Campus Events Dokumentation

Campus Events wird von vielen Kunden im Bildungssektor eingesetzt. Weil es im täglichen Betrieb ist, hat es sich zu einer sehr stabilen und zuverlässigen Software etabliert. Auch wenn durch mehrstufige Qualitätsprüfungen bestmöglich verhindert wird, dass Fehler vorkommen, so kommen diese wie bei jeder anderen Software ebenso vor.

Wichtig ist jedoch, dass Rückmeldungen und Fehler ernst zu genommen werden und je nach Schweregrad schnell behoben werden.

Die Abkürzung SaaS steht für Software-as-a-Service. Damit ist gemeint, dass das Hosting und der Betrieb der Anwendungssoftware vom Anbieter gelöst werden. Für den Nutzer oder dessen IT Abteilung spielt der Betriebn keine Rolle mehr. Um die Installation auf einem Webserver, Inbetriebnahme, Hosting und die Versorgung mit Updates kümmert sich der Anbieter.

Der Vorteil: Alles kommt aus einer Hand, es gibt einen Ansprechpartner, die Software ist auf die Hardware abgestimmt und alle Prozesse sind optimiert. Für den Betrieb der Anwendung, den Speicherplatz, Zertifikate sowie aller Updates wird eine monatliche Pauschale berechnet.

Im Gegensatz zu SaaS findet das Hosting bei onPremise auf Servern des Kunden statt. D.h. der Kunde muss einen technisch geeigneten Server bereitstellen und dauerhaft betrieben. Zudem müssten Zugänge für Brain Appeal eingerichtet werden, die Support oder die Aktualisierung der Anwendung ermöglichen.

Neben ständigen Updates für Bugs und Security müssen ca. alle 2 Jahre auch die zugrundeliegende Software und die damit verbundenen Server-Komponenten ausgetauscht oder aktualisiert werden.

Zum sicheren Betrieb müssen alle Komponenten immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden und die Systeme müssen kompatibel zur Anwendung bleiben. Diese Arbeit liegt beim onPremise Hosting beim Kunden. Für den Support und das Einspielen aller Updates wird aufgrund individueller Gegebenheiten des Kunden (Prozesse, Infrastruktur) i.d.R. eine monatliche höhere Pauschale berechnet als bei SaaS.

Unsere ehrliche Antwort ist: SaaS (Software-as-a-Service) durch Brain Appeal auf Servern in deutschen Rechenzentren ist besser als onPremise Hosting. Warum? Eine Liste der "Pros und Kons" finden Sie hier.

Ein wichtiges Kriterium ist ein zuverlässiger Schutz von personenbezogenen Daten. Campus Events setzt deshalb strenge Maßstäbe an, angefangen mit der Datensparsamkeit der Anwendung. So müssen fallweise nur die Daten von Teilnehmern abgefragt werden, die unbedingt notwendig sind.

Die Zustimmung zur Datenverarbeitung kann durch den Teilnehmer auch entzogen werden. Um den Datenschutzanforderungen der EU-DSGVO nachzukommen und das Recht zur Löschung seiner Daten anzuwenden, können einzelne oder alle Teilnehmer an einer zentralen Stelle unwiderruflich gelöscht werden. Sind Daten auf mehreren Systemen verteilt, ist das schwierig.

Selbst entwickelte Lösungen oder der Einsatz von Excel-Dateien entsprechen meist nicht den Anforderungen des Datenschutzes. Im Digitalisierungszeitalter ist eine solide und zuverlässige Lösung besonders in Bezug auf den Datenschutz gefragt.

Selbstverständlich stellt Brain Appeal einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) zur Verfügung. Gemäß Art. 28 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) kann damit die Verarbeitung durch Brain Appeal in Ihrem Auftrag erfolgen.

Es wird eine Benutzergruppe mit Backend Zugangsrechten vorausgesetzt. Diese berechtigt die User, auf den Admin-Bereich bzw. Backend-Bereich zugreifen zu können.

Auf der Startseite von Campus Events im Dropdown-Menü der Benutzer-Infozeile wird der Eintrag Systemeinstellungen freigeschaltet. Systemeinstellungen führt zum Admin-Bereich bzw. Backend-Bereich.

Mein Profil

Im oberen rechten Bereich steht Ihnen der Login (mit oder ohne institutionellem Zugang) zur Verfügung. Es besteht die Möglichkeit, über die Passwort-vergessen-Funktion ein neues Passwort zu hinterlegen.

Wenn Sie eingeloggt sind, können Sie auf “Mein Profil” abspringen oder in die Systemeinstellungen = der Backendbereich von Campus Events. Über den Button “Logout” können Sie sich ausloggen.  

In Ihrem Profil steht Ihnen ein Übersicht über Ihre nächsten Veranstaltungen, Ihre aktiven Programme, Veranstaltungstickets, Bestellübersicht, Programmübersicht, die Merkliste und die Daten Ihres persönlichen Profils zur Verfügung. Im letzten Bereich können Sie Ihre Daten oder Ihr Passwort ändern und Ihr Benutzerprofil löschen. 

Mehrsprachigkeit 

Im oberen linken Menü ist es möglich, die Sprache der Benutzeroberfläche und der Backend-Inhalte zu ändern. Es steht Deutsch (DE) und Englisch (EN) zur Verfügung.

Liste aller Veranstaltungen

Übe das Kalender-Icon "kann auf die Liste aller Veranstaltungen im Status “Veröffentlicht” abgesprungen werden. 

Veranstaltungssuche

Auf der Startseite von Campus Events kann über das Textsuchfeld “Suche” nach bestimmten Veranstaltungen gesucht werden.
Die Detailsuche bietet erweiterte Suchoptionen um noch präziser nach Veranstaltungen suchen zu können.

Nach Klick auf “Veranstaltungen finden” wird nach der Zeichenkette gesucht, die in der Bezeichnung oder Unterüberschrift enthalten sind.
Wird das Feld leer gelassen, werden alle Veranstaltungen unabhängig von der Bezeichnung angezeigt.

Die Detailsuche auf der Startseite von Campus Events hilft dabei, die Ergebnisse der Veranstaltungssuche weiter einzugrenzen und spezifische Veranstaltungen zu finden. Es können mehrere Suchfilter gleichzeitig verwenden werden, um die Ergebnisse weiter einzugrenzen. Da die Suchfilter miteinander verknüpft sind, werden nur die Suchergebnisse angezeigt, die insgesamt alle verwendeten Kriterien der Suchfilter erfüllen.

Startdatum und Enddatum
Über diese Suchfelder können Veranstaltungen gesucht werden, die im Veranstaltungszeitraum Startdatum und Enddatum liegen. Wird ein Datumsfeld leer gelassen, werden Veranstaltungen ohne zeitliche Einschränkung für dieses Feld angezeigt. Werden beide Felder leer gelassen, werden Veranstaltungen ohne zeitliche Einschränkungen angezeigt.

Kategorien
Es steht ein Dropdown aller verfügbaren Kategorien zur Verfügung nach denen gesucht werden kann. Mehrfachselektion ist möglich. Es werden daraufhin Veranstaltungen gesucht, die mit einer der ausgewählten Kategorien übereinstimmen. Wird keine Kategorie ausgewählt, werden Veranstaltungen aus allen Kategorien angezeigt.

Zielgruppen
Es steht ein Dropdown aller verfügbaren Kategorien zur Verfügung nach denen gesucht werden kann. Mehrfachselektion ist möglich. Es werden daraufhin Veranstaltungen gesucht, die mit einer der ausgewählten Zielgruppen übereinstimmen. Wird keine Zielgruppe ausgewählt, werden Veranstaltungen für alle Zielgruppen angezeigt.

Veranstalter
Es steht ein Dropdown aller verfügbaren Veranstalter zur Verfügung nach denen gesucht werden kann. Mehrfachselektion ist möglich. Es werden daraufhin Veranstaltungen gesucht, die mit einem der ausgewählten Veranstalter übereinstimmen. Werden keine speziellen Veranstalter ausgewählt, werden Veranstaltungen von allen Veranstaltern angezeigt.

Backend Campus Events

Begriffserklärungen

Listenansicht = Bezeichnung für die Ergebnisliste der verschiedenen Campus Events Datensätze

Stapelaktion = Bezeichnung für das gleichzeitige Bearbeiten von mehreren Daten. Die Stapel-Aktionen können beispielsweise auf mehrere Veranstaltungen gleichzeitig angewendet werden. Links unter der Veranstaltungsliste, befindet sich ein Dropdown-Menü um aus den Stapel-Aktionen auszuwählen. Eine der Aktionen wird angeklickt und anschließend durch den danebenstehenden OK Button bestätigt, um die Aktion auf die zuvor selektierten Veranstaltungen aus der Liste anzuwenden.

Mandantenfähigkeit = Bezeichnung für mehrere separat fungierende Bereiche/Abteilungen (genannt Mandanten), die gleichzeitig und individuell angepasst und verwendet werden können, jeweils ohne Zugriff auf die Daten und Konfiguration der anderen Bereiche/Abteilungen. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, Daten mandantenübergreifend zu verwenden und somit eine bereichsübergreifende Verwendung der Daten zu ermöglichen. Die Erstellung von Mandanten und die Zuweisung von Benutzern zu Mandanten wird in der System-Konfiguration eingestellt. 

Grundlegende Funktionalitäten

Mehrsprachigkeit 

Über das Flaggen-Symbol im oberen rechten Menü ist es möglich, die Sprache der Benutzeroberfläche und der Backend-Inhalte zu ändern.

Übersetzung für ein Inhaltselement erstellen

1. Ausgangspunkt ist eine Übersicht der Datensätze im Backend, z.B. Teilnehmerangaben.
2. Die passende Sprache wird durch Anklicken ausgewählt, die ausgewählte Sprache wird daraufhin farblich hervorgehoben, die andere Sprache wird ausgegraut dargestellt
3. Beim gewünschten Datensatz wird in der Spalte Aktionen auf Bearbeiten geklickt, um diesen in der vorher ausgewählten Sprache zu bearbeiten.
4. Entsprechende Inhalte hinterlegen.
5. Die Änderungen müssen gespeichert werden, bevor auf eine andere Sprache gewechselt wird, ansonsten gehen die Änderungen verloren.
6. Während der Bearbeitung kann die ausgewählte Übersetzung wie in Punkt 2 für den entsprechenden Datensatz geändert werden.

Hilfetexte

Über das Fragezeichen-Symbol im oberen rechten Menü ist es mit einem Klick möglich, die Hilfetexte für alle Elemente der Inhaltsseite anzuzeigen oder wieder auszublenden.

Mandantenauswahl

Über das Säulen-Symbol im oberen rechten Menü können können die Mandanten ausgewählt werden. Sie können hier bestimmen, in welchem Mandanten die jeweilige Campus Events Inhalte gespeichert werden sollen. Über die Berechtigung des Benutzers kann gesteuert werden, wie viele Mandanten dem Benutzer zugewiesen sind. 

Absprung auf andere Academic Hero Apps

Über das Würfel-Symbol im oberen rechten Menü ist es möglich, auf die Homepages der Academic Hero Produkte abzuspringen.

Benutzerverwaltung 

Über das Person-Symbol im oberen rechten Menü ist es möglich, sich als Benutzer abzumelden oder in die Berechtigungen des eingeloggten Benutzers zu navigieren. 

Dashboard

Über das Haus-Symbol im oberen linken Menü ist es möglich, auf das Campus Events Backend Dashboard abzuspringen. Hier werden, je nach Berechtigung des Benutzers, verschiedenen Informationskacheln und Tabellen angezeigt, die über einen Absprung in den jeweiligen Bereich verfügen. 

Generelle Filterfunktion

Durch die Filterfunktion können die einzelnen Bereiche gefiltert werden und Sie erhalten eine bessere Übersicht.

Es gibt eine Vielzahl von Kriterien nach denen gefiltert werden kann, um beispielsweise Veranstaltungen mit einer gewünschten Auswahl an Kriterien in der Listenansicht anzuzeigen. Hierbei ist es möglich, diese Auswahl an Kriterien in einem eigenen Filter zu speichern. Wählen Sie hierfür die entsprechenden Kriterien aus, befüllen Sie die Filter mit den entsprechenden Daten (wählen Sie z.B. Zielgruppen nach denen gefiltert werden soll aus dem Dropdown aus) und klicken Sie auf Anwenden. Danach gehen Sie auf Gespeicherte Filter und klicken auf Aktuellen Filter speichern. Der gespeicherte Filter steht Ihnen ab sofort zur Verfügung und es kann zwischen den gespeicherten Filtern gewechselt werden. Über Zurücksetzen wird die Anzeige wieder auf den Standardfilter zurückgesetzt.  

Mit gespeicherten Filtern können evtl. komplexere Filter-Optionen mit einem Klick aufgerufen werden. In der Konfiguration können gespeicherte Filter verwaltet werden und es kann ausgewählt werden, ob dieser Filter als Standard-Suchfilter in dieser Anwendung fungieren soll und demzufolge bei jedem Aufruf der Liste gezogen wird. Außerdem kann definiert werden, ob der gespeicherte Filter auf dem Campus Events Backend Dashboard angezeigt werden soll. 

Aktionen

In allen Campus Events Bereichen stehen verschiedene Aktionen zur Verfügung, mit denen Vorgänge ausgeführt und innerhalb der Anwendung navigiert werden kann. Hier ein Überblick über mögliche Aktionen in Campus Events:

• Neu (= Neuanlage eines Datensatzes)
• Anzeigen (= Anzeige des Datensatzes)
• Zurück zur Liste (= Rückkehr zur Ergebnisliste der Datensätze)
• Vorschau (= Darstellung des Datensatzes im Frontend)

Neu erstellen

Über den separaten Button Neu (rechts oben) können neue Inhalte für die aktuell geöffnete Seite erstellt werden.

Exportieren / Einträge pro Seite

Über das Dropdown Exportieren (unterhalb der Listenansicht) können ausgewählte Inhalte exportiert werden. Folgende Dateiformate stehen für einen Export zur Verfügung:

• CSV
• XLSX

Über das Dropdown Einträge pro Seite können entsprechend die Einträge pro Seite definiert werden. Diese Anzahl wird dementsprechend exportiert. 

Bearbeitung von Datensätzen möglich/Zusätzlich sichtbar für

Sichtbarkeit

• Keine Zugriffsbeschränkung - Jeder Backend-Benutzer kann den Datensatz lesen, editieren und verwenden.
• Mandant - Nur Backend-Benutzer, die dem ausgewählten Mandanten zugeordnet sind und entsprechende Berechtigungen besitzen, können den Datensatz lesen, editieren und verwenden.

Hinweis: Ist einem Benutzer nur ein einziger Mandant zugeordnet, so wird dieser Mandant bei neu erstellten Datensätzen automatisch ausgewählt.

Zusätzlich sichtbar für 

• Alle Mandanten: Jeder Backend-Benutzer kann den Datensatz lesen und verwenden
• Ausgewählte Mandanten: Nur Backend-Benutzer, die dem ausgewählten Mandanten zugeordnet sind und entsprechende Berechtigungen besitzen, können den Datensatz lesen und verwenden.