Rechnungsübersicht
Die Rechnungsübersicht unter Bestellsystem > Rechnungen listet alle Rechnungen und Stornorechnungen tabellarisch auf. Diese Seite beschreibt die Filter, die Spalten, die Statusfarben, die Aktionen je Zeile und die Sammelaktionen.
Spalten
| Spalte | Sortierbar | Inhalt |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | ja | Fortlaufende Rechnungsnummer im Format YYYY-NNNN. Stornorechnungen tragen das Präfix C- und eine eigene Nummernfolge (z. B. C-2026-00008). HINWEIS: Die hier genannten Schemata beziehen sich auf den Standard. Wenn Sie ein eigenes Schema festgelegt haben, gilt Ihres. |
| Bestellung | ja | Nummer der zugehörigen Bestellung, verlinkt auf die Bestellung. Die Nummernkreise von Rechnung und Bestellung sind unabhängig voneinander. |
| Erstellt am | ja | Datum und Uhrzeit der Rechnungserstellung. Standardsortierung der Tabelle. |
| Rechnungstyp | ja | Rechnung oder Storno. |
| Bruttopreis | ja | Gesamtbetrag einschließlich Mehrwertsteuer. |
| Mwst | ja | Im Bruttopreis enthaltene Mehrwertsteuer. |
| Offener Betrag | nein | Noch nicht ausgeglichener Betrag, farbig markiert und anklickbar. Siehe Statusfarben. Bei Stornorechnungen leer. |
| Belege | nein | Nummer des zugehörigen Belegs im Format <Rechnungsnummer>-NNN (z. B. 2026-00067-001). Leer, solange kein Beleg vorliegt. |
| Bezahlmethode | nein | Rechnung, SEPA Lastschrift oder PayPal. Bei Stornorechnungen leer. |
| Mandant | nein | Mandant, dem die Rechnung zugeordnet ist. |
| Aktionen | nein | Schaltflächen zur Bearbeitung der Zeile. |
Hinweis
Sortierbare Spalten erkennen Sie an der farbigen Beschriftung im Tabellenkopf. Der Pfeil an einer Spalte zeigt die Richtung, in der beim nächsten Klick sortiert wird — nicht die aktuelle Sortierrichtung.
Rechnungen filtern
Der Filterbereich oberhalb der Tabelle enthält keine festen Felder. Sie stellen die Filterung aus einzelnen Kriterien zusammen. Im zugeklappten Zustand zeigt er nur die Kopfzeile.
Bedienelemente
| Element | Funktion |
|---|---|
| Kriterien hinzufügen / entfernen | Öffnet eine Liste aller verfügbaren Kriterien mit Kontrollkästchen. Aktivierte Kriterien erscheinen als Zeile im Filterbereich. Der Zähler daneben gibt die Anzahl der aktiven Kriterien an. |
| Gespeicherte Filter | Öffnet gespeicherte Filterzusammenstellungen. |
| Zurücksetzen | Setzt den Filterbereich zurück. |
| Papierkorb-Symbol je Zeile | Entfernt dieses Kriterium aus dem Filterbereich. |
| Anwenden | Wendet die eingestellten Kriterien auf die Tabelle an. |
Verfügbare Kriterien
Jede Kriterienzeile besteht aus einer Auswahlliste für den Vergleich und einem Wertfeld.
| Kriterium | Wertfeld |
|---|---|
| Erstellt am | Datumsfeld mit Kalenderauswahl |
| Bestellnummer | Freitextfeld |
| Rechnungstyp | Auswahlliste |
| Bezahlmethode | Auswahlliste |
| Rechnungsnummer | Freitextfeld |
| Belegnummer | Freitextfeld |
| Mandant | Auswahlliste |
Statusfarben
Die Markierung in der Spalte Offener Betrag zeigt den Zahlungsstand.
| Farbe | Angezeigter Wert | Bedeutung |
|---|---|---|
| Rot | Betrag entspricht dem Bruttopreis | Es ist noch kein Betrag ausgeglichen. |
| Orange | Betrag kleiner als der Bruttopreis | Ein Teil des Betrags ist noch offen. |
| Grün | 0,00 € | Der Rechnungsbetrag ist vollständig ausgeglichen. |
Der offene Betrag sinkt auf zwei Wegen: durch einen Beleg, den Sie unter Belege / Zahlungen erfassen, oder durch eine Stornorechnung.
Die Markierung ist zugleich eine Schaltfläche. Was ein Klick bewirkt, hängt vom Zahlungsstand ab:
| Zustand beim Klick | Reaktion |
|---|---|
| Offener Betrag größer als 0,00 € (rot oder orange) | Ein Bestätigungsdialog erscheint. Nach der Bestätigung steht der offene Betrag auf 0,00 €. |
| Offener Betrag gleich 0,00 € (grün) | Ein Hinweisdialog erklärt, dass der Bezahlstatus nur über die Zahlungen und Gutschriften der Rechnung änderbar ist, und bietet den Wechsel zu Belege / Zahlungen an. |
Aktionen je Rechnung
| Schaltfläche | Funktion |
|---|---|
| Rechnung anzeigen | Öffnet die Rechnung als PDF. |
| Anzeigen | Öffnet den Datensatz der Rechnung in der Verwaltungsansicht. Zeigt nicht das PDF. |
| Rechnung als ZuGFerd XML öffnen | Öffnet die Rechnung im XML-Format des E-Rechnungsstandards ZUGFeRD. Erscheint nicht bei allen Rechnungen. |
| Rechnung erneut senden | Versendet die Rechnung erneut per E-Mail an den Besteller. Vor dem Versand erscheint eine Abfrage, in der Sie den E-Mail-Text anpassen können. |
| Rechnung löschen | Erzeugt das Rechnungs-PDF neu. |
| Artikel | Zeigt die Zusatzartikel, die zu dieser Veranstaltung mitgebucht wurden. |
| Belege / Zahlungen | Öffnet die Belege und Zahlungen zur Rechnung. Hier erfassen Sie Zahlungseingänge und Gutschriften. |
Achtung
Die Schaltfläche Rechnung löschen löscht die Rechnung nicht. Sie erzeugt das Rechnungs-PDF neu, etwa nachdem sich Benutzerdaten geändert haben. Die Rechnungsnummer bleibt dabei unverändert; das bisherige PDF wird durch die aktualisierte Fassung ersetzt. Vor der Ausführung erscheint eine Sicherheitsabfrage. Die Beschriftung der Schaltfläche gibt diese Funktion nicht wieder.
Rechnungen als bezahlt markieren
Sie setzen den offenen Betrag einer Rechnung auf 0,00 €, etwa nachdem Sie einen Zahlungseingang auf dem Kontoauszug abgeglichen haben.
Dafür gibt es zwei Wege: einzeln über die Markierung in der Spalte Offener Betrag oder gesammelt über die Sammelaktion.
Voraussetzungen
- Sie haben Bestellsystem > Rechnungen geöffnet
- Der Zahlungseingang ist geprüft
Hinweis
Diese Aktion setzt den offenen Betrag ohne Nachweis auf null. Wenn Sie den Zahlungseingang belegt erfassen möchten, verwenden Sie stattdessen Belege / Zahlungen in der Zeile der Rechnung. Der offene Betrag verringert sich dann um den erfassten Betrag, und der Beleg bleibt nachvollziehbar.
Einzelne Rechnung als bezahlt markieren
- Suchen Sie die Rechnung in der Liste. Nutzen Sie bei Bedarf den Filter.
- Klicken Sie in der Spalte Offener Betrag auf die rote oder orange Betragsmarkierung. Ein Bestätigungsdialog öffnet sich.
- Bestätigen Sie den Dialog.
Ergebnis: Der offene Betrag der Rechnung steht auf 0,00 € und ist grün markiert.
Mehrere Rechnungen gleichzeitig als bezahlt markieren
- Aktivieren Sie in der ersten Spalte das Kontrollkästchen jeder gewünschten Rechnung.
- Wählen Sie in der Auswahlliste unterhalb der Tabelle Als bezahlt markieren.
- Klicken Sie auf OK.
- Bestätigen Sie den Dialog.
Ergebnis: Der offene Betrag aller ausgewählten Rechnungen steht auf 0,00 €.
Markierung als bezahlt zurücknehmen
Eine bezahlt markierte Rechnung lässt sich nicht direkt zurücksetzen. Sie nehmen die Änderung über die Zahlungen und Gutschriften der Rechnung vor.
- Klicken Sie in der Spalte Offener Betrag auf die grüne Markierung 0,00 €. Ein Hinweisdialog öffnet sich. Er weist darauf hin, dass der Bezahlstatus nur über die Zahlungen und Gutschriften der Rechnung änderbar ist.
- Klicken Sie auf Zur Zahlungsübersicht. Sie gelangen zu Belege / Zahlungen der Rechnung — derselben Ansicht, die Sie auch über die Schaltfläche Belege / Zahlungen in der Tabelle erreichen.
- Passen Sie dort die hinterlegten Zahlungen / Gutschriften an.
Ergebnis: Der offene Betrag der Rechnung ist wieder größer als 0,00 € und rot oder orange markiert.