Schritt 1 - Empfänger
Verteilerlisten
Hier haben Sie die Optionen, eine oder mehrere Verteilerlisten auszuwählen oder Empfänger manuell hinzuzufügen. Sie können die Verteilerlisten um Themengebiete verfeinern, indem sie rechts im Selectfeld die entsprechende Auswahl treffen. Die Themengebiete müssen vorab im Menüpunkt Verteilerlisten angelegt werden.
Empfänger manuell eintragen
Empfänger aus einer Datei importieren
Für die manuelle Eintragung von Empfängern haben Sie die Möglichkeit, diesen per Import (.txt-Datei) hinzuzufügen. Pro Zeile muss die E-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse und Vor-/Nachname hinterlegt sein.
Empfänger manuell eintragen
Des weiteren besteht die Möglichkeit im Textfeld, Empfänger manuell einzutragen. Die Formatierung ist die gleiche wie oben beschrieben. Diese Option kann zusätzlich zum Import genutzt werden.
Im grünen Kasten unten, sehen Sie dann die hinzugefügten Empfänger und können diese nochmals bearbeiten (E-Mail / Vor- & Nachname). Duplikate erkennt das System an dieser Stelle direkt und auch fehlerhafte Schreibweisen von E-Mail Adressen werden Ihnen direkt angezeigt.
Schritt 2 - Versandkonfiguration & Templates
Versandkonfiguration auswählen
Über das Dropdown können Sie die gewünschte Versandkonfiguration auswählen. Die Konfiguration wird seitens Brain Appeal oder vom System-Administrator erstellt bzw. definiert. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator bzw. an unseren Support.
Template auswählen
Über das Dropdown können Sie das gewünschtes Template auswählen. Hierbei handelt es sich um die optische Gestaltung der E-Mail. Die Templates werden einmalig von uns eingerichtet und können je nach Berechtigungsstatus von Ihnen bearbeitet oder werden. Sie können Templates kopieren und für bestimmte Anlässe anpassen oder neue Templates anlegen.
Opt-Out Sektion
Hier können Sie einen Text mit einem Link hinterlegen, der dem Empfänger für die Abmeldung aus der Verteilerliste angezeigt wird. Diese Konfiguration ist abhängig von Ihrem Berechtigungsstatus.
Schritt 3 - E-Mail erstellen
Nachricht
Im Betreff Feld können Sie das Thema der E-Mail definieren
Im Nachrichtentext Feld haben Sie die Möglichkeit den Inhalt der E-Mail zu erstellen. Hierzu bieten wir einen Editor an, welcher über diverse Formatierungsmöglichkeiten verfügt. Sie können in Ihrer Nachricht einen Platzhalter für den Namen des Empfängers verwenden. Dieser wird während des Versands automatisch durch den Namen des Empfängers ersetzt und ermöglicht so eine personalisierte Ansprache. Dafür fügen Sie einfach nach der Anrede in Ihrer E-Mail den Platzhalter über das Dropdown ein.
Signatur
Über das Dropdown Vorlage für Signatur können Sie aus verschiedenen Signaturen, eine Vorlage auswählen (sofern welche erstellt wurden). Wenn Sie keine Vorlage verwenden möchten, nutzen Sie die Einstellung -individuell- über das Dropdown.
Über das Dropdown Absender können Sie einen Absender auswählen.
Im Signaturtext Feld erscheint dann die Signatur, welche Sie oben ausgewählt haben. Hier können Sie die Vorlage nochmal editieren. Wenn keine Signatur hinterlegt ist, können Sie hier manuell eine eingeben.
Anhänge
Hier können Sie noch einen oder mehrere Anhänge hinzufügen. Sofern die entsprechende Versand-Konfiguration ausgewählt ist, haben Sie die Option, Anhänge auch direkt zu verschicken. Über das Dropdown unten, können Sie definieren, wie lange die Anhänge zur Verfügung stehen sollen (Nur für Anhänge als Link, keine Direkt-Anhänge). Nach dem eingestellten Zeitintervall löscht Campus Mails die Dateien von selbst und gibt Speicherplatz frei. Dateianlagen von Massenmails werden auf den Campus Mails Server geladen. Die E-Mail an die Empfänger enthält dann einen automatisch generierten Link zum Download der Dateien. So können auch große Anlagen von 5MB, 10MB oder sogar 100MB ohne Probleme an 10.000 Empfänger verteilt werden. Die Belastung Ihrer Server wird somit auf einen Buchteil minimiert.
Schritt 4 - Zusammenfassung & Versand
Im letzten Schritte sehen Sie eine Zusammenfassung zu allen eingetragenen Infos, um die Daten zu prüfen. Hier haben Sie auch nochmal die Möglichkeit zu einem gewünschten Schritt zu gelangen, um Anpassungen vorzunehmen.
In der Vorschau können Sie die E-Mail ansehen.
Ganz unten haben Sie über Testnachricht an mich versenden die Möglichkeit eine Test-Nachricht zu verschicken oder den reellen Versand über Nachricht an alle Empfänger versenden zu starten.
Der Versandstatus wird im Menüpunkt Versendet grafisch dargestellt und die voraussichtlich benötigte Versanddauer wird Ihnen direkt angezeigt:
- drehender Kreis = der Versandprozess ist in Bearbeitung
- Häckchen - Versandprozess ist abgeschlossen
- Ausrufezeichen - Versand nicht erfolgreich
Über den Reload-Button in der Listenansicht können Sie den Versandstatus aktualisieren. Außerdem können Sie bei Bedarf den Versandprozess pausieren oder abbrechen.