Resumen de eventos
Encontrará el resumen de eventos en la barra de navegación de la izquierda, en Eventos > Eventos. Esta sección sirve para crear y gestionar los eventos de cada cliente.
En el resumen de eventos se gestionan de forma centralizada todos los eventos. Aquí se pueden buscar, filtrar y abrir los eventos existentes y, en función de los permisos, seguir editándolos. El resumen es el punto de acceso central para la gestión de eventos en curso y programados. Desde aquí, las acciones conducen a la edición, la visualización, la gestión de participantes y otras áreas relacionadas con los eventos. El resumen de eventos se puede ordenar por columnas de forma ascendente o descendente, siempre que la columna no esté resaltada en negro.
En el resumen de eventos se muestran los siguientes contenidos:
Tareas
Tareas pendientes asignadas al evento.
Listas de eventos (→ véase «Datos maestros»)
Relación de las listas de eventos en las que se puede encontrar el evento (p. ej., «público»).
N.º de evento
El númerode evento es opcional. En el caso de los eventos de pago (pedido con carrito de la compra), este número aparece en las facturas. El número de evento se establece en el editor de eventos, en la sección «Configuración básica».
Título/nombre del evento
Título del evento. La denominación se establece en el formulario del evento, en la sección «Configuración básica».
Periodo del evento
El periodo en el que se celebra el evento. En el caso de eventos de varios días o ciclos de eventos, se muestran la primera y la última fecha. Los periodos de los eventos se definen en el editor de eventos, en la sección «Fechas».
Participantes
Aquí se muestra el número de participantes mediante un sistema de semáforo (de izquierda a derecha): número mínimo de participantes, número actual de participantes y número máximo de participantes.
La indicación se muestra en diferentes colores según el estado:
rojo = no se ha alcanzado el número mínimo de participantes o hay más participantes que el máximo establecido.
verde = hay más participantes que el número mínimo: el evento se celebrará.
naranja = se ha alcanzado el número máximo de participantes: en su caso, hay que buscar una sala más grande.
Al hacer clic en el icono, se accede al resumen de participantes del evento.
Inscripciones
Dependiendo de la configuración del tipo de inscripción, se mostrará la opción seleccionada.
- Ninguna
- Inscripción rápida
- Pedido
- Correo electrónico
- Página web externa
Publicar evento
- Sí: el evento se ha activado y ya está listo para recibir inscripciones.
- No: el evento está desactivado. No se puede acceder a la página del evento y no es posible inscribirse.
Al hacer clic en el icono, se puede cambiar el estado. Este estado también se puede modificar en la configuración del evento.
Cancelar evento
- No cancelado: el evento se celebrará.
- Cancelado: el evento se ha cancelado.
Al hacer clic en la etiqueta «No cancelado», se abre un cuadro de diálogo de confirmación que explica claramente las consecuencias de la cancelación y ofrece varias opciones. No se realiza ningún cambio automático de reserva, transferencia de participantes ni generación de entradas para la fecha alternativa. Los eventos cancelados muestran la fecha de la cancelación como información sobre herramientas. Ya no es posible editar directamente el campo. Al cancelar un evento, el cuadro de diálogo incluye un campo de texto libre opcional para indicar el motivo de la cancelación. Este se incluye en la plantilla de correo electrónico mediante el marcador de posición E_CANCELLATION_REASON y, además, se muestra en la página de detalles del evento en el aviso de cancelación. Los eventos sustitutivos pueden seleccionarse de un menú desplegable. En dicho menú se muestran todos los eventos publicados y no cancelados de un cliente. Las fechas alternativas se gestionan en el formulario de un evento ya cancelado. Las fechas alternativas deben crearse primero como eventos y, a continuación, pueden seleccionarse como fechas alternativas. No se envía ninguna notificación automática por correo electrónico a los participantes del evento. Si es necesario, se puede contactar manualmente con las personas de la lista de espera mediante la función de correo masivo de la gestión de participantes. Los eventos siguen publicados incluso tras su cancelación.
Evento completado
En el resumen de eventos solo se muestran, de forma predeterminada, los eventos activos, es decir, aquellos cuyo estado es «Completado = No».
Los eventos finalizados se ocultan en la vista de lista de eventos, pero pueden mostrarse si se filtra por eventos finalizados. El filtro debe configurarse en (Finalizado = Sí) y, a continuación, hay que hacer clic en «Filtrar» para aplicar el filtro.
Tras la última fecha de un evento, el estado cambia automáticamente a «completado». Es decir, (Completado = sí).
Archivados
En el resumen de eventos se muestran, de forma predeterminada, los eventos que no están archivados o que tienen el estado «Archivado = No». Los eventos se archivan de forma predeterminada tras 365 días. Este valor puede modificarse en la configuración del sistema a través de BrainAppeal. Los eventos archivados ya no se pueden editar. En cuanto se archiva un evento, este adquiere el estado «Archivado = Sí».
Responsable delevento
El responsable de un evento es la persona encargada de su mantenimiento y gestión. Dependiendo de sus permisos, puede crear, editar y gestionar el evento desde el punto de vista organizativo. Se pueden seleccionar todos los usuarios del backend de los respectivos clientes. En el panel de control hay un mosaico correspondiente, «Mis eventos», en el que se muestran los eventos del usuario que ha iniciado sesión (en los que el usuario figura como «responsable del evento») y desde el que se puede acceder directamente a un evento mediante un enlace rápido.
Cliente
Muestra el cliente correspondiente al evento. La columna se hace visible en cuanto un usuario dispone de los derechos de administrador necesarios o tiene acceso a varios clientes.
Acciones
En la columna «Acciones» encontrará enlaces a las secciones más importantes del evento seleccionado. Esto le permite cambiar rápidamente entre las distintas vistas de gestión sin salir del resumen del evento.