro servicio de asistencia si desea realizar esta configuración.

Las posibles características de los participantes son:

• Nombre de usuario
• Sufijo de una dirección de correo electrónico
• Organización (pertenencia)
• Universidad
• Identificador Shibboleth

También es posible establecer varios criterios de decisión. En este caso, se comprueban de arriba abajo según los datos introducidos. Se utiliza el primer criterio que coincida para tomar la decisión; a continuación, se omiten los demás criterios.

Permisos

• El grupo de usuarios necesario para autorizar a los participantes es el grupo «Eventos-Participantes-Responsables de restricciones».
• Para la ejecución de las decisiones se utiliza el grupo de usuarios «Eventos > Participantes: responsables de restricciones».

Programa del evento

La inscripción solo es posible si el usuario está matriculado en un programa. Los participantes del programa se «aceptan» automáticamente en este punto.

Opcionalmente, existe la posibilidad de permitir también la inscripción de «no participantes en el programa». Los no participantes en el programa aparecen en la opción de menú «Decisiones», en la vista de lista, para su aceptación o rechazo manual.

Plantillas de correo electrónico

Participantes en el evento: restricción, decisión positiva

Participantes en el evento: restricción, decisión negativa

Responsable de la decisión: una nueva solicitud de autorización de participación

Participante en el evento: autorización de la participación por parte del superior

Superior: ha vencido el plazo para la autorización de la participación

Participante del evento: ha vencido el plazo para la autorización por parte del superior

Nota: Las plantillas de correo electrónico para las restricciones de las entradas se pueden sobrescribir a nivel de cliente y de evento.

En la sección «Decisiones» se enumeran todos los procesos de decisión que se han generado a raíz de una restricción de ticket. Aquí puede, por ejemplo, revisar las solicitudes que requieren una autorización y, a continuación, decidir si las «acepta» o las «rechaza».

Resumen de los procesos de decisión

Evento: muestra el evento al que se refiere el proceso de decisión.

Cuenta de usuario: muestra la cuenta de usuario para la que se ha solicitado la decisión.

Decisión: muestra el estado actual de tramitación o de decisión.

Mediante marcadores de color se indica si la decisión ha sido «Aceptada» (verde), «Pendiente» (naranja) o «Rechazada» (rojo). Mediante los botones de acción se puede aceptar, rechazar o eliminar una decisión.

En ambos casos («Aceptada» y «Rechazada»), se notifica al participante por correo electrónico.

Acciones > Ver: aquí se muestran los datos del participante y los detalles del pedido. Si ya se ha tomado una decisión, en el campo «Decidido por» se puede comprobar quién tomó la decisión.

Acciones > Editar: aquí se pueden corregir los datos de los participantes.

Nota: solo es posible con el método de restricción «proceso de autorización previo»

Acciones > Eliminar: si ya se ha generado un número de ticket para una reserva, la eliminación de la decisión de restricción no afecta a las inscripciones o pedidos ya completados. Al eliminar una decisión de restricción, no se notifica al participante.

Plantillas de correo electrónico

Participantes del evento: decisión de restricción positiva

Participantes del evento: decisión de restricción negativa

Nota: Los correos automáticos del sistema se almacenan de forma global para todos los clientes en el área Configuración > Correo electrónico > Plantillas de correo electrónico. Se pueden anular de forma individual en cada cliente (para todos los eventos de dicho cliente) y, a su vez, se pueden volver a adaptar a nivel de evento para un evento concreto.