Aufgaben

Aufgaben

Im Bereich Aufgaben werden alle konkreten Aufgaben verwaltet. Eine Aufgabe kann mit einer Beschreibung, einer Fälligkeit, einer verantwortlichen Person und einem Anhang versehen werden. Erledigte Aufgaben können entsprechend gekennzeichnet werden.

Übersicht der Aufgaben

Titel: Bezeichnet die Aufgabe und wird in der Aufgabenübersicht sowie im Aufgabenkalender angezeigt.

Beschreibung: Enthält ergänzende Informationen und Hinweise zur Bearbeitung der Aufgabe.

Deadline: Legt das Datum und die Uhrzeit fest, bis zu denen die Aufgabe erledigt werden soll.

Erledigt am: Kennzeichnet die Aufgabe als abgeschlossen. Bei noch offenen Aufgaben bleibt das Feld leer. Nach dem Abschluss wird in der Übersicht das Erledigungsdatum angezeigt.

Zugewiesen an: Legt fest, welche Person beziehungsweise welcher Nutzeraccount für die Aufgabe verantwortlich ist.

Ursprung der Aufgabe: Zeigt an, aus welchem Zusammenhang die Aufgabe entstanden ist, beispielsweise durch eine manuelle Anlage oder einen übergeordneten Aufgabenprozess.

Anhang: Ergänzt die Aufgabe um eine zugehörige Datei.

Aufgabenvorlagen

Aufgabenvorlagen dienen dazu, wiederkehrende Aufgaben mit einheitlichen Vorgaben zu definieren. In der Übersicht der Aufgabenvorlagen wird der Titel dargestellt und es wird angezeigt, ob die Aufgabe aktiv ist. Ebenso wird die Fälligkeit dargestellt. 

Hinweis: Eine Aufgabenvorlage (Aufgabe) ist in Kombination mit Aufgabengruppen zu nutzen. Eine Aufgabenvorlage muss einer Aufgabengruppe zugewiesen werden. 

Aktiv: Legt fest, ob die Aufgabenvorlage verwendet werden kann. Deaktivierte Vorlagen bleiben im System erhalten, stehen jedoch nicht für die reguläre Verwendung zur Verfügung.

Titel: Zeigt die Bezeichnung der Aufgabenvorlage an.

Beschreibung: Enthält die allgemeine Aufgabenbeschreibung, die für auf Grundlage der Vorlage erzeugte Aufgaben verwendet werden kann.

Fälligkeit (Tage):  Legt fest, nach wie vielen Tagen die Aufgabe fällig wird.

Wochentage vermeiden: Legt fest, welche Wochentage nicht als Fälligkeitstermin verwendet werden sollen. Fällt die berechnete Fälligkeit auf einen ausgewählten Wochentag, wird sie entsprechend der hinterlegten Regel verschoben.

Ausweichtage vermeiden: Berücksichtigt die im Bereich Ausnahmetage hinterlegten Zeiträume bei der Berechnung der Fälligkeit. 

Fälligkeit Ausweichtagstrategie: Legt fest, wie die Fälligkeit verschoben wird, wenn der berechnete Termin auf einen ausgeschlossenen Wochentag oder einen Ausnahmetag fällt.

Anhang: Ergänzt die Aufgabenvorlage um eine zugehörige Datei.

Aufgabengruppen

Aufgabengruppen bündeln mehrere zusammengehörige Aufgaben bei einer Veranstaltung. Dadurch können Aufgaben, die in einem gemeinsamen fachlichen oder organisatorischen Zusammenhang stehen, strukturiert zusammengefasst werden.

Aufgabengruppen unterscheiden sich von Aufgaben und sind auch intern getrennt. 

Titel: Bezeichnung der Aufgabengruppe.

Aufgaben: Legt fest, welche Aufgabenvorlagen Bestandteil der Aufgabengruppe sind. Über das Plus-Symbol können der Gruppe weitere Aufgabenvorlagen hinzugefügt werden.

Aufgaben zu einer Veranstaltung zuordnen: Voraussetzung: Eine Aufgabengruppe wurde erstellt. Die Aufgabengruppe enthält mindestens eine Aufgabenvorlage. Über die Liste der Veranstaltungen wird eine spezifische Veranstaltung ausgewählt. Über den Bereich “Anzeigen” kann auf die Aufgaben abgesprungen und eine neue Aufgabe erstellt werden. Nach der Anlage über die spezifische Veranstaltung tauchen die Aufgaben welche als Aufgabenvorlage in der selektierten Aufgabengruppe enthalten waren als verbindliche Aufgaben in der Aufgabenübersicht der Veranstaltung auf.

Die Aufgabe kann direkt über die spezifische Veranstaltung erledigt werden ("Als erledigt markieren") oder die Aufgabe kann als ICAL-Datei heruntergeladen werden. . 

Aufgabengruppe zusammenstellen

Einer Aufgabengruppe können eine oder mehrere Aufgabevorlagen zugewiesen werden. Aufgabengruppe und Aufgabenvorlage ergeben zusammen ein Template, das genutzt werden kann, um einer Veranstaltung eine Anzahl an Aufgaben zuzuordnen. Für sich allein bilden Aufgabengruppe und Aufgabenvorlagen also noch keine aktiven Ereignisse.

Eine Aufgabengruppe ist zunächst nur eine Vorlage die einer bestimmten Veranstaltung zuerst zugewiesen werden muss. Die Aufgabengruppe ist sozusagen die Bauanleitung für die später aktiven Aufgaben in Campus Events.

Hinweis: Nach dem Zuweisen einer Aufgabengruppe zu einer Veranstaltung, können die konkreten einzelnen Aufgaben bearbeitet werden. Die Aufgabengruppe ist hier ab sofort von den konkreten erstellten Aufgaben unabhängig. Die Aufgabengruppe bleibt als Vorlage getrennt bestehen und kann wiederverwendet werden. Wird eine Aufgabengruppe oder Aufgabenvorlagen gelöscht hat dies keinerlei Auswirkungen auf bereits aktive Aufgaben, welche einer Veranstaltung zugeordnet sind.

Ein Workflow ist eine Menge von Aufgaben die in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden. Sie bilden einen Bearbeitungsablauf aus zusammengehörigen Aufgaben ab. Jeder Teilschritt legt bestimmte notwendige Einstellungen für das Workflow fest. Workflows können einer verantwortlichen Person zugewiesen werden. In der Übersicht wird angezeigt, wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist und welche Aufgabe aktuell ansteht.

Titel: Bezeichnung des Workflows.

Zugewiesen an: Legt fest, welche Person beziehungsweise welcher Nutzeraccount für die Bearbeitung des Workflows verantwortlich ist.

Fortschritt: Zeigt die Anzahl der bereits bearbeiteten Aufgaben im Verhältnis zur Gesamtzahl der Aufgaben des Workflows an.

Aktuelle Aufgabe: Zeigt die Aufgabe an, die innerhalb des Workflows aktuell zur Bearbeitung ansteht.

Im Bereich Ausnahmetage werden einzelne Tage oder zusammenhängende Zeiträume hinterlegt, die bei der Berechnung von Aufgabenfälligkeiten nicht berücksichtigt werden sollen. Dabei kann es sich beispielsweise um Feiertage, Betriebsferien oder andere arbeitsfreie Zeiträume handeln.

Hinweis: Damit Ausnahmetage bei einer Aufgabe berücksichtigt werden, muss in der zugehörigen Aufgabenvorlage die Option Ausweichtage vermeiden aktiviert sein.

Übersicht der Ausnahmetage

Bezeichnung: Zeigt die Bezeichnung des Ausnahmetages beziehungsweise des Ausnahmezeitraums an.

Start: Zeigt den ersten Tag des Ausnahmezeitraums an.

Ende: Zeigt den letzten Tag des Ausnahmezeitraums an. Für einen einzelnen Ausnahmetag können Start- und Enddatum identisch sein.

Ausnahmetage importieren

Über Aktionen > Import können mehrere Ausnahmetage gemeinsam aus einer vorbereiteten Datei in das System übernommen werden. Dadurch lassen sich beispielsweise Feiertage oder hochschulweite Schließzeiten gesammelt hinterlegen. Wurden die Ausnahmetage erfolgreich importiert werden diese in der Liste angezeigt.

Hinweis: Es muss eine URL zur Importquelle angegeben werden. Hier finden Sie einige URL Beispiele: https://www.schulferien.org/deutschland/ical/