Resumen del evento
Encontrará un resumen de todos los eventos en la barra de navegación de la izquierda, en Eventos > Eventos.
Esta área se utiliza para gestionar y crear eventos.
Vista de lista
La lista de eventos puede ordenarse por columna en orden ascendente o descendente, siempre que dicha columna esté resaltada en azul.
En la vista de lista se muestra el siguiente contenido:
Tareas
Tareas pendientes asignadas al evento.
Listas de eventos
Listado de las listas de eventos en las que se puede encontrar el evento (por ejemplo, públicas).
Nº de incidencia
El número de incidencia es opcional. En el caso de los eventos de pago (pedido con cesta de la compra), se muestra en las facturas. El número de evento se define en el editor de eventos, en la sección "Información general".
Título/nombre del evento
Título del evento. El título se define en el editor de eventos en la sección "Información general".
Periodo del evento
Periodo en el que tiene lugar el evento. Para eventos de varios días o series de eventos, se muestran la primera y la última fecha. Los periodos del evento se definen en el editor de eventos en la sección "Fecha/s".
Participantes
El número de participantes se muestra aquí en forma de semáforo - (de izquierda a derecha) número mínimo de participantes, número actual de participantes y número máximo de participantes.
La visualización se muestra en color dependiendo del estado:
rojo = número mínimo de participantes no alcanzado o más participantes que el máximo establecido.
verde = más participantes que el número mínimo de participantes: el evento se está celebrando.
naranja = número máximo de participantes alcanzado: posiblemente para organizar una sala más grande.
Inscripciones
Dependiendo de cómo se haya configurado la coordinación de las inscripciones para un evento, la opción seleccionada se mostrará en consecuencia.
- Ninguna (sólo se muestra la fecha)
- Inscripción rápida para participantes individuales (sólo gratuita y sin cesta de la compra)
- Inscripción con cesta de la compra (para uno o varios participantes)
- por correo electrónico
- a través de un sitio web externo
Publicar evento
- Sí - El evento se ha activado y está listo para aceptar inscripciones.
- No - El evento está desactivado. No se puede acceder a la página del evento y no es posible realizar inscripciones.
Cancelar evento
- No - Este es el estado normal, el evento tendrá lugar como de costumbre.
- Sí - El evento se puede cancelar completamente o se pueden ofrecer fechas alternativas. Las fechas alternativas deben crearse primero como un evento y luego pueden seleccionarse como fecha alternativa. Los participantes del evento no son notificados automáticamente por correo electrónico; alternativamente, se puede enviar un correo circular a través de la administración de participantes.
Evento completado
En la vista de lista de eventos, sólo se muestran por defecto los eventos activos, aquellos que tienen el estado (Completado = No).
Los eventos completados están ocultos en la vista de lista de eventos, pero se pueden mostrar si se filtra por eventos completados. El filtro debe estar ajustado a (Completado = Sí), luego haga clic en "Filtrar" para aplicar el filtro.
Después de la última fecha de un evento, el estado cambia automáticamente a "Completado". Entonces (Completado = Sí).
Archivado
En la vista general de eventos, los eventos que no están archivados o tienen el estado (Archivado = No) se muestran por defecto.
Los eventos se archivan por defecto después de 365 días. Este valor puede ajustarse en la configuración del sistema (Sistema > Configuración > Gestión de Eventos), siempre que disponga de los correspondientes permisos de administrador.
Los eventos archivados ya no se pueden editar.
En cuanto se archiva un evento, recibe el estado "Archivado = Sí".
Editor delevento
Cliente
Cada cliente crea sus propios eventos o registros de datos individuales sin poder ver los datos de otros usuarios. La columna se hace visible en cuanto una cuenta tiene los derechos de administrador necesarios o tiene acceso a varios clientes.
Acciones
Mostrar -- Muestra los detalles del evento: información general, restricciones de los participantes y tareas.
Editar -- Abre el editor de eventos.
Participantes -- La lista de participantes filtrada se utiliza para crear circulares, generar listas de participantes y tarjetas identificativas en formato PDF y anonimizar datos personales de conformidad con la GDPR.
Copiar -- Crea un duplicado del evento. Sólo se copia la configuración, no los participantes.
Vista previa -- Vea el evento en una nueva pestaña del navegador.
Recordatorio de calendario -- Descargue un archivo de calendario con las fechas del evento en formato iCalendar. Puede importarse a todas las aplicaciones de calendario habituales.
Eliminar -- Elimine un evento de forma irrevocable. Si hay inscripciones de participantes, no es posible eliminar un evento. Si hay registros de datos de programas (grupos) vinculados a un evento, tampoco es posible eliminarlo. Nota: Si se ha eliminado un evento creado o creado y publicado, el evento creado originalmente como borrador de evento vuelve a estar disponible en los borradores de eventos. El borrador de evento se puede encontrar a través del filtro "Creado" -> "No".
¿Cómo puedo filtrar los eventos?
Existen varios filtros que pueden combinarse para mostrar en la lista los eventos con los criterios deseados. Estos se seleccionan mediante el menú desplegable de filtros situado en la parte superior derecha.
Si se seleccionan uno o varios filtros de la lista, se muestran los campos para introducir o seleccionar los valores de los filtros seleccionados.
Para eliminar un filtro, haga clic en el signo menos situado a la derecha de los campos de entrada o anule la selección de los filtros en la lista de filtros.
Para visualizar la lista de eventos en función de los filtros, haga clic en el botón Filtro.
Filtro estándar
En la vista de lista de los eventos, sólo se muestran por defecto los eventos activos, los que corresponden al estado (Completado = No). Por lo tanto, los eventos se filtran por el filtro "Completado" seleccionado por defecto.
Para descartar sus propios ajustes de filtro actuales y aplicar los ajustes de filtro por defecto, haga clic en Restablecer.
Formato del acto, inscripciones, proveedores, IVA, formas de pago, certificado de asistencia
Estas funciones están actualmente en fase de desarrollo.
¿Cómo puedo exportar la lista de eventos como archivo Excel?
Para exportar todos los eventos, haga clic en el menú desplegable de exportación situado en la parte inferior derecha (debajo del último evento por página) y seleccione el formato de archivo deseado. Se iniciará entonces la descarga. Para exportar los eventos seleccionados, filtre la lista y haga clic en "Exportar". Las entradas se enumeran según el orden de clasificación que haya establecido. Estos son los formatos de archivo disponibles para la exportación CSV, XLSX(Excel).
¿Cómo puedo crear un nuevo evento?
Puede crear un nuevo evento a través del botón [+Nuevo] situado en la parte superior derecha y accederá directamente al editor de eventos.
El nuevo evento se configura paso a paso a través del formulario. Consulte el formulario de eventos para obtener una descripción detallada.
¿Cómo puedo editar un evento existente?
Desde la vista general del evento, haga clic en [Editar] en la columna Acciones para acceder al editor de eventos. Aquí se pueden realizar y guardar cambios en el evento. Véase: Editar evento
Acciones de la pila
Las acciones por lotes pueden aplicarse a varios eventos al mismo tiempo. En la parte inferior izquierda, debajo de la lista de eventos, hay un menú desplegable para seleccionar entre las acciones por lotes. Haga clic en una de las acciones y, a continuación, confirme con el botón Aceptar situado junto a ella para aplicar la acción a los eventos previamente seleccionados de la lista.