Veranstaltung anlegen oder bearbeiten

Hier legen Sie die grundlegenden Stammdaten und den zeitlichen Rahmen der Veranstaltung fest:
 

• Überschrift / Name der Veranstaltung: Geben Sie den offiziellen Namen der Veranstaltung ein.
• Unterüberschrift : Ergänzen Sie den Titel durch eine kurze, präzisierende Beschreibung.
• Veranstaltung Nr.: Die Veranstaltungsnummer ist optional. Bei gebührenpflichtigen Veranstaltungen (Bestellung mit Warenkorb) wird diese auf Rechnungen abgebildet.
• URL Segment:Das URL-Segment bestimmt den direkten Link zur Veranstaltung. Über diesen Link wird die Veranstaltung direkt in Campus Events aufgerufen.
• Automatische Erstellung: Die URL wird automatisch aus dem Titel erzeugt, nachdem gespeichert wird.
  • Eindeutige Links: Sollte bereits eine Veranstaltung mit identischem Titel existieren, wird automatisch eine laufende Nummer an das URL-Segment angehängt, um einen eindeutigen Link zur Veranstaltung zu gewährleisten.
  • Beispiel: demo.campus-events.com/event/<URL Segment>
• Termine festlegen
  • Serie hinzufügen
    Eine Serie ist eine Menge von Terminen die sich periodisch nach X Tagen, X Wochen oder X Monaten wiederholt und irgendwann endet.

Hier ordnen Sie die Veranstaltung organisatorisch ein, damit sie korrekt angezeigt und verwaltet werden kann.  Außerdem legen Sie hier fest wann und wie lange die Veranstaltung veröffentlicht wird. 

Mandant: In diesem Dropdown-Auswahlfeld wird der entsprechende Mandant für die Veranstaltung ausgewählt (nur relevant für Versionen mit Mandantenfähigkeit).

• Einschränkung der Sichtbarkeit: Nur Benutzer des ausgewählten Mandanten können die Veranstaltung sehen und bearbeiten.
• Ohne Zuordnung: Wird die Veranstaltung keinem Mandanten zugeordnet, können alle Backend-Nutzer die Veranstaltung sehen und bearbeiten.

Veranstaltungsformat
Dieser Hinweis wird sowohl in der Liste der Veranstaltungen auf der Startseite als auch beim Betrachten der ausführlichen Beschreibung der Veranstaltung angezeigt.

Optionen:

• keine Veranstaltung (die Zeile zum Veranstaltungsformat wird ausgeblendet)
• Präsenzveranstaltung
• Online-Veranstaltung
• Präsenz- und Online-Veranstaltung

Veranstaltungslisten
Auswahl der Veranstaltungslisten auf denen die Veranstaltung gelistet wird. Wenn keine Veranstaltungsliste ausgewählt ist, kann die Veranstaltung nur über einen direkten Link gefunden werden, vorausgesetzt die Veranstaltung ist veröffentlicht.

Unter Veranstaltungslisten-Freigaben, Weitere Freigabe beantragen kann für eine bereits angelegte Veranstaltung eine Freigabe für eine Veranstaltungsliste beantragt werden, um die Veranstaltung zusätzlich auf dieser Veranstaltungsliste anzuzeigen. Nach dem Antrag auf Freigabe, muss ein Admin aus dem Mandanten, dem die Veranstaltungsliste gehört, die Freigabe erst bestätigen, bevor die Veranstaltung auf der entsprechenden Liste angezeigt wird.

Hier erstellen Sie eine verständliche und vollständige Beschreibung.
Mit Hilfe der Störer-Label können Sie ein Hinweislabel hinzufügen. 

Bilder
An einer Veranstaltung kann ein Bild hinterlegt werden. Dieses Bild wir in der Listenansicht als auch in der Detailansicht als Kachel ausgeben. Wird kein Bild hinterlegt erscheint eine farbige Kachel mit dem Veranstaltungsdatum darin. Im zugehörigen Feld "Name" kann eine Bildunterschrift für das Bild angegeben werden, welche auf der Webseite unterhalb des Bildes angezeigt wird. Der Alternativtext ist eine kurze Beschreibung des Bildes und wird angezeigt, sollte das Bild nicht geladen werden können. Weiterhin ist dieser relevant für die Barrierefreiheit z.B. Screenreader.

Hinweise zum Bildupload:

• Mindestgröße: 735px x 735px
• Maximalgröße: 1920px x 1920px
• Max. Dateigröße: 4MB
• Dateiformate: PNG, JPG

Informationen und Downloads
Es können nur PDF Dokumente hochgeladen werden. So können z.B. Flyer hinterlegt werden. Die PDF-Dokumente ergänzen die Beschreibung der Veranstaltung und sind zum Download verfügbar.

Hier ergänzen Sie organisatorische und strukturelle Informationen.

Hier legen Sie fest, wie sich Teilnehmer anmelden können.

Optionen: 

• keine (nur Darstellung des Termins)
• Schnellanmeldung für einzelne Teilnehmer (nur kostenlos und ohne Warenkorb)
  • Um diese Konfigurationsauswahl speichern und nutzen zu können ist es notwendig in der Sektion Teilnehmerangaben die Teilnehmerangabe E-Mail als Pflichtfeld zu wählen.
• Bestellung mit Warenkorb (für einzelne oder mehrere Teilnehmer). Dies setzt das Modul “kostenpflichtige Veranstaltungen” voraus.
  • Auf Preisvariante beschränken
  • Wird der Veranstaltungstyp “Bestellung mit Warenkorb” verwendet, können eigene Teilnehmerangaben auf ausgewählte Preiskategorie beschränkt werden. Dafür muss die Veranstaltung zuerst mit dem Veranstaltungstyp “Bestellung mit Warenkorb” und mit den festgelegten Preiskategorien gespeichert werden. Erst dann lassen sich Teilnehmerangaben eben auf diese gespeicherten Preiskategorien beschränken.
  • Beispiel Konfiguration:
    • Den Veranstaltungstyp “Bestellung mit Warenkorb” auswählen und Preiskategorien festlegen
    • Hinweis: Alle Pflichtangaben im Eventformular einstellen/ausfüllen und Veranstaltung speichern/hinzufügen.
    • Im Eventformular eine Teilnehmerangabe erstellen und die gewünschte Preiskategorie unter dem Label “Auf Preisvariante beschränken” auswählen
    • Änderungen speichern.
    • Beim Bestellvorgang im Frontend werden je nach Preiskategorie die entsprechenden Teilnehmerangaben abgefragt.
• per E-Mail
• über externe Webseite

Konfiguration des Anmeldetyps

Hier konfigurieren Sie die Details der Anmeldung.
Die verfügbaren Einstellungsmöglichkeiten werden durch die Auswahl der Anmeldeart eingeschränkt. 
Grundsätzlich stehen folgende Optionen für Anmeldungen zur Verfügung:

Gastbestellungen zulassen
Durch die Gastbestellungen-Option lässt sich flexibel festlegen, bei welchen Veranstaltungen eine Gastanmeldung möglich ist. Die Verfügbarkeit dieser Option kann systemweit sowie pro Mandant kontrolliert werden.

Nachricht, wenn keine Bestellung möglich
Wenn keine Anmeldungen zu einer Veranstaltung möglich sind, wird automatisch eine zuvor festgelegte Informationstext-Nachricht angezeigt.

Registrierung von
Anmeldungen zur eine Veranstaltung erst ab einem bestimmten Datum und Uhrzeit erlauben. Im Frontend unterhalb der Veranstaltungsbeschreibung wird eine entsprechende Information angezeigt, ab wann Anmeldungen frühestens möglich sind.

Registrierung bis
Anmeldungen zur eine Veranstaltung nur bis zu einem bestimmten Datum und Uhrzeit erlauben. Im Frontend unterhalb der Veranstaltungsbeschreibung wird eine entsprechende Information angezeigt, bis wann Anmeldungen spätestens möglich sind.

Min. Teilnehmerzahl & Min. Teilnehmerzahl
Abhängig davon wie die Zahl gesetzt ist, gibt das Teilnehmer-Ampelsystem in der Veranstaltungsübersicht entsprechendes visuelles Feedback.

Teilnehmerstornierung

• Nicht erlaubt
  Hier kann der Teilnehmer eine Stornierung lediglich manuell z.B. per E-Mail beantragen.
  Er hat nicht die Möglichkeit dies über einen Link in der E-Mail oder über das Profil vorzunehmen. Somit ist dieser Prozess komplett unabhängig vom Campus Events.

• Beantragung
  Ein Teilnehmer kann selbst die Stornierung seiner Buchung beim Admin beantragen. Über die Storno-URL in der Anmeldebestätigung lässt sich eine Stornierung beantragen. Voraussetzung dafür ist der Platzhalter {{ S_CANCEL_URL }} in der E-Mail Schablone "Event-Teilnehmer: Anmeldebestätigung".
  Zusätzlich wird im Profil des Teilnehmers bei "meine Veranstaltungen" die Option "Stornieren" angezeigt.

  Sie als Admin können die Anfrage in Campus Events in der Teilnehmerübersicht einer Veranstaltung sehen und dieser Anfrage zustimmen oder ablehnen.

• Vollständig
  Hier kann der Teilnehmer seine Buchung direkt selbst stornieren ohne einer Aktion seitens des Admins. Die Stornierung funktioniert über die Storno-URL in der zuvor erhaltenen Anmeldebestätigung per E-Mail. Voraussetzung dafür ist der Platzhalter {{ S_CANCEL_URL }} in der E-Mail Schablone "Event-Teilnehmer: Anmeldebestätigung".
  Zusätzlich wird im Profil des Teilnehmers bei "meine Veranstaltungen" die Option "Stornieren" angezeigt. Die Stornierung wird dann vollautomatisch durchgeführt.
• Stornierung bis
  Nur sichtbar und einstellbar für die Teilnehmerstornierung-Optionen "Beantragung" und "Vollständig". Die Stornierung einer Buchung nur bis zu einem bestimmten Datum und Uhrzeit erlauben.
• Kalender-Einladung bei Bestätigungsmail hinzufügen (.ical)
  Eine Kalenderdatei mit dem Termin/en im iCalendar Format wird optional der Bestätigungsmail automatisch beigefügt. Diese kann in allen gängigen Kalender Anwendungen importiert werden.

Warteliste

Was passiert, wenn man sich zu einem Event anmelden möchte, allerdings alle Plätze bereits ausgebucht sind? 
Die Wartelistenfunktionalität ist ein Service das über ein neues Kontingent oder frei gewordene Plätze informieren kann, diese ist an jedem Event individuell konfigurierbar, sodass die Warteliste nur nach expliziter Aktivierung zum Einsatz kommt. Andernfalls gilt eine Veranstaltung als ausgebucht und wird auch entsprechend markiert.

Allgemein funktioniert die Warteliste nach dem folgenden Prinzip:
Ist ein Event ausgebucht, trägt sich eine Person auf die Warteliste ein. Anschließend gibt es eine E-Mail Benachrichtigung über den erfolgreichen Eintrag auf die Warteliste. 
Die E-Mail Benachrichtigung beinhaltet einen Link, über dem sich die Person aus der Warteliste selbständig austragen kann.

Wie kann ich die Warteliste für eine Veranstaltung aktivieren?

Die Warteliste kann nur in Verbindung mit den beiden Veranstaltungstyp-Anmeldungen verwendet werden:

• Schnellanmeldung für einzelne Teilnehmer (nur kostenlos und ohne Warenkorb)
• Bestellung mit Warenkorb (für einzelne oder mehrere Teilnehmer)

Die Art der Anmeldungen wird in der Sektion “Veranstaltungstyp” ausgewählt.

Wird als Anmeldung “Schnellanmeldung” oder “Bestellung mit Warenkorb” ausgewählt, werden erweiterte Optionen für diese Auswahl in der nächstliegenden Sektion (Veranstaltungstyp) automatisch angezeigt.

In dieser Sektion der erweiterten Optionen kann die Warteliste eingeschaltet werden, indem unter dem Punkt “Warteliste” auf den “Neu Button” geklickt wird.

Anschließend wird unter dem Punkt “Warteliste”, eine neue ausklappbare Untersektion angezeigt, um Einstellungen für die Warteliste einzustellen. Die Untersektion wird durch das Klicken auf den Plus (+) Button ausgeklappt, um die Einstellungen anzuzeigen.

Warteliste Einstellungen

Automatisches Nachrücken
Das automatische Nachrücken ist nur einstellbar für den Veranstaltungstyp “Schnellanmeldung” für einzelne Teilnehmer (nur kostenlos und ohne Warenkorb). Kommt es zu Stornierung bestehender Buchungen oder wird die Kapazität des Events erweitert, gibt es drei Optionen um das automatisches Nachrücken zu steuern:

1. Deaktiviert
Befinden sich Personen auf der Warteliste, so verwaltet der Administrator selbstständig die Warteliste aus der Teilnehmerübersicht des Events heraus und unterscheidet für jede Person individuell zwischen den folgenden drei Fällen:

• Wartende Person zur Anmeldung freigeben: Die Person erhält daraufhin eine Benachrichtigung per E-Mail. Die Freigabe kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Person von Warteliste verbindlich zu Teilnehmer upgraden: Es wird ein Ticket erstellt und die Person wird dabei von der Warteliste entfernt.
• Person aus Warteliste löschen: Die Person wird nicht über diesen Vorgang informiert.

2. Automatische Freigabe
Die erst nächste Person auf der Warteliste wird automatisch zur Anmeldung freigeben, sobald für die Veranstaltung freie Plätze zur Verfügung stehen. Die Person erhält daraufhin vom System eine Benachrichtigung per E-Mail. Die E-Mail enthält einen individuellen Link und einen Freischaltcode zum Durchführen einer verbindlichen Anmeldung. Ist die Freigabe erst erfolgt, kann diese nicht rückgängig gemacht werden. Es ist aber möglich die Person von der Warteliste direkt zu Teilnehmer upzugraden. Es ist immer noch möglich die Person aus der Warteliste zu löschen, dabei wird die bereits erteilte Freigabe ungültig. Wird die erteilte Freigabe somit ungültig, kann der individuelle Link und der Freischaltcode aus der E-Mail Benachrichtigung nicht mehr für eine Anmeldung benutzt werden.

3. Vollständig
Für die erst nächste Person auf der Warteliste, das heißt für die Person auf dem ersten Nachrückplatz wird automatisch eine Ticketnummer generiert, dies entspricht einer erfolgreichen verbindlichen Anmeldung. Die Person wird über die erfolgreiche Anmeldung per E-Mail informiert.

Maximale Anzahl Warteplätze
Ist das gesetzte Limit erreicht müssen neue Personen warten bis Plätze auf der Warteliste frei werden oder das Limit vergrößert wird.

Löschen
Die aktuelle Warteliste unwiderruflich löschen. Die Einträge in der Warteliste gehen verloren. Dazu das Feld durch Anklicken ankreuzen und die Änderungen speichern, die Warteliste wird unwiderruflich gelöscht.

Warteliste Benachrichtigungen

E-Mail Template: "Event-Teilnehmer: Von Warteliste nachgerückt"
Das E-Mail Template für die Warteliste kann auf Mandanten- und Event-Ebene angepasst werden.

• Anpassung auf Event-Ebene: Eventformular > E-Mails > "Event-Teilnehmer: Von Warteliste nachgerückt".
• Anpassung auf Mandanten-Ebene: Dies ist eine System-Anpassung und legt das Standardmäßige E-Mail-Template für den gesamten Mandanten fest. Diese Änderung betrifft also alle existierenden Veranstaltungen, die eine Warteliste enthalten und Standardwerte für das E-Mail Template verwenden.

Bei den Teilnehmerangaben handelt es sich um Informationen, welche im Anmeldeprozess über den Teilnehmer abgefragt werden. Neben den vier bereits hinterlegten Feldern, besteht die Möglichkeit weitere individuelle Teilnehmerangaben zu hinterlegen. Entsprechende Teilnehmerangaben müssen vorab im Bereich Stammdaten > Teilnehmerangaben als Datensatz angelegt werden.

Für jede Teilnehmerangabe kann definiert werden, ob diese Angabe optional oder verpflichtend ist.

Systemweit hinterlegte Teilnehmerangaben
An jeder Veranstaltung sind bereits nachfolgende Teilnehmerangaben hinterlegt:

• Anrede - Auswahlfeld mit den Werten: Divers, Herr, Frau
• Vorname - Eingabefeld
• Nachname - Eingabefeld
• E-Mail - Eingabefeld

Für diese Feld kann zusätzlich definiert werden, ob die entsprechende Angabe deaktiviert ist (wird nicht angezeigt) oder ob es sich um eine optionale Angabe oder eine Pflichtangabe handelt. Die Werte der standardmäßig hinterlegten Felder sind nicht über die Stammdaten > Teilnehmerangaben veränderbar.

Wie können eigene Teilnehmerangaben an der Veranstaltung hinterlegt werden?

Hinweis: Teilnehmerangaben müssen vorab im Bereich Stammdaten > Teilnehmerangaben als Datensatz angelegt werden.

1. Links unten bei Teilnehmerangaben auf den Button + Neuer Datensatz klicken. Es wird ein zugeklapptes dunkelgraues Formular erzeugt mit der Benennung Neuer Datensatz.
2. Das Formular muss zunächst aufgeklappt werden, indem rechts oben innerhalb der dunkelgrauen Fläche auf das + oder den Titel Neuer Datensatz geklickt wird.
3. Über das Dropdown-Menü Angabe\* wird eine zuvor angelegte Teilnehmerangabe ausgewählt.
4. Pflichtfeld
   Wird die Option Pflichtfeld angekreuzt, so ist die Angabe bei der Anmeldung zur Veranstaltung Pflicht. Andernfalls bleibt die Teilnehmerangabe optional.
5. In Listenansicht anzeigen
   In Listenansicht der Teilnehmer anzeigen. Wird diese Option angekreuzt, wird die konkrete Teilnehmerangabe als Spalte in der Teilnehmerliste zur Verfügung stehen.
   Auf diese Art und Weise kann nach Teilnehmerangaben sortiert und gefiltert werden.
   Hinweis: Wird ein Export der Liste gemacht beispielsweise ins Excel Format, dann ist das Ergebnis ebenfalls entsprechend sortiert und gefiltert. Das heißt es können beispielsweise mehrere Dateien erstellt werden in denen die Teilnehmer mit jeweils unterschiedlichen Teilnehmerangaben gelistet sind.

Teilnahmebescheinigungen (Zertifikate) werden über die Teilnehmerverwaltung > Spalte-Aktionen: Zertifikate einer Veranstaltung ausgestellt.

Teilnahmebescheinigung versenden
Die Teilnehmerbescheinigung kann zum jetzigen Zeitpunkt lediglich manuell an die Teilnehmenden versendet werden. Hierzu die Bescheinigung herunterladen (siehe Teilnahmebescheinigung ausstellen / löschen und neu erzeugen). Anschließend kann der Teilnehmer einzeln kontaktiert (Aktion "Anschreiben") und die Bescheinigung als Anhang beigefügt werden.

Sie verbessern die Auffindbarkeit.

SEO Titel
SEO Beschreibung

Zugehörige Anleitung: E-Ticket entwerten Veranstaltungen > Tickets entwerten

Print Tickets aktivieren BETA

Wird diese Option aktiviert, werden die E-Tickets per E-Mai versendet. Die E-Tickets werden automatisch als Anhang der Anmeldebestätigung E-Mail beigefügt.

Wie sieht solch ein E-Ticket aus?

Achtung

Das Nachträgliche aktivieren der Option Print Tickets aktivieren BETA versendet für bereits bestehende Anmeldungen keine Anhänge nachträglich.

Wiedereintritt erlauben
Deaktiviert(Standard): Wird ein Check-Out durchgeführt ist kein Check-In mehr möglich.
Aktiviert: Wenn bereits ein Check-In und Check-Out ausgeführt wurde, darf dies beliebig oft wiederholt werden.

Anweisungen bei Einlass und Anweisungen bei Auslass
Betrifft nur die Verwaltungsoberfläche Tickets entwerten.

Wird ein Ticket beim Scannen gefunden wird der entsprechende Text der Anweisungen mit angezeigt:

Über Benachrichtigung neuer Tickets wird die Häufigkeit der Benachrichtigungen festgelegt. Wobei ein Ticket einer erfolgreichen bestätigten Anmeldung zu einer Veranstaltung entspricht.

Mögliche Häufigkeiten: Keine; Sofort; Stündlich; Täglich.

Empfänger neue Tickets Benachrichtigung
Eine E-Mail des Empfängers für die Benachrichtigungen festlegen.

Erinnerungsmails

Sie erinnern Teilnehmer automatisch.

Systemmails

Sie konfigurieren automatische E-Mails.