Veranstaltungen in Campus Events

Die Veranstaltungsübersicht finden Sie in der linken Navigationsleiste unter Veranstaltungen > Veranstaltungen. Dieser Bereich dient zur Erstellung und Verwaltung der Veranstaltungen pro Mandant.

In der Veranstaltungsübersicht werden alle Veranstaltungen zentral verwaltet. Hier lassen sich vorhandene Veranstaltungen finden, filtern, öffnen und abhängig von Berechtigungen weiter bearbeiten. Die Übersicht ist der zentrale Einstieg für die Pflege laufender und geplanter Veranstaltungen. Von hier aus führen die Aktionen in die Bearbeitung, Anzeige, Teilnehmerverwaltung und weitere veranstaltungsbezogene Bereiche. Die Veranstaltungsübersicht kann nach Spalten auf- oder absteigend sortiert werden, sofern die Spalte nicht schwarz hinterlegt ist. 

Folgende Inhalte werden in der Veranstaltungsübersicht dargestellt:

Aufgaben
Der Veranstaltung zugeordnete, unerledigte Aufgaben.

Veranstaltungslisten (→ siehe Stammdaten)
Auflistung der Veranstaltungslisten, auf denen die Veranstaltung gefunden werden kann (z.B. öffentlich).

Veranstaltung Nr.
Die Veranstaltungsnummer ist optional. Bei gebührenpflichtigen Veranstaltungen (Bestellung mit Warenkorb) wird diese auf Rechnungen abgebildet. Die Veranstaltungsnummer wird im Veranstaltungseditor in der Sektion "Basiskonfiguration" festgelegt.

Überschrift/Name der Veranstaltung
Titel der Veranstaltung. Die Bezeichnung wird im Veranstaltungsformular in der Sektion "Basiskonfiguration" festgelegt.

Veranstaltungszeitraum
Der Zeitraum, in der die Veranstaltung stattfindet. Bei mehrtätigen Veranstaltungen oder Veranstaltungsreihen wird der erste und letzte Termin angezeigt. Die Veranstaltungszeiträume werden im Veranstaltungseditor in der Sektion "Termine" festgelegt.

Teilnehmer
Hier wird die Anzahl der Teilnehmer in Form eines Ampelsystems angezeigt (von links nach rechts): Mindestteilnehmeranzahl, aktuellen Teilnehmeranzahl und Maximalteilnehmeranzahl.

Die Anzeige wird je nach Zustand farblich dargestellt:
rot = Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht oder mehr Teilnehmer als eingestelltes Maximum.
grün = mehr Teilnehmer als Mindestteilnehmerzahl: Veranstaltung kommt zustande.
orange = Maximale Teilnehmerzahl erreicht: ggf. um einen größeren Raum zu organisieren.

Über Klick auf die Pille, wird in die Teilnehmerübersicht der Veranstaltung abgesprungen.

Anmeldungen
Je nachdem wie die Konfiguration des Anmeldetyps, wird die gewählte Option angezeigt.

• keine 
• Schnellanmeldung 
• Bestellung 
• E-Mail
• externe Webseite

Veranstaltung veröffentlichen

• Ja - Die Veranstaltung wurde aktiviert und ist bereit Anmeldungen entgegenzunehmen.
• Nein - Die Veranstaltung ist deaktiviert. Die Seite der Veranstaltung kann nicht aufgerufen werden und es sind keine Anmeldungen möglich.

Über Klick auf die Pille, kann der Status geändert werden. Dieser Status kann ebenfalls im Veranstaltungsformat geändert werden. 

Veranstaltung absagen

• Nicht abgesagt - Die Veranstaltung findet statt.
• Abgesagt - Die Veranstaltung wurde abgesagt.

Ein Klick auf das „Nicht abgesagt"-Label öffnet einen Bestätigungsdialog, der die Konsequenzen der Absage klar benennt und verschiedene Optionen bietet. Eine automatische Umbuchung, Teilnehmerübernahme oder Ticketerzeugung für den Ersatztermin findet nicht statt. Abgesagte Veranstaltungen zeigen das Datum der Absage als Tooltip. Das direkte Bearbeiten des Felds ist nicht mehr möglich. Bei der Veranstaltungsabsage gibt es im Dialog ein optionales Freitextfeld für den Stornierungsgrund. Dieser wird im Mail-Template über den Platzhalter E_CANCELLATION_REASON bereitgestellt und zusätzlich auf der Event-Detailseite im Absagehinweis angezeigt. Ersatz-Veranstaltungen können aus einem Dropdown gewählt werden. Es werden alle veröffentlichten, nicht abgesagten Veranstaltungen eines Mandanten im Dropdown gelistet. Ersatztermine werden im Veranstaltungsformular einer bereits abgesagten Veranstaltung gepflegt. Die Ersatztermine müssen erst als Veranstaltung angelegt werden und können dann als Ersatztermin ausgewählt werden. Es findet keine automatische Benachrichtigung der Event-Teilnehmer per E-Mail statt. Die Personen auf der Warteliste können bei Bedarf manuell über die Rundmail Funktion in der Teilnehmerverwaltung angeschrieben werden. Die Veranstaltungen bleiben bei Absage weiterhin veröffentlicht.

Veranstaltung erledigt
In der Veranstaltungsübersicht werden standardmäßig nur die aktiven Veranstaltungen angezeigt, solche die dem Status (Erledigt = Nein) entsprechen.

Erledigte Veranstaltungen werden in der Listenansicht der Veranstaltungen ausgeblendet, können jedoch angezeigt werden, wenn nach erledigten Veranstaltungen gefiltert wird. Der Filter muss auf (Erledigt = Ja) eingestellt werden, anschließend auf "Filtern" klicken um den Filter anzuwenden.

Nach dem letzten Termin einer Veranstaltung wird automatische eine Statusänderung auf "erledigt" durchgeführt. Also (Erledigt = ja).

Archiviert

In der Veranstaltungsübersicht werden standardmäßig Veranstaltungen angezeigt, welche nicht archiviert sind bzw. den Status (Archiviert = Nein) haben. Veranstaltungen werden standardmäßig nach 365 Tagen archiviert. Dieser Wert kann in den System-Einstellungen durch BrainAppeal angepasst werden. Archivierte Veranstaltungen können nicht mehr bearbeitet werden. Sobald eine Veranstaltung archiviert ist, erhält diese den Status "Archiviert = Ja".

Bearbeiter derVeranstaltung

Der Bearbeiter einer Veranstaltung ist die Person, die für die Pflege und Verwaltung einer Veranstaltung verantwortlich ist. Sie kann – abhängig von ihren Berechtigungen – die Veranstaltung erstellen, bearbeiten und organisatorisch verwalten. Es sind alle Backend-User der jeweiligen Mandanten auswählbar. Im Dashboard gibt es eine passende Kachel "Meine Veranstaltungen", in der die jeweiligen Veranstaltungen des eingeloggten Benutzers dargestellt werden (für die der Benutzer als "Bearbeiter der Veranstaltung" eingetragen ist) und es kann per Schnellabsprung auf eine Veranstaltung weitergeleitet werden.

Mandant
Anzeige des jeweiligen Mandanten der Veranstaltung. Die Spalte wird sichtbar, sobald ein Benutzer entweder die nötigen Administrator-Rechte besitzt oder Zugriff auf mehrere Mandanten hat.

Aktionen
In der Spalte „Aktionen“ finden Sie Verknüpfungen zu den wichtigsten Bereichen der ausgewählten Veranstaltung. Dadurch können Sie schnell zwischen den verschiedenen Verwaltungsansichten wechseln, ohne die Veranstaltungsübersicht zu verlassen.