Crear o editar un evento

Aquí se definen los datos maestros básicos y el marco temporal del acontecimiento:
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• Título / nombre del acontecimiento: Introduzca el nombre oficial del acontecimiento.
• Subtítulo: Añada una descripción breve y precisa al título.
• Número del acontecimiento: El número del acontecimiento es opcional. En el caso de eventos de pago (pedido con cesta de la compra), se muestra en las facturas.
• Segmento URL:El segmento URL define el enlace directo al evento. Este enlace se utiliza para llamar al evento directamente en Eventos Campus.
• Creación automática: La URL se genera automáticamente a partir del título después de guardarlo.
  • Enlaces únicos: Si ya existe un evento con un título idéntico, se añade automáticamente un número secuencial al segmento URL para garantizar un enlace único al evento.
  • Ejemplo: demo.campus-events.com/event/<segmento URL>
• Establecer fechas
  • Añadir serie
    Una serie es un conjunto de eventos que se repite periódicamente después de X días, X semanas o X meses y termina en algún momento.

Aquí se organiza el acontecimiento para que pueda visualizarse y gestionarse correctamente. Aquí también se especifica cuándo y durante cuánto tiempo se publicará el evento.

Cliente: En este campo de selección desplegable se selecciona el cliente correspondiente al evento (sólo relevante para versiones con capacidad multicliente).

• Restricción de visibilidad: Sólo los usuarios del cliente seleccionado pueden ver y editar el evento.
• Sin asignación: Si el evento no está asignado a un cliente, todos los usuarios del backend pueden ver y editar el evento.

Formato del evento
Esta información se muestra tanto en la lista de eventos de la página de inicio como al visualizar la descripción detallada del evento.

Opciones:

• Sin evento (la línea para el formato del evento está oculta)
• Evento presencial
• Evento en línea
• Evento presencial y en línea

Listasde actos
Selección de las listas de actos en las que figura el acto. Si no se selecciona ninguna lista de eventos, el evento sólo podrá encontrarse a través de un enlace directo, siempre que el evento haya sido publicado.

En Aprobaciones de listas de eventos, Solicitar más aprobaciones, puede solicitar la aprobación de una lista de eventos para un evento que ya ha sido creado con el fin de mostrar adicionalmente el evento en esta lista de eventos. Tras la solicitud de aprobación, un administrador del cliente al que pertenece la lista de eventos debe confirmar primero la aprobación antes de que el evento se muestre en la lista correspondiente.

Aquí es donde se crea una descripción clara y completa.
Se puede añadir una etiqueta informativa utilizando la etiqueta disruptor.

Imágenes
Se puede añadir una imagen a un evento. Esta imagen se muestra como un mosaico tanto en la vista de lista como en la vista detallada. Si no hay ninguna imagen almacenada, aparece un mosaico coloreado con la fecha del evento en él. Se puede introducir un título para la imagen en el campo "Nombre" asociado, que se muestra debajo de la imagen en el sitio web. El texto alternativo es una breve descripción de la imagen y se muestra si ésta no puede cargarse. También es importante para la accesibilidad, por ejemplo, para los lectores de pantalla.

Notas sobre la carga de imágenes:

• Tamaño mínimo: 735px x 735px
• Tamaño máximo: 1920px x 1920px
• Tamaño máx. Tamaño del archivo: 4 MB
• Formatos de archivo: PNG, JPG

Información y descargas
Sólo se pueden cargar documentos PDF. Por ejemplo, se pueden almacenar folletos. Los documentos PDF complementan la descripción del evento y están disponibles para su descarga.

Aquí puede añadir información organizativa y estructural.

Aquí se especifica cómo pueden iniciar sesión los participantes.

Opciones:

• Ninguna (sólo visualización de la cita)
• Registro rápido para participantes individuales (sólo gratuito y sin cesta de la compra)
  • Para poder guardar y utilizar esta selección de configuración, es necesario seleccionar el correo electrónico de datos del participante como campo obligatorio en la sección de datos del participante.
• Pedido con cesta de la compra (para uno o varios participantes). Esto requiere el módulo "Eventos de pago".
  • Restringir a la variante de precio
  • Si se utiliza el tipo de evento "Pedido con cesta de la compra", puede restringir los detalles de sus propios participantes a las categorías de precios seleccionadas. Para ello, el evento debe guardarse primero con el tipo de evento "Pedido con cesta de la compra" y con las categorías de precios especificadas. Sólo entonces podrán restringirse los detalles de los asistentes a estas categorías de precios guardadas.
  • Ejemplo de configuración:
    • Seleccione el tipo de evento "Pedido con cesta de la compra" y defina las categorías de precios
    • Nota: Establezca/complete todos los detalles obligatorios en el formulario del evento y guarde/añada el evento.
    • Cree una entrada de participante en el formulario de evento y seleccione la categoría de precio deseada en la etiqueta "Restringir a variante de precio".
    • Guarde los cambios.
    • Durante el proceso de pedido en el frontend, se solicitarán los datos correspondientes del participante en función de la categoría de precio.
• por correo electrónico
• a través de un sitio web externo

Configuración del tipo de inscripción

Configure aquí los detalles de la inscripción.
Las opciones de configuración disponibles están limitadas por la selección del tipo de inscripción.
Las siguientes opciones están generalmente disponibles para los registros:

Permitir reservas de invitados
La opción de reservas de invitados permite definir de forma flexible los eventos para los que es posible el registro de invitados. La disponibilidad de esta opción puede comprobarse en todo el sistema y por cliente.

Mensaje si no es posible ningún pedido
Si no es posible ningún registro para un evento, se mostrará automáticamente un mensaje de texto informativo previamente definido.

Registro de
Sólo se permiten registros para un evento a partir de una fecha y hora determinadas. En el frontend, debajo de la descripción del evento, se muestra el mensaje correspondiente indicando la fecha y hora más tempranas a partir de las cuales es posible realizar inscripciones.

Inscripción por
Sólo se permiten inscripciones para un evento hasta una fecha y hora determinadas. En el frontend, debajo de la descripción del evento, se muestra información sobre la fecha y hora más tardías a partir de las cuales es posible realizar inscripciones.

Número mínimo de participantes & Número mínimo de participantes
Dependiendo de cómo se establezca el número, el sistema de semáforo de participantes proporciona la correspondiente información visual en la vista general del evento.

Cancelación de participantes

• No permitido
  Aquí el participante sólo puede solicitar una cancelación manualmente, por ejemplo, por correo electrónico.
  El participante no tiene la opción de hacerlo a través de un enlace en el correo electrónico o a través del perfil. Por lo tanto, este proceso es completamente independiente de Campus Events.

• Solicitud
  Los participantes pueden solicitar la cancelación de su reserva desde el propio administrador. La cancelación puede solicitarse a través de la URL de cancelación que aparece en la confirmación de inscripción. El requisito previo para ello es el marcador de posición {{ S_CANCEL_URL }} en la plantilla de correo electrónico "Participante en el evento: Confirmación de inscripción".
  La opción "Cancelar" también se muestra en el perfil del participante en "Mis eventos".

  Como administrador, puedes ver la solicitud en Eventos Campus en la vista general de participantes de un evento y aprobar o rechazar esta solicitud.

• Completamente
  Aquí el participante puede cancelar su reserva directamente sin ninguna acción por parte del administrador. La cancelación funciona a través de la URL de cancelación en el correo electrónico de confirmación de registro recibido previamente. El requisito previo para ello es el marcador de posición {{ S_CANCEL_URL }} en la plantilla de correo electrónico "Participante en el evento: Confirmación de inscripción".
  La opción "Cancelar" también se muestra en el perfil del participante en "Mis eventos". La cancelación se realiza automáticamente.
• Cancelación por
  Sólo visible y ajustable para las opciones de cancelación del participante "Solicitar" y "Completar". Sólo permite la cancelación de una reserva hasta una fecha y hora determinadas.
• Añadir invitación de calendario al correo electrónico de confirmación (.ical)
  Como opción, se adjunta automáticamente al correo electrónico de confirmación un archivo de calendario con la(s) cita(s) en formato iCalendar. Este archivo puede importarse a todas las aplicaciones de calendario habituales.

Lista de espera

¿Qué ocurre si desea inscribirse en un acto pero todas las plazas están ya completas?
La funcionalidad de lista de espera es un servicio que puede proporcionar información sobre un nuevo contingente o plazas que han quedado disponibles. Puede configurarse individualmente para cada evento, de modo que la lista de espera sólo se utilice tras una activación explícita. De lo contrario, un evento se considera totalmente reservado y se marca en consecuencia.

En general, la lista de espera funciona según el siguiente principio:
Si un acto está totalmente reservado, una persona introduce su nombre en la lista de espera. A continuación, se notifica por correo electrónico la inscripción en la lista de espera.
La notificación por correo electrónico contiene un enlace que la persona puede utilizar para borrarse de la lista de espera.

¿Cómo puedo activar la lista de espera para un acontecimiento?

La lista de espera sólo puede utilizarse junto con los dos tipos de inscripción a un evento:

• Inscripción rápida para participantes individuales (sólo gratuita y sin cesta de la compra)
• Inscripción con cesta de la compra (para uno o varios participantes)

El tipo de inscripción se selecciona en la sección "Tipo de evento".

Si se selecciona "Inscripción rápida" o "Pedido con cesta de la compra" para la inscripción, las opciones avanzadas para esta selección se muestran automáticamente en la siguiente sección (tipo de evento).

En esta sección de las opciones avanzadas, se puede activar la lista de espera pulsando el botón "Nuevo" en "Lista de espera".

A continuación, aparecerá una nueva subsección desplegable bajo el elemento "Lista de espera" para realizar los ajustes de la lista de espera. La subsección se amplía haciendo clic en el botón más (+) para mostrar los ajustes.

Ajustes de la lista de espera

Desplazamientoautomático
El desplazamiento automático sólo se puede configurar para el tipo de evento "Inscripción rápida" para participantes individuales (sólo gratuito y sin cesta de la compra). Si se cancelan reservas existentes o se aumenta el aforo del evento, existen tres opciones para controlar el traslado automático:

1. desactivar
Si hay personas en lista de espera, el administrador gestiona la lista de espera de forma independiente desde la vista general de participantes del evento y diferencia entre los tres casos siguientes para cada persona de forma individual:

• Liberar a la persona en espera para la inscripción: La persona recibe entonces una notificación por correo electrónico. La autorización no se puede anular.
• Pasar de la lista de espera a participante: Se crea una entrada y la persona se elimina de la lista de espera en el proceso.
• Eliminar a una persona de la lista de espera: No se informa a la persona sobre este proceso.

2. liberación automática
La siguiente persona de la lista de espera se libera automáticamente para su inscripción en cuanto quedan plazas libres para el evento. La persona recibe entonces una notificación por correo electrónico del sistema. El correo electrónico contiene un enlace personalizado y un código de activación para completar una inscripción vinculante. Una vez liberada la inscripción, ésta no puede cancelarse. Sin embargo, es posible pasar a la persona de la lista de espera directamente a participante. Sigue siendo posible eliminar a la persona de la lista de espera, en cuyo caso la autorización ya concedida pierde su validez. Si la autorización concedida pierde su validez, el enlace individual y el código de activación de la notificación por correo electrónico ya no podrán utilizarse para la inscripción.

3. completar
Se genera automáticamente un número de entrada para la siguiente persona de la lista de espera, es decir, para la persona que ocupa la primera plaza posterior, que corresponde a una inscripción vinculante realizada con éxito. La persona será informada de la inscripción correcta por correo electrónico.

Número máximo de plazas en espera
Si se alcanza el límite establecido, las nuevas personas deberán esperar hasta que queden plazas libres en la lista de espera o se aumente el límite.

Borrar
Borrar permanentemente la lista de espera actual. Las entradas de la lista de espera se perderán. Para ello, marque la casilla y guarde los cambios, la lista de espera se borrará irrevocablemente.

Notificaciones de lista de espera

Plantilla decorreo electrónico: "Participante en el evento: Avanzado de la lista de espera"
La plantilla de correo electrónico para la lista de espera se puede personalizar a nivel de cliente y de evento.

• Personalización a nivel de evento: Formulario de evento > Emails > "Participante en el evento: Subido de lista de espera".
• Personalización a nivel de cliente: Se trata de una personalización del sistema y define la plantilla de correo electrónico por defecto para todo el cliente. Por lo tanto, este cambio afecta a todos los eventos existentes que contengan una lista de espera y utilicen valores predeterminados para la plantilla de correo electrónico.

Los datos del participante son información que se solicita sobre el participante durante el proceso de inscripción. Además de los cuatro campos ya almacenados, es posible almacenar más datos individuales del participante. Los datos del participante correspondientes deben crearse previamente como un registro de datos en el área Datos maestros > Datos del participante.

Puede definir si esta información es opcional u obligatoria para cada entrada de participante.

Detalles delparticipante almacenados en todo el sistema
Los siguientes detalles del participante ya están almacenados para cada evento:

• Saludo - campo de selección con los valores: Divers, Mr, Mrs
• Nombre - campo de entrada
• Apellidos - campo de entrada
• Correo electrónico - campo de entrada

Para este campo, también puede definir si la entrada correspondiente está desactivada (no se muestra) o si es una entrada opcional u obligatoria. Los valores de los campos por defecto no pueden modificarse a través de Datos maestros > Datos del participante.

¿Cómo puedo introducir mis propios datos de participante para el evento?

Nota: Los datos del participante deben crearse primero como un registro de datos en el área Datos maestros > Datos del participante.

1. Haga clic en el botón + Nuevo registro de datos situado en la parte inferior izquierda, debajo de Datos del participante. Se creará un formulario colapsado de color gris oscuro con el nombre Nuevo registro de datos.
2. El formulario debe expandirse primero haciendo clic en el botón + o en el título Nuevo registro de datos en la parte superior derecha del área gris oscura.
3. Se selecciona una entrada de participante creada previamente a través del menú desplegable Especificación\*.
4. Campoobligatorio
   Si la opción Campo obligatorio está marcada, la entrada es obligatoria al inscribirse en el evento. De lo contrario, los datos del participante seguirán siendo opcionales.
5. Mostrar en vista delista
   Mostrar en vista de lista de participantes. Si esta opción está marcada, los detalles específicos de los participantes estarán disponibles como una columna en la lista de participantes.
   De esta manera, puede ordenar y filtrar por detalles de los participantes.
   Nota: Si la lista se exporta a formato Excel, por ejemplo, el resultado también se ordena y filtra en consecuencia. Esto significa, por ejemplo, que se pueden crear varios archivos en los que los participantes aparezcan con diferentes detalles.

Los certificados de asistencia (certificados) se emiten a través de la columna Administración del participante > Acciones: Certificados de un evento.

Envío de certificados de asistencia
Actualmente, los certificados de asistencia sólo pueden enviarse manualmente a los participantes. Para ello, descargue el certificado (véase Emisión / eliminación y regeneración de certificados de asistencia). A continuación, puede ponerse en contacto individualmente con el participante (acción "Carta de presentación") y adjuntarle el certificado.

Mejoran la localización.

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Instrucciones relacionadas: Validar entradas electrónicas Eventos > Validar entradas

Activar la impresión de entradas BETA

Si se activa esta opción, las entradas electrónicas se enviarán por correo electrónico. Los billetes electrónicos se adjuntan automáticamente al correo electrónico de confirmación de la inscripción.

¿Qué aspecto tiene un billete electrónico?

Tenga en cuenta que

La activación posterior de la opción Activar tickets de impresión BETA no envía ningún archivo adjunto para las inscripciones existentes.

Permitir reentrada
Desactivado (por defecto): Si se realiza un registro de salida, ya no es posible realizar el registro de entrada.
Activado: Si ya se ha realizado un registro de entrada y salida, éste puede repetirse tantas veces como sea necesario.

Instrucciones de entrada e instrucciones de salida
Sólo afecta a la interfaz de administración de validación de billetes.

Si se encuentra un ticket durante el escaneado, también se muestra el texto correspondiente de las instrucciones:

La frecuencia de las notificaciones se define a través de Notificación de nuevos tickets. Un ticket corresponde a una inscripción confirmada a un evento.

Frecuencias posibles: Ninguna; Inmediatamente; Cada hora; Diariamente.

Notificación de nuevos tickets al destinatario
Defina el correo electrónico del destinatario de las notificaciones.

Correos electrónicos recordatorios

Recuerda automáticamente a los participantes.

Correos del sistema

Usted configura correos electrónicos automáticos.