Datenschutzhinweise für die Anwendung Campus Events

Im Rahmen der Nutzung von Campus Events verarbeitet die Brain Appeal GmbH personenbezogene Daten in einer Doppelrolle: Hinsichtlich der Nutzerdaten (Login-Daten der Mitarbeitenden des Veranstalters) ist Brain Appeal Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Hinsichtlich der Teilnehmerdaten handelt Brain Appeal als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Veranstalters. Einzelheiten regelt der zwischen Veranstalter und Brain Appeal geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Es werden folgende Daten erhoben, verarbeitet und auf dem Campus Events Server gespeichert:

Campus Events unterstützt Veranstalter bei der datenschutzkonformen Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Welche personenbezogenen Daten der Teilnehmer verarbeitet werden und auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt, richtet sich nach der jeweiligen Nutzung durch den Veranstalter als Verantwortlichen.

Die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind:

• Für Nutzerdaten (Login-Daten der Mitarbeitenden des Veranstalters): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).
• Für Teilnehmerdaten: Brain Appeal handelt insoweit ausschließlich als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO auf Weisung des jeweiligen Veranstalters. Die Rechtsgrundlage bestimmt der Veranstalter als Verantwortlicher.
• Für die Übermittlung an DeepL SE: Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung) auf Grundlage eines gesonderten AVV.
• Für die Verarbeitung buchhaltungs- und steuerrelevanter Daten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).

Die Server von Brain Appeal werden in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Genaue Angaben finden Sie in Anlage C unseres Auftragsverarbeitungsvertrags.

Mit Ausnahme der Übertragung an den Auftragsverarbeiter DeepL SE (Sitz: Köln, Deutschland) zum Zweck der Übersetzung (siehe Abschnitt „An DeepL übertragene Daten") werden keine personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt. DeepL SE setzt seinerseits ab dem 20. Mai 2026 Amazon Web Services (AWS) als Unterauftragsverarbeiter ein. Hierbei kann eine Datenverarbeitung in Drittstaaten (insbesondere USA) nicht ausgeschlossen werden. Die Übermittlung ist durch den EU-U.S. Data Privacy Framework sowie durch EU-Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.

Ausgehende E-Mails („Passwort vergessen") werden nach 1 Monat gelöscht, wenn sie erfolgreich versendet wurden. Die anderen Daten werden gelöscht, sobald der Vertrag mit Ihnen beendet wurde und keine andere Rechtsvorschrift eine Aufbewahrung erforderlich macht. Andere Rechtsvorschriften sind beispielsweise die Aufbewahrungsvorschriften gemäß § 257 HGB in Verbindung mit § 147 AO:

• Buchungsbelege und Rechnungen: 8 Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 3 AO in der ab 01.01.2025 geltenden Fassung).
• Handelsbücher, Jahresabschlüsse und vergleichbare Unterlagen: 10 Jahre.
• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen: 6 Jahre.

Es wird kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung durchgeführt.

Eine Verarbeitung der Daten zu anderen als den hier genannten Zwecken findet nicht statt. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Aufbewahrungs- und Auskunftspflichten (insbesondere nach HGB und AO) sowie Fälle, in denen Sie gesondert eingewilligt haben.

• https://www.deepl.com/de/privacy
• https://www.deepl.com/de/pro-data-security/
• https://support.deepl.com/hc/de/articles/26380849099932-DeepL-Infrastruktur-und-Datenschutz

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