Administración de los participantes
La administración de participantes ofrece importantes funciones de administración, organización, establecimiento de contactos y creación de diversos documentos.
Resumen de los participantes
El resumen de participantes de un evento, que no debe confundirse con el resumen general de participantes, ofrece importantes funciones para la administración y le permite ver la información más importante para una rápida gestión de los participantes. Por ejemplo, puede ponerse en contacto rápidamente con participantes individuales o crear certificados con un solo clic.
Explicación de las columnas
Fecha
Fecha de reserva o inscripción.
Número de entrada
- El campo está vacío si aún no se ha completado el proceso de inscripción para el evento. Si se realiza una inscripción como invitado, el participante correspondiente deberá verificar su correo electrónico en un plazo de 24 horas para completar la inscripción y recibir un número de entrada. De lo contrario, la inscripción se cancelará automáticamente transcurridas 24 horas.
- Si se dispone de un número de entrada, esto corresponde a una inscripción o reserva vinculante.
Datosdel participante (p. ej. nombre, apellidos, correo electrónico, etc.)
En la vista de lista de los participantes se pueden mostrar los datos seleccionados del participante; los datos del participante que se mostrarán se definen en el formulario del evento en Datos del participante.
Billete cancelado
- Muestra el estado de validez de la entrada.
- La etiqueta puede asumir uno de los valores de estado: Sí, No.
- La etiqueta que muestra el estado de validez es también un botón que se puede utilizar para cancelar el ticket de evento correspondiente, véase Cancelación de tickets de evento.
Atendido
El estado puede cambiarse entre Sí y No utilizando el botón de etiqueta en Atendido.
El estado de participación también se puede establecer para cada participante por fecha de evento / sesión. La especificación de "asistencia total" no se modifica.
Ejemplo 1 (asistencia total, asistencia sólo a una fecha)
Aprobado
...sin categoría de calificación: Si no se selecciona ninguna categoría de calificación para el curso en Contenido de aprendizaje (certificado), el estado puede cambiarse entre Sí/No utilizando el botón de etiqueta en Aprobado. Si se selecciona "Sí", equivale a la opción "Aprobado global" si se utilizan categorías de calificación.
...con categoría de calificación: Si se selecciona al menos una categoría de calificación para el curso en Contenido de aprendizaje (certificado), las calificaciones pueden seleccionarse cuando se cambia el estado de "Aprobado". La opción "Aprobado global" puede establecerse en el mismo formulario en lugar de seleccionar Sí/No como arriba (...sin categoría de calificación).
Nota interna
Defina una nota interna de texto libre.
Acciones
Visualizar
A través de Visualizar se pueden ver en detalle todos los detalles del participante del registro de datos seleccionado.
Editar
Puede utilizar Editar para ajustar/actualizar el registro de datos del participante.
Anonimizar
En el contexto de la protección de datos, los datos personales, los datos de los participantes individuales se pueden anonimizar/eliminar en cumplimiento de la GDPR.
Consecuencias de la anonimización:
- Atención: ¡Este paso no se puede deshacer!
- Ningún administrador de Campus Events podrá volver a ver los datos de los participantes
- La entrada emitida se conservará
- El estado del participante permanece inalterado
- Si ya se han registrado datos relevantes para la facturación, sólo se eliminarán automáticamente al final del periodo de conservación (normalmente 10 años para las facturas) (configuración del sistema).
- Si ya se han enviado correos electrónicos a los participantes, se eliminarán automáticamente transcurridos 365 días (configuración del sistema).
Certificados
Nota: Los términos certificado de asistencia, certificados y contenido de aprendizaje deben considerarse sinónimos en este punto.
Para configurar el certificado de asistencia.
Para descargar un certificado de asistencia, haga clic en el botón Certificados y aparecerá una pequeña zona con dos opciones:
- Certificado de asistencia: Lleva a la descarga del último certificado de asistencia generado.
- Restablecer certificado de asistencia: Borra el certificado de asistencia ya emitido/generado, genera uno nuevo y lo descarga. En el Editor de eventos se muestra la fecha actual y el estado actual del contenido de aprendizaje. Es posible que el participante ya haya recibido su certificado y que haya discrepancias cuando se vuelva a emitir.
Carta de presentación
Consulte Contactar con un participante.
Iniciar proceso de inscripción && Iniciar proceso de pedido
Para los participantes en un evento que fueron añadidos manualmente por los administradores: Ahora se muestra un botón de acción adicional. Con este botón de acción, se pueden enviar correos electrónicos y documentos (por ejemplo, facturas) "como con un registro / pedido real" a pesar de la creación manual.
Cancelación de entradas de eventos
Consecuencias de la anulación de una entrada
- El número de la entrada pierde su validez.
- La entrada aparece como "cancelada" en el control de admisión (véase el billete electrónico).
- El participante recibe un correo electrónico con el motivo de la cancelación.
Pasos:
- Haga clic en la etiqueta No de la entrada que desea anular.
- Se abre un formulario de anulación. En Motivo de anulación puede introducirse un texto libre.
- Haga clic en el botón Cancelar billete para completar el proceso de cancelación.
Eliminar participante
Para eliminar manualmente a un participante existente, primero debe cancelarse el ticket. A continuación, se puede anonimizar el registro de datos. No se dispone de una "función de eliminación" clásica.
Añadir participantes manualmente
En la vista general de participantes, haga clic en el botón Nuevo de la parte superior derecha, rellene el formulario de la entrada del evento que se muestra y haga clic en Añadir.
Tenga en cuenta que
No se genera ningún número de entrada para los participantes añadidos manualmente.
El participante no será notificado de la entrada en la lista de participantes del evento.
Acciones por lotes
Las acciones por lotes pueden aplicarse a varios participantes al mismo tiempo. Puede tratarse de una lista filtrada de participantes o de un grupo seleccionado de participantes. Las acciones por lotes pueden modificar los campos Participado y Aprobado.
En la parte inferior izquierda, debajo de la lista de participantes, hay un menú desplegable para seleccionar las acciones por lotes. Se hace clic en una de las acciones Participado, No participado, Aprobado, Reprobado y, a continuación, se confirma haciendo clic en el botón Aceptar situado junto a ella para aplicar la acción a los participantes seleccionados previamente de la lista.
Gestionar participantes como moderador
Algunos moderadores/profesores autorizados de un evento pueden cargar y ver las listas de participantes en la sección Pruebas, así como eliminar las listas de participantes que ellos mismos hayan cargado. En la lista de participantes, el moderador puede editar los campos Participado y Aprobado y guardar un texto libre en la columna Nota interna.
Configuración de la cuenta de profesor para la gestión de participantes
- El conferenciante/moderador se crea como usuario de Campus Events y se le asignan los grupos de usuarios Backend (interfaz de administración de acceso) y Moderador, además de los clientes correspondientes.
- Cree el correspondiente registro de datos maestros de moderador para el conferenciante, para lo cual deberá seleccionar la cuenta correspondiente del conferenciante en el formulario de la sección General para el campo Usuario a través del menú desplegable.
- Una vez guardado o añadido el registro de datos maestros del moderador, ya puede definirse para los eventos a través del formulario de eventos.
- La correspondiente cuenta de conferenciante/moderador puede ahora gestionar los participantes del evento correspondiente tal y como se ha descrito anteriormente.
Comprobante de asistencia
Como moderador/profesor, puede cargar y visualizar listas de asistencia, así como eliminar listas de asistencia especialmente cargadas.
Lista de espera
Evento específico > Resumen de participantes > Sección: Lista de espera
Gestione las personas en lista de espera para un evento.
Nota
La funcionalidad de lista de espera es un servicio que puede proporcionar información sobre un nuevo contingente o plazas que han quedado libres; esto puede configurarse individualmente para cada evento, de modo que la lista de espera sólo se utilice tras una activación explícita. De lo contrario, un evento se considera totalmente reservado y se marca en consecuencia.
¿Cómo puedo crear una lista de espera? Consulte: Formulario de incidencias > Lista de espera.
Cambiar la posición de las entradas
Al hacer clic en una punta de flecha simple, una entrada se desplaza una posición en la dirección correspondiente.
Al hacer clic en una punta de flecha doble, una entrada se desplaza en la dirección correspondiente al final o al principio de la lista.
Acciones de la lista de espera
Liberar a la persona en espera para el registro
La persona en espera se libera para el registro cuando se hace clic en el candado bloqueado.
Un candado desbloqueado significa que la persona de la lista ya ha sido liberada para su inscripción.
La persona recibirá entonces una notificación por correo electrónico. Por defecto, ésta contiene un enlace individual para el registro y un código de activación, que puede ser necesario introducir al registrarse. Esta liberación no puede cancelarse.
Pasar a una persona de la lista de espera a participante
Haga clic en el icono del billete para pasar a una persona dela lista de espera a participante y, a continuación, envíe un correo electrónico automático de confirmación(participante en el evento: confirmación de inscripción). La persona será eliminada irrevocablemente de la lista de espera.
Editar una persona de la lista de espera
Haga clic en el lápiz para editar una persona en espera.
Eliminar persona de la lista de espera
Haga clic en el símbolo de la papelera para eliminar una persona de la lista de espera. El participante en espera no es informado de este proceso.
Añadir manualmente una persona a la lista de espera
- Haga clic en el botón Nuevo situado en la parte inferior izquierda de la lista de espera para abrir un formulario.
- Rellene el formulario para la persona en espera
- Pulse el botón Añadir para añadir la entrada a la lista de espera.
Contactar con un participante
En la columna Acciones, haga clic en Escribir al participante correspondiente para mostrar el formulario para redactar el mensaje:
Plantilla
El campo sólo se muestra si se han almacenado plantillas de mensajes en Sistema > Correo electrónico > Plantillas de mensajes. Si se pueden seleccionar plantillas de mensajes, el formulario de correo electrónico se rellena automáticamente al hacer clic en una plantilla de mensajes.
Se pueden utilizar marcadores de posición en el asunto y en el cuerpo del mensaje; el número de marcadores de posición y cómo se sustituyen en el mensaje se muestra junto al formulario en Marcadores de posición.
Se pueden cargar varios archivos adjuntos para el mensaje de correo electrónico en Archivos adjuntos.
Remitente
El correo electrónico del remitente se obtiene de la cuenta que envía el mensaje.
Redactar correo circular
Se puede utilizar un correo circular para enviar un mensaje de correo electrónico a varios participantes en un evento.
Opciones de contacto
Contactar con participantes
Enviar correo circular a los participantes del evento (se contactará con todas las direcciones de correo electrónico de la lista de participantes).
Contactocon asistentesfiltrados
El correo circular sólo se envía a los asistentes seleccionados que coincidan con el filtro aplicado.
Contacto en espera
Correo circular sólo a los participantes de la lista de espera.
Contactar con todos
Se envía correo circular a los participantes del evento y a las personas en lista de espera (independientemente del filtro).
Gestionar los correos circulares del evento
Correosenviados
Si ya se han enviado correos circulares para el evento correspondiente, éstos se enumeran en Correos enviados.
Se puede acceder a las entradas de los correos circulares enviados. Éstas redirigen al resumen del estado del correo circular (véase la página de confirmación).
Envío de correo circular
Pasos:
1. Comprobar el destinatario
Antes de enviar el correo circular, se puede comprobar la lista de destinatarios y, en caso necesario, excluir a determinadas personas de su recepción. Una vez comprobada la lista, pulse el botón Siguiente para pasar a la siguiente etapa de preparación del envío.
2. componer circular
Si se ha creado, puede elegir entre una selección de plantillas de mensajes en el menú desplegable de Plantillas para rellenar el formulario de correo. Se definen el asunto y el contenido del mensaje.
En el formulario bajo Firma, si ya está creado, puede elegir entre una selección de plantillas de firma en el menú desplegable. Una firma seleccionada puede eliminarse haciendo clic en el símbolo x situado a la derecha del campo de firma.
Los archivos adjuntos pueden adjuntarse al correo circular en el área Seleccione aquí sus archivos adjuntos. Los archivos pueden cargarse mediante arrastrar y soltar o en el área de soltar.
En Vista previa para el destinatario, se puede seleccionar un participante del evento, a partir del cual se muestra una vista previa de muestra del mensaje debajo del campo Vista previa para el destinatario.
3. enviar correo de prueba
Antes de enviar el correo electrónico final, el sistema envía un correo electrónico de prueba para garantizar que el correo electrónico es correcto (diseño, formato, marcadores de posición, archivos adjuntos y enlaces).
La dirección de correo electrónico para recibir el correo de prueba se introduce en el formulario en Destinatario del correo de prueba.
En Rellenar marcador de posición con los datos de se selecciona un participante del evento para personalizar el correo de prueba. Esto simula un envío real a un destinatario real.
3. Enviar correo de prueba para iniciar el envío de prueba.
4. iniciar el envío de correo electrónico
Compruebe el correo de prueba
Debe ver el correo de prueba recibido.Debe comprobarse el asunto, el texto del mensaje, las áreas con marcadores de posición, los archivos adjuntos y la firma para asegurarse de que el correo electrónico se ha enviado correctamente.
Para realizar correcciones, puede volver a cualquier paso anterior haciendo clic en el paso correspondiente de la barra de progreso:
Iniciar el envío del correo electrónico
Si el correo electrónico de prueba se ha comprobado correctamente, se puede enviar el correo electrónico circular. Para ello, marque la casilla Todos los datos son correctos y ya se puede iniciar irrevocablemente el envío de correo a {X} destinatarios en el formulario y, a continuación, haga clic en el botón Iniciar envío de correo.A continuación se mostrará un resumen del envío (véase el paso 5 - Confirmación).
5. confirmación
La página de confirmación es un resumen y contiene dos secciones que ofrecen una visión general del estado del correo circular.
El resumen contiene la siguiente información
Información general
Creado
Estado del envío
Asunto (plantilla)
Mensaje (plantilla)
Destinatario
Nombre
Correo electrónico
Número de entrada
Nombre
Apellidos
Enlace de videoconferencia
Nombre del evento
Fecha del evento
Estado del envío
- Envío de correos circulares a más de 100 personas
Los correos electrónicos se envían en un ciclo de bloques de 100 a intervalos de 15 minutos.
Ejemplo: Si se envían 150 correos electrónicos, el estado de envío se muestra como "100/150". Transcurridos 15 minutos, se envían los correos restantes.
Generación de PDF
Campus Events puede generar útiles documentos PDF basados en los detalles de los participantes de un evento, que pueden descargarse para su impresión.
El punto de partida es Vista general del participante > Sección: Generar PDF. Se puede acceder a través de Vista general del evento > Columna: Acciones: Participantes.
Lista de participantes
La lista de participantes es un documento DIN A4 que contiene los datos de los participantes en el acto. Las columnas pueden definirse según sea necesario para crear una lista de participantes adecuada.
Crear lista de participantes
- En la sección Generar PDF, haga clic en Lista de participantes. Se abrirá un formulario en el que podrá definir la orientación de la página y las columnas de la lista de participantes.
- Seleccione Vertical u Horizontal como orientación de la página.
- Las columnas pueden añadirse haciendo clic en el símbolo más. Seleccione en el menú desplegable uno de los detalles del participante como campo y defina la anchura relativa de la columna.
- Las columnas pueden eliminarse haciendo clic en el símbolo menos.
- Para crear el documento PDF, haga clic en el botón Generar.
Lista de firmas
La lista de firmas es un documento DIN A4 y se compone de los datos de los participantes en el acto. Las columnas pueden definirse según sea necesario para generar una lista de firmas adecuada.
Crear lista de firmas
- Haga clic en Lista de firmas en la sección Generar PDF. Ahora puede definir la orientación de la página y las columnas de la lista de firmas (como para la lista de participantes).
- Seleccione el formato vertical u horizontal como orientación de la página.
- Las columnas pueden añadirse haciendo clic en el símbolo más. Seleccione uno de los detalles del participante en el menú desplegable como campo y defina la anchura relativa de la columna.
- Las columnas pueden eliminarse haciendo clic en el símbolo menos.
- Para crear el documento PDF, haga clic en el botón Generar.
Identificadores de mesa
Cree identificadores de mesa plegables para los participantes, que pueden colocarse, por ejemplo, en las mesas de los participantes.
Crear identificadores de mesa
En la sección Generar PDF, haga clic en Distintivos de mesa para generar el documento PDF con los distintivos de mesa de todos los participantes.
Identificadores
Identificaciones personalizadas para eventos o reuniones.
Puede elegir entre los siguientes formatos:
- Identificadores 90 x 54 mm
- Insignia de inserción Durable 1455 (90 x 54 mm)
- AVERY Zweckform C32011 Tarjetas de visita (85 x 54 mm)
- AVERY Zweckform L4784 Etiquetas con nombre (63,5 x 29,6 mm)
- AVERY Zweckform L4786 Etiquetas con nombre (80 x 50 mm)
Crear etiquetas con nombre
- En la sección Generar PDF, haga clic en Placas de identificación para mostrar los formatos seleccionables en forma de menú desplegable.
- Haga clic en el formato adecuado del menú desplegable para crear y descargar el documento con las etiquetas identificativas.
Eliminar datos personales
Anonimizar a todos los participantes (GDPR)
Como parte de la protección de datos personales, puede anonimizar los datos de todos los participantes de un evento.
Consecuencias de la anonimización:
- Este paso no se puede deshacer.
- Ningún administrador de Campus Events podrá ver los datos de los participantes
- Las entradas emitidas siguen siendo válidas
- El estado del participante no se modifica
- Si se han registrado datos relevantes para la facturación, éstos sólo se borrarán automáticamente una vez finalizado el periodo de conservación (normalmente 10 años para las facturas) (ajuste del sistema).
- Si se han enviado correos electrónicos a los participantes, éstos se borrarán automáticamente transcurridos 365 días (ajuste del sistema).
Vaciar lista de espera
Elimine permanentemente de la lista de espera a todas las personas en espera. Los participantes no son informados de este proceso.