E-Mail Templates

Abhängig von Ihrem Berechtigungsstatus können Sie ein Template anpassen. 

Zugriff
Hier kann die Sichtbarkeit des Templates eingestellt werden:

• Keine Zugriffsbeschränkung - Sichtbar für jeden.
• Mandant - Nur für bestimmten Mandanten sichtbar.
• Besitzer - Nur für Ersteller des Templates sichtbar.

Allgemein

• Bezeichnung - hier kann der Titel des Templates vergeben werden.
• CSS / HTML  - hier können entsprechende Code-Anpassungen implementiert werden. Hinterlegte Bilder können über den Platzhalter eingefügt werden. 
   

Über Platzhalter können Sie festlegen, an welcher Stelle bestimmte Inhalte innerhalb des Templates ausgegeben werden. 
Die Platzhalter werden dazu an der gewünschten Stelle in die HTML-Struktur des Templates eingefügt.
Beim Erstellen bzw. Versenden einer E-Mail werden die Platzhalter automatisch durch die jeweiligen Inhalte ersetzt.
Die verfügbaren Platzhalter sind nach Bereichen gegliedert. Klicken Sie auf einen Bereich, um die dazugehörigen Platzhalter anzuzeigen.

• Inhaltsbereich: Enthält Platzhalter für die eigentlichen Inhalte der E-Mail. Beispielsweise fügt {{ message }} die Nachricht und {{ signature }} die Signatur an der entsprechenden Stelle ein.
• Bilder: Enthält Platzhalter für Bilder, die dem Template zugeordnet wurden. Siehe Template Bilder verwalten.
• Versand: Die Platzhalter im Bereich Versand werden beim Versand des Mailings automatisch mit den passenden Werten befüllt. Sie können beispielsweise verwendet werden, um Mailings automatisch zu nummerieren oder das aktuelle Datum auszugeben. HINWEIS: Um eine fortlaufende Nummerierung zu gewährleisten, dürfen die versendeten Mailings, die zu einer Serie gehören, nicht gelöscht werden. 
• Opt-Out Section: Enthält Platzhalter für den Bereich zur Abmeldung von der/n Verteilerliste/n.
• WebViewLink Section: Enthält Platzhalter für den Link zur Webansicht der E-Mail.

In der Tabelle sehen Sie jeweils den Platzhalternamen, den Sie in der HTML-Struktur verwenden können, sowie eine Bezeichnung, die beschreibt, welcher Inhalt über den Platzhalter ausgegeben wird.

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Templates können Sie festlegen, wie die Inhalte später von den Benutzern erstellt werden dürfen. Dadurch können Sie je nach Einsatzzweck entweder eine einfache Nachricht, eine feste Struktur oder eine freie Zusammenstellung von Inhaltselementen vorgeben.

Unter Inhaltsmodus stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:

Klassische Nachricht

Mit der Option Klassische Nachricht stellen Sie eine einfache Nachrichtenstruktur zur Verfügung.
Der Benutzer kann ausschließlich folgende Inhalte bearbeiten:

Betreff: Betreff der Nachricht.

Nachricht: Inhalt der Nachricht.

Weitere Inhaltselemente können nicht hinzugefügt werden. Diese Einstellung eignet sich insbesondere für einfache E-Mails, bei denen keine zusätzliche Gestaltung oder Unterteilung in verschiedene Inhaltselemente erforderlich ist.

Vorgefertigte Struktur

Mit der Option Vorgefertigte Struktur legen Sie bereits im Template fest, welche Inhaltselemente verwendet werden und in welcher Reihenfolge diese erscheinen.
Im Bereich Standardmäßige Inhaltselemente können Sie die gewünschte Struktur des Newsletters zusammenstellen. Wählen Sie dazu die benötigten Elemente aus der Element-Palette aus und fügen Sie diese der Struktur hinzu.

Beispiele für Inhaltselemente sind:

• Bild
• Bild + Text
• Kategorie
• Titel
• Textfeld

Die ausgewählten Elemente werden anschließend in der festgelegten Reihenfolge im Template hinterlegt. 
Der Benutzer erhält beim Erstellen einer Nachricht diese vorbereitete Struktur und befüllt die vorgesehenen Elemente lediglich mit den jeweiligen Inhalten.
Diese Variante eignet sich besonders, wenn alle Nachrichten nach einem einheitlichen Aufbau erstellt werden sollen.
Beispiel: Ein Newsletter soll immer mit einer Kategorie beginnen, anschließend ein Bild enthalten und danach einen Textabschnitt anzeigen. Diese Reihenfolge kann bereits im Template vorgegeben werden.

Freie Inhaltsstruktur

Mit der Option Freie Inhaltsstruktur bestimmen Sie, welche Inhaltselemente grundsätzlich verwendet werden dürfen. Die konkrete Zusammenstellung übernimmt anschließend der Benutzer. 
Im Bereich Erlaubte Inhaltstemplates werden alle verfügbaren Inhaltselemente angezeigt. Aktivieren Sie die Elemente, die für dieses Template freigegeben werden sollen.
Über Alle auswählen können Sie alle verfügbaren Inhaltselemente auf einmal freigeben.
Der Benutzer kann beim Erstellen der Nachricht anschließend aus den freigegebenen Elementen auswählen und diese frei miteinander kombinieren.
Nicht freigegebene Inhaltselemente stehen bei Verwendung dieses Templates nicht zur Auswahl.
Diese Einstellung eignet sich, wenn Sie bestimmte Gestaltungsmöglichkeiten vorgeben möchten, den Benutzern bei Aufbau und Reihenfolge der Inhalte jedoch möglichst viel Freiheit lassen möchten.

Unterschiede der Inhaltsmodi

Mit der Wahl des Inhaltsmodus bestimmen Sie somit, wie stark der Aufbau einer Nachricht durch das Template vorgegeben wird – von einer vollständig festgelegten Struktur bis hin zu einer freien Zusammenstellung der freigegebenen Inhaltselemente.

An dieser Stelle können Sie bei Bedarf das hinterlegte Inhaltselement überschreiben und als neues Inhaltselement speichern. Diese Option steht nur Administratoren und Entwicklern zur Verfügung.

Alle Inhaltselemente werden als vollständige Liste mit Name und Status ("Standard" oder "Überschrieben") angezeigt. Nach Auswahl eines Elements wird dessen Vorlage angezeigt. Ohne Anpassung ist sie nur lesbar; über "Override anlegen" wird sie bearbeitbar, über "Auf Standard zurücksetzen" lässt sich eine Anpassung wieder entfernen.

Darunter zeigt eine automatisch aktualisierte Vorschau mit Beispieldaten, wie das Element aussieht – inklusive noch nicht gespeicherter Änderungen. Fehlende Bilder werden durch ein Platzhalterbild ersetzt. Anpassungen werden gemeinsam mit der Vorlage gespeichert und beim erneuten Öffnen korrekt wiederhergestellt.
 

Hier legen Sie fest, wie Bilder in den versendeten E-Mails eingebunden werden. Sie können zwischen zwei Varianten wählen.

Direkte Einbindung mittels Base64-Codierung: Das Bild wird direkt in die E-Mail eingebettet. Es muss beim Öffnen der E-Mail nicht zusätzlich von einem externen Server geladen werden. Dadurch erhöht sich jedoch die Größe der E-Mail.

Externe Einbindung über absolute URL: Das Bild wird über eine vollständige Internetadresse eingebunden und beim Öffnen der E-Mail vom entsprechenden Server geladen. Voraussetzung ist, dass das Bild unter dieser Adresse dauerhaft erreichbar ist. Je nach E-Mail-Programm kann das Laden externer Bilder zunächst blockiert sein.

Im Template kann eine feste Signatur hinterlegt werden, die beim Erstellen eines Mailings nicht mehr verändert werden kann. Ist diese Einstellung aktiv, wird die hinterlegte Signatur samt Absenderadresse automatisch übernommen und die gesamte Signaturauswahl im Erstellungsprozess wird ausgeblendet. Dadurch bleibt das Template die verbindliche Vorgabe und die Auswahl der falschen Signatur wird verhindert. 

Im Template kann festgelegt werden, ob beim Erstellen eines Mailings Anhänge hinzugefügt werden dürfen. Ist dies für ein Template deaktiviert, entfällt beim Erstellen der Nachricht der Bereich für Anhänge vollständig, inklusive der Optionen zum direkten Anhängen und zur Aufbewahrungsdauer. 

Um ein Bild in einem Template zu verwenden, müssen Sie es zunächst in der Medienbibliothek (unter dem Kontext “Templates”) hinterlegen.
Anschließend können Sie es im Bearbeitungsmodus eines Templates über den Menüpunkt “Template Bilder Verwalten” (oben) aus der Medienbibliothek auswählen und dem Template zuordnen. 
Für jedes zugeordnete Bild wird ein Platzhaltername vergeben. Über diesen Platzhalter können Sie das Bild anschließend an der gewünschten Stelle in der HTML-Struktur des Templates einfügen.