Veranstaltungen
Mit einer Ticket-Restriktion können Sie festlegen, unter welchen Voraussetzungen sich Personen zu einer Veranstaltung anmelden beziehungsweise ein Ticket bestellen dürfen. Dies ist als Kontrollzwischenschritt seitens des Veranstalters gedacht. Sie können auf Merkmalen, Programmen oder manuellen Entscheidungen basieren. Die Restriktion wird immer einer konkreten Veranstaltung zugeordnet. Ohne Ticket Restriktionen läuft der Anmelde-/Bestellprozess zur Veranstaltung ohne Freigabeprozess ab.
Hinweis: Ticket Restriktionen stehen für Bestellungen mit Warenkorb und Schnellanmeldungen zur Verfügung.
Ausstehende und bereits getroffene Entscheidungen lassen sich zentral in der Listenansicht nachverfolgen. Eine neue Konfiguration hat nur Auswirkungen auf noch nicht eingegangene neue Bestellungen.
In der Übersicht der Ticket Restriktionen werden alle Veranstaltungen mit den dazu gehörigen Ticket Restriktionen angezeigt. Bestehende Ticket Restriktionen und die damit zusammenhängenden getroffenen und ausstehenden Entscheidungen können gelöscht werden.
Hinweis: Beim Löschen von Teilnehmer Restriktionen gehen alle damit zusammenhängenden getroffenen und ausstehenden Entscheidungen unwiderruflich verloren.
Die Veranstaltungen werden mit den dazugehörigen (Restriktions-)Methoden dargestellt. Die Spalte Ausstehende Entscheidungen zeigt die Anzahl der Entscheidungen an, die noch offen sind. Die Spalte Entscheidungen zeigt bereits getroffene Entscheidungen an. Die Pille nimmt eine grüne Farbe an, wenn keine offenen Entscheidungen vorliegen oder die Teilnahme akzeptiert wurde. Wird die Pille orange angezeigt, so ist eine Entscheidung ausstehend. Zeigt die Pille eine rote Farbe, wurde die Teilnahme abgelehnt.
Ein Klick auf die Pille, öffnet eine Liste der ausstehenden/akzeptierten oder abgelehnten Entscheidungen (je nach Farbe der Pille). Die Entscheidung kann in diesem Bereich nicht mehr nachträglich geändert werden. Über die Aktion “Entscheidungen” kann direkt in die Übersicht über alle ausstehenden und bereits getroffenen Entscheidungen abgesprungen werden.
Beide Freigabeprozess sind an den automatischen Mailversand angeschlossen. Die Teilnehmer werden über automatisierte Systemmails über den aktuellen Status Ihrer Anfragen informiert.
Hinweis: Diese Systemmails sind im Bereich Konfiguration > E-Mail > E-Mail Templates mandantenübergreifend hinterlegt. Sie können im Mandanten individuell übersteuert werden (für alle Veranstaltungen des Mandanten) und wiederum auf Veranstaltungsebene erneut für eine Einzelveranstaltung angepasst werden.
Ticket-Restriktionen für Veranstaltungen einrichten
Abhängig von der gewählten Methode kann eine vorherige oder nachträgliche Freigabe durch einen Administrator beziehungsweise Vorgesetzten.
Veranstaltung: Wählen Sie die Veranstaltung aus, für die die Ticket-Restriktion gelten soll.
Methode: Legen Sie fest, welche Einschränkung für die Anmeldung oder Bestellung verwendet wird.
Vorgeschalteter Freigabe-Prozess: Die Anmeldung zur Veranstaltung ist erst möglich, nachdem sie durch einen Moderator freigegeben wurde.
Mit Warenkorb/moderierte Anmeldung: Die Anmeldung oder Bestellung wird zunächst durchgeführt. Anschließend muss sie durch einen Moderator freigegeben werden.
Programm-Veranstaltung: Eine Anmeldung oder Bestellung ist nur möglich, wenn die betreffende Person in das zugehörige Programm eingeschrieben ist.
Sende Benachrichtigung bei neuen Entscheidungen an: Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die über neue Freigabe- oder Ablehnungsentscheidungen informiert werden soll.
E-Mail-basierte Freigabe durch Vorgesetzten: Legen Sie fest, ob zusätzlich eine Freigabe durch den Vorgesetzten der teilnehmenden Person erforderlich ist.
- Ja: Bei der Anmeldung muss die teilnehmende Person die E-Mail-Adresse ihres Vorgesetzten angeben. Der Vorgesetzte erhält anschließend eine E-Mail und kann über die Freigabe des Tickets beziehungsweise der Anmeldung entscheiden.
- Nein: Es erfolgt keine zusätzliche E-Mail-basierte Freigabe durch einen Vorgesetzten.
Tage zur Freigabe durch Vorgesetzten: Geben Sie an, wie viele Tage dem Vorgesetzten nach dem Versand der Freigabeanfrage zur Verfügung stehen, um über die Anmeldung beziehungsweise das Ticket zu entscheiden.
Hinweis: Die Option “E-Mail-basierte Freigabe durch Vorgesetzten” ist nur für die Methode “mit Warenkorb/moderierte Anmeldung” verfügbar.
Wenn die eingestellte Frist für die Vorgesetztenentscheidung verfallen ist, erhalten der Vorgesetzte und der Teilnehmer eine entsprechende E-Mail. Wenn die Frist abgelaufen ist, wird die Restriktionsentscheidung im System verworfen und erhält den Status "Freigabe-Frist abgelaufen". Der Teilnehmer muss erneut eine Freigabe beim Vorgesetzten beantragen.
Über diesen Link kann der Vorgesetzte die Teilnahme bestätigen oder ablehnen. Im Falle einer Zustimmung wird die Anmeldung in den bestehenden Freigabeprozess („Freigabe erforderlich“) überführt und steht anschließend dem Verantwortlichen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Bei einer Ablehnung wird die Anmeldung direkt beendet und der Teilnehmende automatisch informiert; eine Weiterleitung in nachgelagerte Prozesse erfolgt nicht.
Entscheidungsträger basieren auf: Legen Sie fest, auf welcher Grundlage die für die Freigabe zuständigen Entscheidungsträger ermittelt werden.
- Veranstaltung: Die Entscheidungsträger werden anhand der ausgewählten Veranstaltung beziehungsweise des zugehörigen Mandanten ermittelt.
- Teilnehmer-Benutzer: Die Entscheidungsträger werden anhand des Benutzerkontos beziehungsweise des Mandanten der teilnehmenden Person ermittelt (= relevant für die automatische Mandantenzuordnung, siehe “Freigabe und Entscheidung auf Basis der Zugehörigkeit eines Teilnehmers”). Der Mandant des Entscheidungsträgers muss mit dem Mandanten der ausgewählten Grundlage übereinstimmen. Andernfalls kann der Entscheidungsträger keine Freigabeentscheidung für die teilnehmende Person treffen.
Methode Vorgeschalteter Freigabe-Prozess
Diese Ticket Restriktion ist vor den eigentlichen Bestellprozess geschaltet. Die Teilnehmer können zunächst eine Freigabe anfordern und dazu entsprechende Teilnehmer Angaben hinterlegen. Werden die Teilnehmer freigeschaltet, so können sie im System nochmals auf die Veranstaltung gehen und sich dort über den Bestellprozess ( z.B. über Warenkorb oder Schnellanmeldung) zur Veranstaltung anmelden. Dies bedeutet also, dass ein Teilnehmer zunächst die Freigabe anfordert, damit er sich an der Veranstaltung anmelden darf. Zuvor ist es nicht möglich, Tickets in den Warenkorb zu legen.
Hinweis: Die Methode “vorgeschalteter Freigabe-Prozess” steht für Gastanmeldungen nicht zur Verfügung. Es ist ein Campus Events Konto notwendig, um sich unter Verwendung dieser Ticket Restriktion anzumelden.
Angaben: Geben Sie die gewünschten Teilnehmerangaben für den vorgeschalteten Freigabeprozess an. Die Teilnehmer müssen diese bei der Anmeldung angeben. Wenn die Angabe eine Pflichtangabe ist, markieren Sie die Checkbox “Pflichtfeld”. Es ist möglich mehrere Teilnehmerangaben abzufragen. Diese müssen vorher im Bereich Stammdaten > Teilnehmerangaben gepflegt werden.
Freigabe beantragen
- Nach dem Einloggen mit einem Campus Events Account kann eine Freigabe beantragt werden. Der Teilnehmer muss zum Anmelden auf den Button Freigabe beantragen klicken.
- Die notwendigen Teilnehmerangaben können/müssen vom Teilnehmer ausgefüllt werden
- Anschließend muss der Teilnehmer auf den Button "Freigabe unverbindlich beantragen" klicken
- Es wird folgende Meldung angezeigt: “Ihr Antrag wird geprüft. Bitte haben Sie etwas Geduld. Sie werden per E-Mail informiert, sobald Ihr Antrag bearbeitet wurde.”
Hinweis: Es ist nicht möglich mit demselben Benutzeraccount eine weitere Freigabe anzufordern.
- Anschließend wird der Antrag auf Freigabe von einem Administrator geprüft und entschieden, ob der Teilnehmer zugelassen wird. Der Administrator hat die Möglichkeit über die Systemmail direkt in die Entscheidung abzuspringen und die Restriktionsentscheidung “Anzunehmen” oder “Abzulehnen”. Alternativ kann über den Menüeintrag Entscheidungen auf Restriktionsentscheidungen zugegriffen werden
Auswirkungen der Restriktionsentscheidung
- Fall "Annehmen": Der Teilnehmer kann sich nun mit seinem Campus Events Account einloggen und sich für die Veranstaltung anmelden bzw. eine Buchung durchführen. Der Teilnehmer wird über die Freischaltung per E-Mail benachrichtigt. Die E-Mail enthält einen Link zur Veranstaltung. Der komplette Bestellprozess kann ab diesem Zeitpunkt durchlaufen werden. Benötigte Angaben zur Anmeldung können im Bestellprozess in den Teilnehmerangaben abgefragt werden. Diese müssen vorher im Bereich Stammdaten > Teilnehmerangaben gepflegt werden. Auf der Webseite erscheint der Hinweis: “Ihre Freischaltung ist erfolgt. Sie können nun eine Anmeldung tätigen.”
- Fall "Ablehnen": Der Teilnehmer kann sich nicht für die Veranstaltung anmelden. Auf der Webseite erscheint der Hinweis: “Anmeldung abgelehnt”. Der Teilnehmer wird über die Ablehnung per E-Mail benachrichtigt.
Hinweis: Es ist nicht möglich mit demselben Benutzeraccount eine erneute Freigabe anzufordern.
Mit Warenkorb/moderierte Anmeldung
Diese Ticket Restriktion ist hinter den eigentlichen Bestellprozess geschaltet. Die Teilnehmer können die gewünschten Tickets in den Warenkorb legen, den Bestellprozess durchlaufen und dazu entsprechende Teilnehmer Angaben hinterlegen. Nach Abschluss der Bestellung wird die Zulassung geprüft.
Hinweis: Die Methode “mit Warenkorb/moderierte Anmeldung” steht für Gastanmeldungen ebenfalls zur Verfügung. Es ist kein Campus Events Konto notwendig, um sich unter Verwendung dieser Ticket Restriktion anzumelden.
Freigabe beantragen
- Der komplette Bestellprozess kann "wie üblich" komplett durchlaufen werden.
- Unterhalb der verfügbaren Ticketkategorien wird folgender Text angezeigt: “Freigabe erforderlich - Die Teilnahme an dieser Veranstaltung erfordert eine Freigabe. Nach Ihrer Buchung wird geprüft, ob die Teilnahmevoraussetzungen erfüllt sind. Nach der Freischaltung erhalten Sie eine Bestätigung Ihrer Buchung.” Während des gesamten Bestellprozesses wird ein Hinweis über die benötigte Freigabe angezeigt.
- Die notwendigen Teilnehmerangaben können/müssen vom Teilnehmer ausgefüllt werden
Anschließend wird der Antrag auf Freigabe von einem Administrator geprüft und entschieden, ob der Teilnehmer zugelassen wird. Der Administrator hat die Möglichkeit über die Systemmail direkt in die Entscheidung abzuspringen und die Restriktionsentscheidung “Anzunehmen” oder “Abzulehnen”. Alternativ kann über den Menüeintrag Entscheidungen auf Restriktionsentscheidungen zugegriffen werden - Auf der Webseite wird folgende Meldung angezeigt: "Status zu Ihrer Freischaltung. Ihr Antrag wird geprüft. Bitte haben Sie etwas Geduld. Sie werden per E-Mail informiert, sobald Ihr Antrag bearbeitet wurde."
Auswirkungen der Restriktionsentscheidung
- Fall "Annehmen": Die Bestellung/Anmeldung wird freigegeben und es wird vom Campus Events System eine Ticketnummer generiert. Der Teilnehmer wird über die Freischaltung per E-Mail benachrichtigt. Auf der Webseite erscheint der Hinweis: “Ihre Freischaltung ist erfolgt. Sie können nun eine Anmeldung tätigen.”
- Fall "Ablehnen": Der Teilnehmer kann sich nicht für die Veranstaltung anmelden. Der Teilnehmer wird über die Ablehnung per E-Mail benachrichtigt. Auf der Webseite erscheint der Hinweis: “Leider wurde Ihre Anfrage abgelehnt. Eine Ticketbestellung ist somit nicht möglich. Bitte wenden Sie sich an den Veranstalter für weitere Informationen.”
Im Freigabeprozess einer Teilnahme an Veranstaltungen ist es möglich, im Anmeldeprozess eine vorgelagerte Entscheidung durch den Vorgesetzten vorzuschalten. Bei aktivierter Konfiguration muss im Anmeldeprozess durch den Teilnehmer eine gültige E-Mail-Adresse des Vorgesetzten angegeben werden. Nach Abschluss der Anmeldung erhält der Vorgesetzte automatisch eine Systemmail mit den relevanten Veranstaltungsinformationen sowie einem einmalig nutzbaren, zeitlich begrenzten Entscheidungslink. Der Teilnehmer wird über Systemmails informiert, ob sein Antrag angenommen oder abgelehnt wurde.
Hinweis: Die E-Mail basierte Freigabe durch den Vorgesetzten ist nur verfügbar für die Methode “mit Warenkorb/moderierte Anmeldung”
Freigabe und Entscheidung auf Basis der Zugehörigkeit eines Teilnehmers (Shibboleth-Mandanten-Zuordnung)
Es gibt die Möglichkeit, Benutzern, einschließlich Frontend-User automatisch entsprechende Mandanten zuzuweisen. Hierfür wird der bestehende Freigabeprozess in den Ticket-Restriktionen (Methode “mit Warenkorb/moderierte Anmeldung”) verwendet. Dabei kann konfiguriert werden, ob die Entscheidung vom Mandanten der Veranstaltung oder vom anmeldenden Benutzer abhängt. Teilnehmende werden automatisch dem korrekten Mandanten zugeordnet und nur berechtigte Personen sehen sowie entscheiden über Anmeldungen ihres Mandanten.
An dieser Stelle wird im Bereich Entscheidungsträger basieren auf: die Option Teilnehmer/Benutzer gewählt, da die Entscheidung anhand eines Teilnehmermerkmals getroffen werden soll.
Die Zuweisung erfolgt anhand eines beliebigen Benutzerattributes. Bitte wenden Sie sich an unseren Support, wenn Sie diese Einstellung vornehmen möchten.
Mögliche Teilnehmermerkmale sind:
- Benutzername
- Suffix einer E-Mailadresse
- Organisation(-szugehörigkeit)
- Universität
- Shibboleth Identifikator
Es ist auch möglich, mehrere Entscheidungsmerkmale festzulegen. In diesem Fall werden sie von oben nach unter je nach Dateneingabe geprüft. Das erste passende Merkmal wird für die Entscheidung herangezogen, die anderen Merkmale werden dann im folgenden übersprungen.
Berechtigungen
- Die notwendige Benutzergruppe zur Freigabe von Teilnehmern ist die Gruppe "Veranstaltungen-Teilnehmer-Restriktionsentscheider".
- Für die Durchführung der Entscheidungen wird die Benutzergruppe „Veranstaltungen > Teilnehmerrestriktionen Entscheider“ verwendet.
Programm Veranstaltung
Die Bestellung/Anmeldung ist nur möglich, wenn der User an einem Programm eingeschrieben ist. Programm-Teilnehmer werden an dieser Stelle automatisch "Angenommen".
Optional gibt es die Möglichkeit, auch "Nicht Programm-Teilnehmer" zur Anmeldung zuzulassen. Nicht-Programm-Teilnehmer stehen im Menüpunkt “Entscheidungen” in der Listenansicht zur manuellen Freigabe oder Ablehnung zur Verfügung.
E-Mail Templates
Event-Teilnehmer: Restriktion Entscheidung positiv
Event-Teilnehmer: Restriktion Entscheidung negativ
Entscheider: Eine neue Anfrage zur Freigabe der Teilnahme
Event-Teilnehmer: Freigabe der Teilnahme durch Vorgesetzten
Vorgesetzter: Frist für Freigabe der Teilnahme abgelaufen
Event-Teilnehmer: Frist für Freigabe durch Vorgesetzten abgelaufen
Hinweis: E-Mail Templates für die Ticket Restriktionen können auf Mandanten- und Event-Ebene überschrieben werden.
Entscheidungen
Im Bereich Entscheidungen werden alle Entscheidungsvorgänge aufgelistet, die aufgrund einer Ticket-Restriktion entstanden sind. Hier können Sie beispielsweise Anfragen prüfen, bei denen eine Freigabe erforderlich ist, und anschließend über deren “Annehmen” oder “Ablehnen” entscheiden.
Übersicht der Entscheidungsvorgänge
Veranstaltung: Zeigt die Veranstaltung an, auf die sich der Entscheidungsvorgang bezieht.
Nutzeraccount: Zeigt den Nutzeraccount an, für den die Entscheidung angefordert wurde.
Entscheidung: Zeigt den aktuellen Bearbeitungs- beziehungsweise Entscheidungsstatus an.
Mit farblichen Markierungen wird entsprechend angezeigt, ob die Entscheidung "Angenommen" (grün), "Ausstehend" (orange) oder "Abgelehnt" (rot) wurde. Über die Aktions-Buttons kann eine Entscheidung angenommen, abgelehnt oder gelöscht werden.
In beiden Fällen ("Angenommen" und “Abgelehnt”) wird der Teilnehmer per E-Mail benachrichtigt.
Aktionen > Anzeigen: Hier werden die Teilnehmerangaben und die Details zur Bestellung angezeigt. Wurde eine Entscheidung bereits getroffen, ist am Feld "Entschieden von" nachvollziehbar von wem die Entscheidung getroffen wurde.
Aktionen > Bearbeiten: Hier können die Teilnehmer Angaben korrigiert werden.
Hinweis: nur möglich bei Restriktionsmethode “vorgeschalteter Freigabeprozess”
Aktionen > Löschen: Wenn bereits eine Ticketnummer für eine Buchung generiert wurde, hat das Löschen der Restriktionsentscheidung keine Auswirkung auf bereits abgeschlossene Anmeldungen/Bestellungen. Beim Löschen einer Restriktionsentscheidung wird der Teilnehmer nicht benachrichtigt.
E-Mail Templates
Event-Teilnehmer: Restriktion Entscheidung positiv
Event-Teilnehmer: Restriktion Entscheidung negativ
Hinweis: Systemmails sind im Bereich Konfiguration > E-Mail > E-Mail Templates mandantenübergreifend hinterlegt. Sie können im Mandanten individuell übersteuert werden (für alle Veranstaltungen des Mandanten) und wiederum auf Veranstaltungsebene erneut für eine Einzelveranstaltung angepasst werden.