Campus Events Dokumentation

Campus Events wird von vielen Kunden im Bildungssektor eingesetzt. Weil es im täglichen Betrieb ist, hat es sich zu einer sehr stabilen und zuverlässigen Software etabliert. Auch wenn durch mehrstufige Qualitätsprüfungen bestmöglich verhindert wird, dass Fehler vorkommen, so kommen diese wie bei jeder anderen Software ebenso vor.

Wichtig ist jedoch, dass Rückmeldungen und Fehler ernst zu genommen werden und je nach Schweregrad schnell behoben werden.

Ein wichtiges Kriterium ist ein zuverlässiger Schutz von personenbezogenen Daten. Campus Events setzt deshalb strenge Maßstäbe an, angefangen mit der Datensparsamkeit der Anwendung. So müssen fallweise nur die Daten von Teilnehmern abgefragt werden, die unbedingt notwendig sind.

Die Zustimmung zur Datenverarbeitung kann durch den Teilnehmer auch entzogen werden. Um den Datenschutzanforderungen der EU-DSGVO nachzukommen und das Recht zur Löschung seiner Daten anzuwenden, können einzelne oder alle Teilnehmer an einer zentralen Stelle unwiderruflich gelöscht werden. Sind Daten auf mehreren Systemen verteilt, ist das schwierig.

Selbst entwickelte Lösungen oder der Einsatz von Excel-Dateien entsprechen meist nicht den Anforderungen des Datenschutzes. Im Digitalisierungszeitalter ist eine solide und zuverlässige Lösung besonders in Bezug auf den Datenschutz gefragt.

Selbstverständlich stellt Brain Appeal einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) zur Verfügung. Gemäß Art. 28 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) kann damit die Verarbeitung durch Brain Appeal in Ihrem Auftrag erfolgen.

Mein Profil

Im oberen rechten Bereich steht Ihnen der Login (mit oder ohne institutionellem Zugang) zur Verfügung. Es besteht die Möglichkeit, über die Passwort-vergessen-Funktion ein neues Passwort zu hinterlegen.

Wenn Sie eingeloggt sind, können Sie auf “Mein Profil” abspringen oder in die Systemeinstellungen = der Backendbereich von Campus Events. Über den Button “Logout” können Sie sich ausloggen.  

Es wird eine Benutzergruppe mit Backend Zugangsrechten vorausgesetzt, um auf die Systemeinstellungen zugreifen zu können. 

In Ihrem Profil steht Ihnen ein Übersicht über Ihre nächsten Veranstaltungen, Ihre aktiven Programme, Veranstaltungstickets, Bestellübersicht, Programmübersicht, die Merkliste und die Daten Ihres persönlichen Profils zur Verfügung. Im letzten Bereich können Sie Ihre Daten oder Ihr Passwort ändern, Sprache festlegen, Ihr Benutzerprofil löschen oder eine Übersicht der zu Ihnen gespeicherten Profildaten anfordern. 

Systemeinstellung, um die Registrierung von Benutzern außerhalb von Shibboleth (institutioneller Zugang) zu verbieten
Die Anmeldung und Registrierung wird separat gesteuert. Hierfür gibt es in der Konfiguration im Bereich "Frontend Benutzer" zwei Einstellungen "Lokale Registrierung" und "Lokale Anmeldung". Wenn diese Einstellung deaktiviert wird, ist ein Login oder eine lokale Registrierung nicht bzw. nur über externe Login Provider möglich. Bitte wenden Sie sich an den Support, wenn Sie diese Einstellung vornehmen möchten. 

Mehrsprachigkeit 

Im oberen linken Menü ist es möglich, die Sprache der Benutzeroberfläche und der Backend-Inhalte zu ändern. Es steht Deutsch (DE) und Englisch (EN) zur Verfügung.

Liste aller Veranstaltungen

Übe das Kalender-Icon "kann auf die Liste aller Veranstaltungen im Status “Veröffentlicht” abgesprungen werden. 

Veranstaltungssuche

Auf der Startseite von Campus Events kann über das Textsuchfeld “Suche” nach bestimmten Veranstaltungen gesucht werden.
Die Detailsuche bietet erweiterte Suchoptionen um noch präziser nach Veranstaltungen suchen zu können.

Nach Klick auf “Veranstaltungen finden” wird nach der Zeichenkette gesucht, die in der Bezeichnung oder Unterüberschrift enthalten sind.
Wird das Feld leer gelassen, werden alle Veranstaltungen unabhängig von der Bezeichnung angezeigt.

Die Detailsuche auf der Startseite von Campus Events hilft dabei, die Ergebnisse der Veranstaltungssuche weiter einzugrenzen und spezifische Veranstaltungen zu finden. Es können mehrere Suchfilter gleichzeitig verwenden werden, um die Ergebnisse weiter einzugrenzen. Da die Suchfilter miteinander verknüpft sind, werden nur die Suchergebnisse angezeigt, die insgesamt alle verwendeten Kriterien der Suchfilter erfüllen.

Startdatum und Enddatum
Über diese Suchfelder können Veranstaltungen gesucht werden, die im Veranstaltungszeitraum Startdatum und Enddatum liegen. Wird ein Datumsfeld leer gelassen, werden Veranstaltungen ohne zeitliche Einschränkung für dieses Feld angezeigt. Werden beide Felder leer gelassen, werden Veranstaltungen ohne zeitliche Einschränkungen angezeigt.

Kategorien
Es steht ein Dropdown aller verfügbaren Kategorien zur Verfügung nach denen gesucht werden kann. Mehrfachselektion ist möglich. Es werden daraufhin Veranstaltungen gesucht, die mit einer der ausgewählten Kategorien übereinstimmen. Wird keine Kategorie ausgewählt, werden Veranstaltungen aus allen Kategorien angezeigt.

Zielgruppen
Es steht ein Dropdown aller verfügbaren Kategorien zur Verfügung nach denen gesucht werden kann. Mehrfachselektion ist möglich. Es werden daraufhin Veranstaltungen gesucht, die mit einer der ausgewählten Zielgruppen übereinstimmen. Wird keine Zielgruppe ausgewählt, werden Veranstaltungen für alle Zielgruppen angezeigt.

Veranstalter
Es steht ein Dropdown aller verfügbaren Veranstalter zur Verfügung nach denen gesucht werden kann. Mehrfachselektion ist möglich. Es werden daraufhin Veranstaltungen gesucht, die mit einem der ausgewählten Veranstalter übereinstimmen. Werden keine speziellen Veranstalter ausgewählt, werden Veranstaltungen von allen Veranstaltern angezeigt.

Systemeinstellungen/ Backend Campus Events

Begriffserklärungen

Listenansicht = Bezeichnung für die Ergebnisliste der verschiedenen Campus Events Datensätze

Detailansicht = Die Detailansicht zeigt alle Informationen zu einem ausgewählten Datensatz übersichtlich auf einer Seite an. Je nach Berechtigung können Sie die Daten einsehen, bearbeiten oder weitere Aktionen ausführen.

Stapelaktion = Bezeichnung für eine Funktion, mit der mehrere ausgewählte Elemente gleichzeitig mit derselben Aktion bearbeitet werden. Dadurch müssen wiederkehrende Aufgaben nicht für jedes Element einzeln ausgeführt werden. Die Stapel-Aktionen können beispielsweise auf mehrere Veranstaltungen gleichzeitig angewendet werden. Links unter der Veranstaltungsliste, befindet sich ein Dropdown-Menü um aus den Stapel-Aktionen auszuwählen. Eine der Aktionen wird angeklickt und anschließend durch den danebenstehenden OK Button bestätigt, um die Aktion auf die zuvor selektierten Veranstaltungen aus der Liste anzuwenden.

Mandantenfähigkeit =  Im Kontext von Campus Events bedeutet Mandantenfähigkeit, dass mehrere organisatorisch getrennte Einrichtungen oder Institutionen dieselbe Software nutzen können, ohne dass ihre Daten, Einstellungen und Prozesse miteinander vermischt werden. Für Hochschulen ist das besonders relevant, da oft verschiedene Fakultäten, Einrichtungen oder sogar mehrere Hochschulen gemeinsam eine Plattform verwenden. Mandanten sind mehrere separat fungierende Bereiche/Abteilungen, die gleichzeitig und individuell angepasst und verwendet werden können, jeweils ohne Zugriff auf die Daten und Konfiguration der anderen Bereiche/Abteilungen. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, Daten mandantenübergreifend zu verwenden und somit eine bereichsübergreifende Verwendung der Daten zu ermöglichen. Die Erstellung von Mandanten und die Zuweisung von Benutzern zu Mandanten wird in der System-Konfiguration eingestellt. 

Unterschied zu Rollen und Rechten

Mandantenfähigkeit wird häufig mit dem Berechtigungssystem verwechselt.

• Rollen und Rechte regeln, was ein Benutzer innerhalb eines Mandanten tun darf (z. B. Veranstaltungen bearbeiten oder nur ansehen).
• Mandantenfähigkeit regelt, auf welche Daten ein Benutzer überhaupt zugreifen kann.

Ein Benutzer kann beispielsweise Administrator des Mandanten „Medizinische Fakultät“ sein, hat aber keinerlei Zugriff auf Veranstaltungen der „Universitätsbibliothek“.

Grundlegende Funktionalitäten

Mehrsprachigkeit 

Die Sprache der Benutzeroberfläche und der Backend-Inhalte kann über das Flaggensymbol im oberen rechten Menü auf Deutsch (DE) oder Englisch (EN) ausgewählt werden. 

Übersetzung für ein Inhaltselement erstellen

1. Ausgangspunkt ist eine Übersicht der Datensätze im Backend, z.B. Teilnehmerangaben.
2. Die passende Sprache wird durch Anklicken ausgewählt, die ausgewählte Sprache wird daraufhin farblich hervorgehoben, die andere Sprache wird ausgegraut dargestellt
3. Beim gewünschten Datensatz wird in der Spalte Aktionen auf Bearbeiten geklickt, um diesen in der vorher ausgewählten Sprache zu bearbeiten.
4. Entsprechende Inhalte hinterlegen.
5. Die Änderungen müssen gespeichert werden, bevor auf eine andere Sprache gewechselt wird, ansonsten gehen die Änderungen verloren.
6. Während der Bearbeitung kann die ausgewählte Übersetzung wie in Punkt 2 für den entsprechenden Datensatz geändert werden.

Hilfetexte

Über das Fragezeichen-Symbol im oberen rechten Menü ist es mit einem Klick möglich, die Hilfetexte für alle Elemente der Inhaltsseite anzuzeigen oder wieder auszublenden.

Mandantenauswahl

Über das Säulen-Symbol im oberen rechten Menü können können die Mandanten ausgewählt werden. Sie können hier bestimmen, in welchem Mandanten die jeweilige Campus Events Inhalte gespeichert werden sollen. Über die Berechtigung des Benutzers kann gesteuert werden, wie viele Mandanten dem Benutzer zugewiesen sind. 

Absprung auf andere Academic Hero Apps

Über das Würfel-Symbol im oberen rechten Menü ist es möglich, auf die Homepages der Academic Hero Produkte abzuspringen.

Benutzerverwaltung 

Über das Person-Symbol im oberen rechten Menü ist es möglich, sich als Benutzer abzumelden oder in die Berechtigungen des eingeloggten Benutzers zu navigieren. 

Dashboard

Über das Haus-Symbol im oberen linken Menü ist es möglich, auf das Campus Events Backend Dashboard abzuspringen. Hier werden, je nach Berechtigung des Benutzers, verschiedenen Informationskacheln und Tabellen angezeigt, die über einen Absprung in den jeweiligen Bereich verfügen. Es gibt mehrere Kacheln die einen Überblick über verschiedene Campus Events Funktionen geben. Folgende Kacheln werden dargestellt: eine Übersicht über gebuchte vs. stornierte Tickets, Veranstaltungsteilnahmen, Veranstaltungsfreigaben und eine Übersicht über Veranstaltungen, für die der Benutzer der aktuelle Bearbeiter ist ("Meine Veranstaltungen"). Außerdem gibt es einen Überblick über die Benutzer (z.B. neue oder inaktive Nutzer). Es werden veröffentlichte Veranstaltungen, versandte Rundmails und Einnahmen aus dem Bestellsystem dargestellt. Außerdem gibt es eine Übersicht über die aktuellen Aufgaben des jeweiligen Benutzers. Es gibt zwei Benutzergruppen für die Rechteverwaltung: "Dashboard Statistik Hero" (Zeigt alle Kacheln) und "Dashboard Statistik" (zeigt die Kacheln: Meine Veranstaltungen, Meine Aufgaben, Gebuchte/Stornierte Tickets, Veranstaltungsfreigaben und Veranstaltungsteilnahmen).

Generelle Filterfunktion

Durch die Filterfunktion können die einzelnen Bereiche gefiltert werden. Es gibt eine Vielzahl von Kriterien nach denen gefiltert werden kann, um beispielsweise Veranstaltungen mit einer gewünschten Auswahl an Kriterien in der Listenansicht anzuzeigen. Hierbei ist es möglich, diese Auswahl an Kriterien in einem eigenen Filter zu speichern. Werden ein oder mehrere Filter aus der Liste ausgewählt, dann werden für die ausgewählten Filter die Felder angezeigt, um die Filterwerte einzutragen oder auszuwählen. Wählen Sie hierfür die entsprechenden Kriterien aus, befüllen Sie die Filter mit den entsprechenden Daten (wählen Sie z.B. Zielgruppen nach denen gefiltert werden soll aus dem Dropdown aus) und klicken Sie auf Anwenden. Danach gehen Sie auf Gespeicherte Filter und klicken auf Aktuellen Filter speichern. Der gespeicherte Filter steht Ihnen ab sofort zur Verfügung und es kann zwischen den gespeicherten Filtern gewechselt werden. Um die eigenen aktuellen Filtereinstellungen zu verwerfen und die Voreinstellungen des Filters anzuwenden, auf Zurücksetzen klicken. Um einen Filter zu entfernen, auf das Minus-Symbol, rechts neben den Eingabefeldern klicken oder in der Filterliste die Filter abwählen. 

Mit Gespeicherten Filtern können evtl. komplexere Filter-Optionen mit einem Klick aufgerufen werden. In der Konfiguration können gespeicherte Filter verwaltet werden und es kann ausgewählt werden, ob dieser Filter als Standard-Suchfilter in dieser Anwendung fungieren soll und demzufolge bei jedem Aufruf der Liste gezogen wird. Außerdem kann definiert werden, ob der gespeicherte Filter auf dem Campus Events Backend Dashboard angezeigt werden soll. Im Bereich der Konfiguration kann ein Systemadministrator auf die Liste der gespeicherten Filter zugreifen und es werden die gespeicherten Filter des jeweiligen Benutzers angezeigt. 

Standardfilter

In der Listenansicht der Veranstaltungen werden standardmäßig nur die aktiven Veranstaltungen angezeigt, solche die dem Status (Erledigt = Nein) entsprechen. Die Veranstaltungen werden also durch den standardmäßig ausgewählten Filter “Erledigt” gefiltert.

Buttons

• Plus Symbol Neu = Neuanlage eines Datensatzes
• Plus Symbol Neuer Datensatz Neuanlage eines Datensatzes (bspw. im Bereich der Teilnehmerangaben)
• Minus Symbol = Löschen eines Datensatzes
• Mülleimer Symbol = Löschen eines Datensatzes

Aktionen

In allen Campus Events Bereichen stehen verschiedene Aktionen zur Verfügung, mit denen Vorgänge ausgeführt und innerhalb der Anwendung navigiert werden kann. Hier ein Überblick über mögliche Aktionen in Campus Events:

• Neu (= Neuanlage eines Datensatzes)
• Anzeigen (= Anzeige des Datensatzes)
• Bearbeiten (Bearbeiten eines Datensatzes)
• Kopieren (= Einen Duplikat erstellen). Bei Veranstaltungen wird nur die Konfiguration kopiert, nicht jedoch die Teilnehmer.
• Zurück zur Liste (= Rückkehr zur Übersichtsliste der Datensätze)
• Vorschau (= Darstellung des Datensatzes im Frontend in einem neuen Browser-Tab)
• Teilnehmer (= Über die gefilterte Teilnehmerliste werden Rundmails verfasst, Teilnehmerlisten und Namensschilder als PDF generiert sowie personenbezogene Daten DSGVO-konform anonymisiert)
• Kalendererinnerung (= Eine Kalenderdatei mit den Veranstaltungsterminen im iCalendar-Format herunterladen). Diese kann in allen gängigen Kalender Anwendungen importiert werden.
• Löschen (= Löschen eines Datensatzes/unwiderruflich). Liegen Teilnehmeranmeldungen vor ist es nicht möglich eine Veranstaltung zu löschen. Existieren Programm(-Gruppen) Datensätze die mit einer Veranstaltung verknüpft sind, ist das Löschen ebenfalls nicht möglich. 

Exportieren / Einträge pro Seite

Über das Dropdown Exportieren (unterhalb der Listenansicht) können ausgewählte Inhalte exportiert werden. Folgende Dateiformate stehen für einen Export zur Verfügung:

• CSV
• XLSX

Über das Dropdown Einträge pro Seite können entsprechend die Einträge pro Seite definiert werden. Diese Anzahl wird dementsprechend exportiert. 

Sichtbarkeit/Zusätzlich sichtbar für

Sichtbarkeit

• Keine Zugriffsbeschränkung - Jeder Backend-Benutzer kann den Datensatz lesen, editieren und verwenden.
• Mandant - Nur Backend-Benutzer, die dem ausgewählten Mandanten zugeordnet sind und entsprechende Berechtigungen besitzen, können den Datensatz lesen, editieren und verwenden.

Hinweis: Ist einem Benutzer nur ein einziger Mandant zugeordnet, so wird dieser Mandant bei neu erstellten Datensätzen automatisch ausgewählt.

Zusätzlich sichtbar für 

• Alle Mandanten: Jeder Backend-Benutzer kann den Datensatz lesen und verwenden
• Ausgewählte Mandanten (Multiselect möglich): Nur Backend-Benutzer, die dem ausgewählten Mandanten zugeordnet sind und entsprechende Berechtigungen besitzen, können den Datensatz lesen und verwenden.
  • Im Bereich der Veranstaltungs-Stammdaten betrifft dies unter anderem Teilnehmerangaben, Ticketkategorien, Benotungskategorien, Teilnehmerlisten-Vorlagen und Veranstaltungs-Zertifikate.

Platzhalter in Campus Events

Für Erinnerungs- und Systemmails und Zertifikate stehen verschiedene Platzhalter zur Verfügung. Diese werden beim Versand automatisch durch die entsprechenden Informationen ersetzt. Die Platzhalter sind übersetzt und werden in einem sprechenden Format ausgegeben. Die verfügbaren Platzhalter unterscheiden sich je nach Art der Systemmail. Sie sind je nach Bereich in Themenbereiche gruppiert, beispielsweise:

• Veranstaltungsbezogene Platzhalter
• Individuelle Teilnehmerangaben
• Benutzerbezogene Platzhalter

Platzhalter verwenden

Beispiele

• Name des Teilnehmers
• Veranstaltungsname
• Veranstaltungsdatum
• Veranstaltungsort
• Stornierungslink
• Weitere veranstaltungs- oder teilnehmerbezogene Informationen

Tipp: Verwenden Sie nach Möglichkeit Platzhalter anstelle fester Werte. Dadurch können dieselben E-Mail-Vorlagen für unterschiedliche Veranstaltungen und Empfänger verwendet werden und die Inhalte werden automatisch personalisiert.