Ein Veranstaltungsentwurf dient als vorbereitete Grundlage für das Anlegen einer Veranstaltung. Im Entwurf können bereits Stammdaten, Inhalte, Anmeldeinformationen und Termine hinterlegt werden. Anschließend wird der neue Entwurf in der Übersicht der Veranstaltungsentwürfe angezeigt. Der Entwurf kann gespeichert werden und zu einem späteren Zeitpunkt als Veranstaltung angelegt oder als Veranstaltung angelegt und direkt veröffentlicht werden. Ein Entwurf kann nur einmal verwendet (= als Veranstaltung angelegt oder angelegt und veröffentlicht) werden. Danach gilt er als “angelegt oder ”angelegt und veröffentlich" und ist nicht mehr in den Entwürfen zu finden (nur unter Filter Veranstaltung angelegt = ja, aber er kann auch hier nicht erneut verwendet werden bzw. Änderungen am “ursprünglichen” Entwurf werden nicht nachträglich auf die erstellte Veranstaltung übertragen. Es sei denn die Veranstaltung, die ursprünglich als Entwurf angelegt wurde wird gelöscht, dann kann der Entwurf erneut bearbeitet und angelegt oder angelegt und veröffentlicht werden.)
Veranstaltung anlegen: Alle Angaben aus dem Veranstaltungsentwurf außer der Besitzer werden in eine neue Veranstaltung übernommen. Die Veranstaltung wird zunächst nicht veröffentlicht und ist daher weder in der Veranstaltungsübersicht des Frontends noch über einen direkten Link öffentlich erreichbar. Beim Aufruf des direkten Links wird eine 404-Fehlerseite angezeigt. Die Veröffentlichung kann später im Veranstaltungsformular im Bereich Klassifizierung aktiviert werden.
Veranstaltung anlegen und veröffentlichen: Alle Angaben aus dem Veranstaltungsentwurf außer der Besitzer werden in eine neue Veranstaltung übernommen und die Veranstaltung wird unmittelbar veröffentlicht. Sie kann anschließend in den ausgewählten Veranstaltungslisten und über ihren direkten Link aufgerufen werden.
Beim Erstellen einer Veranstaltung werden die Angaben aus dem Entwurf in die neue Veranstaltung übernommen. Nach der Anlage steht Ihnen eine Übersicht über die angelegte Veranstaltung zur Verfügung in der Sie die bereits gepflegten Daten sehen können und entscheiden können, ob Sie weitere Stammdaten oder Daten im Bereich des Veranstaltungsformulars pflegen. Veranstaltungsentwurf und Veranstaltung sind allerdings ab dem Moment der Veranstaltungsanlage bzw. Anlage und Veröffentlichung voneinander unabhängig. Änderungen am Entwurf werden nicht nachträglich auf die erstellte Veranstaltung übertragen. Das Löschen eines Entwurfs (unter Filter Veranstaltung angelegt = ja) löscht nicht automatisch die daraus erstellte Veranstaltung. Der Entwurf steht weiterhin in den Veranstaltungsentwürfen zur Verfügung, wenn der Filter entsprechend eingestellt wird ("Angelegt" -> “Ja”). Es ist nicht möglich, aus dem Entwurf erneut eine Veranstaltung anzulegen. Wurde allerdings eine angelegte oder angelegte und veröffentlichte Veranstaltung gelöscht, ist die ursprünglich als Veranstaltungsentwurf angelegte Veranstaltung wieder in den Veranstaltungsentwürfen verfügbar. Über den Filter ("Angelegt" -> "Nein") kann der Veranstaltungsentwurf wieder gefunden werden und die Veranstaltung kann erneut angelegt oder angelegt und veröffentlicht werden.
Formularfelder
Bezeichnung: Die Bezeichnung des Veranstaltungsentwurfs wird automatisch aus den ausgewählten Veranstaltern, Zielgruppen und Kategorien erzeugt. Das Feld kann nicht manuell bearbeitet werden. Änderungen an den zugrunde liegenden Angaben werden bei der Bezeichnung berücksichtigt. Die Bezeichnung wird erst beim Speichern aktualisiert. Im Bereich Konfiguration > Einstellungen gibt es die Möglichkeit, die Namensvorlage nach deren die Bezeichnung generiert wird, zu ändern.
Individuelle Veranstaltungsangaben: Abhängig von der Konfiguration der individuellen Veranstaltungsangaben des Mandanten werden hier alle verfügbaren individuellen Veranstaltungsangaben (=Felder) angezeigt. Diese Bezeichnungen und verfügbaren Optionen werden im Bereich Stammdaten > Veranstaltungsangaben angelegt.
Kategorien: Ordnen Sie dem Veranstaltungsentwurf eine Kategorie zu. Die Kategorien dienen der inhaltlichen Einordnung der Veranstaltung und können später zur Filterung in der Veranstaltungs- und Detailsuche verwendet werden. Kategorien werden in den Stammdaten im Bereich der Veranstaltungskategorien festgelegt.
Zielgruppen: Wählen Sie eine Zielgruppe aus, an die sich die Veranstaltung richtet. Die Zuordnung wird in die daraus erstellte Veranstaltung übernommen und kann zur Filterung in der Veranstaltungs- und Detailsuche verwendet werden. Zielgruppen werden in den Stammdaten im Bereich der Zielgruppen festgelegt.
Veranstaltungsorte: Wählen Sie einen oder mehrere Orte aus, an denen die Veranstaltung stattfindet. Die ausgewählten Veranstaltungsorte werden in die daraus erstellte Veranstaltung übernommen und in deren Detailansicht angezeigt. Veranstaltungsorte werden in den Stammdaten im Bereich der Veranstaltungsorte festgelegt.
Veranstalter: Wählen Sie einen oder mehrere Veranstalter aus, die für die Veranstaltung verantwortlich sind. Die ausgewählten Veranstalter werden in die daraus erstellte Veranstaltung übernommen und in deren Detailansicht angezeigt. Veranstalter werden in den Stammdaten im Bereich der Veranstalter festgelegt.
Beschreibung: Hinterlegen Sie eine ausführliche Beschreibung der Veranstaltung. Der Inhalt wird beim Erstellen der Veranstaltung aus dem Entwurf übernommen und kann anschließend im Veranstaltungsformular unabhängig weiterbearbeitet werden. Der integrierte Editor bietet Ihnen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten.
Veranstaltungslisten: Wählen Sie die Veranstaltungslisten aus, in denen die veröffentlichte Veranstaltung angezeigt werden soll. Ist keine Veranstaltungsliste ausgewählt, erscheint die Veranstaltung nicht innerhalb einer Liste. Eine veröffentlichte Veranstaltung kann jedoch weiterhin über ihren direkten Link aufgerufen werden. Veranstaltungslisten werden in den Stammdaten im Bereich der Veranstaltungslisten festgelegt.
Über den Neu-Button können die oben genannten Stammdaten auch direkt im Entwurf angelegt werden.
Anmeldungen: Legen Sie fest, ob und wie sich Interessierte für die Veranstaltung anmelden können.
- Keine – nur Darstellung des Termins: Die Veranstaltung wird ausschließlich zur Information angezeigt. Eine Anmeldung über Campus Events ist nicht möglich.
- Über externe Webseite: Die Anmeldung oder Bestellung erfolgt über ein externes System. Geben Sie dazu im Feld “URL zu externem Bestellsystem” die vollständige Adresse der externen Webseite an.
Termine: Hinterlegen Sie mindestens einen Termin für die Veranstaltung oder fügen Sie Termine über Terminserie hinzu. Die angelegten Termine werden beim Erstellen der Veranstaltung aus dem Entwurf übernommen und können anschließend im Veranstaltungsformular bearbeitet werden.
Besitzer: Ordnen Sie dem Veranstaltungsentwurf einen Besitzer zu. Standardmäßig ist der aktuell angemeldete Benutzer vorausgewählt. Über das Auswahlfeld kann ein anderer Benutzer festgelegt werden. Besitzer ist der User der den Veranstaltungsentwurf angelegt hat und für den Veranstaltungsentwurf zuständig ist.
Hinweis zu den Rechten:
| Veranstaltungen > Veranstaltungsentwurf Verwalter | Der Veranstaltungsentwurf Verwalter erweitert die Sichtbarkeit um fremde (von anderen Nutzern angelegte) Veranstaltungsentwürfe. |
| Veranstaltungen > Veranstaltungsentwurf Besitzer | Berechtigt den Benutzer, Veranstaltungsentwürfe zu erstellen und zu bearbeiten. |
Aufgaben und Ticket-Restriktionen anlegen
Aufgaben
Nach dem Anlegen bzw. Anlegen und Veröffentlichen von Veranstaltungsentwürfen können im Reiter Aufgaben auf Grundlage einer Aufgabengruppe vordefinierte Aufgaben für die Veranstaltung erzeugt und einem Benutzer zugewiesen werden. Die Aufgabengruppen und zugewiesenen Aufgaben werden im Menüpunkt Aufgaben gepflegt.
In der Aufgabenübersicht werden alle Aufgaben angezeigt, die bereits für die Veranstaltung erstellt wurden. Sind noch keine Aufgaben vorhanden, erscheint ein entsprechender Hinweis.
Über den Bereich “Neue Aufgaben generieren” können eine oder mehrere vorbereitete Aufgaben für die Veranstaltung angelegt werden.
Aufgabengruppe: Wählen Sie die gewünschte Aufgabengruppe aus. Eine Aufgabengruppe enthält eine oder mehrere vordefinierte Aufgaben. Die Anzahl der enthaltenen Aufgaben wird in Klammern hinter der Bezeichnung angezeigt.
Zugewiesen an: Wählen Sie den Benutzer aus, der für die erzeugten Aufgaben verantwortlich sein soll.
Über die Schaltfläche “Aufgaben erstellen” werden alle Aufgaben der ausgewählten Aufgabengruppe für die Veranstaltung angelegt und dem ausgewählten Benutzer zugewiesen. Anschließend werden sie in der Aufgabenübersicht angezeigt.
Ticket-Restriktionen
In diesem Bereich kann direkt eine Ticketrestriktion für die aus den Entwürfen angelegte Veranstaltung angelegt werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel “Ticket Restriktionen”.