Aufgaben

Im Gegensatz zum Aufgabenkalender werden hier Aufgaben in einer Liste dargestellt. In dieser Ansicht sind alle Aufgaben kompakt aufgelistet.

Aufgabe anzeigen
Um eine konkrete Aufgabe anzuzeigen wird in der Spalte Aktionen auf den Button Anzeigen geklickt. Anschließend werden alle Details die Aufgabe betreffend angezeigt.

Aus der Ansicht Aufgabe anzeigen heraus kann die Aufgabe als erledigt markiert werden, als iCal Kalender Datei heruntergeladen werden und auch bearbeitet werden. Dafür stehen die Buttons links unten zur Verfügung: Als erledigt markieren, Aufgabe als iCal herunterladen, Bearbeiten.

Aufgaben filtern
Die Aufgaben können nach den folgenden Kriterien gefiltert werden: Titel, Deadline, Erledigt, Zugewiesen an, Ursprung der Aufgabe. Nach dem Anwenden des Filters werden nur noch die Aufgaben die den Filterkriterien entsprechen in der Liste der Aufgaben angezeigt.

Neue Aufgabe erstellen
Um eine neue Aufgabe zu erstellen wird auf den Neu Button rechts oben geklickt. Anschließend wird das Formular ausgefüllt und auf den Hinzufügen Button unten links geklickt. Ist die Aufgabe einer Person zugewiesen, wird die Person diese Aufgabe in dem Dashboard (Sektion: Meine Aufgaben) finden, im Aufgabenkalender und in der Liste der Aufgaben.

Aufgabe bearbeiten
Um eine bestehende Aufgabe bearbeiten zu können kann auf den Titel der Aufgabe oder alternativ in der Spalte Aktionen auf den Button Bearbeiten geklickt werden.

Aufgabenvorlage erstellen
Hinweis: Eine Aufgabenvorlage(Aufgabe) ist in Kombination mit Aufgabengruppen zu nutzen. Eine Aufgabenvorlage muss einer Aufgabengruppe zugewiesen werden.

Um eine neue Aufgabenvorlage zu erstellen wird zunächst im Seitenmenü auf Aufgaben > Aufgabenvorlage geklickt um die Liste der Vorlagen zu öffnen. Von hier aus können Aufgabenvorlagen verwaltet werden. Eine neue Aufgabenvorlage wird erstellt, indem rechts oben auf den Neu Button geklickt wird, anschließend ist das Formular auszufüllen und auf den Speichern Button zu klicken.

Beschreibung ausgewählter Formularfelder und Optionen
Fälligkeit (Tage): Anzahl der Tage zur Erfüllung der Aufgabe.
Wochentage vermeiden: An diesen Tagen ändert sich die Fälligkeit (Tage) nicht.
Ausweichtage vermeiden: So wie Wochentage vermeiden nur dass Ausweichtage vom Admin verwaltet werden.
Anhang: Eine Adresse Z.b. zu einem pdf-Dokument bzw. beliebiger Textschnipsel.

Wenn das Ziel besteht eine oder mehrere Aufgaben einer Veranstaltung zuzuweisen, dann werden Aufgabengruppen dafür benutzt. Außerdem sind Aufgabengruppen für Referendariat Typen notwendig um Workflows für das Referendariat zu erstellen.

Wo kann ich Aufgaben einer Veranstaltung zuordnen? Liste der Veranstaltungen > Konkrete Veranstaltung > Aktionen:Anzeigen > Spalte:Aufgaben > Sektion:Neue Aufgaben generieren.

Bei Aufgaben Template Gruppen wird eine konkrete vorher spezifizierte Aufgabengruppe ausgewählt, an eine Person zugewiesen und anschließend Auf den Button Aufgabe erstellen geklickt.

Wo kann ich die der Veranstaltung zugeordneten Aufgaben sehen? Liste der Veranstaltungen > Konkrete Veranstaltung > Aktionen:Anzeigen > Spalte:Aufgaben > Sektion:Aufgabenübersicht

Hinweis: Es ist empfehlenswert sich die Anleitung zuerst komplett durchzuschauen bevor etwas im System verändert wird. Falls etwas nicht einleuchtend ist oder Sie Tipps für die Anleitung haben, dann schreiben Sie uns gerne.

Aufgabengruppen unterscheiden sich von Aufgaben und sind auch intern getrennt. Mittels Aufgabengruppen können bestimmten Veranstaltungen Aufgaben zugeordnet werden.

Eine Aufgabengruppe ist eine benannte Zusammenfassung von Aufgabenvorlagen. Eine Aufgabe ist eine konkrete Instanz die einer Person in Campus Events zugeordnet ist.

Aufgabengruppe zusammenstellen

Einer Aufgabengruppe können eine oder mehrere Aufgabevorlagen zugewiesen werden.

Das bedeutet eine Aufgabengruppe setzt sich aus einer oder mehreren Aufgabenvorlagen zusammen.

Aufgabengruppe und Aufgabenvorlage ergeben zusammen also ein Template das genutzt werden kann um einer Veranstaltung eine Anzahl an Aufgaben zuzuordnen. Für sich allein bilden Aufgabengruppe und Aufgabenvorlagen also noch keine aktiven Ereignisse.

In anderen Worten, eine Aufgabengruppe ist zunächst nur eine Vorlage die einer bestimmten Veranstaltung zuerst zugewiesen werden muss. Oder anders gesprochen, wir erstellen innerhalb einer Veranstaltung eine Instanz der Aufgabengruppe. Die Instanz, bildet die aktiven Aufgaben, wobei die Aufgabengruppe die Bauanleitung dafür ist.

In der Übersicht der “Aufgabengruppe” wird rechts oben auf den Neu Button geklickt um eine neue Aufgabengruppe zu erstellen.

Ein Formular zum Einrichten der Aufgabengruppe wird geöffnet.

Um aus den Aufgabenvorlagen selektieren zu können, muss hier unter Aufgaben auf den Neu Button geklickt werden. Anschließend kann eine bestimmte vorher erstellte Aufgabenvorlage aus einer Dropdown Liste selektiert werden. Auf diese Weise können der Aufgabengruppe mehrere Aufgabenvorlagen hinzugefügt werden.

Hinweis zum Verständnis: Aufgaben und Aufgabenvorlagen nicht verwechseln. Hier ist eine Auswahl von vorher erstellten Aufgabenvorlagen zu sehen. Man bildet zuerst Aufgabenvorlagen. Anschließend baut man eine Aufgabengruppe aus diesen Aufgabenvorlagen. Und dann kann man die Aufgabengruppe nutzen um Aufgaben einer Veranstaltung zuzuordnen.

Aufgaben einer Veranstaltung zuweisen

Voraussetzung: Eine Aufgabengruppen wurde erstellt. Die Aufgabengruppe enthält mindestens eine Aufgabenvorlage.

Bei der gewünschten Veranstaltung in der Veranstaltungsübersicht unter der Spalte Aktionen auf Anzeigen klicken.

In der neuen Ansicht zur Veranstaltung auf den Tab Aufgaben klicken die Aufgaben der Veranstaltung zu verwalten.

Aufgaben : Aufgabenübersicht
Falls existent werden hier der Veranstaltung zugeordneten Aufgaben aufgelistet.

Aufgaben : Neue Aufgaben generieren
Unter Aufgaben Template Gruppen eine bereits eingerichte Aufgabengruppe aus der Dropdown-Liste auswählen, optional an eine Person zuweisen und anschließend auf den Button Aufgabe erstellen klicken. Jetzt tauchen die Aufgaben welche als Aufgabenvorlage in der selektierten Aufgabengruppe enthalten waren als verbindlich Aufgaben die erledigt werden müssen in der Aufgabenübersicht der Veranstaltung auf.

Hinweis: Nach dem Zuweisen einer Aufgabengruppe zu einer Veranstaltung, können die konkreten einzelnen Aufgaben bearbeiten werden, z.B. Zugewiesen an individuell ändern falls gewünscht. Die Aufgabengruppe ist hier ab sofort von den konkreten erstellten Aufgaben unabhängig.

Hinweis: Die Aufgabengruppe bleibt als Vorlage getrennt bestehen und kann wiederverwendet werden. Wird eine Aufgabengruppe oder Aufgabvorlagen gelöscht hat dies keinerlei Auswirkungen auf die bereits aktiven Aufgaben welche einer Veranstaltung zugeordnet sind.

Ein Workflow ist eine Menge von Aufgaben die in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden. Wie ein Workflow erstellt wird, welche Aufgaben ein Workflow enthält und wie die Reihenfolge vorgegeben werden kann, wird in der folgenden Beschreibung gezeigt.

Unten, ist die Reihenfolge der Schritte zu sehen die unternommen werden müssen um ein Workflow zu erstellen. Erst wenn der Referendariat Datensatz nach diesem Schema erstellt werden kann, wird dann automatisch ein Workflow vom System generiert. Jeder Teilschritt legt bestimmte notwendige Einstellungen für das Workflow fest:

1. Aufgabenvorlage/n erstellen
2. Eine Aufgabengruppe erstellen. Diese setzt sich aus Aufgabenvorlage/n zusammen.
3. Referendariat Typ erstellen.
4. Referendariat erstellen. Anschließend erstellt Campus Events das passende Workflow für den Teilnehmer.

Ausnahmetag erstellen

Die Ausnahmetage können manuell erstellt werden, dazu rechts oben auf Aktionen > Neu klicken:

Anschließend das geöffnete Ausnahmetage Formular ausfüllen und unten auf den Hinzufügen Button klicken.

Wurden die Ausnahmetage erfolgreich hinzufügt, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Ausnahmetage importieren

Die Ausnahmetage können mithilfe des iCal Kalender-Austauschformat importiert werden,
dazu rechts oben auf Aktionen > Import klicken:

Das Formular zum Importieren der iCalendar Datei wird geöffnet:

Es muss eine URL zur Import Quelle angegeben werden.
Hier finden Sie einige URL Beispiele: https://www.schulferien.org/deutschland/ical/

Wurden die Ausnahmetage erfolgreich importiert werden diese in der Liste angezeigt und es wird ein entsprechender Hinweis auf Erfolg angezeigt:

Ausnahmetage exportieren

Die Liste der Ausnahmetage, so wie in der Ansicht sortiert und gefiltert, wird exportiert, indem rechts unten auf die Schaltfläche Exportieren geklickt und anschließend auf das Export-Format geklickt wird. Anschließend beginnt der Download der Datei mit den Ausnahmetagen.

Ausnahmetage filtern

Über das Filter Dropdown Menü rechts oben, werden die gewünschten Filter ausgewählt.
Zurzeit stehen die folgenden Filter Optionen zur Verfügung: Bezeichnung; Start; Import Quelle.

Wurden die Filter ausgewählt müssen die angezeigten Filterkriterien noch festgelegt werden.
Anschließend muss auf den Button "Filtern" geklickt werden, um die Filter anzuwenden.

Ausnahmetage Aktionen

Löschen (mehrere / einzelne)

Mehrere Ausnahmetage können aus der Liste schnell gelöscht werden.
Dazu müssen die Ausnahmetage mittels der Checkboxen, links in der Listenansicht, ausgewählt werden.
Die Option Löschen im Auswahlmenü (Im Bild mit der Zahl 2 markiert) muss gewählt werden, anschließend muss der Löschvorgang bestätigt werden, indem auf den OK Button geklickt wird.

Einzelne Ausnahmetage werden gelöscht, indem in der Spalte Aktionen der Löschen Button geklickt wird.

Anzeigen

Folgende Informationen zu einem Ausnahmetage Datensatz können angezeigt werden:
Bezeichnung; Start; Ende; Erstellt von; Geändert von; Import Quelle; Import ID.

Bearbeiten

Hinterlegte Ausnahmetage können nachträglich bearbeitet werden indem in der Spalte Aktionen der Bearbeiten Button geklickt wird.