Veranstaltungsübersicht
Die Übersicht aller Veranstaltungen finden Sie, in der linken Navigationsleiste unter Veranstaltungen > Veranstaltungen.
Dieser Bereich dient zur Verwaltung und Erstellung von Veranstaltungen.
Listenansicht
Die Liste der Veranstaltungen kann nach Spalten auf- oder absteigend sortiert werden, so fern diese Spalte blau hervorgehoben ist.
Folgende Inhalte werden in der Listenansicht dargestellt:
Aufgaben
Der Veranstaltung zugeordnete, unerledigte Aufgaben.
Veranstaltungslisten
Auflistung der Veranstaltungslisten, auf denen die Veranstaltung gefunden werden kann (z.B. öffentlich).
Veranstaltung Nr.
Die Veranstaltungsnummer ist optional. Bei gebührenpflichtigen Veranstaltungen (Bestellung mit Warenkorb) wird diese auf Rechnungen abgebildet. Die Veranstaltungsnummer wird im Veranstaltungseditor in der Sektion "Allgemeine Angaben" festgelegt.
Überschrift/Name der Veranstaltung
Titel der Veranstaltung. Die Bezeichnung wird im Veranstaltungseditor in der Sektion "Allgemeine Angaben" festgelegt.
Veranstaltungszeitraum
Der Zeitraum, in der die Veranstaltung stattfindet. Bei mehrtätigen Veranstaltungen oder Veranstaltungsreihen, wird der erste und letzte Termin angezeigt. Die Veranstaltungszeiträume werden im Veranstaltungseditor in der Sektion "Termin/e" festgelegt.
Teilnehmer
Hier wird die Anzahl der Teilnehmer in Form eines Ampelsystems angezeigt - (von links nach rechts) Mindestteilnehmeranzahl, aktuellen Teilnehmeranzahl und Maximalteilnehmeranzahl.
Die Anzeige wird je nach Zustand farblich dargestellt:
rot = Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht oder mehr Teilnehmer als eingestelltes Maximum.
grün = mehr Teilnehmer als Mindestteilnehmerzahl: Veranstaltung kommt zustande.
orange = Maximale Teilnehmerzahl erreicht: ggf. um einen größeren Raum zu organisieren.
Anmeldungen
Je nachdem wie die Koordination der Anmeldungen für eine Veranstaltung eingerichtet wurde, wird entsprechend die gewählte Option angezeigt.
- keine (nur Darstellung des Termins)
- Schnellanmeldung für einzelne Teilnehmer (nur kostenlos und ohne Warenkorb)
- Bestellung mit Warenkorb (für einzelne oder mehrere Teilnehmer)
- per E-Mail
- über externe Webseite
Veranstaltung veröffentlichen
- Ja - Die Veranstaltung wurde aktiviert und ist bereit Anmeldungen entgegenzunehmen.
- Nein - Die Veranstaltung ist deaktiviert. Die Seite der Veranstaltung kann nicht aufgerufen werden und es sind keine Anmeldungen möglich.
Veranstaltung absagen
- Nein - Das ist der Normalzustand, die Veranstaltung findet wie gewohnt statt.
- Ja - Die Veranstaltung kann komplett abgesagt werden oder Ersatztermine angeboten werden. Die Ersatztermine müssen erst als Veranstaltung angelegt werden und können dann als Ersatztermin ausgewählt werden. Es findet keine automatische Benachrichtigung der Event-Teilnehmer per E-Mail statt, alternativ kann eine Rundmail über die Teilnehmerverwaltung verfasst werden.
Veranstaltung erledigt
In der Listenansicht der Veranstaltungen werden standardmäßig nur die aktiven Veranstaltungen angezeigt, solche die dem Status (Erledigt = Nein) entsprechen.
Erledigte Veranstaltungen werden in der Listenansicht der Veranstaltungen ausgeblendet, können jedoch angezeigt werden, wenn nach erledigten Veranstaltungen gefiltert wird. Der Filter muss auf (Erledigt = Ja) eingestellt werden, anschließend auf "Filtern" klicken um den Filter anzuwenden.
Nach dem letzten Termin einer Veranstaltung wird automatische eine Statusänderung auf "erledigt" durchgeführt. Also (Erledigt = ja).
Archiviert
In der Übersicht der Veranstaltungen werden standardmäßig Veranstaltungen angezeigt, welche nicht archiviert sind bzw. den Status (Archiviert = Nein) haben.
Veranstaltungen werden im Standard, nach 365 Tagen archiviert. Dieser Wert kann in den System-Einstellungen (System > Einstellungen > Event Management) angepasst werden, sofern man die entsprechenden Admin-Berechtigungen besitzt.
Archivierte Veranstaltungen können nicht mehr bearbeitet werden.
Sobald eine Veranstaltung archiviert ist, erhält diese den Status "Archiviert = Ja".
Bearbeiter derVeranstaltung
Mandant
Jeder Mandant richtet jeweils seine eigenen individuellen Veranstaltungen bzw. Datensätze ein ohne die Daten der anderen User einsehen zu können. Die Spalte wird sichtbar, sobald ein Account entweder die nötigen Admin-Rechte hat oder Zugriff auf mehrere Mandanten hat.
Aktionen
Anzeigen -- Details zur Veranstaltung anzeigen: allgemeine Angaben, Teilnehmerrestriktionen und Aufgaben.
Bearbeiten -- Aufrufen des Veranstaltungseditors.
Teilnehmer -- Über die gefilterte Teilnehmerliste werden Rundmails verfasst, Teilnehmerlisten und Namensschilder als PDF generiert sowie personenbezogene Daten DSGVO-konform anonymisiert.
Kopieren -- Einen Duplikat der Veranstaltung erstellen. Es wird nur die Konfiguration kopiert, nicht jedoch die Teilnehmer.
Vorschau -- Die Veranstaltung in einem neuen Browser Tab betrachten.
Kalendererinnerung -- Eine Kalenderdatei mit den Veranstaltungsterminen im iCalendar Format herunterladen. Diese kann in allen gängigen Kalender Anwendungen importiert werden.
Löschen -- Eine Veranstaltung unwiderruflich löschen. Liegen Teilnehmeranmeldungen vor ist es nicht möglich eine Veranstaltung zu löschen. Existieren Programm(-Gruppen) Datensätze die mit einer Veranstaltung verknüpft sind, ist das Löschen dann ebenfalls nicht möglich. Hinweis: Wurde eine angelegte oder angelegte und veröffentlichte Veranstaltung gelöscht, ist die ursprünglich als Veranstaltungsentwurf angelegte Veranstaltung wieder in den Veranstaltungsentwürfen verfügbar. Über den Filter "Angelegt" -> "Nein" kann der Veranstaltungsentwurf gefunden werden.
Wie kann ich Veranstaltungen filtern?
Es gibt eine Vielzahl von Filtern die kombiniert werden können, um Veranstaltungen mit gewünschten Kriterien in der Liste anzuzeigen. Diese werden über das Filter Dropdown-Menü rechts oben ausgewählt.
Werden ein oder mehrere Filter aus der Liste ausgewählt, dann werden für die ausgewählten Filter die Felder angezeigt, um die Filterwerte einzutragen oder auszuwählen.
Um einen Filter zu entfernen, auf das Minus-Symbol, rechts neben den Eingabefeldern klicken oder in der Filterliste die Filter abwählen.
Um die Liste der Veranstaltungen gemäß der Filter anzuzeigen, auf den Filtern Button klicken.
Standardfilter
In der Listenansicht der Veranstaltungen werden standardmäßig nur die aktiven Veranstaltungen angezeigt, solche die dem Status (Erledigt = Nein) entsprechen. Die Veranstaltungen werden also durch den standardmäßig ausgewählten Filter “Erledigt” gefiltert.
Um die eigenen aktuellen Filtereinstellungen zu verwerfen und die Voreinstellungen des Filters anzuwenden, auf Zurücksetzen klicken.
Veranstaltungsformat, Anmeldungen, Verkäufer, Mehrwertsteuer, Zahlungsweisen, Teilnahmebescheinigung
Dieses Features befinden sich aktuell in Entwicklung.
Wie kann ich die Liste der Veranstaltungen als Excel Datei exportieren?
Für einen Export aller Veranstaltungen klicke Sie auf das Exportieren Dropdown unten rechts (unter der letzten Veranstaltung pro Seite) und wählen das gewünschte Dateiformat aus. Anschließend beginnt der Download. Für den Export von selektierten Veranstaltungen, filtern Sie die Liste und klicken dann auf "Exportieren". Die Einträge sind entsprechend Ihrer eingestellten Sortierung gelistet. Diese Dateiformate stehen für den Export zur Verfügung: CSV, XLSX(Excel).
Wie kann ich eine neue Veranstaltung anlegen?
Rechts oben über den [+Neu] Button kann eine neue Veranstaltung angelegt werden und man wird direkt zum Veranstaltungseditor weitergeleitet.
Über das Formular wird die neue Veranstaltung schrittweise eingerichtet. Siehe Eventformular für die detaillierte Beschreibung.
Wie kann ich eine bestehende Veranstaltung editieren?
Ausgehend von der Veranstaltungsübersicht, wird in der Spalte Aktionen auf [Bearbeiten] geklickt, um in den Veranstaltungseditor zu gelangen. Hier können Änderungen an der Veranstaltung vorgenommen und gespeichert werden. Siehe: Veranstaltung bearbeiten
Stapel-Aktionen
Die Stapel-Aktionen können auf mehrere Veranstaltungen gleichzeitig angewendet werden. Links unten, unter der Veranstaltungsliste, befindet sich ein Dropdown-Menü um aus den Stapel-Aktionen auszuwählen. Eine der Aktionen wird angeklickt und anschließend durch den danebenstehenden OK Button bestätigt, um die Aktion auf die zuvor selektierten Veranstaltungen aus der Liste anzuwenden.