Schritt 1 - Empfänger
Verteilerlisten
Hier haben Sie die Optionen, eine oder mehrere Verteilerlisten auszuwählen oder Empfänger manuell hinzuzufügen. Sie können die Verteilerlisten um Themengebiete verfeinern, indem sie rechts im Dropdownmenü die entsprechende Auswahl treffen. Die Themengebiete müssen vorab im Menüpunkt Verteilerlisten angelegt werden.
Empfänger manuell eintragen
Empfänger aus einer Datei importieren
Für die manuelle Eintragung von Empfängern haben Sie die Möglichkeit, diesen per Import (.txt-Datei) hinzuzufügen. Pro Zeile muss die E-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse und Vor-/Nachname hinterlegt sein.
Empfänger manuell eintragen
Des weiteren besteht die Möglichkeit im Textfeld, Empfänger manuell einzutragen. Die Formatierung ist die gleiche wie oben beschrieben. Diese Option kann zusätzlich zum Import genutzt werden.
Im grünen Kasten unten, sehen Sie dann die hinzugefügten Empfänger und können diese nochmals bearbeiten (E-Mail / Vor- & Nachname). Duplikate erkennt das System an dieser Stelle direkt und auch fehlerhafte Schreibweisen von E-Mail Adressen werden Ihnen direkt angezeigt.
Schritt 2 - Versandkonfiguration & Templates
Versandkonfiguration auswählen
Über das Dropdown können Sie die gewünschte Versandkonfiguration auswählen. Die Konfiguration wird seitens Brain Appeal oder vom System-Administrator erstellt bzw. definiert. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator bzw. an unseren Support.
Template auswählen
Über das Dropdown können Sie das gewünschtes Template auswählen. Hierbei handelt es sich um die optische Gestaltung der E-Mail. Die Templates werden einmalig von uns eingerichtet und können je nach Berechtigungsstatus von Ihnen bearbeitet oder werden. Sie können Templates kopieren und für bestimmte Anlässe anpassen oder neue Templates anlegen.
Opt-Out Sektion
Hier können Sie einen Text mit einem Link hinterlegen, der dem Empfänger für die Abmeldung aus der Verteilerliste angezeigt wird. Diese Konfiguration ist abhängig von Ihrem Berechtigungsstatus.
Statistische Erfassung von Lesezeiten
Wenn Sie diese Funktion aktivieren, erhalten Sie Einblicke in Öffnungsraten, Link-Klicks und Versandverläufe und können den Erfolg Ihrer Mailings besser auswerten. Die statistische Erfassung erfolgt ausschließlich im Rahmen der verfügbaren Tracking- und Datenschutzeinstellungen des Systems. Die statistische Erfassung bietet folgende Informationen, welche in der Versandübersicht des jeweiligen Newsletters angezeigt wird.
Webansicht
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird am Anfang Ihres Mailings ein Link zur Webansicht eingefügt. Über diesen Link können Empfängerinnen und Empfänger das Mailing direkt im Browser öffnen. Die Webansicht stellt sicher, dass alle Inhalte vollständig und einheitlich dargestellt werden. Dies ist insbesondere hilfreich, da einige E-Mail-Programme oder Webmailer bestimmte Inhalte (zum Beispiel Bilder oder Formatierungen) nur eingeschränkt oder gar nicht anzeigen.
Schritt 3 - Mailing erstellen
Klassische E-Mail erstellen
Nachricht
Im Betreff Feld können Sie das Thema der E-Mail definieren
Um eine klassische E-Mail zu versenden, fügen Sie über den Button “Inhaltselement hinzufügen” ein Textfeld hinzu. Hier haben Sie die Möglichkeit den Inhalt der E-Mail zu erstellen. Hierzu bieten wir einen Editor an, welcher über diverse Formatierungsmöglichkeiten verfügt.
Newsletter erstellen
NEU ab Release 4.6.0
Wenn Sie einen Newsletter erstellen wollen, können Sie Inhalte flexibel und modular aufbauen.
Sie erstellen Ihren Newsletter aus verschiedenen Inhaltselementen, die flexibel miteinander kombiniert und angeordnet werden können.
Folgende Standard-Inhaltselemente stehen Ihnen zur Verfügung:
- Titel
- freies Textfeld in verschiedenen Größen (H1 - H3)
- Kategorien
- Die Kategorien dienen als Gruppierungsmöglichkeit und strukturieren den gesamten Newsletter.
- Die Kategorien müssen zuvor in den Stammdaten hinterlegt werden. Diese Funktion erfordert Adminrechte, die wir Ihnen gerne einrichten.
- Die verfügbaren Kategorien stehen anschließend allen Nutzern über ein Dropdown-Menü zur Verfügung.
- Durch die Verwendung von Kategorien schaffen Sie eine konsistente und einheitliche Benennung Ihrer Inhalte.
- Bild
- Bilder lassen sich in der Medienbibliothek hinterlegen und dort bestimmten Kategorien sowie Fotografen zuordnen.
- Ein hinterlegter Fotografenname wird direkt als Quellenangabe unterhalb des Fotos angezeigt.
- Bild +Text
- Sie können Texte und Bilder nebeneinander oder untereinander einbauen.
- Sie können hier
- Textfeld
- entspricht dem Textfeld in der klassischen E-Mail
- Text
- reines Textfeld ohne Formatierungsmöglichkeiten
- Trenner
- dienen als optische Unterteilung der Inhalte
Aufbau des Newsletters
- Über den Button + Inhaltselement hinzufügen können Sie den Newsletter schrittweise aufbauen und weitere Inhalte ergänzen.
- Die Reihenfolge der Inhaltselemente kann bequem per Drag-and-drop über das Pfeil-Symbol angepasst werden.
- Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Inhaltselemente zu duplizieren oder nicht mehr benötigte Elemente zu entfernen.
Vorschau
Über den Vorschau-Button (ganz unten) können Sie sich das erstellte Mailing vorab anzeigen lassen und das Layout sowie die Inhalte überprüfen.
Signatur
Über das Dropdown Vorlage für Signatur können Sie aus verschiedenen Signaturen, eine Vorlage auswählen (sofern welche unter dem Menüpunkt Signaturen erstellt wurden). Wenn Sie keine Vorlage verwenden möchten, nutzen Sie die Einstellung individuell über das Dropdown.
Über das Dropdown Absender können Sie einen Absender auswählen.
Im Signaturtext Feld erscheint dann die Signatur, welche Sie oben ausgewählt haben. Hier können Sie die Vorlage nochmal editieren. Wenn keine Signatur hinterlegt ist, können Sie hier manuell eine eingeben.
Anhänge
Hier können Sie noch einen oder mehrere Anhänge hinzufügen. Sofern die entsprechende Versand-Konfiguration ausgewählt ist, haben Sie die Option, Anhänge auch direkt zu verschicken. Über das Dropdown unten, können Sie definieren, wie lange die Anhänge zur Verfügung stehen sollen (Nur für Anhänge als Link, keine Direkt-Anhänge). Nach dem eingestellten Zeitintervall löscht Campus Mails die Dateien von selbst und gibt Speicherplatz frei. Dateianlagen von Massenmails werden auf den Campus Mails Server geladen. Die E-Mail an die Empfänger enthält dann einen automatisch generierten Link zum Download der Dateien. So können auch große Anlagen von 5MB, 10MB oder sogar 100MB ohne Probleme an 10.000 Empfänger verteilt werden. Die Belastung Ihrer Server wird somit auf einen Buchteil minimiert.
Schritt 4 - Zusammenfassung & Versand
Im letzten Schritte sehen Sie eine Zusammenfassung zu allen eingetragenen Infos, um die Daten und das Layout zu prüfen. Hier haben Sie auch nochmal die Möglichkeit zu einem gewünschten Schritt zu gelangen, um Anpassungen vorzunehmen.
Ganz unten haben Sie über Testnachricht an mich versenden die Möglichkeit eine Test-Nachricht zu verschicken oder den reellen Versand über Nachricht an alle Empfänger versenden zu starten.
Versandzeitpunkt planen
Sie haben die Möglichkeit, den Versand eines Newsletters im Voraus zu planen und automatisch zu einem gewünschten Zeitpunkt durchführen zu lassen. Wenn Sie auf Nachricht an alle Empfänger versenden klicken, öffnet sich ein Dialogfenster. Dort können Sie auswählen, ob der Versand jetzt oder später (Datum und Uhrzeit auswählen) erfolgen soll. Wird ein späterer Versandtermin gewählt, bleibt der Newsletter bis zum Versandzeitpunkt als Entwurf im System gespeichert und kann weiterhin bearbeitet werden. Hinweis! Wenn Sie einen bereits geplanten Newsletter erneut bearbeiten, muss der Versandzeitpunkt anschließend erneut festgelegt werden.
Der Versandstatus wird im Menüpunkt Versendet grafisch dargestellt und die voraussichtlich benötigte Versanddauer wird Ihnen direkt angezeigt:
- drehender Kreis = der Versandprozess ist in Bearbeitung
- Häckchen - Versandprozess ist abgeschlossen
- Ausrufezeichen - Versand nicht erfolgreich
Über den Reload-Button in der Listenansicht können Sie den Versandstatus aktualisieren. Außerdem können Sie bei Bedarf den Versandprozess pausieren oder abbrechen.