Crear o editar eventos

Aquí se establece la información básica y el calendario del evento:

• Título/nombre del evento: el nombre del evento aparecerá en la página web.
• Subtítulo: se trata de un título de segundo nivel que aparecerá en la página de detalles del evento.
• N.º del evento: aquí se indica el número del evento. El número del evento es opcional. El número del evento es opcional. En el caso de los eventos de pago (pedido con carrito de la compra), este número aparecerá en las facturas.
• Segmento de URL:El segmento de URL es la parte de la URL necesaria para acceder al evento específico. Debe ser siempre único. El sistema genera automáticamente el segmento de URL al guardarlo por primera vez, basándose en el nombre del evento indicado.
  • Enlaces únicos: si ya existe un evento con el mismo título, se añade automáticamente un número ordinal al segmento de la URL para garantizar un enlace único al evento.
  • El enlace se puede editar posteriormente mediante el icono del lápiz y volver a generar mediante el icono del círculo.
• Fechas: una fecha consta siempre de una fecha de inicio (+ hora opcional) y una fecha de finalización (+ hora opcional).
  • Añadir una cita individual: Se puede añadir una cita individual o varias citas individuales.
  • Añadir citas mediante series de citas: Se pueden añadir citas mediante una serie de citas. Una serie es un conjunto de citas que pueden tener lugar periódicamente según la fecha o según repeticiones (X días, X días de la semana o X días del mes) y que finaliza en una fecha definida. Se puede añadir una nueva cita a una serie ya existente o sustituir la serie existente. Mediante el botón «Generar» se sustituye o se añade la serie. La hora de inicio y de finalización permanece idéntica en una serie.

Aquí se clasifica el evento desde el punto de vista organizativo para que se pueda mostrar y gestionar correctamente.

Cliente: en este menú desplegable se selecciona el cliente correspondiente al evento (solo es relevante para clientes con el módulo con licencia «Multicliente»). La asignación a un cliente define a quién pertenece este evento y, por lo tanto, quién está autorizado a administrarlo. Todos los usuarios asignados al cliente correspondiente y que dispongan de los permisos adecuados pueden administrarlo.

• Sin asignación: si el evento no se asigna a ningún cliente, todos los usuarios del backend pueden verlo y editarlo.

Visible además para clientes (para programas): si se utilizan los programas,el evento también puede hacerse visible para otros clientes(solo relevante para clientes con el módulo «Gestión de cursos» con licencia)

Formato del evento: aquí se puede seleccionar el formato en el que se celebra el evento. Esta indicación se muestra tanto en la lista de eventos de la página de inicio como al consultar la descripción detallada del evento.

Opciones:

• sin actividad (se oculta la línea correspondiente al formato de la actividad)
• Evento presencial
• Actividad en línea
• Evento presencial y en línea

Estado del evento

Publicar evento: controla si el evento se publica en la página web y se muestra en el resumen de eventos y en la página de detalles. Una vez que haya vencido la fecha de «Evento visible hasta», este campo se desactivará automáticamente. Los eventos publicados se retiran automáticamente de la publicación en cuanto se supera la fecha de «Visible hasta» guardada.

Evento completado: marca el evento como completado. Este campo describe el estado del evento y no controla su visibilidad temporal en la página web. Los eventos completados se archivan automáticamente tras un plazo definido en la configuración del sistema (por ejemplo, 365 días).

Evento visible hasta: Establece hasta cuándo debe estar visible un evento publicado en la página web. Una vez transcurrido ese plazo, el campo «Publicar evento» se desactiva automáticamente. Se puede seleccionar como fecha el inicio o el final del evento.

Evento visible a partir de: Establece a partir de qué fecha un evento publicado es visible en la lista de eventos de la página web. El evento debe seguir estando configurado como «publicado» para que la visibilidad surta efecto.

Listas de eventos: la asignación a listas de eventos define el lugar donde aparecerá el evento. Se pueden añadir varias listas. Si no se selecciona ninguna lista de eventos, el evento solo se podrá encontrar a través de un enlace directo, siempre que el evento esté publicado.

Autorizaciones: Las listas de eventos pueden autorizarse para su uso en eventos. Estas autorizaciones se muestran aquí. Si se autoriza una lista, el evento también aparecerá en dicha lista. Tras solicitar la autorización, un administrador con los permisos correspondientes deberá dar su consentimiento antes de que el evento aparezca en la lista correspondiente.

Descripción breve: La descripción breve se muestra en la vista general (vista de lista). Si no se especifica ninguna descripción breve, en la vista general se muestra una versión abreviada de la descripción.

Descripción: La descripción se muestra íntegramente en la vista detallada. Si no se ha introducido ninguna descripción breve, en la vista de lista se mostrará una versión abreviada del texto de la descripción.

Descripción interna: La descripción interna sirve únicamente para notas internas. Esta información no se muestra en la página web.

Etiqueta de destaque: El destaque es una forma de llamar la atención sobre este evento. El destaque aparece tanto en la vista de lista como en la vista detallada como un elemento gráfico llamativo con el texto indicado.

Imágenes del evento: La imagen del evento se muestra en lugar de un mosaico de color con la fecha, tanto en la vista de lista como en la de detalle. El archivo de imagen se sube a través de la biblioteca multimedia, donde se puede gestionar y añadirle información adicional. En el campo «Texto alternativo» se puede introducir una breve descripción del contenido de la imagen, por si esta no se pudiera cargar. Además, este texto es relevante para la accesibilidad, por ejemplo, para los lectores de pantalla. Se muestra cuando no se puede cargar la imagen. Asimismo, es relevante para la accesibilidad y la optimización para motores de búsqueda. El campo «Pie de foto» se muestra en la página de detalles, debajo de la imagen.

Indicaciones para la subida de imágenes:

• Tamaño mínimo: 758 píxeles x 758 píxeles
• Tamaño máximo: 1920 píxeles x 1920 píxeles
• Tamaño máximo del archivo: 4 MB
• Formatos de archivo admitidos: JPG, PNG

Información y descargas: Los archivos se suben a través de la biblioteca multimedia, donde se pueden gestionar y añadirles información adicional. El nombre del documento aparece en la vista detallada y el documento subido se vincula a él. Los documentos PDF complementan la descripción del evento y están disponibles para su descarga.

Nota sobre la subida de archivos:

• Tamaño máximo del archivo: 4 MB
• Formato de archivo permitido: PDF

En esta sección se pueden asignar al evento y gestionar los registros maestros (moderadores, patrocinadores, organizadores, sedes, personas de contacto, grupos destinatarios, categorías y categorías de filtro) que se mantienen de forma centralizada en los datos maestros. Estos se muestran en la página web como información adicional.

Registros maestros centrales

En el caso de los encabezados de moderadores y patrocinadores, existe la posibilidad de especificar un encabezado individual para toda la sección de moderadores o patrocinadores.

Además, se puede gestionar el responsable del evento. Se pueden seleccionar todos los usuarios del backend de los respectivos clientes. En el panel de control se encuentra el mosaico «Mis eventos», en el que se muestran los eventos correspondientes al usuario que ha iniciado sesión (en los que el usuario figura como «responsable del evento») y desde el que se puede acceder rápidamente a un evento.

Autorizaciones: Las categorías de filtro pueden autorizarse para su uso en eventos. Estas autorizaciones se muestran aquí. Si se autoriza una categoría de filtro, el evento también se mostrará en dicha categoría. Tras solicitar la autorización, un administrador con los permisos correspondientes debe aprobarla antes de que el evento se muestre en la categoría de filtro correspondiente.

Los datos específicos de cada evento son informaciones sobre el evento que pueden gestionarse en el backend con fines puramente organizativos o mostrarse en la página web como información adicional. Se gestionan en el área de datos maestros (→ Datos del evento).

En esta sección se puede elegir entre las diferentes modalidades de inscripción para los eventos. La configuración posterior varía en función del tipo de inscripción seleccionado. Las opciones de configuración disponibles quedan limitadas por la elección del tipo de inscripción.

Ninguna (solo se muestra la fecha)

Solo se muestra la fecha en la página web.

Mensaje cuando no es posible realizar reservas: si no es posible inscribirse en un evento, se muestra automáticamente un mensaje informativo predefinido. «Actualmente no es posible inscribirse en este evento».

Inscripción rápida para participantes individuales (solo gratuita y sin carrito de la compra)

Mensaje cuando no es posible realizar un pedido: si no es posible inscribirse en un evento, se muestra automáticamente un mensaje informativo predefinido: «Actualmente no es posible registrarse para este evento».

Permitir reservas como invitado: la opciónde reservas como invitado permite definir de forma flexible en qué eventos es posible registrarse como invitado. La disponibilidad de esta opción se puede controlar a nivel de todo el sistema y por cliente.

Inscripción a partir de: Permitirlas inscripciones a un evento solo a partir de una fecha y hora determinadas. En la interfaz de usuario, debajo de la descripción del evento, se muestra la información correspondiente sobre cuándo es posible inscribirse como muy pronto.

Inscripción hasta: Permitirinscripciones para un evento solo hasta una fecha y hora determinadas. En la interfaz de usuario, debajo de la descripción del evento, se muestra la información correspondiente sobre hasta cuándo es posible inscribirse como muy tarde.

Mostrar entradas disponibles: esta opción determina si la información se muestra en la interfaz de usuario, en la lista de eventos, como información para los usuarios que realizan la reserva.

Número mínimo de participantes: en función del valor establecido, el sistema de semáforo de participantes ofrece la información visual correspondiente en el resumen del evento.

Número máximo de participantes: en función del valor establecido, el sistema de semáforo de participantes mostrará la señal visual correspondiente en el resumen del evento. Si se alcanza el número máximo de participantes, los interesados podrán inscribirse en la lista de espera, siempre que esta se haya configurado.

Cancelación de la inscripción

• No se permite la cancelación por parte del propio participante
  . En este caso, el participante solo puede solicitar la cancelación de forma manual, por ejemplo, por correo electrónico.
  . No tiene la posibilidad de hacerlo a través de un enlace en el correo electrónico ni desde su perfil. Por lo tanto, este proceso es totalmente independiente de Campus Events.
• Cancelación permitida solo tras autorización
  Un participante puede solicitar él mismo al administrador la cancelación de su reserva. Se puede solicitar una cancelación a través de la URL de cancelación que figura en la confirmación de inscripción. Para ello, es necesario incluir el marcador de posición {{ S_CANCEL_URL }} en la plantilla de correo electrónico «Participante del evento: confirmación de inscripción».
  Además, en el perfil del participante, en la sección «Mis eventos», aparece la opción «Cancelar». Como administrador, puede ver la solicitud en Campus Events, en el resumen de participantes de un evento, y aceptarla o rechazarla.
• Se permite la cancelación por parte del propio participante
  . Aquí, el participante puede cancelar su reserva directamente por sí mismo sin necesidad de que el administrador intervenga. La cancelación se realiza a través de la URL de cancelación que figura en la confirmación de inscripción recibida previamente por correo electrónico. Para ello, es necesario que el marcador de posición {{ S_CANCEL_URL }} aparezca en la plantilla de correo electrónico «Participante del evento: confirmación de inscripción».
  Además, en el perfil del participante, en «Mis eventos», se muestra la opción «Cancelar». La cancelación se lleva a cabo de forma totalmente automática.

Cancelación hasta: Establece la fecha y la hora hasta las que los participantes pueden realizar una cancelación. Solo es visible y configurable para las opciones de cancelación de los participantes«Cancelación permitida solo tras autorización» y«Cancelación autónoma permitida».

Condiciones de cancelación

• Las condiciones de cancelación pueden definirse en términos porcentuales (porcentaje) y absolutos (importe en euros). La tarifa real se calcula a partir de la suma de ambas opciones.
• Se pueden configurar los valores «Desde ≤» y «Hasta >» días antes del inicio del evento. El valor -1 también se puede configurar en las condiciones de cancelación y representa el día del evento.
• Se muestra un texto de vista previa de las condiciones de cancelación introducidas en el formulario del evento.

Añadir invitación de calendario al correo de confirmación (.ical): de forma opcional, se adjunta automáticamente al correo de confirmaciónun archivo de calendario con la(s) fecha(s) en formato iCalendar. Este se puede importar a todas las aplicaciones de calendario habituales.

¿Cómo puedo activar una lista de espera para un evento?

La lista de espera solo se puede utilizar en combinación con los dos tipos de inscripción a eventos siguientes:

• Inscripción rápida para participantes individuales (solo gratuita y sin carrito de la compra)
• Pedido con carrito de la compra (para uno o varios participantes)

En esta sección se puede activar la lista de espera marcando la casilla «Sí » o «No ». Si se selecciona «Sí», debajo del apartado «Lista de espera» aparecerá automáticamente una nueva subsección desplegable para configurar los ajustes de la lista de espera.

Pedido con carrito de la compra (para uno o varios participantes)

Esto requiere el módulo adicional «Eventos de pago». Si no se ha adquirido la licencia del módulo adicional, los campos de precio del formulario del evento quedarán ocultos.

Vendedor: se seleccionará obligatoriamente para el eventoun vendedor creado previamente en la sección «Sistema de pedidos > Vendedores». En el cliente se puede introducir un vendedor por defecto

IVA: indicación de un tipo de IVA global que se aplica a todas las categorías de entradas del evento. Este tipo se puede modificar individualmente para cada categoría de entrada.

Entradas/Categoría de entrada: especificación de una categoría de entrada (creación a través de Datos maestros > Categorías de entradas)

Precio del evento: en esta sección se establecen el precio bruto y el precio neto.

• Bruto: precio con IVA incluido
• Neto: precio sin IVA

IVA individual: establece qué tipo de IVA se aplica a la categoría de entrada.

• Tomar el valor del evento: se utiliza el tipo de IVA global establecido para el evento
• Especificar valor individual: se puede establecer un tipo de IVA diferente para esta categoría de entrada

Tipo impositivo (%): Introduzca el tipo de IVA deseado en porcentaje. Este campo es relevante si se ha seleccionado «Especificar valor individual». De lo contrario, el campo aparecerá desactivado.

Inicio y fin: especificación de una fecha y hora para la venta de la categoría de entradas, incluyendo la hora de inicio y la hora de fin

Contingente: especificación de un contingente de entradas para la categoría de entrada

Formas de pago: especificar una forma de pago para el evento. Las formas de pago se gestionan en el apartado «Sistema de pedidos > Formas de pago». Se puede preseleccionar una o varias formas de pago de forma predeterminada

Mensaje cuando no es posible realizar un pedido: si no es posible inscribirse en un evento, se muestra automáticamente un mensaje informativo predefinido. «Actualmente no es posible registrarse para este evento».

Permitir reservas de invitados: la opciónde reservas de invitados permite establecer de forma flexible en qué eventos es posible la inscripción de invitados. La disponibilidad de esta opción se puede controlar a nivel de todo el sistema, así como por cliente.

Mostrar entradas disponibles: esta opción determina si la información se muestra en la interfaz de usuario, en la lista de eventos, como información para los usuarios que realizan la reserva.

Número mínimo de participantes: en función del valor establecido, el sistema de semáforo de participantes ofrece la correspondiente indicación visual en el resumen del evento.

Número máximo de participantes: en función del número establecido, el sistema de semáforo de participantes ofrece la retroalimentación visual correspondiente en la vista general del evento. Si se alcanza el número máximo de participantes, los interesados pueden inscribirse en la lista de espera, siempre que esta se haya configurado.

Cancelación de la inscripción

• No se permite la cancelación por parte del propio participante
  En este caso, el participante solo puede solicitar la cancelación de forma manual, por ejemplo, por correo electrónico.
  No tiene la posibilidad de hacerlo a través de un enlace en el correo electrónico ni desde su perfil. Por lo tanto, este proceso es completamente independiente de Campus Events.
• Cancelación permitida solo tras autorización
  Un participante puede solicitar él mismo al administrador la cancelación de su reserva. Se puede solicitar una cancelación a través de la URL de cancelación que figura en la confirmación de inscripción. Para ello, es necesario incluir el marcador de posición {{ S_CANCEL_URL }} en la plantilla de correo electrónico «Participantes del evento: confirmación de inscripción».
  Además, en el perfil del participante, en la sección «Mis eventos», aparece la opción «Cancelar». Como administrador, puede ver la solicitud en Campus Events, en el resumen de participantes de un evento, y aceptarla o rechazarla.
• Se permite la cancelación por parte del propio participante
  . Aquí, el participante puede cancelar su reserva directamente por sí mismo sin que el administrador tenga que intervenir. La cancelación se realiza a través de la URL de cancelación que figura en la confirmación de inscripción recibida previamente por correo electrónico. Para ello es necesario que el marcador de posición {{ S_CANCEL_URL }} aparezca en la plantilla de correo electrónico «Participante en el evento: confirmación de inscripción».
  Además, en el perfil del participante, en «Mis eventos», aparece la opción «Cancelar». La cancelación se lleva a cabo de forma totalmente automática.

Cancelación hasta: establece la fecha y la hora hasta las que los participantes pueden cancelar su inscripción. Solo es visible y configurable para las opciones de cancelación de los participantes«Cancelación permitida solo tras autorización» y«Se permite la cancelación por cuenta propia».

Condiciones de cancelación

• Las condiciones de cancelación pueden definirse en términos porcentuales (porcentaje) y absolutos (importe en euros). La tarifa real se calcula a partir de la suma de ambas opciones.
• Se pueden configurar los valores «Desde ≤» y «Hasta >» días antes del inicio del evento. El valor -1 también se puede configurar en las condiciones de cancelación y representa el día del evento.
• Se muestra un texto de vista previa de las condiciones de cancelación introducidas en el formulario del evento.

Añadir invitación de calendario al correo de confirmación (.ical): opcionalmente, se adjunta automáticamente al correo de confirmaciónun archivo de calendario con la(s) fecha(s) en formato iCalendar. Este se puede importar a todas las aplicaciones de calendario habituales.

Enviar la confirmación de las entradas como correo colectivo al comprador en lugar de a los titulares de las entradas: esta opción permite no enviar las confirmaciones de las entradas de forma individual a los respectivos titulares, sino que el comprador recibe un único correo colectivo con todas las entradas que ha comprado.

¿Cómo puedo activar una lista de espera para un evento?

La lista de espera solo se puede utilizar en combinación con los dos tipos de inscripción a eventos siguientes:

• Inscripción rápida para participantes individuales (solo gratuita y sin carrito de la compra)
• Pedido con carrito de la compra (para uno o varios participantes)

En esta sección se puede activar la lista de espera marcando la casilla de «Sí» o «No ». Si se selecciona «Sí», debajo del apartado «Lista de espera» aparecerá automáticamente una nueva subsección desplegable para configurar los ajustes de la lista de espera.

Lista de espera

¿Qué ocurre si se desea inscribirse en un evento, pero todas las plazas ya están completas? La función de lista de espera es un servicio que permite informar sobre un nuevo cupo o sobre plazas que hayan quedado libres; se puede configurar de forma individual para cada evento, de modo que la lista de espera solo se utilice tras su activación explícita. De lo contrario, el evento se considera completo y se marca como tal. El cliente es quien determina si la función de lista de espera se puede configurar en el propio evento. Este puede decidir si la lista de espera

• esté disponible de forma general para todos los eventos del cliente
• se pueda decidir de nuevo de forma individual en el editor de eventos si este cuenta con una lista de espera

En general, la lista de espera funciona según el siguiente principio: si un evento está completo, una persona se inscribe en la lista de espera. A continuación, se envía una notificación por correo electrónico confirmando que se ha inscrito correctamente en la lista de espera. La notificación por correo electrónico incluye un enlace a través del cual la persona puede darse de baja de la lista de espera por sí misma.

Configuración de la lista de espera

• Plazas máximas en la lista de espera: númeromáximo de personas que pueden figurar simultáneamente en la lista de espera. Las inscripciones adicionales se rechazarán en cuanto se alcance este límite. Déjalo en blanco para una lista de espera ilimitada. El cálculo de las plazas libres en la lista de espera para el procedimiento de sustitución automatizado se basa exclusivamente en el número máximo de participantes en el evento.
• Procedimiento de sustitución: para la lista de espera existen dos flujos de trabajo automatizados que permiten admitir automáticamente a los interesados en función de determinadas condiciones. Defina cómo se asignan las plazas libres de la lista de espera. Puede establecer varias reglas con diferentes fechas de inicio. Si hay varias reglas, se ordenarán por fecha de inicio. Se aplicará la regla con la siguiente fecha de finalización válida.
• En concreto, se comprueban los siguientes eventos (condición: lista de espera «Sí»):
  • Evento no completado
  • Evento no cancelado
  • Evento no archivado (teóricamente irrelevante, ya que estos eventos ya no se muestran)
• En este caso, existen las siguientes opciones de configuración:
  • Aplicar a partir de: A partir de esta fecha, este procedimiento de sustitución se aplicará a todas las personas que se encuentren actualmente en lista de espera. La aplicación técnica puede sufrir un ligero retraso.
  • Se dispone de los siguientes procedimientos de sustitución:
    • Liberación manual por parte del administrador: las plazas se liberan manualmente; no hay automatización
    • Liberación de plazas de forma sucesiva: sistema de sustitución equitativo; las plazas libres se asignan por orden de llegada
    • Liberación simultánea de plazas: se liberan varias plazas al mismo tiempo; la plaza se asigna al primero en acceder (también conocido como «sistema de orden de llegada»)
    • Asignación automática de entradas: las personas en lista de espera reciben directamente una entrada cuando hay disponibilidad; solo para el tipo de inscripción «Inscripción rápida»
    • Desactivar la lista de espera: la lista de espera se desactiva a partir de ese momento; las plazas libres pasan a la venta general
  • Validez del código de liberación (horas): indica, en horas, durante cuánto tiempo permanece reservada una plaza liberada. Una vez transcurrido ese tiempo, la liberación caduca y la plaza se vuelve a asignar si procede.
  • Eliminar entradas caducadas: establece qué ocurre una vez caducada la autorización:
    • Activado: la persona se elimina de la lista de espera.
    • Desactivado: la persona permanece en la lista de espera y vuelve al final de la misma.
  • Los permisos para crear, editar y eliminar procedimientos de sustitución corresponden a los grupos de usuarios: «Editor de eventos» y «Eventos > Eventos Hero».

Notificaciones de la lista de espera

Plantilla de correo electrónico: «Participante del evento: ha pasado de la lista de espera»: la plantilla de correo electrónico para la lista de espera se puede personalizar a nivel de cliente o de evento.

Por correo electrónico

Es posible aceptar las inscripciones únicamente por correo electrónico.

IVA: indicación de un tipo de IVA general que se aplica a todas las categorías de entradas del evento. Este tipo se puede anular de nuevo por cada categoría de entrada

Entradas/Categoría de entrada: especificación de una categoría de entrada (creación a través de Datos maestros > Categorías de entradas)

Precio del evento: introducción del precio bruto de la categoría de entrada. El precio neto se calcula automáticamente

IVA individual: indicación de un tipo impositivo individual de IVA para la categoría de entrada

Inicio y fin: indicación de una fecha y hora para la venta de la categoría de entradas, incluyendo la hora de inicio y la hora de fin

Contingente: especificación de un contingente de entradas para la categoría de entrada

Mensaje cuando no es posible realizar un pedido: si no es posible inscribirse en un evento, se muestra automáticamente un mensaje informativo predefinido. «Actualmente no es posible registrar entradas para este evento».

Dirección de correo electrónico para las reservas: Introducción de la dirección de correo electrónico para las reservas de entradas.

Asunto predeterminado del correo electrónico: indicación de un asunto para los pedidos.

Texto predefinido del correo electrónico: Introducción de un texto para las reservas.

Inscripción a partir de: Permitirinscripciones para un evento solo a partir de una fecha y hora determinadas. En la interfaz de usuario, debajo de la descripción del evento, se muestra la información correspondiente sobre cuándo es posible inscribirse como muy pronto.

Inscripción hasta: Permitirinscripciones a un evento solo hasta una fecha y hora determinadas. En la interfaz de usuario, debajo de la descripción del evento, se muestra la información correspondiente sobre la fecha y hora límite para inscribirse.

A través de una página web externa

Es posible aceptar inscripciones a través de una página web externa. En la página web se mostrará el enlace correspondiente.

IVA: indicación de un tipo de IVA general que se aplica a todas las categorías de entradas del evento. Este tipo puede modificarse individualmente para cada categoría de entrada

Entradas/Categoría de entrada: indicación de una categoría de entrada (creación en Datos maestros > Categorías de entradas)

Precio del evento: indicación del precio bruto de la categoría de entrada. El precio neto se calcula automáticamente

IVA individual: indicación de un tipo de IVA individual para la categoría de entrada

Inicio y fin: Introducción de una fecha y hora para la venta de la categoría de entrada, incluyendo la hora de inicio y la de fin

Contingente: indicación de un contingente de entradas para la categoría de entrada

Mensaje cuando no es posible realizar un pedido: si no es posible inscribirse en un evento, se muestra automáticamente un mensaje informativo predefinido. «Actualmente no es posible registrarse para este evento».

URL al sistema de reserva externo: indicación de la URL para la reserva de entradas.

Inscripciones a partir de: Permitirinscripciones a un evento solo a partir de una fecha y hora determinadas. En la interfaz de usuario, debajo de la descripción del evento, se muestra la información correspondiente sobre cuándo es posible inscribirse como muy pronto.

Inscripción hasta: Permitirlas inscripciones para un evento solo hasta una fecha y hora determinadas. En la interfaz de usuario, debajo de la descripción del evento, se muestra la información correspondiente sobre la fecha y hora límite para inscribirse.

Los datos de los participantes son la información que se puede solicitar sobre ellos durante el proceso de inscripción. Además de los cuatro campos ya predefinidos, existe la posibilidad de introducir otros datos individuales de los participantes en el apartado «Datos maestros > Datos de los participantes». Para cada dato de los participantes (excepto el campo «Correo electrónico»), se puede definir si dicho dato está desactivado, es opcional o es un campo obligatorio.

Datos de los participantes configurados a nivel de sistema
En cada evento ya se han configurado los siguientes datos de los participantes:

• Tratamiento: campo de selección configurable
• Nombre: campo de entrada
• Apellidos: campo de introducción
• Correo electrónico: campo de entrada (siempre obligatorio)

Los valores de estos campos no se pueden modificar a través de Datos maestros > Datos de los participantes.

Los datos de los participantes deben crearse previamente como un registro en la sección «Datos maestros > Datos de los participantes».

Mediante el botón «Nuevo registro » se pueden añadir los datos de los participantes al evento.

En primer lugar, hay que desplegar el formulario haciendo clic en el símbolo «+ ». En la sección «Datos», se selecciona un dato de participante creado previamente. Este puede restringirse a una variante de entrada creada previamente (en «Datos maestros > Categoría de entrada»)

• Campo obligatorio: si se marca la opción «Campo obligatorio», el dato del participante será un campo obligatorio en la inscripción. De lo contrario, el dato del participante seguirá siendo opcional.
• Mostrar en la vista de lista: si se marca esta opción, el dato del participante aparecerá como una columna en la lista de participantes. De este modo, se podrá ordenar y filtrar según los datos de los participantes.

Los certificados se crean en la sección Datos maestros > Certificados.

Categorías de calificación: cuando un participante obtiene el estado «Aprobado» en una actividad, se le pueden asignar calificaciones. Las calificaciones que se pueden asignar se pueden seleccionar entre categorías de calificación definibles individualmente. En la sección Datos maestros > Categorías de calificación se pueden crear categorías de calificación.

Contenidos de aprendizaje: Los contenidos de aprendizaje se muestran en la vista detallada de la actividad y aparecen en el certificado. Al realizar una búsqueda, las actividades se pueden filtrar según la cadena de caracteres o el grupo de palabras especificados en los contenidos de aprendizaje.

Para cada evento se generan enlaces cortos y códigos QR. Estos se pueden encontrar en la vista de publicación (en el resumen del evento, haz clic en «Publicar»). Asimismo, se pueden configurar redireccionamientos. Estos se encuentran en Configuración -> Redireccionamientos. Mejoran la visibilidad.

Título SEO: El títuloSEO aparece en los resultados de los motores de búsqueda como el título principal de la página de tu evento. Debe estar redactado de forma concisa y ser relevante para los motores de búsqueda. Si no se ha introducido un título SEO específico, se utilizará automáticamente el título del evento.
Descripción SEO: La descripción SEO aparece como un extracto de texto debajo del título en los resultados de búsqueda de Google y otros motores de búsqueda. Debe describir de forma breve y concisa de qué trata el evento y animar a hacer clic. Si no se ha introducido ninguna descripción SEO, se utilizará automáticamente la descripción breve, si existe, o, en su defecto, la descripción general del evento.

Mostrar esta página en los motores de búsqueda: determina si los motores de búsqueda pueden mostrar la página. Recomendación: dejar la opción predeterminada en «Sí»; cambiar a «No» solo si es necesario.

Los motores de búsqueda pueden seguir los enlaces de esta página: determina si los motores de búsqueda pueden seguir los enlaces de esta página, por ejemplo, a páginas de socios, perfiles de ponentes u otros eventos. Recomendación: déjalo en «Sí» por defecto; cámbialo a «No» solo si es necesario.

En los eventos recién creados, ambos ajustes de SEO aparecen inicialmente en «Sí».

Una entrada electrónica es una entrada digital en formato PDF. Incluye un código QR para acceder al recinto.

Activar el billete electrónico

Activa la emisión de billetes electrónicos en PDF con código QR para el acceso. Si esta opción está desactivada, no se ofrecerá la descarga del billete electrónico. Atención: la activación posterior de la opción «Activar billete electrónico» no envía archivos adjuntos de forma retroactiva para las inscripciones ya existentes.

Permitir reentrada
Desactivado (por defecto): una vez realizado el «check-out», ya no es posible realizar el «check-in».
Activado: si ya se han realizado el «check-in» y el «check-out», se puede repetir este proceso tantas veces como se desee.

Instrucciones de entrada e instrucciones de salida: si se detecta una entrada al escanearla, se muestra el texto correspondiente de las instrucciones.

Título: visualización del título del billete electrónico

Texto: visualización del texto del billete electrónico

Archivo de plantilla: almacenamiento de una plantilla PDF personalizada para la entrada electrónica. Se admiten las siguientes versiones de PDF para su carga: 1.0, 1.1, 1.2, 1.3 y 1.4.

Notificación de nuevas inscripciones: con esta configuración, el destinatario indicado recibirá notificaciones por correo electrónico sobre las nuevas inscripciones.

Frecuencia de las notificaciones: Inmediatamente: se envía un correo electrónico con cada inscripción. Cada hora/Cada día: se recopilan las inscripciones de la última hora o del último día y se resumen en un único correo electrónico.

Dirección de correo electrónico del destinatario: Introduzca una única dirección de correo electrónico válida.

Mediante los correos electrónicos de recordatorio, se puede notificar automáticamente a los participantes, a quienes están en lista de espera, a los moderadores o a las personas de contacto en un momento determinado, antes o después de un evento.

En la pestaña «Envío», puedes especificar a quién se envía la notificación y cuándo debe enviarse el correo electrónico.

Active los grupos de destinatarios que desee:

• Notificar a las personas de contacto: informa a las personas de contacto registradas para el evento.
• Notificar a los moderadores: envía el correo electrónico a todos los moderadores del evento.
• Notificar a los participantes: informa a todos los participantes inscritos.
• Notificar a los de la lista de espera: envía el correo electrónico a las personas que figuran en la lista de espera.

Puede seleccionar varios grupos de destinatarios a la vez.

Referencia para la fecha de envío: selecciona la fecha a la que debe referirse el recordatorio. Por ejemplo, el envío puede programarse para la fecha de inicio o para cualquier otra fecha del evento.

Días después del evento: Indica cuántos días antes o después de la fecha de referencia seleccionada debe enviarse el correo de recordatorio.

• 0 = envío en la fecha de referencia
• Número positivo = envío después de la fecha de referencia
• Número negativo = envío antes de la fecha de referencia

Nota: Para que el envío se realice antes del evento, introduzca un número negativo (por ejemplo, -3 para tres días antes de la fecha de referencia).

Hora de envío: Establezca la hora a la que se debe enviar automáticamente el correo electrónico de recordatorio. Las horas y los minutos se seleccionan por separado.

En la pestaña «Mensaje», redacte el contenido del correo electrónico de recordatorio que se enviará automáticamente a la hora configurada.

Plantilla de mensaje: en el campo «Plantilla de mensaje» puede seleccionar una plantilla ya existente. El contenido de la plantilla se aplica automáticamente al asunto y al cuerpo del mensaje, y puede modificarse si es necesario. Las plantillas de mensaje se crean en el apartado Configuración > Correo electrónico > Plantillas de mensaje.

Asunto: Introduzca el asunto del correo electrónico de recordatorio. Este se mostrará a los destinatarios como asunto del correo electrónico. Además, mediante la barra de herramientas puede insertar marcadores de posición. Estos se sustituirán automáticamente por la información correspondiente al evento o a los participantes en el momento del envío.

Consejo: Puede crear tantos correos de recordatorio como desee para un evento, por ejemplo, uno una semana antes de la fecha y otro el mismo día del evento.

Mensaje: En el campo «Mensaje» redacte el contenido propiamente dicho del correo de recordatorio. El editor integrado le ofrece diversas opciones de formato. También puede utilizar marcadores de posición en el texto del mensaje. Estos se sustituirán automáticamente por la información correspondiente en el momento del envío.

Nota: Los cambios realizados en una plantilla de mensaje seleccionada solo afectan al correo de recordatorio actual. La plantilla original permanece inalterada.

Los correos automáticos del sistema son mensajes de correo electrónico generados automáticamente que se activan ante determinados acontecimientos durante el proceso de inscripción o de organización de eventos. Informan a los participantes, a quienes realizan pedidos o a otras personas implicadas sobre cambios en el estado de la inscripción o sobre acciones importantes. Los mensajes se envían automáticamente en cuanto se produce el evento correspondiente. Todos los correos automáticos tienen la misma estructura y constan de varias secciones que se pueden personalizar. De este modo, puede adaptar tanto el envío técnico del correo electrónico como el contenido del mensaje a sus necesidades.

Nota: Los correos del sistema se almacenan de forma global para todos los clientes en la sección Configuración > Correo electrónico > Plantillas de correo electrónico. Se pueden anular de forma individual en cada cliente (para todos los eventos de dicho cliente) y, a su vez, volver a personalizar a nivel de evento para un evento concreto.

Personalizar los encabezados: en esta sección se definen los datos del remitente del correo electrónico. Puede elegir entre las siguientes opciones:

• Establecer valores individuales: utilice su propia información de remitente para este correo electrónico del sistema.
• Utilizar valores predeterminados: aplica los valores predeterminados configurados globalmente.

Nota: Si se selecciona la opción «Utilizar valores predeterminados», se aplicarán los datos correspondientes del ámbito del cliente o, en un nivel superior, del ámbito de las plantillas de correo electrónico y, en un nivel aún superior, del ámbito de la configuración.

Están disponibles los siguientes campos:

• FROM: nombre y dirección de correo electrónico del remitente.
• TO: destinatarios adicionales del correo electrónico.
• CC: destinatarios que reciben una copia del correo electrónico.
• CCO – Destinatarios que reciben una copia oculta del correo electrónico.
• REPLY-TO: dirección de correo electrónico a la que se envían las respuestas de los destinatarios.
• RETURN-PATH: dirección del remitente para los correos electrónicos que no se puedan entregar (dirección de rebote).

Personalizar el asunto: aquí se establece el asunto del correo automático.

Puede elegir si desea:

• establecer valores individuales o
• utilizar valores predeterminados

Nota: Si se selecciona la opción «Utilizar valores predeterminados», se tomarán los datos correspondientes del área del cliente o, en un nivel superior al del cliente, del área de plantillas de correo electrónico.

A través de la barra de herramientas puede insertar marcadores de posición. Estos se sustituirán automáticamente al enviar el correo por los datos correspondientes, como el nombre del evento o el nombre del destinatario.

Personalizar el texto del mensaje: en esta sección puede crear o editar el contenido propiamente dicho del correo electrónico.

Puede elegir si desea:

• establecer valores individuales o
• utilizar valores predeterminados

Nota: Si se selecciona la opción «Utilizar valores predeterminados», los datos correspondientes se tomarán del área del cliente o, en un nivel superior al del cliente, del área de plantillas de correo electrónico.

El editor integrado le ofrece diversas opciones de formato. Los marcadores de posición se sustituyen automáticamente por la información correspondiente al enviar el correo.

Personalizar la firma: aquí se define la firma del correo electrónico.

Puede elegir entre:

• establecer valores individuales o
• utilizar valores predeterminados

Nota: Si se selecciona la opción «Utilizar valores predeterminados», se aplicarán los datos correspondientes del ámbito del cliente o, en un nivel superior, del ámbito de las plantillas de correo electrónico y, en un nivel aún superior, del ámbito de la configuración.

Normalmente, la firma incluye:

• Fórmula de saludo
• Nombre de la organización
• Datos de contacto
• Página web

Anexos predeterminados: En el apartado «Anexos predeterminados» se define cómo se deben gestionar los anexos configurados a nivel global. Se trata de anexos que se gestionan directamente en la plantilla de correo electrónico (Configuración > Correo electrónico > Plantillas de correo electrónico), en la sección «Anexos».

Dispone de las siguientes opciones:

• Mantener los archivos adjuntos predeterminados: los archivos adjuntos configurados globalmente se envían junto con cualquier otro archivo adjunto que se haya guardado adicionalmente.
• Descartar los archivos adjuntos predeterminados: solo se enviarán los archivos adjuntos configurados para este correo del sistema.

En «Archivos adjuntos individuales» puede añadir otros archivos que se enviarán exclusivamente con este correo automático.

Nota: Si se utiliza la opción «Descartar los archivos adjuntos predeterminados», solo se enviarán los archivos adjuntos personalizados al enviar el correo electrónico; en caso contrario, los archivos adjuntos personalizados se enviarán además de los archivos adjuntos predeterminados.

Se dispone de los siguientes correos automáticos:

Participantes en un evento: restricción – decisión positiva

Este correo electrónico se envía cuando se ha aprobado una inscripción sujeta a una restricción o autorización. Se informa al participante de que se ha confirmado su participación.

Participante en un evento: restricción – decisión negativa

Este correo electrónico informa al participante de que su inscripción ha sido rechazada tras una comprobación de restricciones o autorización.

Responsable de la inscripción: Confirmación de inscripción para todos los participantes en el evento

Este correo electrónico se envía al solicitante cuando este ha inscrito a varios participantes. Contiene un resumen de todos los participantes inscritos con éxito.

Participante en el evento: cancelación

Este correo electrónico se envía automáticamente cuando se cancela una inscripción. Informa al participante de la cancelación de su participación en el evento.

Participantes del evento: Confirmación de inscripción

Una vez completada con éxito la inscripción, el participante recibe este correo electrónico de confirmación. Contiene la información más importante sobre el evento y sirve como justificante de la inscripción.

Participantes en el evento: verificación del correo electrónico

Este correo electrónico se envía cuando es necesario confirmar la dirección de correo electrónico. Solo tras una verificación satisfactoria se puede continuar o completar el proceso de inscripción.

Participante en el evento: ascendido desde la lista de espera

En cuanto queda libre una plaza y un participante de la lista de espera pasa a ocupar una plaza habitual, se envía automáticamente este correo electrónico.

Participantes en un evento: autorización de participación por parte del superior

Este correo electrónico se utiliza cuando se requiere la autorización de un superior para participar en un evento. Informa al superior de la autorización pendiente e incluye la información necesaria para tomar una decisión sobre la participación.

Nota: El contenido de los correos automáticos del sistema se puede personalizar. Sin embargo, su generación y envío se realizan de forma automática por el sistema y están vinculados al paso correspondiente del proceso. De este modo se garantiza que todas las partes implicadas reciban la información de forma oportuna y uniforme.

A través de la sección «Artículos adicionales» del menú horizontal, puede crear servicios adicionales, ya sean de pago o gratuitos, para un evento. Un artículo adicional puede utilizarse, por ejemplo, para la restauración, el merchandising, los materiales para excursiones u otras ofertas opcionales.

Datos generales

Nombre
: Asigne un nombre único al artículo adicional. Este nombre se mostrará en la gestión y, si se ha configurado así, durante el proceso de reserva.

Datos individuales del artículo adicional

Los datos individuales del artículo adicional se crean en la sección Datos maestros > Datos del evento. Para ello, debe marcarse la casilla «Artículo adicional» en la sección «Edición ».

Información de pago

Establezca los datos de precio para el artículo adicional.

• Bruto: precio de venta con IVA incluido.
• Netos: precio de venta sin IVA.
• IVA: tipo impositivo que se aplica al artículo adicional.

De forma predeterminada, se selecciona el tipo de IVA global del evento que figura encima de las categorías de entradas. No obstante, este se puede ajustar de forma individual.

Dependiendo de la configuración, el otro precio (bruto o neto) se calcula automáticamente.

Disponible para las siguientes categorías de entradas

Elija para qué categorías de entradas se ofrecerá el artículo adicional. Solo los participantes que reserven una categoría de entrada seleccionada podrán elegir este artículo adicional.

Ejemplo: se desea que un paquete de catering solo se pueda reservar para entradas VIP. En este caso, seleccione únicamente la categoría de entrada correspondiente.

En la sección «Certificados» se gestionan los certificados (certificados de asistencia) que se pueden expedir para un evento. Aquí se define qué certificados se van a utilizar y, si es necesario, se puede sobrescribir la firma predeterminada o añadir firmas adicionales. Los certificados se crean en la sección «Datos maestros» > «Certificados». Es posible crear certificados en inglés y en alemán. La denominación del certificado debe definirse mediante el control deslizante de traducción situado encima de la tabla. En la gestión de participantes, dentro del resumen de participantes específico del evento, se puede definir el idioma en el que se deben expedir los certificados. A continuación, los certificados se pueden consultar en el perfil y en el resumen de participantes en el idioma seleccionado. Si se cambia el idioma posteriormente, primero hay que restablecer el certificado para poder volver a guardarlo en el idioma correspondiente.

Certificado

Certificado: Seleccione de la lista el certificado que se va a utilizar para este evento. Se mostrarán todos los certificados disponibles que se hayan creado en los datos maestros.

Sobrescribir firma

Sobrescribir firma (dejar en blanco para la firma predeterminada)
Si es necesario, puede sustituir la firmapredeterminada del certificado seleccionado por una firma personalizada. El editor integrado le ofrece diversas opciones de formato. Los marcadores de posición se sustituirán automáticamente por la información correspondiente al enviar el certificado. Si el campo se deja en blanco, se utilizará automáticamente la firma predeterminada almacenada en el certificado.

Firmas adicionales

Aquí puede añadir tantos firmantes adicionales como desee para el certificado. Estos aparecerán en el certificado además de la firma predeterminada. Las firmas múltiples son adecuadas, por ejemplo, para certificados que deben ser firmados conjuntamente por diferentes responsables o unidades organizativas.

Para cada firma adicional, dispone de los siguientes campos:

• Nombre: Introduzca el nombre, el cargo o la función de la persona firmante. Esta información aparecerá en el certificado junto con la firma.
• Firma digital: Seleccione la firma digital deseada de la lista de firmas disponibles. Las firmas digitales se gestionan en el área Datos maestros > Firmas digitales.

En la sección «Servicios de moderadores» se registran los datos de facturación correspondientes a los moderadores. En este caso, el evento ya aparece preasignado. Se puede especificar qué moderador se va a asignar y cómo se va a remunerar su servicio. Estos datos sirven de base para la posterior facturación.

Información sobre el moderador

Moderador: selección del moderador cuyos datos de servicios y facturación se van a registrar. Los moderadores se crean previamente en la sección Datos maestros > Moderadores. Los datos siguientes se almacenan para el moderador seleccionado y el evento preasignado.

Nota: La lista de selección solo muestra los moderadores que se han introducido y guardado en el formulario del evento seleccionado, en la sección «Registros maestros centrales».

Observación: En este campo puede introducir notas internas sobre el rendimiento del moderador. Las notas solo son visibles para los administradores que tienen acceso a la configuración del rendimiento de los moderadores. No aparecen en las facturas ni en otros documentos.

Datos de prestación y facturación

Modo de facturación: Seleccione el modo de facturación deseado. Se dispone de los siguientes tipos de facturación:

• Factura: la facturación se realiza en función de las horas realmente prestadas y del salario por hora establecido.
• Contrato de honorarios: el moderador recibe unos honorarios fijos acordados por el número de horas definido.

Horas trabajadas: Indique las horas realmente trabajadas por el moderador. Este valor sirve de base para la facturación en el modo «Factura».

Horas a realizar: Establezca el número acordado o previsto de horas de trabajo.

Salario por hora: Introduzca el salario por hora del moderador. Este se utilizará para calcular el importe de la factura en el caso de una facturación por horas.

Honorarios fijos: Introduzca el importe global acordado si el moderador debe recibir unos honorarios fijos, independientemente de las horas realmente trabajadas.

IVA: Indique si el IVA debe figurar en la factura.

• Sí: la factura incluye el IVA. Dependiendo de la configuración, también se puede indicar el tipo de IVA aplicable.
• No: la factura se emite sin indicar el IVA.

Autorizaciones necesarias para los servicios de moderadores «
» Datos maestros > Editor de servicios de moderadores: autoriza al usuario a editar y gestionar los datos de los servicios de los moderadores. «
» Datos maestros > Visor de servicios de moderadores: autoriza al usuario a consultar los datos de los servicios de los moderadores. Incluido en Datos maestros > Editor de prestaciones de moderadores.

Se trata de un resumen de participantes específico para cada evento, a diferencia del resumen general de participantes que aparece en el menú de la izquierda. En este resumen de participantes específico para cada evento se gestionan de forma centralizada los datos de los participantes en el evento o de las personas interesadas que figuran en la lista de espera. Incluye funciones para la organización, la toma de contacto y la creación de distintos documentos. La lista de participantes se puede ordenar por columnas de forma ascendente o descendente, siempre que la columna no tenga un fondo negro.

En la lista de participantes relacionada con el evento se muestran los siguientes datos:

Fecha de inscripción: fecha y horade la reserva o inscripción.

Número de entrada: si hay un número de entrada, esto significa que se trata de una inscripción o reserva vinculante. El campo está vacío (estado = sin confirmar) si el proceso de inscripción al evento aún no se ha completado. Si la inscripción se realiza como invitado, el participante correspondiente deberá verificar su inscripción (por correo electrónico) en un plazo de 24 horas (configurable en los ajustes del sistema) para completar la inscripción y obtener un número de entrada. De lo contrario, la inscripción se cancelará automáticamente tras 24 horas.

Si un participante no ha recibido una entrada debido a la falta de confirmación de la misma por correo electrónico, es decir, si el sistema la ha cancelado automáticamente dentro de un plazo determinado (de forma involuntaria), en la columna «Entrada cancelada» aparecerá un punto rojo con el texto «Inscripción no confirmada».

Datos de los participantes (p. ej., nombre, apellidos, correo electrónico, etc.): Los datosseleccionados de los participantes pueden mostrarse en la vista de lista de participantes. La selección de los datos de los participantes y el control de su visualización en la vista de lista o detallada se realizan en el formulario del evento, en el apartado de datos de los participantes.

Número de pedido: número de pedidoúnico de las entradas.

Comprador: persona que ha comprado la entrada.

Pago pendiente: visualización de los importes pendientes de la entrada (rojo = sí, verde = no)

Artículos adicionales: información sobre los artículos adicionales comprados, incluida una referencia única al evento y al número de entrada

Entrada cancelada:

• Indica el estado de validez de la entrada.
• La etiqueta puede adoptar uno de los siguientes valores de estado: (rojo = sí, verde = no).
• La etiqueta es, al mismo tiempo, un botón mediante el cual se puede cancelar la entrada correspondiente al evento.
• Se abre un cuadro de diálogo con los datos correspondientes del titular de la entrada, indicaciones y consecuencias de la cancelación.
• Además, en una ventana de vista previa se muestran las condiciones y tasas de cancelación (en euros y en porcentaje) indicadas en el formulario del evento.
• No obstante, en este punto se pueden modificar las tasas de cancelación. El importe no puede ser superior al precio de la entrada.
• Se puede indicar un motivo de cancelación.
• Si se ha cancelado la entrada, en la columna se muestra la fecha de la cancelación como una etiqueta roja (no editable).
• Si un participante no ha recibido una entrada por no haber confirmado su reserva por correo electrónico, es decir, si el sistema la ha cancelado automáticamente dentro de un plazo determinado (cancelación involuntaria), esto quedará reflejado. En la columna «Entrada cancelada» aparecerá un icono rojo con el texto «Inscripción no confirmada».

Participado:

• La etiqueta puede adoptar uno de los siguientes valores de estado: (rojo = no, naranja = no ha asistido al evento completo, pero sí a algunas sesiones, verde = sí).
• La etiqueta es, al mismo tiempo, un botón mediante el cual se puede actualizar el estado de participación.
• En el evento, también se puede establecer el estado de «Participado» por participante y por cita individual (por ejemplo, de una serie de citas), y esto se indica con un número (por ejemplo, 1/1). El administrador puede decidir, independientemente de las citas individuales, si todo el evento se considera «Participado» (casilla de selección). Si se ha marcado todo el evento como «Asistido», aparecerá una etiqueta verde. Aunque solo se haya asistido a una sesión del evento, aparecerá una etiqueta naranja, siempre que no se haya marcado todo el evento como «Asistido» (casilla de selección).

Aprobado:

• sin categoría de calificación:
  • Cuando no se han introducido categorías de calificación (→ en «Datos maestros») para el evento en el apartado de contenidos de aprendizaje del formulario del evento.
  • La etiqueta puede adoptar uno de los siguientes valores de estado: (rojo = no, verde = sí).
  • La etiqueta es, al mismo tiempo, un botón mediante el cual se puede gestionar el estado «Aprobado».
  • Si se selecciona «Sí», esto equivale a la opción «Aprobado en su totalidad» cuando no se utilizan categorías de calificación. El valor «Aprobado en su totalidad» puede establecerse independientemente de la calificación real con categorías de calificación.
  • El estado «Aprobado» puede modificarse posteriormente.
• Con categorías de calificación:
  • Si se ha definido al menos una categoría de calificación (→ en «Datos maestros») para la asignatura en el área de «Contenidos de aprendizaje» del formulario de la asignatura, se pueden seleccionar las calificaciones al cambiar el estado a «Aprobado».
  • Se abre un cuadro de diálogo en el que se pueden introducir las calificaciones individuales (por ejemplo, escrita y oral).
  • Estas no influyen en el estado «Aprobado en conjunto». El valor «Aprobado en conjunto» puede establecerse mediante categorías de calificación, independientemente de la calificación real. «Aprobado = sí» solo es válido si se ha marcado la casilla «Aprobado en conjunto».
  • El estado «Aprobado» se puede modificar posteriormente.

Nota interna: registro de una nota interna para el administrador. No visible para el participante.

Acciones: Se pueden editarlos datos de los participantes almacenados. Se puede establecer el idioma para las notificaciones y los certificados.

Nota: El idioma se determina en el perfil del participante:

• El sistema extrae entonces los textos correspondientes en inglés de los correos electrónicos y del certificado
• Para ello, tanto los correos electrónicos como los certificados deben estar correctamente configurados mediante el selector de idioma

Nota: Si se ha modificado algo en las plantillas de correo electrónico (en el apartado «Configuración») —ya sea en el cliente o en el formulario del evento—, es posible que los textos ya no estén definidos de forma bilingüe como en un principio.

Anonimizar
En el marco de la protección de datos personales, puede eliminar los datos de participantes concretos. Se abrirá un cuadro de diálogo con las indicaciones correspondientes y las consecuencias de la anonimización. Si se confirma la anonimización, se anonimizarán todos los datos personales de ese participante.

Consecuencias de la anonimización:

• Este paso no se puede deshacer
• Ningún administrador de Campus Events podrá volver a consultar los datos del participante
• La entrada emitida seguirá siendo válida
• Se mantendrá el estado de participante
• En caso de que se hayan registrado datos relevantes para la facturación, estos se eliminarán automáticamente una vez finalizado el plazo de conservación (por lo general, 10 años en el caso de las facturas) (configuración del sistema).
• Si se han enviado correos electrónicos al participante, estos se eliminarán automáticamente al cabo de 365 días (configuración del sistema).

Certificados

Si se han registrado certificados en el evento y el participante cumple los requisitos correspondientes (ha asistido y/o ha superado y/o ha pagado [pago pendiente = no]), se puede consultar un certificado en el resumen de participantes. Los requisitos para la obtención del certificado se gestionan en el apartado Datos maestros → Certificados. Dentro de la gestión de participantes, en el resumen de participantes específico del evento, se puede definir, mediante el botón «Editar», el idioma en el que se deben expedir los certificados. Si se modifica el idioma posteriormente, primero hay que restablecer el certificado para que pueda volver a consultarse en el idioma correspondiente.

Mensaje de bienvenida «
» Esta función le permite enviar un correo electrónico personalizado al participante. Para ello, puede utilizar una plantilla de mensaje existente o introducir manualmente el asunto y el mensaje. El campo solo se muestra si se han guardado plantillas de mensaje. Si hay plantillas de mensaje disponibles, al hacer clic en una de ellas, el formulario de correo electrónico se rellenará automáticamente con los datos correspondientes. Si no se ha seleccionado ninguna plantilla de mensaje, el asunto y el cuerpo del correo electrónico deberán introducirse manualmente. El editor integrado le ofrece diversas opciones de formato. Los marcadores de posición del asunto y del cuerpo del mensaje se sustituyen automáticamente por la información correspondiente al enviar el correo electrónico. Se pueden añadir archivos adjuntos y los certificados disponibles al correo electrónico. Marque la casilla del certificado deseado para enviarlo como archivo adjunto. En la parte inferior se muestran los marcadores de posición disponibles para la carta de presentación y sus valores actuales. Al enviar el correo, los marcadores de posición se sustituyen automáticamente por los datos que se muestran en cada caso. De este modo, puede personalizar la carta de presentación sin tener que introducir los datos manualmente.

Nota: Las plantillas de mensajes se crean en la sección «Configuración» > «Correo electrónico» > «Plantillas de mensajes».

Eliminar participantes

Para eliminar manualmente a un participante ya registrado, primero debe cancelarse el ticket. A continuación, se puede anonimizar el registro. No existe una «función de eliminación» clásica.

Añadir participantes manualmente al evento

Un administrador puede añadir participantes al evento de forma manual. El participante no recibirá ninguna notificación al respecto. No se genera ningún número de entrada para los participantes añadidos manualmente. La columna del número de entrada muestra la etiqueta azul «Sin confirmar». En cuanto se haya completado con éxito el proceso de pedido manual (diálogo de dos pasos), se generará un número de entrada.

• Paso 1: Categoría de entrada (precio) y forma de pago según el método de pago (el subformulario de pago solo se muestra si hay un pago activo). La selección de precios siempre aparece.
• Paso 2: Modificar o introducir los datos del participante y del comprador.

Tras la confirmación, se informa al participante por correo electrónico sobre el pedido. También se envían una confirmación del pedido y una factura. Si el evento dispone de opciones de cancelación, el participante puede cancelar la entrada a través de un enlace incluido en el correo electrónico.

Gestionar participantes como moderador

Los moderadores autorizados de un evento pueden cargar y consultar documentos justificativos, como listas de asistencia, así como eliminar las listas de asistencia que ellos mismos hayan cargado. Los moderadores también pueden gestionar las etiquetas «Asistido» y «Aprobado», así como la nota interna. El requisito imprescindible es crear un usuario de Campus Events para el moderador y asignarle los grupos de usuarios «Backend» (acceso a la interfaz de administración) y «Moderador» en los clientes correspondientes. El moderador debe crearse en «Datos maestros» > «Moderadores». Para ello, es necesario seleccionar, en el formulario del evento, en la sección «General», en el campo «Usuario» del menú desplegable, la cuenta de usuario correspondiente del moderador.

Documentación

Se pueden subir y consultar nuevos documentos justificativos, como, por ejemplo, listas de asistencia, y también se pueden eliminar los documentos que el propio usuario haya subido.

Lista de espera

La función de lista de espera permite asignar las plazas que hayan quedado libres. Campus Events dispone de varios procedimientos de sustitución. La lista de espera se puede configurar de forma individual para cada evento, de modo que solo se utiliza tras su activación explícita. De lo contrario, el evento se considera completo y se marca como tal en la página web. En el backend también se puede añadir a personas a la lista de espera si aún no se ha alcanzado el número máximo de participantes del evento. Si se añade manualmente a la persona a la lista de espera, el administrador introduce los datos del participante.

La posición de los participantes en la lista de espera se puede ordenar y modificar mediante las flechas.

De forma análoga al proceso en el frontend, la incorporación manual de participantes a la lista de espera de un evento también está vinculada al envío de correos electrónicos y al proceso de verificación de la plaza en la lista de espera. Si la plaza no se confirma dentro del plazo establecido, el participante se eliminará de la lista de espera una vez transcurrido el periodo configurado. Mientras el participante no haya confirmado su inscripción en la lista de espera, se mostrará la etiqueta «No verificado». Mientras la persona no haya confirmado su inscripción en la lista de espera, no se le podrá dar acceso a la inscripción.

Autorizar a una persona en lista de espera para que se inscriba: La persona en lista de espera se autorizará manualmente para la inscripción haciendo clic en el icono del candado. Un candado abierto significa que la persona ya ha sido autorizada para inscribirse en la lista. A continuación, la persona recibirá una notificación por correo electrónico. Por defecto, esta incluye un enlace individual para la inscripción, así como un código de activación que, en su caso, deberá introducirse al inscribirse. Esta autorización no se puede revocar.

Ascender a una persona de la lista de espera a participante: haz clic en el icono del ticket para ascender a una persona en espera a participante. A continuación, se enviará un correo electrónico de confirmación automático. La persona se eliminará de forma irrevocable de la lista de espera. Si la dirección de correo electrónico aún no se ha verificado, se considerará confirmada tras este proceso.

Modificar a una persona de la lista de espera: Se pueden modificarlos datos de participante de la persona en espera.

Dar de baja a una persona de la lista de espera: Mediante el icono de la papelera, se elimina a la persona en espera de la lista de espera. La persona en espera no recibirá ninguna notificación sobre este proceso.

Redactar un correo masivo

Con un correo masivo se puede contactar con varios participantes del evento a la vez.

Opciones de contacto

Contactar con los participantes: enviarun correo masivo a los participantes del evento (se contactará con todas las direcciones de correo electrónico de la lista de participantes).

Contactar con personas filtradas: enviarun correo masivo solo a los participantes seleccionados que cumplan con el filtro aplicado.

Contactar con los en lista de espera: enviarun correo masivo solo a las personas en lista de espera.

Contactar con todos: enviarun correo masivo a los participantes del evento y a las personas en lista de espera (independientemente del filtro).

Correos enviados: si yase han enviado correos masivos para el evento en cuestión, estos aparecerán en una lista debajo de las opciones de contacto.

Envío de correos masivos

1. Comprobar los destinatarios: antes de enviar el correo masivo, se puede revisar la lista de destinatarios y, si es necesario, excluir a determinadas personas de la recepción.

2. Destinatarios adicionales: Se pueden añadir destinatarios adicionales (en CC, CCO) e indicar una dirección de respuesta (ReplyTo).Si hay plantillas de mensajes, se pueden seleccionar en la sección «Plantilla». A continuación, se rellenarán automáticamente el asunto y el cuerpo del mensaje. Las plantillas de mensajes se crean en la sección Configuración → Correo electrónico → Plantillas de mensajes. El editor integrado le ofrece diversas opciones de formato. Los marcadores de posición del asunto y del mensaje se sustituyen automáticamente por la información correspondiente al enviar el mensaje. Se puede seleccionar una firma de entre las plantillas de firma, siempre que se haya creado en el apartado Configuración → Correo electrónico → Firmas. El mensaje se muestra en la vista previa con el asunto y el texto. Además, se pueden adjuntar archivos a la carta circular. Los archivos también se pueden cargar mediante la función de arrastrar y soltar. Se pueden añadir los certificados disponibles al correo masivo. Marque la casilla del certificado deseado para enviarlo como archivo adjunto.

3. Enviar correo de prueba: antes de enviar el correo masivo, el sistema envía un correo de prueba para garantizar la corrección (diseño, formato, marcadores de posición y archivos adjuntos) del mismo. Se introduce la dirección de correo electrónico del destinatario del correo de prueba. Por defecto, se muestra la dirección de correo electrónico del usuario que ha iniciado sesión. Además, se seleccionan los marcadores de posición con los datos de un participante a elegir o de una persona en lista de espera del evento, para personalizar el correo de prueba. A continuación, se puede enviar el correo de prueba.

4. Iniciar el envío del correo electrónico: Se puede comprobarel correo de prueba. Para realizar correcciones, se puede volver a cualquier paso anterior haciendo clic en el paso correspondiente en la barra de progreso. Si la comprobación del correo de prueba ha sido satisfactoria, se puede iniciar el envío del correo masivo a todos los participantes o personas en lista de espera. Para ello, hay que marcar en el formulario la casilla «Todos los datos son correctos y el envío del correo a {X} destinatarios puede iniciarse ahora de forma irrevocable».

5. Confirmación: A continuación , se muestra un resumen del envío (información general y destinatarios). En este momento ya no es posible volver atrás en la barra de progreso. Al enviar correos masivos a más de 100 personas, los correos se envían en bloques de 100 cada 15 minutos. Ejemplo: si hay 150 correos electrónicos, el estado de envío se muestra como «100/150». Transcurridos 15 minutos, se envían los correos restantes.

Generar archivos PDF

Campus Events puede crear documentos PDF útiles a partir de los datos de los participantes de un evento, que se pueden descargar para imprimirlos.

Lista de participantes: la lista de participantes es un documento en formato DIN A4 que se compone de los datos de los participantes del evento. Las columnas se pueden configurar de forma individual para generar una lista de participantes adecuada. Se puede crear una lista directamente haciendo clic en «vertical» u «horizontal».

Configurar la lista de participantes

1. Se pueden definir la orientación de la página y las columnas de la lista de participantes.
2. Como orientación de la página se puede seleccionar «vertical» u «horizontal».
3. Se definen los campos (datos de los participantes y datos del pedido) y el ancho relativo de las columnas.
4. Para crear la lista de participantes, hay que hacer clic en el botón «Generar ».

Lista de firmas: La lista de firmas es un documento DIN A4 que se compone de los datos de los participantes del evento. Las columnas se pueden definir de forma individual para generar una lista de participantes adecuada. Se puede crear una lista directamente haciendo clic en «Vertical» o «Horizontal».

Configurar la lista de firmas

1. Se pueden definir la orientación de la página y las columnas de la lista de participantes.
2. Como orientación de la página se puede seleccionar «vertical» o «horizontal».
3. Se pueden definir los campos (datos de los participantes y datos del pedido) y el ancho relativo de las columnas.
4. Para crear la lista de participantes, hay que hacer clic en el botón «Generar ».

Tarjetas identificativas de mesa: se pueden crear tarjetas identificativasplegables para las mesas de los participantes.

Tarjetas de identificación: Se pueden crear tarjetas de identificaciónpersonalizadas para los participantes.

Se puede elegir entre los siguientes formatos:

• Tarjetas identificativas (90 x 54 mm)
• Etiqueta insertable Durable 1455 (90 x 54 mm)
• Tarjetas de visita AVERY Zweckform C32011 (85 x 54 mm)
• Etiquetas de nombre AVERY Zweckform L4784 (63,5 x 29,6 mm)
• Etiquetas de nombre AVERY Zweckform L4786 (80 x 50 mm)
• Etiquetas con nombre HERMA 4515 (88,9 x 33,8 mm)

Eliminar datos personales (RGPD)

Anonimizar a todos los participantes: En el marco de la protección de datos personales, puede eliminar los datos de todos los participantes de este evento. Si confirma este cuadro de diálogo, se anonimizarán los datos personales de todos los participantes.

Consecuencias de la anonimización:

• Este paso no se puede deshacer
• Ningún administrador de Campus Events podrá volver a consultar los datos de los participantes
• La entrada emitida seguirá siendo válida
• Se mantendrá el estado de participante
• En caso de que se hayan registrado datos relevantes para la facturación, estos se eliminarán automáticamente una vez finalizado el plazo de conservación (por lo general, 10 años en el caso de las facturas) (configuración del sistema).
• Si se han enviado correos electrónicos al participante, estos se eliminarán automáticamente al cabo de 365 días (configuración del sistema).

Vaciar la lista de espera

Todas las personas serán eliminadas de forma irrevocable de la lista de espera. No se informará a los participantes de este proceso.