E-Mail Versand

Verwaltung von E-Mail-Vorlagen, Nachrichtentexten und Versandprotokoll.

Admin -> Konfiguration -> E-Mail

Hier sind alle automatischen System-E-Mails hinterlegt: Anmeldebestätigung, Bestellbestätigung, Erinnerungen, Stornierungen usw. Diese Vorlagen sind systemweit aktiv und treffen alle E-Mails des jeweiligen Typs.

Änderungen an einer Systemvorlage wirken auf alle Mandanten und Veranstaltungen, die keine eigene Abweichung hinterlegt haben:

1. Systemvorlage (hier) → gilt für alle, sofern nichts anderes hinterlegt
2. Mandantenabweichung → im jeweiligen Mandanten unter "E-Mails" hinterlegbar
3. Veranstaltungsabweichung → in der jeweiligen Veranstaltung unter "Systemmails" hinterlegbar

→ Vor globalen Änderungen prüfen, ob es Mandanten- oder Veranstaltungsabweichungen gibt, die dann unerwartet greifen.

Variablen / Platzhalter

Jede Vorlage kann einen Abschnitt "Variablen" mit den verfügbaren Platzhaltern anzeigen. Dieser Abschnitt erscheint nur, wenn für die jeweilige Vorlage Variablen definiert sind — bei Vorlagen ohne Variablen bleibt er ausgeblendet.

Absenderadresse (FROM)

Das FROM-Feld in der Vorlage setzt den Absender speziell für diesen E-Mail-Typ — unabhängig vom systemweiten Standard. Es gibt drei Ebenen, die sich gegenseitig überschreiben:

1. Einstellungen → systemweiter Standard-Absender (z. B. noreply@university.de)
2. E-Mail-Vorlage FROM → überschreibt den Standard für diesen spezifischen E-Mail-Typ
3. Mailer-Konfiguration "Erzwungener Absender" → erzwingt einen festen Absender für alle E-Mails über diesen Transport, unabhängig von Vorlage und Einstellungen

Beispiel: Alle System-E-Mails kommen von noreply@university.de. Für Rechnungsbestätigungen soll jedoch buchhaltung@university.de als Absender erscheinen — dafür wird das FROM-Feld in der entsprechenden Vorlage gesetzt.

Frei gestaltbare E-Mail-Texte für spezifische Kommunikationsanlässe — z. B. Rundmails oder mandantenspezifische Standardtexte. Anders als Systemvorlagen sind diese nicht fest an einen E-Mail-Auslöser gebunden.

• Betreff und Text werden mit dem Rich-Text-Editor gepflegt.
• Anhänge können direkt an die Vorlage gebunden werden.
• Welche Nachrichtenvorlage in welchem Kontext verwendet wird, ergibt sich aus der jeweiligen Konfiguration im System — es gibt keine zentrale Übersicht dieser Zuordnungen in der Admin-Oberfläche.

Zum Beispiel Relevant für:

• Teilnehmer kontaktieren
• Erinnerungsmails
• Benachrichtigungen

Schreibgeschütztes Protokoll aller E-Mails, die das System versucht hat zu senden. Nützlich zur Fehleranalyse bei Zustellproblemen.

Nach Ablauf der konfigurierten Aufbewahrungsfrist werden personenbezogene Daten im Log automatisch anonymisiert. Das Datum der Anonymisierung ist in der Spalte "Anonymisiert" sichtbar.

Zustellprobleme analysieren

1. Log-Eintrag öffnen und Fehlertext lesen.
2. Fehlversuche > 0 + kein Gesendet-Datum → E-Mail wurde noch nicht zugestellt.
3. Fehler wie "Connection refused" oder "SMTP timeout" liegen außerhalb der Anwendung (Provider, SMTP-Konfiguration).
4. Fehler wie "Invalid address" oder "Recipient rejected" deuten auf fehlerhafte Empfängeradressen hin.

→ Technische SMTP-Fehler können nicht über die Admin-Oberfläche behoben werden — in diesem Fall an die technische Administration wenden.

Persönliche E-Mail-Signaturen für einzelne Benutzer. Eine Signatur kann in E-Mail-Vorlagen eingebunden werden und erscheint dann am Ende der jeweiligen E-Mail.

• Jeder Benutzer sieht und bearbeitet standardmäßig nur seine eigene Signatur.
• Admins mit der Berechtigung "Fremde Signaturen verwalten" können Signaturen anderer Benutzer einsehen und bearbeiten.
• Eine deaktivierte Signatur wird nicht verwendet, auch wenn sie in einer Vorlage referenziert ist.
• Die Signatur wird mit dem Rich-Text-Editor gepflegt (HTML).

Technische SMTP-Konfigurationen für den E-Mail-Versand. Dieser Bereich ist ausschließlich für technische Administratoren relevant — fehlerhafte Änderungen können dazu führen, dass keine E-Mails mehr versendet werden.

Statusüberwachung

Jede Konfiguration hat einen überwachten Status:

• UP — Transport erreichbar und funktionsfähig
• DOWN — Transport nicht erreichbar oder Fehler festgestellt
• UNKNOWN / UNINITIALIZED — Noch nicht geprüft

Über die Aktion "Status aktualisieren" kann ein manueller Test ausgelöst werden. "Test-Mail senden" schickt eine echte Test-E-Mail über diesen Transport.

Typische Fehlerbilder