Veranstaltungen anlegen oder bearbeiten

Hier legen Sie die grundlegenden Informationen und den zeitlichen Rahmen der Veranstaltung fest: 

• Überschrift/Name der Veranstaltung: Die Bezeichnung der Veranstaltung wird auf der Webseite ausgegeben.
• Unterüberschrift : Hierbei handelt es sich um eine Überschrift zweiter Ebene, welche auf der Detailseite der Veranstaltung ausgegeben wird.
• Veranstaltung Nr.: Hier wird die Veranstaltungsnummer angegeben. Die Veranstaltungsnummer ist optional. Die Veranstaltungsnummer ist optional. Bei gebührenpflichtigen Veranstaltungen (Bestellung mit Warenkorb) wird diese auf Rechnungen abgebildet.
• URL Segment:Das URL Segment ist der Teil in der URL, der benötigt wird, um die spezifische Veranstaltung aufrufen zu können. Diese muss immer eindeutig sein. Das System generiert das URL Segment beim ersten Speichern eigenständig auf Basis des angegebenen Veranstaltungsnamens. 
  • Eindeutige Links: Sollte bereits eine Veranstaltung mit identischem Titel existieren, wird automatisch eine laufende Nummer an das URL-Segment angehängt, um einen eindeutigen Link zur Veranstaltung zu gewährleisten.
  • Der Link  kann nachträglich über das Stift-Symbol bearbeitet und der Link über das Kreis-Symbol neu generiert werden
• Termine: Ein Termin besteht immer aus einem Startdatum (+ optional Uhrzeit) und einem Enddatum (+ optional Uhrzeit).
  • Einzeltermin hinzufügen: Es kann ein Einzeltermin oder mehrere Einzeltermine hinzugefügt werden.
  • Termine über Terminserien hinzufügen: Es können Termine über eine Terminserie hinzugefügt werden. Eine Serie ist eine Menge von Terminen, die periodisch nach Datum oder nach Wiederholungen (X Tagen, X Wochentagen oder X Monatstagen) stattfinden kann und an einem definierten Datum endet. Eine bestehende Serien kann bei einer bereits bestehenden Serie neu hinzugefügt oder die bestehende Serie ersetzt werden. Über den Button Generieren wird die Serie ersetzt oder hinzugefügt. Die Start- und Endzeit bleibt bei einer Serien identisch. 

Hier ordnen Sie die Veranstaltung organisatorisch ein, damit sie korrekt angezeigt und verwaltet werden kann.   

Mandant: In diesem Dropdown-Auswahlfeld wird der entsprechende Mandant für die Veranstaltung ausgewählt (nur relevant für Kunden mit lizensiertem Modul “Mandantenfähigkeit”). Die Zuordnung zu einem Mandanten definiert, wem diese Veranstaltung gehört und damit verbunden auch, wer diese Veranstaltung administrieren darf. Alle Nutzer, die dem entsprechenden Mandaten zugewiesen sind und über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können diese verwalten.

• Ohne Zuordnung: Wird die Veranstaltung keinem Mandanten zugeordnet, können alle Backend-Nutzer die Veranstaltung sehen und bearbeiten.

Zusätzlich sichtbar für Mandanten (für Programme):  Die Veranstaltung kann bei Nutzung der Programme ebenfalls für weitere Mandanten freigegeben werden(nur relevant für Kunden mit lizensierter Modul “Kursverwaltung”)

Veranstaltungsformat: Hier kann ausgewählt werden, in welchem Format die Veranstaltung stattfindet. Dieser Hinweis wird sowohl in der Liste der Veranstaltungen auf der Startseite als auch beim Betrachten der ausführlichen Beschreibung der Veranstaltung angezeigt.

Optionen:

• keine Veranstaltung (die Zeile zum Veranstaltungsformat wird ausgeblendet)
• Präsenzveranstaltung
• Online-Veranstaltung
• Präsenz- und Online-Veranstaltung

Status der Veranstaltung

Veranstaltung veröffentlichen: Steuert, ob die Veranstaltung auf der Webseite veröffentlicht ist und in der Veranstaltungsübersicht sowie auf der Detailseite angezeigt wird. Sobald "Veranstaltung sichtbar bis" abgelaufen ist, wird dieses Feld automatisch deaktiviert.

Veranstaltung erledigt: Kennzeichnet die Veranstaltung als erledigt. Dieses Feld beschreibt den Status der Veranstaltung und steuert nicht die zeitliche Sichtbarkeit auf der Webseite. Erledigte Veranstaltungen werden nach einer in den Systemeinstellungen definierten Frist (z.B. 365 Tage) automatisch archiviert. 

Veranstaltung sichtbar bis: Legt fest, bis wann die Veranstaltung auf der Webseite sichtbar sein soll. Nach Ablauf wird das Feld "Veranstaltung veröffentlichen" automatisch deaktiviert. Es kann der Beginn oder das Ende der Veranstaltung als Zeitpunkt gewählt werden. 

Veranstaltungslisten: Die Zuweisung zu Veranstaltungslisten definiert den Erscheinungsort der Anzeige der Veranstaltung. Es können mehrere Listen hinterlegt werden. Wird keine Veranstaltungsliste ausgewählt, kann die Veranstaltung nur über einen direkten Link gefunden werden, vorausgesetzt die Veranstaltung ist veröffentlicht.

Freigaben: Veranstaltungslisten können zur Nutzung für Veranstaltungen freigegeben werden. Diese Freigaben werden hier angezeigt. Wird eine Liste freigegeben, wird die Veranstaltung ebenfalls auf dieser Liste angezeigt. Nach dem Antrag auf Freigabe, muss ein Administrator mit entsprechender Berechtigung der Freigabe zustimmen, bevor die Veranstaltung auf der entsprechenden Liste angezeigt wird.

Kurzbeschreibung: Die Kurzbeschreibung ist in der Übersicht (Listenansicht) ersichtlich. Wird keine Kurzbeschreibung angegeben, so wird in der Übersicht eine gekürzte Version der Beschreibung ausgegeben.

Beschreibung: Die Beschreibung wird in der Detailansicht vollumfänglich ausgegeben. Sollte keine Kurzbeschreibung gepflegt sein, so wird in der Listenansicht der Beschreibungstext in gekürzter Version ausgegeben.

Interne Beschreibung: Die interne Beschreibung dient lediglich für interne Notizen. Diese Informationen werden nicht auf der Webseite ausgegeben.

Störer-Label: Beim Störer handelt es sich um eine Möglichkeit, die Aufmerksamkeit für diese Veranstaltung zu erhöhen. Der Störer wird sowohl in der Listen- als auch in der Detailansicht als auffallendes grafisches Element mit dem angegebenen Text ausgegeben.

Veranstaltungsbilder: Das Veranstaltungsbild wird anstelle einer farbigen Kachel mit Datum in der Listen- und Detailansicht ausgegeben. Die Bilddatei wird über die Medienbibliothek hochgeladen und kann dort verwaltet und mit zusätzlichen Informationen ausgestattet werden. Im Feld Alternativtext kann eine kurze Beschreibung des Bildinhaltes hinterlegt werden, sollte das Bild nicht geladen werden können. Weiterhin ist dieser relevant für die Barrierefreiheit z.B. Screenreader.. Dieser wird angezeigt, wenn das Bild nicht geladen werden kann. Weiterhin ist dieser relevant für die Barrierefreiheit und die Suchmaschinenoptimierung. Das Feld Bildunterschrift wird auf der Detailseite unterhalb des Bildes ausgegeben.  

Hinweise zum Bildupload:

• Mindestgröße: 758px x 758px
• Maximalgröße: 1920px x 1920px
• Max. Dateigröße: 4MB
• zulässige Dateiformate: JPG, PNG

Informationen und Downloads: Die Dateien werden über die Medienbibliothek hochgeladen und können dort verwaltet und mit zusätzlichen Informationen ausgestattet werden. Die Bezeichnung des Dokuments wird in der Detailansicht ausgegeben und das hochgeladene Dokument wird damit verlinkt. Die PDF-Dokumente ergänzen die Beschreibung der Veranstaltung und sind zum Download verfügbar.

Hinweis zum Dateiupload: 

• Max. Dateigröße: 4MB
• zulässiges Dateiformat: PDF

In dieser Sektion können die in den Stammdaten zentral gepflegten Stammdatensätze (Moderatoren, Sponsoren, Veranstalter, Veranstaltungsorte, Kontaktpersonen, Zielgruppen, Kategorien und Filter-Kategorien) zur Veranstaltung zugeordnet und gepflegt werden. Diese werden entsprechend als Zusatzinformationen auf der Webseite ausgegeben. 

Zentrale Stammdatensätze

Für Moderatoren und Sponsorenüberschriften gibt es die Möglichkeit, eine individuelle Überschrift für den gesamten Moderatoren- oder Sponsorenbereich anzugeben.

Außerdem kann der Bearbeiter der Veranstaltung gepflegt werden. Es sind alle Backend-User der jeweiligen Mandanten auswählbar. Im Dashboard gibt es die Kachel "Meine Veranstaltungen", in der die jeweiligen Veranstaltungen des eingeloggten Benutzers dargestellt werden (für die der Benutzer als "Bearbeiter der Veranstaltung" eingetragen ist) und es kann per Schnellabsprung auf eine Veranstaltung abgesprungen werden.

Freigaben: Filterkategorien können zur Nutzung für Veranstaltungen freigegeben werden. Diese Freigaben werden hier angezeigt. Wird eine Filter-Kategorie freigegeben, wird die Veranstaltung ebenfalls in dieser Kategorie angezeigt. Nach dem Antrag auf Freigabe, muss ein Administrator mit entsprechender Berechtigung der Freigabe zustimmen, bevor die Veranstaltung in der entsprechenden Filter-Kategorie angezeigt wird.

Individuelle Veranstaltungsangaben sind Informationen zur Veranstaltung, welche entweder rein organisatorisch im Backend gepflegt oder auch informativ als Zusatzinformationen auf der Webseite angezeigt werden können. Sie werden im Bereich der Stammdaten (→ Veranstaltungsangaben) verwaltet. 

In dieser Sektion kann zwischen den verschiedenen Anmeldungen für die Veranstaltungen gewählt werden. Je nach Wahl des Anmeldetyps, unterscheidet sich die weitere Konfiguration des Anmeldetyps. Die verfügbaren Einstellungsmöglichkeiten werden durch die Auswahl der Anmeldeart eingeschränkt. 

Keine (nur Darstellung des Termins)

Es wird lediglich der Termin auf der Webseite angezeigt. 

Nachricht, wenn keine Bestellung möglich: Wenn keine Anmeldungen zu einer Veranstaltung möglich sind, wird automatisch eine zuvor festgelegte Informationstext-Nachricht angezeigt. "Für diese Veranstaltung ist aktuell keine Ticketregistrierung möglich. 

Schnellanmeldung für einzelne Teilnehmer (nur kostenlos und ohne Warenkorb)

Nachricht, wenn keine Bestellung möglich: Wenn keine Anmeldungen zu einer Veranstaltung möglich sind, wird automatisch eine zuvor festgelegte Informationstext-Nachricht angezeigt. "Für diese Veranstaltung ist aktuell keine Ticketregistrierung möglich. 

Gastbestellungen zulassen: Durch die Gastbestellungen-Option lässt sich flexibel festlegen, bei welchen Veranstaltungen eine Gastanmeldung möglich ist. Die Verfügbarkeit dieser Option kann systemweit sowie pro Mandant kontrolliert werden.

Registrierung von: Anmeldungen zur eine Veranstaltung erst ab einem bestimmten Datum und Uhrzeit erlauben. Im Frontend unterhalb der Veranstaltungsbeschreibung wird eine entsprechende Information angezeigt, ab wann Anmeldungen frühestens möglich sind.

Registrierung bis: Anmeldungen zur eine Veranstaltung nur bis zu einem bestimmten Datum und Uhrzeit erlauben. Im Frontend unterhalb der Veranstaltungsbeschreibung wird eine entsprechende Information angezeigt, bis wann Anmeldungen spätestens möglich sind.

Verfügbare Tickets anzeigen: Diese Option legt fest, ob die Information im Frontend in der Veranstaltungsliste als Information für die Buchenden angezeigt wird.

Min. Teilnehmerzahl: Abhängig davon wie die Zahl gesetzt ist, gibt das Teilnehmer-Ampelsystem in der Veranstaltungsübersicht entsprechendes visuelles Feedback. 

Max. Teilnehmerzahl: Abhängig davon wie die Zahl gesetzt ist, gibt das Teilnehmer-Ampelsystem in der Veranstaltungsübersicht entsprechendes visuelles Feedback. Wurde die maximale Teilnehmerzahl erreicht, kann ein Interessent sich auf die Warteliste eintragen, wenn diese eingerichtet wurde. 

Teilnehmerstornierung

• Selbständige Stornierung nicht erlaubt
  Hier kann der Teilnehmer eine Stornierung lediglich manuell z.B. per E-Mail beantragen.
  Er hat nicht die Möglichkeit dies über einen Link in der E-Mail oder über das Profil vorzunehmen. Somit ist dieser Prozess komplett unabhängig vom Campus Events.
• Stornierung nur nach Freigabe erlaubt
  Ein Teilnehmer kann selbst die Stornierung seiner Buchung beim Admin beantragen. Über die Storno-URL in der Anmeldebestätigung lässt sich eine Stornierung beantragen. Voraussetzung dafür ist der Platzhalter {{ S_CANCEL_URL }} in der E-Mail Schablone "Event-Teilnehmer: Anmeldebestätigung".
  Zusätzlich wird im Profil des Teilnehmers bei "meine Veranstaltungen" die Option "Stornieren" angezeigt. Sie als Admin können die Anfrage in Campus Events in der Teilnehmerübersicht einer Veranstaltung sehen und dieser Anfrage zustimmen oder ablehnen.
• Selbständige Stornierung erlaubt
  Hier kann der Teilnehmer seine Buchung direkt selbst stornieren ohne einer Aktion seitens des Admins. Die Stornierung funktioniert über die Storno-URL in der zuvor erhaltenen Anmeldebestätigung per E-Mail. Voraussetzung dafür ist der Platzhalter {{ S_CANCEL_URL }} in der E-Mail Schablone "Event-Teilnehmer: Anmeldebestätigung".
  Zusätzlich wird im Profil des Teilnehmers bei "meine Veranstaltungen" die Option "Stornieren" angezeigt. Die Stornierung wird dann vollautomatisch durchgeführt.

Stornierung bis: Legt das Datum und die Uhrzeit fest bis zu diesem Zeitpunkt eine Stornierung von seitens der Teilnehmer möglich sind. Nur sichtbar und einstellbar für die Teilnehmerstornierung-Optionen "Stornierung nur nach Freigabe erlaubt" und "Selbständige Stornierung erlaubt". 

Stornierungsbedingungen 

• Stornobedingungen können prozentual (Prozent-Satz) und absolut (Euro-Betrag) definiert werden. Die tatsächliche Gebühr ergibt sich aus der Summe der beiden Optionen. 
• Es können “Ab ≤” und “Bis >” Tage vor Veranstaltungsbeginn eingestellt werden Der Wert -1 ist ebenfalls in den Stornierungsbedingungen einstellbar und repräsentiert den Tag der Veranstaltung. 
• Es wird ein Vorschautext für die eingetragenen Stornierungsbedingungen im Veranstaltungsformular angezeigt.

Kalender-Einladung bei Bestätigungsmail hinzufügen (.ical): Eine Kalenderdatei mit dem Termin/en im iCalendar Format wird optional der Bestätigungsmail automatisch beigefügt. Diese kann in allen gängigen Kalender Anwendungen importiert werden.

Wie kann ich eine Warteliste für eine Veranstaltung aktivieren?

Die Warteliste kann nur in Verbindung mit den beiden Veranstaltungstyp-Anmeldungen verwendet werden:

• Schnellanmeldung für einzelne Teilnehmer (nur kostenlos und ohne Warenkorb)
• Bestellung mit Warenkorb (für einzelne oder mehrere Teilnehmer)

In dieser Sektion kann die Warteliste eingeschaltet werden, indem die Checkbox auf Ja oder Nein gesetzt wird. Wird "Ja” ausgewählt, wird unter dem Punkt “Warteliste”, automatisch eine neue ausklappbare Untersektion angezeigt, um Einstellungen für die Warteliste einzustellen. 

Bestellung mit Warenkorb (für einzelne oder mehrere Teilnehmer)

Dies setzt das Zusatzmodul “kostenpflichtige Veranstaltungen” voraus. Wurde das Zusatzmodul nicht lizensiert, werden  die Preisfelder im Veranstaltungsformular ausgeblendet. 

Verkäufer: ein zuvor im Bereich “Bestellsystem > Verkäufer” angelegter Verkäufer wird für die Veranstaltung zwingend ausgewählt werden. Im Mandanten kann ein Verkäufer defaultmäßig eingetragen werden

Mehrwertsteuer: Angabe eines allgemeingültigen Mehrwertsteuersatzes, der für alle Ticketkategorien der Veranstaltungstickets gilt Dieser kann pro Ticketkategorie erneut übersteuert werden

Tickets/Ticketkategorie: Angabe einer Ticketkategorie (Anlage über Stammdaten > Ticketkategorien)

Preis der Veranstaltung: Angabe des Bruttopreises der Ticketkategorie. Der Nettopreis wird automatisch berechnet

Individuelle Mehrwertsteuer: Angabe eines individuellen Mehrwertsteuersatzes für die Ticketkategorie

Start und Ende: Angabe eines Zeitpunkts für den Verkauf der Ticketkategorie inklusive Angabe einer Start- und Endzeit

Kontingent: Angabe eines Ticketkontingents für die Ticketkategorie

Bezahlmethoden: Angabe einer Bezahlmethode für die Veranstaltung. Die Bezahlmethoden werden im Bereich “Bestellsystem > Bezahlmethoden” gepflegt. Es kann eine oder mehrere Bezahlmethode/n standardmäßig vorausgewählt werden

Nachricht, wenn keine Bestellung möglich: Wenn keine Anmeldungen zu einer Veranstaltung möglich sind, wird automatisch eine zuvor festgelegte Informationstext-Nachricht angezeigt. "Für diese Veranstaltung ist aktuell keine Ticketregistrierung möglich. 

Gastbestellungen zulassen: Durch die Gastbestellungen-Option lässt sich flexibel festlegen, bei welchen Veranstaltungen eine Gastanmeldung möglich ist. Die Verfügbarkeit dieser Option kann systemweit sowie pro Mandant kontrolliert werden.

Verfügbare Tickets anzeigen: Diese Option legt fest, ob die Information im Frontend in der Veranstaltungsliste als Information für die Buchenden angezeigt wird. 

Min. Teilnehmerzahl: Abhängig davon wie die Zahl gesetzt ist, gibt das Teilnehmer-Ampelsystem in der Veranstaltungsübersicht entsprechendes visuelles Feedback. 

Max. Teilnehmerzahl: Abhängig davon wie die Zahl gesetzt ist, gibt das Teilnehmer-Ampelsystem in der Veranstaltungsübersicht entsprechendes visuelles Feedback. Wurde die maximale Teilnehmerzahl erreicht, kann ein Interessent sich auf die Warteliste eintragen, wenn diese eingerichtet wurde. 

Teilnehmerstornierung

• Selbständige Stornierung nicht erlaubt
  Hier kann der Teilnehmer eine Stornierung lediglich manuell z.B. per E-Mail beantragen.
  Er hat nicht die Möglichkeit dies über einen Link in der E-Mail oder über das Profil vorzunehmen. Somit ist dieser Prozess komplett unabhängig vom Campus Events.
• Stornierung nur nach Freigabe erlaubt
  Ein Teilnehmer kann selbst die Stornierung seiner Buchung beim Admin beantragen. Über die Storno-URL in der Anmeldebestätigung lässt sich eine Stornierung beantragen. Voraussetzung dafür ist der Platzhalter {{ S_CANCEL_URL }} in der E-Mail Schablone "Event-Teilnehmer: Anmeldebestätigung".
  Zusätzlich wird im Profil des Teilnehmers bei "meine Veranstaltungen" die Option "Stornieren" angezeigt. Sie als Admin können die Anfrage in Campus Events in der Teilnehmerübersicht einer Veranstaltung sehen und dieser Anfrage zustimmen oder ablehnen.
• Selbständige Stornierung erlaubt
  Hier kann der Teilnehmer seine Buchung direkt selbst stornieren ohne einer Aktion seitens des Admins. Die Stornierung funktioniert über die Storno-URL in der zuvor erhaltenen Anmeldebestätigung per E-Mail. Voraussetzung dafür ist der Platzhalter {{ S_CANCEL_URL }} in der E-Mail Schablone "Event-Teilnehmer: Anmeldebestätigung".
  Zusätzlich wird im Profil des Teilnehmers bei "meine Veranstaltungen" die Option "Stornieren" angezeigt. Die Stornierung wird dann vollautomatisch durchgeführt.

Stornierung bis: Legt das Datum und die Uhrzeit fest bis zu diesem Zeitpunkt eine Stornierung von seitens der Teilnehmer möglich sind. Nur sichtbar und einstellbar für die Teilnehmerstornierung-Optionen "Stornierung nur nach Freigabe erlaubt" und "Selbständige Stornierung erlaubt". 

Stornierungsbedingungen 

• Stornobedingungen können prozentual (Prozent-Satz) und absolut (Euro-Betrag) definiert werden. Die tatsächliche Gebühr ergibt sich aus der Summe der beiden Optionen. 
• Es können “Ab ≤” und “Bis >” Tage vor Veranstaltungsbeginn eingestellt werden Der Wert -1 ist ebenfalls in den Stornierungsbedingungen einstellbar und repräsentiert den Tag der Veranstaltung. 
• Es wird ein Vorschautext für die eingetragenen Stornierungsbedingungen im Veranstaltungsformular angezeigt.

Kalender-Einladung bei Bestätigungsmail hinzufügen (.ical): Eine Kalenderdatei mit dem Termin/en im iCalendar Format wird optional der Bestätigungsmail automatisch beigefügt. Diese kann in allen gängigen Kalender Anwendungen importiert werden.

Ticket Bestätigung als Sammelmail an Besteller statt Ticketeigentümer versenden: Diese Option ermöglicht es, die Ticketbestätigungen nicht einzeln an die jeweiligen Ticketinhaber (Ticketeigentümer) zu senden sondern der Besteller erhält eine einzige Sammelmail mit allen von ihm gekauften Tickets.

Wie kann ich eine Warteliste für eine Veranstaltung aktivieren?

Die Warteliste kann nur in Verbindung mit den beiden Veranstaltungstyp-Anmeldungen verwendet werden:

• Schnellanmeldung für einzelne Teilnehmer (nur kostenlos und ohne Warenkorb)
• Bestellung mit Warenkorb (für einzelne oder mehrere Teilnehmer)

In dieser Sektion kann die Warteliste eingeschaltet werden, indem die Checkbox auf Ja oder Nein gesetzt wird. Wird "Ja” ausgewählt, wird unter dem Punkt “Warteliste”, automatisch eine neue ausklappbare Untersektion angezeigt, um Einstellungen für die Warteliste einzustellen. 

Warteliste

Was passiert, wenn man sich zu einem Event anmelden möchte, allerdings alle Plätze bereits ausgebucht sind? Die Wartelistenfunktionalität ist ein Service das über ein neues Kontingent oder frei gewordene Plätze informieren kann, diese ist an jeder Veranstaltung individuell konfigurierbar, sodass die Warteliste nur nach expliziter Aktivierung zum Einsatz kommt. Andernfalls gilt eine Veranstaltung als ausgebucht und wird  entsprechend markiert. Ob die Wartelistenfunktionalität an der Veranstaltung selbst konfiguriert werden kann, wird am Mandanten festgelegt. Dieser kann entscheiden, ob die Warteliste 

• generell für alle Veranstaltungen des Mandanten verfügbar sein soll
• im Veranstaltungseditor nochmal individuell entschieden werden kann, ob es bei der Veranstaltung eine Warteliste gibt

Allgemein funktioniert die Warteliste nach dem folgenden Prinzip: Ist eine Veranstaltung ausgebucht, trägt sich eine Person auf die Warteliste ein. Anschließend gibt es eine E-Mail Benachrichtigung über den erfolgreichen Eintrag auf die Warteliste. Die E-Mail Benachrichtigung beinhaltet einen Link, über dem sich die Person aus der Warteliste selbständig austragen kann.

Warteliste Einstellungen

• Maximale Warteplätze: Maximale Anzahl an Personen, die gleichzeitig auf der Warteliste stehen dürfen. Weitere Anmeldungen werden abgewiesen, sobald diese Grenze erreicht ist. Leer lassen für eine unbegrenzte Warteliste. Die Kalkulation der freien Wartelistenplätze für das automatisierte Nachrückverfahren basiert ausschließlich auf der Max. Teilnehmerzahl an der Veranstaltung. 
• Nachrückverfahren: Für die Warteliste gibt es 2 Automatisierungsworkflows um Wartende automatisiert nach bestimmten Konditionen freizugeben. Legen Sie fest, wie freie Plätze aus der Warteliste vergeben werden. Sie können mehrere Regeln mit unterschiedlichen. Startzeitpunkten hinterlegen. Bei mehreren Regeln werden diese nach Startzeitpunkt sortiert. Es greift die Regel mit dem nächsten gültigen Ab-Datum.
• Konkret werden folgende Veranstaltungen geprüft (Bedingung: Warteliste “Ja”):
  • Veranstaltung nicht erledigt
  • Veranstaltung nicht abgesagt
  • Veranstaltung nicht archiviert (theoretisch irrelevant, da diese Veranstaltungen nicht mehr angezeigt werden)
• Hierbei gibt es die folgenden Einstellungsmöglichkeiten:
  • Anwenden ab: Ab diesem Zeitpunkt gilt dieses Nachrückverfahren für alle aktuell wartenden Personen. Die technische Ausführung kann leicht verzögert erfolgen.
  • Es stehen die folgenden Nachrückverfahren zur Verfügung:
    • Manuelle Freigabe durch Administrator: Plätze werden manuell freigegeben – keine Automatisierung
    • Plätze nacheinander freigeben: Faires Nachrücken – freie Plätze werden der Reihe nach vergeben
    • Plätze gleichzeitig freigeben: Mehrere Plätze werden gleichzeitig freigegeben, erster Zugriff erhält den Platz (alias: Windhund-Verfahren)
    • Automatische Ticket-Zuteilung: Wartende erhalten bei Verfügbarkeit direkt ein Ticket – nur bei für den Anmeldetyp: “Schnellanmeldung”
    • Warteliste deaktivieren: Die Warteliste wird ab diesem Zeitpunkt ausgeschaltet; freie Plätze gehen in den freien Verkauf über
  • Gültigkeit Freigabecode (Std.): Gibt in Stunden an, wie lange ein freigegebener Buchungsplatz reserviert bleibt. Nach Ablauf verfällt die Freigabe und der Platz wird ggf. neu vergeben.
  • Abgelaufene Einträge entfernen: Legt fest, was nach Ablauf der Freigabe passiert:
    • Aktiviert: Die Person wird von der Warteliste entfernt.
    • Deaktiviert: Die Person bleibt auf der Warteliste und rückt ans Ende zurück.
  • Die Berechtigung zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Nachrückverfahren liegen in der Benutzergruppe: “Veranstaltungen Editor” und “Veranstaltungen > Veranstaltungen Hero”.

Warteliste Benachrichtigungen

E-Mail Template: "Event-Teilnehmer: Von Warteliste nachgerückt": Das E-Mail Template für die Warteliste kann auf Mandanten- oder Veranstaltungsebene angepasst werden.

per E-Mail

Es ist möglich, die Anmeldungen lediglich per E-Mail anzunehmen.

Mehrwertsteuer: Angabe eines allgemeingültigen Mehrwertsteuersatzes, der für alle Ticketkategorien der Veranstaltungstickets gilt Dieser kann pro Ticketkategorie erneut übersteuert werden

Tickets/Ticketkategorie: Angabe einer Ticketkategorie (Anlage über Stammdaten > Ticketkategorien)

Preis der Veranstaltung: Angabe des Bruttopreises der Ticketkategorie. Der Nettopreis wird automatisch berechnet

Individuelle Mehrwertsteuer: Angabe eines individuellen Mehrwertsteuersatzes für die Ticketkategorie

Start und Ende: Angabe eines Zeitpunkts für den Verkauf der Ticketkategorie inklusive Angabe einer Start- und Endzeit

Kontingent: Angabe eines Ticketkontingents für die Ticketkategorie

Nachricht, wenn keine Bestellung möglich: Wenn keine Anmeldungen zu einer Veranstaltung möglich sind, wird automatisch eine zuvor festgelegte Informationstext-Nachricht angezeigt. "Für diese Veranstaltung ist aktuell keine Ticketregistrierung möglich. 

E-Mail-Adresse für Bestellungen: Angabe der E-Mailadresse für die Ticketbuchungen.

Vorgefertigter E-Mail Betreff: Angabe eines E-Mail Betreffs für die Bestellungen.

Vorgefertigter E-Mail-Text: Angabe eines Textes für die Bestellungen.

Registrierung von: Anmeldungen zur eine Veranstaltung erst ab einem bestimmten Datum und Uhrzeit erlauben. Im Frontend unterhalb der Veranstaltungsbeschreibung wird eine entsprechende Information angezeigt, ab wann Anmeldungen frühestens möglich sind.

Registrierung bis: Anmeldungen zur eine Veranstaltung nur bis zu einem bestimmten Datum und Uhrzeit erlauben. Im Frontend unterhalb der Veranstaltungsbeschreibung wird eine entsprechende Information angezeigt, bis wann Anmeldungen spätestens möglich sind.

über externe Webseite

Es ist möglich, die Anmeldungen über eine externe Webseite anzunehmen. Auf der Webseite wird die entsprechende Verlinkung angezeigt. 

Mehrwertsteuer: Angabe eines allgemeingültigen Mehrwertsteuersatzes, der für alle Ticketkategorien der Veranstaltungstickets gilt Dieser kann pro Ticketkategorie erneut übersteuert werden

Tickets/Ticketkategorie: Angabe einer Ticketkategorie (Anlage über Stammdaten > Ticketkategorien)

Preis der Veranstaltung: Angabe des Bruttopreises der Ticketkategorie. Der Nettopreis wird automatisch berechnet

Individuelle Mehrwertsteuer: Angabe eines individuellen Mehrwertsteuersatzes für die Ticketkategorie

Start und Ende: Angabe eines Zeitpunkts für den Verkauf der Ticketkategorie inklusive Angabe einer Start- und Endzeit

Kontingent: Angabe eines Ticketkontingents für die Ticketkategorie

Nachricht, wenn keine Bestellung möglich: Wenn keine Anmeldungen zu einer Veranstaltung möglich sind, wird automatisch eine zuvor festgelegte Informationstext-Nachricht angezeigt. "Für diese Veranstaltung ist aktuell keine Ticketregistrierung möglich. 

URL zu externem Bestellsystem: Angabe der URL für die Ticketbestellung.

Registrierung von: Anmeldungen zur eine Veranstaltung erst ab einem bestimmten Datum und Uhrzeit erlauben. Im Frontend unterhalb der Veranstaltungsbeschreibung wird eine entsprechende Information angezeigt, ab wann Anmeldungen frühestens möglich sind.

Registrierung bis: Anmeldungen zur eine Veranstaltung nur bis zu einem bestimmten Datum und Uhrzeit erlauben. Im Frontend unterhalb der Veranstaltungsbeschreibung wird eine entsprechende Information angezeigt, bis wann Anmeldungen spätestens möglich sind.

Bei den Teilnehmerangaben handelt es sich um Informationen, welche im Anmeldeprozess über den Teilnehmer abgefragt werden können. Neben den vier bereits hinterlegten Feldern, besteht die Möglichkeit weitere individuelle Teilnehmerangaben im Bereich Stammdaten > Teilnehmerangaben zu hinterlegen. Für jede Teilnehmerangabe (außer dem Feld E-Mail) kann definiert werden, ob diese Angaben deaktiviert, optional oder ein Pflichtfeld sind.

Systemweit hinterlegte Teilnehmerangaben
An jeder Veranstaltung sind bereits nachfolgende Teilnehmerangaben hinterlegt:

• Anrede - konfigurierbares Auswahlfeld 
• Vorname - Eingabefeld
• Nachname - Eingabefeld
• E-Mail - Eingabefeld (immer Pflichtfeld)

Die Werte dieser Felder sind nicht über die Stammdaten > Teilnehmerangaben veränderbar.

Die Teilnehmerangaben müssen vorab im Bereich Stammdaten > Teilnehmerangaben als Datensatz angelegt werden.

Über den Button Neuer Datensatz können Teilnehmerangaben an der Veranstaltung hinterlegt werden. 

Das Formular muss zunächst aufgeklappt werden, indem auf das Plus Symbol geklickt wird. Im Bereich Angabe wird eine zuvor angelegte Teilnehmerangabe ausgewählt. Diese kann auf eine zuvor angelegte Ticketvariante (unter Stammdaten > Ticketkategorie) beschränkt werden

• Pflichtfeld: Wird die Option Pflichtfeld angekreuzt, so ist die Teilnehmerangabe ein Pflichtfeld bei der Anmeldung. Andernfalls bleibt die Teilnehmerangabe optional.
• In Listenansicht anzeigen: Wird diese Option angekreuzt, steht die Teilnehmerangabe in der Teilnehmerliste als Spalte zur Verfügung stehen. Es kann damit nach Teilnehmerangaben sortiert und gefiltert werden.

Zertifikate werden im Bereich der Stammdaten > Zertifikate erstellt. 

Benotungskategorien: Wenn ein Teilnehmer den Status "Bestanden" für eine Veranstaltung erhält, können ihm Noten zugewiesen werden. Die zuweisbaren Noten können aus individuell definierbaren Benotungskategorien ausgewählt werden. Im Bereich Stammdaten > Benotungskategorien können Benotungskategorien angelegt werden.

Lerninhalte: Die Lerninhalte werden in der Detailansicht der Veranstaltung angezeigt und erscheinen auf dem Zertifikat. Bei der Suche können Veranstaltungen nach der angegebenen Zeichenkette bzw. Wortgruppe in den Lerninhalten gefiltert werden. 

Es werden für jede Veranstaltung Short-Links und QR-Codes generiert. Diese sind in der Anzeige-Ansicht zu finden (In der Veranstaltungsübersicht auf "Anzeigen" klicken). Ebenso können Weiterleitungen gepflegt werden. Diese sind unter Konfiguration -> Weiterleitungen zu finden. Sie verbessern die Auffindbarkeit.

SEO Titel: Der SEO-Titel wird in den Suchmaschinen-Ergebnissen als Hauptüberschrift Ihrer Veranstaltungsseite angezeigt. Er sollte prägnant formuliert und suchmaschinenrelevant sein. Wenn kein individueller SEO-Titel hinterlegt ist, wird automatisch der Veranstaltungstitel verwendet.
SEO Beschreibung: Die SEO-Beschreibung erscheint als Textauszug unter dem Titel in den Suchergebnissen von Google & Co. Sie sollte kurz und prägnant beschreiben, worum es in der Veranstaltung geht, und zum Klicken anregen. Wenn keine SEO-Beschreibung hinterlegt ist, wird – falls vorhanden – automatisch die Kurzbeschreibung, alternativ die allgemeine Beschreibung der Veranstaltung verwendet.

Diese Seite in Suchmaschinen anzeigen: Legt fest, ob Suchmaschinen die Seite anzeigen dürfen. Empfehlung: Standardmäßig auf „Ja“ belassen – nur bei Bedarf auf „Nein“ setzen.

Suchmaschinen dürfen Links auf dieser Seite folgen: Legt fest, ob Suchmaschinen den Links auf dieser Seite folgen dürfen – z. B. zu Partnerseiten, Referentenprofilen oder anderen Veranstaltungen. Empfehlung: Standardmäßig auf „Ja“ belassen – nur bei Bedarf auf „Nein“ setzen.

Bei neu angelegten Veranstaltungen stehen die beiden SEO-Einstellungen initial auf “Ja”.

Ein E-Ticket ist ein digitales Ticket in PDF-Format. Dies beinhaltet eine QR-Code für den Einlass.

E-Ticket aktivieren 

Aktiviert die Bereitstellung von E-Ticket-PDFs mit QR-Code für den Einlass. Ist diese Option deaktiviert, wird kein E-Ticket-Download angeboten. Achtung: Das nachträgliche Aktivieren der Option E-Ticket aktivieren versendet für bereits bestehende Anmeldungen keine Anhänge nachträglich.

Wiedereintritt erlauben
Deaktiviert (Standard): Wird ein Check-Out durchgeführt ist kein Check-In mehr möglich.
Aktiviert: Wenn bereits ein Check-In und Check-Out ausgeführt wurde, darf dies beliebig oft wiederholt werden.

Anweisungen bei Einlass und Anweisungen bei Auslass: Wird ein Ticket beim Scannen gefunden wird der entsprechende Text der Anweisungen mit angezeigt.

Titel: Anzeige des Titels des E-Tickets

Text: Anzeige eines Texts des E-Tickets

Template Datei: Hinterlegung eines individuellen PDF-Templates für das E-Ticket. Es werden folgende PDF-Versionen zum Hochladen unterstützt: 1.0, 1.1, 1.2, 1.3 und 1.4.

Benachrichtigung neue Anmeldungen: Mit dieser Einstellung erhält der hinterlegte Empfänger E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Anmeldungen.

Häufigkeit der Benachrichtigung: Sofort: Es wird zu jeder Anmeldung eine E-Mail versandt. Stündlich/Täglich = Es werden die Anmeldungen der letzten Stunde bzw. des letzten Tages gesammelt und in einer E-Mail zusammengefasst.

Individuelle Empfänger E-Mail-Adresse: Bitte geben Sie eine einzelne, valide E-Mail-Adresse ein.

Mit Erinnerungsmails können Teilnehmer, Wartende, Moderatoren oder Kontaktpersonen automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt vor oder nach einer Veranstaltung benachrichtig werden. 

Im Reiter Versand legen Sie fest, wer benachrichtigt wird und wann die E-Mail versendet werden soll.

Aktivieren Sie die gewünschten Empfängergruppen:

• Kontaktpersonen benachrichtigen – informiert die hinterlegten Kontaktpersonen der Veranstaltung.
• Moderatoren benachrichtigen – sendet die E-Mail an alle Moderatoren der Veranstaltung.
• Teilnehmer benachrichtigen – informiert alle angemeldeten Teilnehmer.
• Wartende benachrichtigen – sendet die E-Mail an Personen auf der Warteliste.

Sie können mehrere Empfängergruppen gleichzeitig auswählen.

Referenz für das Sendedatum: Wählen Sie den Zeitpunkt aus, auf den sich die Erinnerung beziehen soll. Beispielsweise kann der Versand am Startdatum oder an einem anderen Veranstaltungsdatum ausgerichtet werden.

Tage nach der Veranstaltung: Geben Sie an, wie viele Tage vor oder nach dem gewählten Referenzdatum die Erinnerungsmail versendet werden soll.

• 0 = Versand am Referenzdatum
• Positive Zahl = Versand nach dem Referenzdatum
• Negative Zahl = Versand vor dem Referenzdatum

Hinweis: Für einen Versand vor der Veranstaltung geben Sie eine negative Zahl ein (z. B. -3 für drei Tage vor dem Referenzdatum).

Sendezeit: Legen Sie die Uhrzeit fest, zu der die Erinnerungsmail automatisch versendet werden soll. Stunden und Minuten werden separat ausgewählt.

Im Reiter Nachricht erstellen Sie den Inhalt der Erinnerungsmail, die zum konfigurierten Zeitpunkt automatisch versendet wird.

Nachrichtenvorlage: Über das Feld Nachrichtenvorlage können Sie eine bereits vorhandene Vorlage auswählen. Die Inhalte der Vorlage werden automatisch in den Betreff und den Nachrichtentext übernommen und können bei Bedarf angepasst werden. Nachrichtenvorlagen werden im Bereich der Konfiguration > E-Mail > Nachrichtenvorlagen angelegt. 

Betreff: Geben Sie den Betreff der Erinnerungsmail ein. Dieser wird den Empfängern als E-Mail-Betreff angezeigt. Über die Symbolleiste können Sie außerdem Platzhalter einfügen. Diese werden beim Versand automatisch durch die entsprechenden Veranstaltungs- oder Teilnehmerinformationen ersetzt.

Tipp: Sie können beliebig viele Erinnerungsmails für eine Veranstaltung anlegen, beispielsweise eine Erinnerung eine Woche vor dem Termin und eine weitere am Veranstaltungstag.

Nachricht: Im Feld Nachricht verfassen Sie den eigentlichen Inhalt der Erinnerungsmail. Der integrierte Editor bietet Ihnen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten. Auch im Nachrichtentext können Sie Platzhalter verwenden. Diese werden beim Versand automatisch durch die entsprechenden Informationen ersetzt.

Hinweis: Änderungen an einer ausgewählten Nachrichtenvorlage wirken sich nur auf die aktuelle Erinnerungsmail aus. Die ursprüngliche Vorlage bleibt unverändert.

Systemmails sind automatisch erzeugte E-Mails, die durch bestimmte Ereignisse im Anmelde- oder Veranstaltungsprozess ausgelöst werden. Sie informieren Teilnehmer, Besteller oder andere Beteiligte über Änderungen des Anmeldestatus oder wichtige Aktionen. Die Nachrichten werden automatisch versendet, sobald das entsprechende Ereignis eintritt. Alle Systemmails sind identisch aufgebaut und bestehen aus mehreren Bereichen, die individuell angepasst werden können. So können Sie sowohl den technischen E-Mail-Versand als auch den Inhalt der Nachricht an Ihre Anforderungen anpassen.

Hinweis: Systemmails sind im Bereich Konfiguration > E-Mail > E-Mail Templates mandantenübergreifend hinterlegt. Sie können im Mandanten individuell übersteuert werden (für alle Veranstaltungen des Mandanten) und wiederum auf Veranstaltungsebene erneut für eine Einzelveranstaltung angepasst werden. 

Kopfzeilen individualisieren: In diesem Bereich legen Sie die Absenderinformationen der E-Mail fest. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

• Individuelle Werte setzen – Verwenden Sie eigene Absenderinformationen für diese Systemmail.
• Standardwerte verwenden – Übernimmt die global konfigurierten Standardwerte.

Hinweis: Wird die Option Standardwerte verwenden ausgewählt, werden die entsprechenden Angaben aus dem Bereich des Mandanten bzw. übergeordnet über dem Mandanten im Bereich der E-Mail Templates und übergeordnet im Bereich der Konfiguration übernommen.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• FROM – Name und E-Mail-Adresse des Absenders.
• TO – Zusätzliche Empfänger der E-Mail.
• CC – Empfänger, die eine Kopie der E-Mail erhalten.
• BCC – Empfänger, die eine Blindkopie der E-Mail erhalten.
• REPLY-TO – E-Mail-Adresse, an die Antworten der Empfänger gesendet werden.
• RETURN-PATH – Absenderadresse für unzustellbare E-Mails (Bounce-Adresse).

Betreff anpassen: Hier legen Sie den Betreff der Systemmail fest.

Sie können wählen, ob Sie:

• Individuelle Werte setzen oder
• Standardwerte verwenden

Hinweis: Wird die Option Standardwerte verwenden ausgewählt, werden die entsprechenden Angaben aus dem Bereich des Mandanten bzw. übergeordnet über dem Mandanten im Bereich der E-Mail Templates übernommen.

Über die Symbolleiste können Sie Platzhalter einfügen. Diese werden beim Versand automatisch durch die entsprechenden Daten, beispielsweise den Veranstaltungsnamen oder den Namen des Empfängers, ersetzt.

Nachrichtentext anpassen: In diesem Bereich erstellen oder bearbeiten Sie den eigentlichen Inhalt der E-Mail. 

Sie können wählen, ob Sie:

• Individuelle Werte setzen oder
• Standardwerte verwenden

Hinweis: Wird die Option Standardwerte verwenden ausgewählt, werden die entsprechenden Angaben aus dem Bereich des Mandanten bzw. übergeordnet über dem Mandanten im Bereich der E-Mail Templates übernommen.

Der integrierte Editor bietet Ihnen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten. Platzhalter werden beim Versand automatisch durch die entsprechenden Informationen ersetzt.

Signatur anpassen: Hier definieren Sie die Signatur der E-Mail. 

Sie können wählen, ob Sie:

• Individuelle Werte setzen oder
• Standardwerte verwenden

Hinweis: Wird die Option Standardwerte verwenden ausgewählt, werden die entsprechenden Angaben aus dem Bereich des Mandanten bzw. übergeordnet über dem Mandanten im Bereich der E-Mail Templates und übergeordnet im Bereich der Konfiguration übernommen.

Typischerweise enthält die Signatur:

• Grußformel
• Name der Organisation
• Kontaktdaten
• Website

Standard-Anhänge: Im Bereich Standard-Anhänge legen Sie fest, wie mit den global hinterlegten Anhängen umgegangen werden soll. Es handelt sich um Anhänge die direkt am E-Mail Template (Konfiguration > E-Mail > E-Mail Templates) in der Sektion "Anhänge" gepflegt sind.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Standard-Anhänge beibehalten – Die global konfigurierten Anhänge werden gemeinsam mit eventuell zusätzlich hinterlegten Anhängen versendet.
• Standard-Anhänge verwerfen – Es werden ausschließlich die für diese Systemmail hinterlegten Anhänge versendet.

Unter Individuelle Anhänge können Sie weitere Dateien hinzufügen, die ausschließlich mit dieser Systemmail versendet werden.

Hinweis: Bei Nutzung der Option "Standard-Anhänge verwerfen" werden nur die individuellen Anhänge beim E-Mail Versand mitgeschickt, ansonsten werden die individuellen Anhänge zusätzlich zu den Standard-Anhängen mitversandt.

Folgende Systemmails stehen zur Verfügung:

Event-Teilnehmer: Restriktion – Entscheidung positiv

Diese E-Mail wird versendet, wenn eine Anmeldung, die einer Restriktion oder Freigabe unterliegt, genehmigt wurde. Der Teilnehmer wird darüber informiert, dass seine Teilnahme bestätigt wurde.

Event-Teilnehmer: Restriktion – Entscheidung negativ

Diese E-Mail informiert den Teilnehmer darüber, dass seine Anmeldung im Rahmen einer Restriktions- oder Freigabeprüfung abgelehnt wurde.

Besteller: Anmeldebestätigung für alle Event-Teilnehmer

Diese E-Mail wird an den Besteller versendet, wenn dieser mehrere Teilnehmer angemeldet hat. Sie enthält eine Übersicht aller erfolgreich angemeldeten Teilnehmer.

Event-Teilnehmer: Stornierung

Diese E-Mail wird automatisch versendet, wenn eine Anmeldung storniert wurde. Sie informiert den Teilnehmer über die Stornierung seiner Veranstaltungsteilnahme.

Event-Teilnehmer: Anmeldebestätigung

Nach erfolgreicher Anmeldung erhält der Teilnehmer diese Bestätigungsmail. Sie enthält die wichtigsten Informationen zur Veranstaltung und dient als Nachweis der Anmeldung.

Event-Teilnehmer: E-Mail-Verifikation

Diese E-Mail wird versendet, wenn eine Bestätigung der E-Mail-Adresse erforderlich ist. Erst nach erfolgreicher Verifikation kann der Anmeldeprozess fortgesetzt oder abgeschlossen werden.

Event-Teilnehmer: Von Warteliste nachgerückt

Sobald ein Platz frei wird und ein Teilnehmer von der Warteliste auf einen regulären Teilnahmeplatz nachrückt, wird diese E-Mail automatisch versendet.

Event-Teilnehmer: Freigabe der Teilnahme durch Vorgesetzten

Diese E-Mail wird verwendet, wenn für die Teilnahme an einer Veranstaltung die Zustimmung eines Vorgesetzten erforderlich ist. Sie informiert den Vorgesetzten über die ausstehende Freigabe und enthält die notwendigen Informationen, um über die Teilnahme zu entscheiden.

Hinweis: Die Inhalte der Systemmails können individuell angepasst werden. Die Auslösung und der Versand erfolgen jedoch automatisch durch das System und sind an den jeweiligen Prozessschritt gekoppelt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten zeitnah und einheitlich informiert werden.

Über den Bereich Zusatzartikel im horizontalen Menü können Sie zusätzliche kostenpflichtige oder kostenfreie Leistungen zu einer Veranstaltung anlegen. Ein Zusatzartikel kann beispielsweise für Verpflegung, Merchandise, Exkursionsmaterialien oder weitere optionale Angebote verwendet werden.

Allgemeine Angaben

Name
Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für den Zusatzartikel. Dieser wird bei der Verwaltung und – sofern entsprechend konfiguriert – im Buchungsprozess angezeigt.

Individuelle Zusatzartikelangaben

Die individuellen Zusatzartikelangaben werden im Bereich Stammdaten > Veranstaltungsangaben angelegt. Hierfür muss die Checkbox Zusatzartikel im Bereich Bearbeitung in gesetzt werden. 

Bezahlinformationen

Legen Sie die Preisangaben für den Zusatzartikel fest.

• Brutto – Verkaufspreis inklusive Mehrwertsteuer.
• Netto – Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer.
• Mehrwertsteuer – Steuersatz, der auf den Zusatzartikel angewendet wird.

Initial ist der globale Mehrwertsteuersatz aus der Veranstaltung überhalb der Ticketkategorien vorausgewählt. Dieser kann jedoch individuell angepasst werden. 

Je nach Konfiguration wird der jeweils andere Preis (Brutto oder Netto) automatisch berechnet.

Verfügbar für folgende Ticketkategorien

Bestimmen Sie, für welche Ticketkategorien der Zusatzartikel angeboten werden soll. Nur Teilnehmende, die eine ausgewählte Ticketkategorie buchen, können diesen Zusatzartikel auswählen.

Beispiel: Ein Catering-Paket soll ausschließlich für VIP-Tickets buchbar sein. In diesem Fall wählen Sie nur die entsprechende Ticketkategorie aus.

Im Bereich Zertifikate verwalten Sie die Zertifikate (Teilnahmebescheinigungen), die für eine Veranstaltung ausgestellt werden können. Hier legen Sie fest, welche Zertifikate verwendet wird und können bei Bedarf die Standardunterschrift überschreiben oder zusätzliche Unterschriften hinzufügen. Zertifikate werden im Bereich Stammdaten > Zertifikate angelegt. Es ist möglich, Zertifikate in englischer und deutscher Sprache anzulegen. Die Bezeichnung des Zertifikats sollte über den Übersetzungsregler überhalb der Tabelle definiert werden. Innerhalb der Teilnehmerverwaltung in der veranstaltungsspezifischen Teilnehmerübersicht kann die Sprache definiert werden in der die Zertifikate ausgestellt werden sollen. Daraufhin können die Zertifikate im Profil und in der Teilnehmerübersicht in der hinterlegten Sprache abgerufen werden. Falls die Sprache nachträglich geändert wird, muss das Zertifikat erst zurückgesetzt werden, so dass es erneut in der entsprechenden Sprache hinterlegt werden kann. 

Zertifikat

Zertifikat: Wählen Sie aus der Liste das Zertifikat aus, das für diese Veranstaltung verwendet werden soll. Es werden alle verfügbaren Zertifikate, die in den Stammdaten angelegt wurden, angezeigt.

Signatur überschreiben

Signatur überschreiben (leer lassen für Standard)
Bei Bedarf können Sie die Standardunterschrift des ausgewählten Zertifikats durch eine individuelle Signatur ersetzen. Der integrierte Editor bietet Ihnen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten. Platzhalter werden beim Versand automatisch durch die entsprechenden Informationen ersetzt. Bleibt das Feld leer, wird automatisch die im Zertifikat hinterlegte Standardsignatur verwendet.

Weitere Unterschriften

Hier können Sie beliebig viele zusätzliche Unterzeichner für das Zertifikat hinzufügen. Diese werden auf dem Zertifikat zusätzlich zur Standard-Signatur ausgegeben. Mehrere Unterschriften eignen sich beispielsweise für Bescheinigungen, die von verschiedenen Verantwortlichen oder Organisationseinheiten gemeinsam unterzeichnet werden. 

Für jede weitere Unterschrift stehen folgende Felder zur Verfügung:

• Name: Geben Sie den Namen, die Bezeichnung oder Funktion der unterschreibenden Person ein. Diese Angabe wird auf der Bescheinigung zusammen mit der Signatur angezeigt.
• Digitale Unterschrift: Wählen Sie die gewünschte digitale Unterschrift aus der Liste der verfügbaren Unterschriften aus. Die digitalen Unterschriften werden im Bereich Stammdaten > Digitale Unterschriften gepflegt

Im Bereich Moderatoren-Leistungen erfassen Sie die Abrechnungsdaten für Moderatoren. Die Veranstaltung ist hierbei schon vorbelegt. Es kann festgelegt werden, welcher Moderator eingesetzt wird und wie dessen Leistung vergütet werden soll. Die Angaben dienen als Grundlage für die spätere Abrechnung. 

Informationen zum Moderator

Moderator: Auswahl des Moderators, dessen Leistungs- und Abrechnungsdaten erfasst werden. Moderatoren werden zuvor im Bereich Stammdaten > Moderatoren angelegt. Die nachfolgenden Angaben werden für den ausgewählten Moderator und die vorbelegte Veranstaltung hinterlegt. 

Hinweis: Die Auswahlliste zeigt nur die Moderatoren an, die im Veranstaltungsformular der ausgewählten Veranstaltung im Bereich “zentrale Stammdatensätze” hinterlegt und gespeichert wurden. 

Anmerkung: In diesem Feld können Sie interne Hinweise zur Moderatoren-Leistung erfassen. Die Anmerkungen sind ausschließlich für Administratoren sichtbar, die Zugriff auf die Konfiguration der Moderatoren-Leistungen besitzen. Sie werden nicht auf Rechnungen oder anderen Dokumenten ausgegeben.

Leistungs- und Abrechnungsdaten

Abrechnungsmodus: Wählen Sie den gewünschten Abrechnungsmodus aus. Folgende Abrechnungsarten stehen zur Verfügung:

• Rechnung – Die Abrechnung erfolgt auf Basis der tatsächlich geleisteten Stunden und des hinterlegten Stundenlohns.
• Honorarvertrag – Der Moderator erhält ein fest vereinbartes Honorar für die definierte Anzahl an Stunden.

Geleistete Stunden: Geben Sie die tatsächlich vom Moderator geleisteten Stunden an. Dieser Wert dient als Grundlage für die Abrechnung im Modus Rechnung.

Zu leistende Stunden: Legen Sie die vereinbarte oder geplante Anzahl der Arbeitsstunden fest.

Stundenlohn: Hinterlegen Sie den Stundenlohn des Moderators. Dieser wird bei einer stundenbasierten Abrechnung zur Berechnung des Rechnungsbetrags verwendet.

Festes Honorar: Geben Sie den vereinbarten Pauschalbetrag ein, wenn der Moderator unabhängig von den tatsächlich geleisteten Stunden ein festes Honorar erhalten soll.

Mehrwertsteuer: Legen Sie fest, ob auf der Rechnung die Mehrwertsteuer ausgewiesen werden soll.

• Ja – Die Rechnung weist die Mehrwertsteuer aus. Je nach Konfiguration kann zusätzlich der anzuwendende Mehrwertsteuersatz hinterlegt werden.
• Nein – Die Rechnung wird ohne Ausweis der Mehrwertsteuer erstellt.

Notwendige Berechtigungen für Moderatoren-Leistungen
Stammdaten > Moderatoren-Leistung Editor: Berechtigt den Benutzer, die Leistungsdaten der Moderatoren zu bearbeiten und zu verwalten.
Stammdaten > Moderatoren-Leistung Viewer: Berechtigt den Benutzer, die Leistungsdaten der Moderatoren einzusehen. Enthalten in Stammdaten > Moderatoren-Leistung Editor.

Es handelt sich hierbei um eine explizit veranstaltungsbezogene Teilnehmerübersicht im Gegensatz zur allgemeinen Teilnehmerübersicht im linken Menü. In dieser veranstaltungsbezogenen Teilnehmerübersicht werden Daten zu den Veranstaltungs-Teilnehmern oder Interessenten auf der Warteliste zentral verwaltet. Es sind Funktionen zur Organisation, Kontaktaufnahme und Erstellung unterschiedlicher Dokumente enthalten. Die Teilnehmerübersicht kann nach Spalten auf- oder absteigend sortiert werden, sofern die Spalte nicht schwarz hinterlegt ist. 

Folgende Inhalte werden in der veranstaltungsbezogenen Teilnehmerübersicht dargestellt:

Angemeldet am: Buchungs- bzw. Anmeldedatum und -uhrzeit.

Ticketnummer: Liegt eine Ticketnummer vor, entspricht dies einer verbindlichen Anmeldung bzw. Buchung. Das Feld ist leer (Status = unbestätigt), wenn der Anmeldeprozess zur Veranstaltung noch nicht abgeschlossen ist. Wird eine Anmeldung als Gast durchgeführt, muss der entsprechende Teilnehmer seine Anmeldung (per E-Mail) innerhalb von 24h (konfigurierbar in den Systemeinstellungen) verifizieren, um die Anmeldung abzuschließen und eine Ticketnummer zu erhalten. Andernfalls wird die Anmeldung automatisch nach 24h storniert. 

Wenn ein Teilnehmer aufgrund von fehlender Ticket-Bestätigung per Mail kein Ticket bekommen hat, also automatisiert vom System innerhalb einer Frist storniert wurde (unfreiwillig), wird in der Spalte “Ticket storniert” eine rote Pille mit dem Text "Anmeldung nicht bestätigt" angezeigt.

Teilnehmerangaben (z.B. Vorname, Name, E-Mail, etc.): Ausgewählte Teilnehmerangaben können in der Listenansicht der Teilnehmer angezeigt werden. Die Auswahl der Teilnehmerangaben und die Steuerung der Anzeige in der Listen- oder Detailansicht erfolgt im Veranstaltungsformular im Bereich der Teilnehmerangaben.

Bestellnummer: Eindeutige Bestellnummer der Tickets.

Besteller: Besteller des Tickets.

Ausstehende Zahlung: Anzeige der offenen Beträge auf das Ticket (rot = ja, grün = nein)

Zusatzartikel: Angabe der gekauften Zusatzartikel inklusive eindeutiger Referenz zur Veranstaltung und zur Ticketnummer

Ticket storniert:

• Bildet den Gültigkeitsstatus des Tickets ab.
• Das Label kann einen der Statuswerte annehmen: (rot = ja, grün = nein).
• Das Label ist gleichzeitig ein Button, über den das entsprechende Veranstaltungsticket storniert werden kann.
• Es öffnet sich ein Dialog mit entsprechenden Daten des Ticketinhabers, Hinweisen und Folgen der Stornierung. 
• Außerdem werden die im Eventformular hinterlegten Stornobedingungen und -gebühren (Euro und Prozentbetrag) in einem Vorschaufenster angezeigt. 
• Die Stornierungsgebühren können an dieser Stelle jedoch überschrieben werden. Der Betrag kann nicht höher als der Ticketpreis sein.
• Es kann ein Stornierungsgrund angegeben werden. 
• Wurde das Ticket storniert, wird in der Spalte das Datum der Stornierung als rotes Label (nicht bearbeitbar) angezeigt. 
• Wenn ein Teilnehmer aufgrund von fehlender Ticket-Bestätigung per Mail kein Ticket bekommen hat, also automatisiert vom System innerhalb einer Frist storniert wurde (unfreiwillig), ist dies ersichtlich. In der Spalte "Ticket storniert" wird eine rote Pille mit dem Text "Anmeldung nicht bestätigt" angezeigt.

Teilgenommen: 

• Das Label kann einen der Statuswerte annehmen: (rot = nein, orange = keine Gesamtteilnahme, aber Einzeltermine wurden besucht, grün = ja, ).
• Das Label ist gleichzeitig ein Button, über den der Teilgenommen-Stauts gepflegt werden kann. 
• An der Veranstaltung kann pro Teilnehmer auch pro Einzeltermin (z.B. aus einer Terminserie) der Teilgenommen-Status gesetzt werden und ist in der Zahl (z.B. 1/1) ersichtlich. Es kann vom Administrator unabhängig von den einzelnen Terminen entscheiden, ob die gesamte Veranstaltung als "Teilgenommen" gewertet wird (Checkbox). Wurde die gesamte Veranstaltung als “Teilgenommen” gewertet erscheint ein grünes Label. Auch wenn es nur 1 Termin an der Veranstaltung gibt, der besucht wurde, erscheint ein orangenes Label sofern nicht die gesamte Veranstaltung als "Teilgenommen" markiert wurde (Checkbox).

Bestanden:

• ohne Benotungskategorie: 
  • Wenn keine Benotungskategorien (→ unter Stammdaten) für die Veranstaltung im Bereich der Lerninhalte im Veranstaltungsformular eingetragen wurden.
  • Das Label kann einen der Statuswerte annehmen: (rot = nein, grün = ja).
  • Das Label ist gleichzeitig ein Button, über den der Bestanden-Stauts gepflegt werden kann. 
  • Wird "Ja" ausgewählt, ist dies mit der Option "Gesamt bestanden" gleichzusetzen, wenn keine Benotungskategorien verwendet werden. Der Wert Gesamt bestanden kann unabhängig von der eigentlichen Benotung mit Benotungskategorien gesetzt werden.
  • Der Status Bestanden kann nachträglich geändert werden. 
• mit Benotungskategorie: 
  • Ist mindestens eine Benotungskategorie (→ unter Stammdaten) für die Veranstaltung im Bereich der Lerninhalte im Veranstaltungsformular hinterlegt worden, können die Noten bei der Statusänderung von "Bestanden" ausgewählt werden. 
  • Es öffnet sich ein Dialog in dem Einzelnoten (z.B. schriftlich und mündlich) gepflegt werden können. 
  • Diese haben keinen Einfluss auf den Status “Gesamt bestanden”. Der Wert Gesamt bestanden kann unabhängig von der eigentlichen Benotung mit Benotungskategorien gesetzt werden. Bestanden = ja gilt nur, wenn die Checkbox “Gesamt bestanden” gesetzt wurde. 
  • Der Status Bestanden kann nachträglich geändert werden. 

Interne Notiz: Hinterlegung einer internen Notiz für den Administrator. Nicht sichtbar für den Teilnehmer.

Aktionen: Die hinterlegten Teilnehmerdaten können bearbeitet werden. Die Sprache für Benachrichtigungen und Zertifikate kann festgelegt werden. 

Hinweis: Im Teilnehmer wird die Sprache bestimmt:

• Das System zieht sich dann die entsprechenden englischen Texte in den Emails und im Zertifikat
• Dafür müssen sowohl die Emails als auch die Zertifikate über den Sprachenregler korrekt gepflegt sein

Hinweis: Wenn in den E-Mail Templates (im Bereich Konfiguration) etwas angepasst wurde (oder im Mandanten oder im Veranstaltungsformular), sind die ggf. Texte nicht mehr so wie ursprünglich zweisprachig definiert. 

Anonymisieren
Im Rahmen des Datenschutzes personenbezogener Daten können Sie die Daten einzelner Teilnehmer löschen. Es öffnet sich ein Dialog mit entsprechenden Hinweisen und Folgen der Anonymisierung. Wenn die Anonymisierung bestätigt wird, werden alle personenbezogener Daten dieses Teilnehmers anonymisiert.

Folgen der Anonymisierung:

• Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden
• Kein Administrator von Campus Events kann die Teilnehmerdaten mehr einsehen
• Das ausgestellte Ticket bleibt weiterhin erhalten
• Der Teilnehmerstatus bleib weiterhin erhalten
• Sollten Abrechnungsrelevante Daten erfasst worden sein, werden diese erst nach Ende der Aufbewahrungsfrist (bei Rechnungen in der Regel 10 Jahre) automatisch gelöscht (Systemeinstellung).
• Sollten E-Mails an den Teilnehmer gesendet worden sein, werden diese nach 365 Tagen (Systemeinstellung) automatisch gelöscht.

Zertifikate

Wurden Zertifikate an der Veranstaltung hinterlegt und hat der Teilnehmer die entsprechenden Voraussetzungen (Teilgenommen und/oder Bestanden und/oder Bezahlt (Ausstehende Zahlung = nein)) erfüllt, kann ein Zertifikat in der Teilnehmerübersicht abgerufen werden. Die Voraussetzungen für den Abruf des Zertifikats werden im Bereich Stammdaten → Zertifikate gepflegt. Innerhalb der Teilnehmerverwaltung in der veranstaltungsspezifischen Teilnehmerübersicht kann über den Button Bearbeiten die Sprache für Zertifikate definiert werden in der die Zertifikate ausgestellt werden sollen. Falls die Sprache nachträglich geändert wird, muss das Zertifikat erst zurückgesetzt werden, so dass es erneut in der entsprechenden Sprache abgerufen werden kann. 

Anschreiben
Über die Funktion können Sie eine individuelle E-Mail an den Teilnehmer senden. Dabei können Sie eine bestehende Nachrichtenvorlage verwenden oder Betreff und Nachricht manuell eingeben. Das Feld wird nur angezeigt, wenn Nachrichtenvorlagen hinterlegt wurden. Sind Nachrichtenvorlagen auswählbar, dann wird beim Anklicken einer Nachrichtenvorlage, das E-Mail Formular entsprechend automatisch vorausgefüllt. Wenn keine Nachrichtenvorlage ausgewählt wurde, wird Betreff und Nachricht der E-Mail manuell eingegeben. Der integrierte Editor bietet Ihnen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten. Platzhalter in Betreff und Nachricht werden beim Versand automatisch durch die entsprechenden Informationen ersetzt. Es können Anhänge und die verfügbaren Zertifikate zu der E-Mail hinzugefügt werden. Aktivieren Sie Die Checkbox des gewünschten Zertifikats, um es als Anhang mitzusenden. Im unteren Bereich werden die für das Anschreiben verfügbaren Platzhalter und deren aktuelle Werte angezeigt. Die Platzhalter werden beim Versand automatisch durch die jeweils angezeigten Daten ersetzt. So können Sie das Anschreiben personalisieren, ohne die Angaben manuell eintragen zu müssen.

Hinweis: Nachrichtenvorlagen werden im Bereich “Konfiguration" > “E-Mail” > "Nachrichtenvorlagen” angelegt.

Teilnehmer entfernen

Um einen bestehenden Teilnehmer manuell zu entfernen, sollte zunächst das Ticket storniert werden. Anschließend kann der Datensatz anonymisiert werden. Eine klassische "Löschfunktion" ist nicht vorhanden.

Teilnehmer manuell zur Veranstaltung hinzufügen

Ein Administrator kann manuell Teilnehmer zur Veranstaltung hinzufügen. Der Teilnehmer wird darüber nicht informiert. Für manuell hinzugefügte Teilnehmer wird keine Ticketnummer generiert. Die Spalte der Ticketnummer zeigt das blaue Label “Unbestätigt”. Sobald der manuelle Bestellprozess (zweistufiger Dialog) erfolgreich durchlaufen wurde, wird eine Ticketnummer generiert. 

• Schritt 1: Ticketkategorie (Preis) und Bezahlung je nach Bezahlmethode (das Zahlungs-Unterformular wird nur angezeigt, wenn eine Zahlung aktiv ist). Die Preisauswahl erscheint immer.
• Schritt 2: Teilnehmerdaten und Bestellerangaben ändern oder neu erfassen. 

Nach erfolgreicher Bestätigung wird der Teilnehmer per E-Mail über über die Bestellung informiert. Eine Bestellbestätigung und Rechnung werden ebenfalls versendet. Wenn die Veranstaltung über Stornierungsoptionen verfügt, kann der Teilnehmer das Ticket über einen Link in der E-Mail stornieren. 

Als Moderator Teilnehmer verwalten

Berechtigte Moderatoren einer Veranstaltung können Nachweise, wie z.B. Anwesenheitslisten hochladen, einsehen, sowie selbst hochgeladene Anwesenheitslisten löschen. Die Labels Teilgenommen und Bestanden sowie die Interne Notiz kann ebenfalls von Moderatoren gepflegt werden. Notwendige Voraussetzung ist die Anlage eines Campus Events Benutzers für den Moderator sowie die Zuweisung der passenden Mandanten die Benutzergruppen Backend (Zugriff Adminoberfläche) und Moderator. Der Moderator muss unter Stammdaten > Moderatoren angelegt werden. Dabei ist die Voraussetzung, im Veranstaltungsformular im Bereich “Allgemein”, im Feld Benutzer im Dropdown-Menü den entsprechenden Benutzeraccount des Moderators auszuwählen.

Nachweise

Neue Nachweise, wie z.B. Anwesenheitslisten können hochgeladen, abgerufen sowie selbst hochgeladene Nachweise können  gelöscht werden. 

Warteliste

Die Wartelistenfunktionalität ist eine Möglichkeit frei gewordene Plätze zu vergeben. Campus Events verfügt hierbei über verschiedene Nachrückverfahren. Die Warteliste ist an jeder Veranstaltung individuell konfigurierbar, sodass die Warteliste nur nach expliziter Aktivierung zum Einsatz kommt. Andernfalls gilt eine Veranstaltung als ausgebucht und wird auch entsprechend auf der Webseite markiert. Im Backend können auch Personen auf die Warteliste gesetzt werden, wenn die maximale Teilnehmerzahl der Veranstaltung noch nicht erreicht wurde. Wird die Person manuell auf die Warteliste eingetragen, werden die Teilnehmerangaben durch den Administrator eingetragen. 

Die Position der Wartenden auf der Warteliste kann über die Pfeile sortiert und verändert werden. 

Analog des Prozesses im Frontend, ist auch das manuelle Hinzufügen von Teilnehmern auf die Warteliste einer Veranstaltung an den Mailversand und den Verifikationsprozess des Wartelistenplatzes angebunden. Wird der Platz nicht entsprechend der Frist bestätigt, wird der Teilnehmer nach dem konfiguriertem Zeitraum wieder von der Warteliste gelöscht. Solange der Teilnehmer die Eintragung auf der Warteliste nicht bestätigt hat, wird das Label “Nicht verifiziert” angezeigt. Solange die Person die Eintragung auf der Warteliste nicht bestätigt hat, kann die Person nicht zur Anmeldung freigegeben werden. 

Wartende Person zur Anmeldung freigeben: Die wartende Person wird manuell zur Anmeldung freigeben, indem auf das Vorhängeschloss-Symbol geklickt wird. Ein aufgeschlossenes Vorhängeschloss bedeutet, dass die Person auf der Liste bereits zur Anmeldung freigegeben wurde. Die Person enthält daraufhin eine Benachrichtigung per E-Mail. Diese enthält standardmäßig einen individuellen Link für die Anmeldung sowie einen Freischaltcode, der bei der Anmeldung ggf. anzugeben ist. Diese Freigabe kann nicht rückgängig gemacht werden.

Person von Warteliste zu Teilnehmer upgraden: Klicken Sie auf das Ticket-Symbol, um eine wartende Person zu einem Teilnehmer hochzustufen. Daraufhin wird eine automatische Bestätigungs-E-Mail versendet. Die Person wird dabei unwiderruflich von der Warteliste entfernt. Falls die E-Mail-Adresse noch nicht verifiziert wurde, gilt sie durch diesen Vorgang als bestätigt.

Person aus Warteliste bearbeiten: Die Teilnehmerangaben der wartenden Person können verändert werden. 

Person aus Warteliste austragen: Über das Mülleimer-Symbol wird die wartende Person von der Warteliste gelöscht. Die wartende Person wird nicht über diesen Vorgang informiert.

Rundmail verfassen

Mit einer Rundmail können mehrere Veranstaltungsteilnehmer auf einmal kontaktiert werden.

Kontaktmöglichkeiten

Teilnehmer kontaktieren: Rundmail an Teilnehmer der Veranstaltung versenden (alle E-Mail-Adressen in der Teilnehmerliste werden kontaktiert).

Gefilterte kontaktieren: Rundmail nur an die ausgewählten Teilnehmer versenden, die dem angewendeten Filter entsprechen.

Wartende kontaktieren: Rundmail nur an die wartenden Personen versenden.

Alle kontaktieren: Rundmail an die Veranstaltungsteilnehmer und wartenden Personen (auf der Warteliste) versenden (unabhängig vom Filter).

Versendete Mails: Wurden bereits Rundmails für die entsprechende Veranstaltung versandt, so werden diese unterhalb der Kontaktmöglichkeiten aufgelistet.

Rundmailversand

1. Empfänger prüfen: Vor dem Versand der Rundmail, kann die Empfängerliste überprüft und gegebenenfalls einzelne Personen vom Empfang ausgeschlossen werden. 

2. Weitere Empfänger: Es können zusätzliche Empfänger hinterlegt werden (in CC, BCC) und eine ReplyTo Adresse angegeben werden.Falls es Nachrichtenvorlagen gibt, können diese im Bereich “Template” ausgewählt werden. Daraufhin werden der Betreff und die Nachricht vorausgefüllt. Nachrichtenvorlagen werden im Bereich Konfiguration → E-Mail → Nachrichtenvorlagen angelegt. Der integrierte Editor bietet Ihnen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten. Platzhalter in Betreff und Nachricht werden beim Versand automatisch durch die entsprechenden Informationen ersetzt. Es kann eine Signatur aus den Signaturvorlagen ausgewählt werden, wenn diese im Bereich Konfiguration → E-Mail → Signaturen angelegt wurde. Die Nachricht wird mit Betreff und Text in der Vorschau angezeigt. Außerdem können Anlagen an die Rundmail gehängt werden. Die Dateien können auch per Drag-and-Drop hochgeladen werden. Es können verfügbare Zertifikate zu der Rundmail hinzugefügt werden. Aktivieren Sie Die Checkbox des gewünschten Zertifikats, um es als Anlage mitzusenden.

3. Testmail senden: Vor dem Versand der Rundmail, wird vom System eine Testmail verschickt, um die Richtigkeit (Layout, Formatierung, Platzhalter und Anhänge) der Rundmail zu gewährleisten. Es wird die E-Mail-Adresse des Empfängers der Testmail eingetragen. Defaultmäßig wird die E-Mailadresse des eingeloggten Benutzers angezeigt. Außerdem werden die Platzhalter mit den Daten eines auszuwählenden Teilnehmers oder einer wartenden Person der Veranstaltung ausgewählt, um die Testmail personalisiert zu gestalten. Daraufhin kann die Testmail gesendet werden. 

4. E-Mailversand starten: Die Testmail kann geprüft werden. Für Korrekturen kann zu einem beliebigen vorherigen Schritt zurückgekehrt werden, indem auf den entsprechenden Schritt in der Fortschrittsanzeige geklickt wird. War die Überprüfung der Testmail erfolgreich, kann der E-Mailversand der Rundmail an alle Teilnehmer oder wartenden Personen gestartet werden. Dafür muss im Formular die Checkbox “Alle Daten sind korrekt und der Mail-Versand an {X} Empfänger kann nun unwiderruflich gestartet werden” angehakt werden. 

5. Bestätigung: Anschließend wird eine Zusammenfassung des Versands angezeigt (allgemeine Informationen und Empfänger). Zu diesem Zeitpunkt kann nicht mehr in der Fortschrittsanzeige zurückgekehrt werden. Beim Versand von Rundmails an mehr als 100 Personen werden die E-Mails in einem Zyklus von 100er-Blöcken in einem 15-Minuten-Takt verschickt. Beispiel: Bei 150 E-Mails, wird der Sendestatus auf "100/150" angezeigt. Nach 15 Minuten werden die restlichen E-Mails versendet.

PDFs generieren

Campus Events kann auf Grundlage der Teilnehmerangaben einer Veranstaltung nützliche PDF-Dokumenten erstellen, die zum Ausdruck heruntergeladen werden können.

Teilnehmerliste: Die Teilnehmerliste ist ein DIN A4 Dokument, das sich aus den Teilnehmerangaben der Veranstaltung zusammensetzt. Die Spalten können individuell festgelegt werden, um eine passende Teilnehmerliste zu erzeugen. Es kann direkt eine Liste erstellt werden, indem auf Hochformat oder Querformat geklickt wird. 

Teilnehmerliste konfigurieren

1. Die Seitenausrichtung und die Spalten der Teilnehmerliste können definiert werden.
2. Als Seitenausrichtung kann Hochformat oder Querformat ausgewählt werden.
3. Die Felder (Teilnehmerangaben und Bestellungsangaben) und die relative Spaltenbreite werden festgelegt.
4. Um die Teilnehmerliste zu erstellen, wird auf den Button Generieren geklickt.

Unterschriftenliste: Die Unterschriftenliste ist ein DIN A4 Dokument, das sich aus den Teilnehmerangaben der Veranstaltung zusammensetzt. Die Spalten können individuell festgelegt werden, um eine passende Teilnehmerliste zu erzeugen. Es kann direkt eine Liste erstellt werden, indem auf Hochformat oder Querformat geklickt wird. 

Unterschriftenliste konfigurieren

1. Die Seitenausrichtung und die Spalten der Teilnehmerliste können definiert werden.
2. Als Seitenausrichtung kann Hochformat oder Querformat ausgewählt werden.
3. Die Felder (Teilnehmerangaben und Bestellungsangaben) und die relative Spaltenbreite können definiert werden.
4. Um die Teilnehmerliste zu erstellen, wird auf den Button Generieren geklickt.

Tisch-Namensschilder: Faltbare Tisch-Namensschilder der Teilnehmer können erstellt werden.

Namensschilder: Individuelle Namensschilder der Teilnehmer können erstellt werden.

Es kann aus den folgenden Formaten ausgewählt werden:

• Namensschilder (90 x 54 mm)
• Durable 1455 Einsteckschild (90 x 54 mm)
• AVERY Zweckform C32011 Visitenkarten (85 x 54 mm)
• AVERY Zweckform L4784 Namensetiketten (63.5 x 29.6 mm)
• AVERY Zweckform L4786 Namensetiketten (80 x 50 mm)
• HERMA 4515 Namensetiketten (88,9 x 33,8mm)

Personenbezogene Daten löschen (DSGVO)

Alle Teilnehmer anonymisieren: Im Rahmen des Datenschutzes personenbezogener Daten können Sie die Daten aller Teilnehmer dieser Veranstaltung löschen. Wenn Sie diesen Dialog bestätigen, werden die personenbezogenen Daten aller Teilnehmer anonymisiert.

Folgen der Anonymisierung:

• Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden
• Kein Administrator von Campus Events kann die Teilnehmerdaten mehr einsehen
• Das ausgestellte Ticket bleibt weiterhin erhalten
• Der Teilnehmerstatus bleib weiterhin erhalten
• Sollten Abrechnungsrelevante Daten erfasst worden sein, werden diese erst nach Ende der Aufbewahrungsfrist (bei Rechnungen in der Regel 10 Jahre) automatisch gelöscht (Systemeinstellung).
• Sollten E-Mails an den Teilnehmer gesendet worden sein, werden diese nach 365 Tagen (Systemeinstellung) automatisch gelöscht.

Warteliste leeren

Alle Personen werden von der Warteliste unwiderruflich entfernt Die Teilnehmer werden nicht über diesen Vorgang informiert.